Comment concevoir un business case pour une nouvelle solution ERP et pourquoi est-ce important ?

Il y a trente ans, les entreprises justifiaient un nouveau système ERP principalement pour sa capacité à améliorer le bilan financier. À cette époque, les applications d’entreprise « modernes » et intégrées offraient principalement un retour sur investissement (ROI), car elles permettaient un certain nombre d’avancées. Au nombre de celles-ci figuraient la diminution des coûts d’inventaire, l’amélioration du délai moyen de paiement des clients, encore appelé délai de recouvrement des créances ou DSO, ou encore l’amélioration des marges de l’entreprise.

Les solutions ERP « postmodernes » actuelles (comme les appelle Gartner) sont plus vastes et plus flexibles. Elles assurent un ROI de plusieurs façons, tant directes qu’indirectes.

La question suivante se pose : si les solutions ERP modernes sont si performantes, est-il nécessaire de concevoir un business case pour vous convaincre d’en acquérir une nouvelle ? La réponse est très simple :  oui !

Cet article aborde les points suivants :

• Pourquoi est-il important d’élaborer un business case pour un logiciel ERP moderne ?
• 5 bonnes raisons pour remplacer votre ERP
• Guide pas à pas pour concevoir un business case pour une nouvelle solution ERP

Pourquoi est-il important d’élaborer un business case pour un logiciel ERP moderne ?

Pour de nombreux distributeurs et entreprises manufacturières, faire le tri dans la montagne d’informations disponibles constitue un véritable défi. Qu’il s’agisse de collecter les données opérationnelles actuelles, de prévoir les paramètres de performance futurs ou de déterminer le ROI, il s’avère difficile d’utiliser les bonnes informations pour élaborer un business case.

Il s’agit également d’un travail nécessaire. Aucune initiative ERP ne devrait être mise en œuvre sans une analyse détaillée permettant de s’assurer que la portée du projet est bien définie, que le budget est précis et complet, et que les objectifs sont clairement alignés sur ceux de l’entreprise. Et aucune initiative ne devrait être approuvée sans déterminer le ROI et le délai de remboursement.

Pourtant, de nombreuses entreprises ou organisations omettent d’élaborer un business case complet, parce qu’elles le considèrent comme une simple justification de l’investissement dans la technologie.

Cependant, un business case ajoute une valeur supplémentaire à la confirmation d’un besoin clair. Il s’agit d’un exercice essentiel de définition de la vision et des objectifs. Et surtout, il vous oblige à élaborer un plan détaillé qui détermine les attentes, oriente votre projet et favorise la transformation de votre entreprise.

5 bonnes raisons pour remplacer votre ERP

Par essence, la décision de déployer une nouvelle solution ERP est une question de capacité. Votre système actuel offre-t-il tout ce dont vous avez besoin ?

Bien sûr, d’autres questions complexes se posent. Un business case convaincant est nécessaire pour une nouvelle solution ERP. Il s’agit d’une refonte potentiellement coûteuse, probablement risquée et certainement perturbatrice de vos processus opérationnels de base et de votre système de gestion d’entreprise. Voici cinq raisons valables pour passer à l’action :

1. Votre entreprise se développe, s’est développée ou prévoit de se développer de manière significative.
2. Votre entreprise a besoin d’un logiciel d’entreprise pour mieux gérer les processus.
3. Votre entreprise a été rachetée ou a fait une acquisition et doit aligner les différents systèmes.
4. Votre système actuel est obsolète et ne peut pas être mis à jour.
5. Les capacités de votre système actuel sont insuffisantes pour l’entreprise et les utilisateurs.

Guide pas à pas pour concevoir un business case pour une nouvelle solution ERP

1. Identifier les problèmes actuels et les raisons du changement

• Quels sont les points faibles ?
  • Quels processus souhaitez-vous améliorer ?

Examinez et évaluez vos principaux processus opérationnels. Vous ne pouvez pas apporter d’améliorations si vous ne savez pas quels sont les processus qui ne fonctionnent pas, trop lentement ou mal. Vous ne pouvez changer et évoluer que si vous identifiez les obstacles.

2. Déterminer et analyser les opportunités

• Comment votre entreprise peut-elle profiter de meilleurs processus ?
• Quelles sont les solutions pour vos points faibles ?

La plupart des avantages d’une solution ERP proviennent de l’interconnexion des fonctions et des processus, et de l’intégration et de l’accessibilité des données dans tous les services. Il est important de comprendre quels sont vos processus clés, de savoir ce qui empêche la réalisation de votre vision et d’identifier les processus qui sont liés et ceux qui sont limités par votre système.

