Tableaux de bord « Performances »? Les données financières sont complexes. Bien souvent, votre département financier manque de bras pour abattre tout le travail. Le besoin de vélocité est dès lors l’une des principales raisons pour laquelle les tableaux de bord de performances sont essentiels pour maximiser l’utilité de la Business Intelligence (BI).
De nombreuses entreprises partagent les mêmes aspirations. Elles désirent rendre les données visibles et, surtout, les rendre aisées à comprendre. En particulier, pour tout ce qui concerne les performances de la société. Cela aura pour effet de permettre aux collaborateurs qui travaillent de chez eux de se sentir malgré tout “connectés” à leur lieu de travail. Ces données permettent par ailleurs à la direction de se concentrer sur les tâches essentielles. La pandémie de coronavirus n’a fait qu’accentuer cet état de fait.
Qu’est-ce qu’un tableau de bord de performances ?
Les tableaux de bord de performances économiques assurent le suivi et simplifient des jeux de données complexes. Ils les transforment en contenus visuels qui garantissent une perception rapide et approfondie des activités et des performances actuelles. Ce type d’affichage inclut généralement des statistiques analytiques et des indicateurs-clé (Key Performance Indicators ou KPI). Les données vous paraissent bizarres ? Les tableaux de bord vous permettront de détecter les erreurs en l’espace de quelques secondes et non d’heures.
Des tableaux de bord qui aident à la prise de décisions plus judicieuses
Les tableaux de bord de performances économiques vous aident à identifier les améliorations, les tendances et les risques potentiels. Lorsqu’ils sont éloquents et aisés à consulter, ils vous fournissent, à vous et aux autres décideurs de la société, des informations utiles dans un format visuel compréhensible et facile à mémoriser. Vous avez ainsi en mains tous les éléments nécessaires pour prendre rapidement des décisions pertinentes.
Tableurs, logiciels et tableaux de bord
Les entreprises de toutes tailles ont recours à des tableurs. Toutefois, à mesure que l’entreprise grandit, vous devez vous focaliser moins sur les activités quotidiennes et davantage sur la vue d’ensemble. Les tableurs ne sont pas toujours le moyen idéal pour ce faire. Si vous passez aux tableaux de bord, vous devez faire attention à gérer les changements que cela implique au sein de votre entreprise. Si vous supprimez les tableurs de l’arsenal d’outils, vous pouvez vous attendre à rencontrer de la résistance de la part de votre département financier. Il est en effet habitué à travailler avec ce type d’outils. Même lorsqu’une plate-forme de Business Intelligence est utilisée, il n’est pas inhabituel que les exportations vers des tableurs soient encore monnaie courante.
Les logiciels de gestion financière vous permettent de générer aisément des rapports de conformité et de mieux surveiller vos finances. Ce type d’application procure en outre aux décideurs des tableaux de bord temps réel, contenant les informations essentielles.
Quelques conseils pour utiliser vos tableaux de bord de performances
Idéalement, votre outil de tableau de bord est l’une des composantes de votre logiciel de gestion financière, ce qui vous permet d’obtenir une vue d’ensemble complète et centralisée. Cela vous permet de mieux prendre le pouls de votre entreprise et d’intervenir à temps en cas de problème.
Choisissez les bons indicateurs et statistiques
Voici les statistiques et KPI que vous devez tenir à l’oeil :
- Capital d’exploitation: la plupart des sociétés ont besoin de capital libéré afin de continuer à aller de l’avant. Lorsque vous devez prendre de grandes décisions, il est utile de savoir si ces capitaux sont à votre portée ou seront disponibles à temps. Vous avez par ailleurs tout intérêt à pouvoir disposer de ces informations en temps réel.
- Flux de trésorerie opérationnel : votre flux de liquidités n’évolue pas au même rythme que vos rentrées, vos ventes et votre chiffre d’affaires. En apparence, la situation peut sembler bonne mais ce que vous voyez dans le tableau de bord est ce qui détermine réellement si vous êtes en mesure de payer toutes vos factures ou de faire face à des situations de crise. Sans un solde concret dans le poste trésorerie, vous pouvez fort bien faire faillite en l’espace de quelques jours.
- Rendement des capitaux propres : si vous avez des actionnaires, nul doute qu’ils désirent savoir ce qu’il advient de leurs investissements. Ce KPI détermine dans une large mesure leur état d’esprit lors de la réunion trimestrielle suivante.
- Dette vs capitaux propres : il est facile d’emprunter de l’argent mais gérez-vous correctement cette dette ? Procédez-vous aux remboursements dans les temps ou commencent-ils à devenir une charge ? Ce KPI analyse vos dettes et vous alerte lorsque emprunts et crédits deviennent un handicap pour votre entreprise.
- Temps de cycle Créanciers : la rapidité avec laquelle vous payez vos fournisseurs est un excellent baromètre de la santé de votre entreprise. Un taux de rotation élevé indique que vous êtes solvable. Un faible taux peut être le signe de problèmes de liquidités, de collaborateurs mal formés ou d’erreurs. Une plate-forme BI peut par ailleurs vous éclairer sur la situation côté fournisseurs.
- Temps de cycle Débiteurs : le crédit clients n’est un instrument intéressant que si vos clients paient bel et bien. Cette statistique est essentielle en vue de déterminer la rapidité avec laquelle l’argent atterrira sur vos comptes. La BI peut vous aider à identifier les risques bien avant que vous ne passiez à l’action. Les tableaux de bord ont la capacité d’informer les décideurs sur l’identité des clients qui risquent de ne pas payer conformément aux conditions prescrites.
Des tableaux de bord sur mesure
Paramétrez vos tableaux de bord de telle sorte à disposer de tous les boutons, graphiques, KPI et autres indicateurs qui vous donnent une vision d’ensemble claire et concise de votre entreprise. L’idéal est de définir entre huit et dix KPI et d’intégrer également des données venant de sources autres que votre système financier. Réfléchissez également au type de tableaux de bord dont différents utilisateurs auront besoin pour obtenir une vue pertinente selon leur rôle dans la société.
Transformer les données temps réel en perspectives concrètes
Lorsque votre système financier est en mesure de faire émerger des données et de les mettre à jour en temps réel, vous êtes à même de générer plus rapidement et plus fréquemment des rapports au sujet de problèmes. Cela vous permet également de rendre les rapports mensuels moins stressants puisque vous serez souvent déjà au courant et en capacité de passer à l’action en vous appuyant sur ces indications. Un logiciel financier basé sur le cloud est crucial pour la génération de rapports et d’analyses en temps réel dans la mesure où il collecte des données à plusieurs sources. Vous faites ainsi l’économie de transferts chronophages, de saisies manuelles de données, de tableurs externes et des erreurs que cela induit et que vos équipes doivent résoudre lors de l’élaboration des rapports.
