Le cloud, facilitateur de gestion de cabinet pour les experts-comptables

La gestion d’un cabinet comptable peut s’avérer un réel défi, comme elle l’est pour n’importe quelle petite entreprise.

Au bout du compte, le but est le même : procurer le meilleur service possible à vos clients et, dans le même temps, bien gagner sa vie en le faisant.

Lorsque vous êtes à la barre de votre cabinet comptable, vous jonglez avec les rôles — depuis l’apport de précieux conseils à vos clients jusqu’à des tâches administratives telles que la tenue à jour de vos listes de clients.

Si vous ne gérez pas correctement vos clients, cela peut provoquer un surplus inutile de charge administrative, ce qui se traduit par un surcroît de stress — pour vous, votre équipe et vos clients.

Vous n’êtes pas en concurrence avec d’autres experts-comptables et comptables en termes de produits que vous proposez.

La concurrence se situe dans le registre de la qualité de vos services, de vos relations et de votre expertise.

Cet aspect des choses vous permet d’offrir davantage de valeur que l’expert-comptable de la vieille école qui opère plus loin dans votre rue — et cela vous permet d’en demander plus pour vos services.

Le fait de recourir aux technologies adéquates peut vous aider à assurer la réussite de votre cabinet. Intéressez-vous dès lors aux outils basés sur des technologies cloud pour gérer votre cabinet.

Dans le présent article, nous vous expliquons pourquoi un logiciel de gestion de cabinet peut vous aider à offrir un meilleur service à vos clients.

Voici les aspects que nous abordons dans cet article :

En quoi consiste de la gestion de cabinet ?
Travailler pour le client
Sept exemples de gestion de cabinet dans le cloud
Suivi de prospects potentiels et acquisition de nouveaux clients
Trois conseils pour choisir la bonne technologie
Concentrez-vous sur votre propre société, choisissez les bons outils et domptez la concurrence

En quoi consiste de la gestion de cabinet ?

Vous êtes déjà familiarisés avec des logiciels de comptabilité et de gestion des salaires qui génèrent déclarations fiscales et fiches de salaires.

La gestion de cabinet est un terme que l’on utilise pour décrire d’autres types de logiciels qui vous aideront à gérer vos tâches comptables quotidiennes.

Vous pouvez considérer la gestion de cabinet comme de la gestion du back-office de votre cabinet comptable. Notamment, la livraison de services, l’acquisition et la fidélisation de clients…

Elle doit pour le moins vous aider à assurer la gestion des tâches, la collaboration qu’elles impliquent, leur suivi, ainsi que la gestion des clients et l’exécution de tâches opérationnelles essentielles telles que propositions, paiements et production de rapports.

Mais tout cela peut s’avérer déroutant.

Si vous en parlez à plusieurs experts-comptables, il se peut qu’ils aient des conceptions différentes de la gestion d’un cabinet, de ce qu’elle peut vous apporter et du type de système qui est nécessaire.

Essayons dès lors de rendre les choses plus simples.

Si vous ne deviez retenir qu’une seule chose c’est ceci : utiliser un logiciel de gestion active de cabinet dans le cloud peut augmenter l’efficience et l’efficacité de votre société.

Voici quelques exemples de ce qu’une gestion de cabinet dans le cloud peut faire pour vous aider à gérer votre cabinet comptable :

• Vous avez toujours à portée de main les informations de contact nécessaires, de telle sorte à pouvoir rapidement contacter les clients à des fins de marketing ou pour d’autres types de communications.
• Votre équipe de comptables ne doit plus solliciter tout le monde à la recherche de détails importants à propos d’un client, par exemple pour déterminer qui lui a parlé en dernier, ce qui s’est dit à quel moment, ou ce qui a déjà été effectué.
• Vous ne devez pas mémoriser des identifiants distincts pour différents systèmes ou transférer manuellement des données, puisque tout se trouve en un seul et même endroit.
• Vous avez la possibilité de conserver un bien plus grand nombre de données à propos des clients, y compris vos échanges individuels, ce qui vous permet de proposer un service plus personnalisé, plus professionnel et plus réactif. Qui plus est, chaque membre de votre équipe peut prendre en charge des tâches en consultant simplement ces données.
• Vous pouvez implémenter, pour les données client, une sécurité conforme à votre secteur et imposée par la législation en matière de protection des données, notamment le RGPD. Ce dernier stipule que le respect de la vie privée devrait être la norme, et non une considération secondaire.
• Vous n’êtes pas confronté aux limitations de technologies comme c’est le cas avec des documents de type Word ou tableur, qui sont certes utiles pour de nombreuses tâches mais qui n’ont pas été conçues pour stocker de grands volumes d’informations ponctuelles.

Dernier point à retenir : sans une bonne gestion de cabinet, vous réduisez le degré de professionnalisme dont vos clients bénéficient chaque fois qu’ils prennent contact avec vous. Cela a pour effet de brider les services que vous pouvez leur proposer.