3. Déterminer l’orientation et définir les objectifs

• Quels sont les objectifs que votre entreprise souhaite atteindre ?
• Quelle est votre vision pour l’avenir ?

Une fois les avantages potentiels identifiés, l’étape suivante consiste à savoir lesquels sont essentiels au positionnement futur de votre entreprise et lesquels correspondent à sa vision transformationnelle. Votre équipe de direction doit identifier les changements les plus importants pour l’entreprise. Vos responsables doivent définir les améliorations de processus spécifiques qu’ils souhaitent réaliser. Ensuite, l’entreprise doit traduire cette vision en objectifs détaillés.

4. Évaluer les solutions et les fournisseurs potentiels

• Quels fournisseurs disposent d’une expertise dans votre secteur ?
• Quelle solution est la mieux adaptée à votre entreprise et à vos besoins ?
• Quelle solution offre les capacités et les fonctions nécessaires pour atteindre vos objectifs ?

Vous avez probablement commencé à rassembler les informations sur les solutions ERP appropriées bien avant de commencer à travailler sur le business case. Mais après avoir identifié les points faibles et leurs solutions et clarifié vos objectifs, vous disposez d’une bonne vue d’ensemble de vos besoins et vous savez comment votre entreprise peut bénéficier d’améliorations spécifiques. Vous êtes également plus à même d’identifier les solutions adaptées à votre entreprise et à vos processus.

5. Estimer les coûts

• Qu’entend-on par estimation précise des coûts du projet ?
• Quels sont les facteurs importants dans le calcul des coûts ?

Un business case réaliste et valable nécessite une estimation précise du coût total de possession (TCO) pour une nouvelle solution ERP. La première dépense la plus évidente est le logiciel lui-même. Il s’agit souvent d’un calcul complexe qui varie évidemment selon le nombre d’utilisateurs ou du type de solution : sur site, hébergée ou SaaS/ cloud. Le service d’implémentation constitue également un coût important, notamment la configuration du logiciel, la gestion du changement et la gestion de projet. N’oubliez pas que le déploiement ne signifie pas la fin des coûts : les licences et les frais de maintenance constituent une dépense considérable en continu.

6. Analyser le retour sur investissement

• Quel est le coût net de la nouvelle solution ?
• Quelle est la valeur des actifs incorporels ?

Passez en revue les possibilités et les objectifs identifiés, et calculez leur ROI. En général, votre retour sur investissement proviendra principalement d’une production plus efficace et des réductions consécutives des coûts d’exploitation, des stocks et de la main-d’œuvre. Quantifiez ces avantages. N’oubliez pas de comparer les coûts de fonctionnement de votre système actuel avec le système qui le remplacera. Et n’oubliez pas que les avantages indirects ont une valeur réelle. Par exemple, une satisfaction client plus élevée = X % de ventes répétées supplémentaires = davantage de revenus.

7. Identifier les risques et élaborer un plan des risques

• Quels sont les facteurs qui compromettent les avantages potentiels et le succès de votre projet ?
• Quelles mesures permettront de limiter les risques ?

Tout bouleversement de votre système d’entreprise comporte des risques. Afin de les atténuer, il convient de mettre en œuvre une planification minutieuse et complète du projet, une gestion efficace du changement et des ressources spécialisées.

8. Créer un plan d’implémentation de haut niveau

• Comment la solution sera-t-elle déployée ?

Un plan d’implémentation détaillé n’est pas encore nécessaire. En revanche, une bonne évaluation de la valeur commerciale du projet devrait donner une idée approximative des moyens nécessaires et de la manière dont le processus d’implémentation se déroulera.

9. Présenter les avantages et la valeur ajoutée

• Quels seront les avantages pour chaque service et fonction ?
• Quel est l’argument en faveur de l’achat d’un nouvel ERP ?

Les parties prenantes à tous les échelons de votre entreprise émettront des réserves. En effet, tout nouvel ERP et des processus d’entreprise remaniés perturberont pratiquement tous les départements. Il convient de convaincre vos collaborateurs que les avantages à long terme contrebalancent largement les inconvénients à court terme. Mettez donc l’accent sur les améliorations apportées à leur fonction et processus opérationnels. Les chiffres parlent d’eux-mêmes.

Conclusion

Le business case n’est pas simplement la justification de l’ensemble du projet. Il s’agit d’une enquête de diligence raisonnable, d’un document sur l’avenir de votre entreprise, d’une feuille de route pour la transformation de votre entreprise et finalement de la base pour décider si votre entreprise obtient les avantages attendus.

Note de l’éditeur : ce post est adapté de « Building the Business Case for Your ERP», un e-book que vous pouvez télécharger si vous souhaitez davantage d’informations ou mettre à niveau votre ERP.