Travailler pour le client

L’enquête “L’Expert-Comptable au cœur du changement” de Sage révèle que vos concurrents sur le terrain de l’expertise-comptable et de la comptabilité placent la barre plus haut lorsqu’il s’agit de service à la clientèle.

Selon notre étude, 79% des participants se disent confiants dans leur aptitude à offrir des services en matière de gestion commerciale et de conseils, tels que marketing, gestion de liquidités, RH, gestion du personnel et modélisation de la croissance.

Une majorité écrasante d’experts-comptables (82%) estiment que les attentes du client se sont inscrites à la hausse. Désormais, les clients attendent par exemple également de leur expert-comptable qu’il puisse les conseiller en matière de technologies financières et comptables.

Comment faire pour vous assurer que votre cabinet d’expertise comptable fonctionne de manière optimale, que vous maximisez l’impact sur vos clients et que vous êtes à la tête d’une société la plus profitable possible dans un contexte de complexité croissante ?

Si vous vous tournez vers des logiciels de gestion commerciale basés dans le cloud, vous devez être sûr qu’ils peuvent gérer et traiter tous les types de données client.

L’idéal est une plateforme intelligente, ouverte, connectée, qui relie de multiples systèmes entre eux, qui propose un stockage de données riches et qui soit efficace et intuitif à utiliser.

Veillez à ce que le logiciel octroie toujours un rôle central au client, pivot de votre cabinet.

Le fait de transposer votre gestion client dans le cloud à l’aide d’un logiciel de gestion de cabinet vous place en position de satisfaire les attentes de vos clients.

Vous avez besoin d’un logiciel qui vous rappelle en temps et heure de contacter les clients sur quelque sujet que ce soit — y compris mais en allant bien au-delà des pics d’activités comptables — et qui puisse par ailleurs procurer à votre cabinet une manière rigoureuse d’alimenter l’historique de chaque contact client.

Cela vous facilitera, en toute circonstance, l’ajout d’une touche personnelle.

Sept exemples de gestion de cabinet dans le cloud

Dès lors, quels sont les avantages de la gestion de cabinet dans le cloud ?

Voici quelques exemples.

1. Une liste de clients unifiée

Vous ne travaillez désormais plus qu’avec une seule liste active, qui est toujours d’actualité.

Dans la mesure où vous stockez cette liste dans le cloud, plusieurs collaborateurs peuvent y avoir accès simultanément au départ d’appareils en tous genres, à partir de tout endroit disposant d’une connexion Internet.

2. Gestion des données importantes

Des données-clé peuvent être créées et tenues à jour pour chaque client, de telle sorte que vous puissiez immanquablement respecter les échéances.

Ces données peuvent avoir trait aux périodes comptables du client mais également aux événements importants du secteur dans lequel il est actif, comme par exemple des fluctuations saisonnières, de telle sorte que vous pouvez lui procurer des conseils professionnels en temps voulu.

3. Notes et conversations

Vous pouvez aisément prendre des notes lorsque vous contactez un client existant ou potentiel.

On pourrait comparer cela à une visite chez le médecin : il ou elle prend immanquablement des notes de ce que vous lui racontez afin de pouvoir les utiliser, si nécessaire, à une date ultérieure.

Désormais, votre cabinet peut bénéficier du même degré de connaissance de vos clients et de leurs préoccupations. Vous avez même la possibilité d’ajouter des documents au dossier d’un client, tels que des PDF et des tableurs.

4. Intégration entre gestion de contacts et courriel

Veillez à intégrer vos applications de bureautique de telle sorte que votre base de données de contacts existante puisse être intégrée. Idéalement, vous voudrez pouvoir créer et expédier des courriels au départ du logiciel proprement dit.

Cela peut vous faire économiser beaucoup de temps et être source de flux particulièrement efficaces. Vous pouvez également viser une intégration avec Outlook et d’autres applis Microsoft Office.

5. Une seule plateforme pour tous vos clients

Faites en sorte que vos services en matière de comptabilité et de conformité soient tous rassemblés en un seul endroit. N’acceptez pas de devoir recourir à plusieurs systèmes impliquant divers identifiants.

Vous devriez pouvoir tout effectuer au départ d’une seule et même plateforme afin de procurer une excellente expérience à vos clients, en ayant toujours à disposition les toutes dernières informations.

6. Gestion des abonnements logiciels pour les clients

Une bonne configuration logicielle facilitera la transformation numérique de votre cabinet et la transition de vos clients vers le cloud.

Cela vous rendra la gestion des droits d’accès plus aisée et vous permettra d’intégrer toutes vos données dans une seule plateforme.

7. Enregistrer toutes les données client

Le nombre de détails que vous pouvez enregistrer au sujet d’un client dans un tableur est limité alors que ce n’est pas le cas avec un logiciel de gestion commerciale. Vous pouvez y conserver autant de détails que vous le désirez en créant simplement un nouveau champ de données — financières ou autres.

Qui plus est, le fait de localiser la gestion client dans le cloud place le client au cœur de votre flux.

Ses données sont systématiquement disponibles, réactualisées, quel que soit le membre de votre équipe qui l’a contacté en dernier.

Résultat : il devient facile d’augmenter la valeur que votre cabinet peut proposer à vos clients et d’intervenir en tant que conseiller de confiance.

Suivi de prospects potentiels et acquisition de nouveaux clients

Plus de clients implique des rentrées d’argent supplémentaires. Vous aspirez dès lors à acquérir de nouveaux clients tout en continuant à satisfaire vos clients existants et à leur procurer un support de qualité.

Vous devriez être en mesure d’assurer le suivi des prospects à l’aide d’un tableur.

Mais si vous prenez la croissance de votre cabinet au sérieux, vous seriez sans doute mieux avisé de recourir à une solution de gestion clientèle.

La gestion clientèle repose sur des technologies qui vous permettent de générer des opportunités commerciales au départ de vos activités marketing, d’envoyer des courriels automatiques à ces prospects, d’évaluer les prospects sur la base des interactions qu’ils ont avec vous, et de vous alerter lorsque vous devriez vous impliquer davantage.

Une gestion clientèle correctement exécutée vous procure un avantage considérable. La plupart des cabinets d’expertise comptable ne se distinguent pas par leur faculté à acquérir de nouveaux clients — pour autant qu’ils aient même mis en place les processus nécessaires. Dès lors, si vous pratiquez la gestion clientèle, vous vous différencierez de la concurrence.

Faites en sorte de n’avoir qu’une seule source de données client au lieu de les disperser dans de multiples systèmes ou documents de type tableurs. Des données actualisées vous procureront une vision réelle de vos clients et de votre société.

Vous pouvez aisément déterminer les éléments à accentuer et vous pouvez prendre des décisions plus rapides et mieux informées.

Ceci est particulièrement important lorsque vous connectez votre gestion clientèle à votre gestion de cabinet et si vous en faites un flux de données fluide.

Toutefois, la valeur d’une gestion de clientèle ne se résume pas au seul confort ou à la convivialité qu’elle vous procure. Dans la mesure où vous gagnez du temps, vous pouvez vous concentrer sur des services lucratifs à valeur ajoutée pour vos clients, services tellement essentiels dans le paysage actuel de l’expertise comptable. Cela vous distinguera immédiatement de la mêlée, faisant de vous un cabinet qui propose de la valeur à sa clientèle.

Trois conseils pour choisir la bonne technologie

Jamais le moment n’a été aussi propice pour réfléchir à une approche active de la gestion de cabinet. Non seulement votre cabinet en a besoin mais c’est également le cas de vos clients.

Voici les différentes étapes qui vous guideront vers la meilleure démarche possible :

1. Evaluez vos options

Vous pouvez choisir entre plusieurs approches en matière de technologies cloud. Il est toutefois essentiel que toutes les applications opèrent de concert avec votre logiciel de gestion de cabinet et, si possible, avec les systèmes comptables de vos clients.

Vérifiez si vous pouvez ajouter quelques fonctions supplémentaires par le biais d’une boutique d’applis.

Ces dernières n’auront pas forcément de lien direct avec la comptabilité mais elles peuvent par exemple mieux intégrer DocuSign dans le flux de tâches de votre cabinet ou vous aider à envoyer des courriels marketing.

2. Libérez du temps et des ressources pour vous adapter

Passer d’un processus manuel, basé sur tableurs, à un système de gestion de cabinet à part entière, basé dans le cloud, exige du temps et des ressources.

Efforcez-vous, chaque semaine, de faire basculer un certain nombre de clients du système manuel vers le cloud. Leur nombre ne doit pas nécessairement être élevé. Le but est d’apprendre les ficelles du métier et d’anticiper d’éventuels problèmes.

Si vous avez passé un contrat avec votre client, vous avez une raison légitime de traiter ses données. Même en regard du RGPD, vous ne devriez dès lors pas être contraint de lui demander son autorisation pour déplacer ses données vers un nouveau système.

3. Profitez de l’occasion pour renforcer les relations

Changer de logiciel peut être une excellente occasion de reprendre contact avec les clients.

Peut-être devrez-vous le faire pour collecter de nouvelles données ou, en tout cas, pour vérifier si vos anciennes données sont toujours valables et exactes. Mais c’est également l’occasion de faire en sorte que le client soit au courant de l’éventail de services que vous lui proposez.

Par ailleurs, expliquer à vos clients que vous procédez à une mise à niveau vers de nouvelles technologies améliorées est tout simplement une démarche vertueuse en termes de relations publiques.

Concentrez-vous sur votre propre société, choisissez les bons outils et domptez la concurrence

Votre société a besoin d’une gestion clientèle efficace. Votre personnel vous sera reconnaissant pour le gain d’efficacité et les résultats en seront immédiatement visibles. Par ailleurs, vos clients pourront profiter d’un meilleur service.

Et n’oubliez pas qu’aucun cabinet d’expertise comptable n’a jamais fait faillite parce qu’il améliorait son offre de services.