Comment pouvez-vous consacrer moins de temps à gérer de la paperasse ?

La gestion d’une petite entreprise peut s’avérer un réel défi. En vous obligeant à jongler avec une foule de tâches, depuis les interactions avec les équipes marketing ou financières jusqu’au recrutement de personnel, tout faire peut vous prendre énormément de temps.

Bien souvent, une partie excessive de votre temps est accaparé par la gestion administrative.

Dans le cadre d’une récente enquête de Plum Consulting et de Sage, les entreprises estimaient qu’elles perdaient 71 jours par an en tâches administratives. Autrement dit, 14 semaines de travail totalement et exclusivement consacrées à de l’administration.

Pendant ce temps, vous ne pouvez pas vous atteler à la croissance de votre société ou, tout simplement, à faire ce qui vous plaît.

« Je procure toujours à mes clients le service total qu’ils désirent et dont ils ont besoin », déclare Sarah Burns, propriétaire de Prizeology, une agence de promos. « C’est là quelque chose qui nous tient à coeur, à moi et à mes collègues — mais il arrive que toutes ces contraintes administratives me donnent la sensation que je ne peux pas faire mon boulot. Cela absorbe toutes mes ressources. »

Vos collaborateurs gèrent la paperasse pour diverses raisons. Comment pouvez-vous alléger cette charge de travail pour votre petite entreprise ?

Passez à l’automatisation

La vie de chacun(e) d’entre nous a connu une révolution technologique, plus particulièrement ces dernières années en raison des technologies mobiles. Elles ont commencé par impacter notre vie privée mais ont également gagné notre vie professionnelle.

Un téléphone mobile peut remplacer un billet d’avion lorsque vous prenez un vol. Si vous utilisez des applis comptables, elles peuvent générer pour vous des factures électroniques. Vous pouvez même prendre une photo d’un reçu ou d’une facture afin que les données soient automatiquement insérées dans votre comptabilité.

Ce sont là des formes d’automatisation qui font table rase des contraintes administratives. Elles démontrent que l’automatisation ne doit pas nécessairement être complexe.

« L’automatisation vise une utilisation optimale de nos potentiels humains », déclare Jen Stirrup, fondatrice de Data Relish, une agence de conseil spécialisée en sciences des données et en business intelligence. « Elle y parvient en réduisant et rationalisant les tâches pour lesquelles nous ne sommes guère doués — mais pour lesquelles les ordinateurs sont parfaitement conçus. »

« Nous voulons agir sur le facteur temps de telle sorte à pouvoir accélérer les processus. Mais nous désirons également pouvoir actionner le frein, pour faire en sorte qu’en cas d’erreur, un être humain puisse intervenir et puisse contrôler ou adapter une décision prise par l’intelligence artificielle. »

Comme nous le signalions, l’automatisation est déjà largement présente dans les principaux logiciels de gestion mais les besoins en travail administratif n’en diminuent pas moins. Un exemple… De nombreuses entreprises ont recours à un CRM, autrement dit à un système de gestion de la relation client. Ce dernier gère les interactions client tout au long du cycle, depuis l’identification de prospects jusqu’à leur gestion en tant que clients. A aucun stade de ce cycle, une société lambda n’a pas besoin d’imprimer des formulaires à remettre aux clients ou de tenir à jour, sur papier, les détails des transactions.

« Les meilleures technologies sont transparentes et vous ne les remarquez pas », ajoute Jen Stirrup. « Elles font tout simplement leur boulot. Lorsque l’automatisation fonctionne bien, elle s’efface, mais elle continue d’avoir toute votre confiance. »

En matière de technologie, la RPA – c’est-à-dire l’automatisation des processus pilotés par des robots – est le degré primaire pour la création de tâches réplicables. C’est là un principe qu’appliquent fréquemment les logiciels de comptabilité.

« Il peut être utile, dans l’environnement professionnel, de compléter automatiquement des champs dans les formulaires », déclare Jen Stirrup. « C’est une importante tendance dans le secteur et elle prendra encore de l’essor à mesure que les individus commencent à mieux cerner l’automatisation à faible impact. »

La pupularité de l’Intelligence Artificielle (IA) ne cesse de croître. Ses avancées sont quasi quotidiennes.

A l’heure actuelle, la plupart des implémentations de l’IA relèvent de l’ANI – l’“Artificial Narrow Intelligence”.

« L’ANI signifie que l’IA excelle dans une et une seule chose », explique Jen Stirrup. « Un exemple en est l’assistant Alexa d’Amazon. Vous lui demandez de faire quelque chose, par exemple vous passer une chanson, et le dispositif s’exécute. Il le fait très bien. »

« Il y a aussi l’IA générale, comme vous pouvez en voir des exemples dans des films tels que Terminator. Mais nous sommes encore loin de parvenir à ce stade. »

Gagnez du temps en traitement de documents

Rachel Baker, responsable contenu auprès de la société de gestion documentaire Cleardata, déclare qu’il existe différentes manières pour une petite entreprise de consacrer moins de temps dans le traitement de sa paperasse. Nous vous en présentons trois ci-dessous.

La salle de courrier numérique

Si vous recourrez à un service de salle de courrier numérique, le courrier entrant destiné à votre entreprise est directement envoyé vers la société de gestion documentaire qui ouvre, trie et numérise les documents reçus en votre nom. Les documents sont scannés avant d’être envoyés sous forme numérique à la personne concernée.

Des factures, par exemple, peuvent être envoyées directement vers le système comptable de votre société. Vos collaborateurs gagnent ainsi du temps et peuvent se consacrer à leurs principales tâches. Cela signifie également que les documents sont aisément accessibles via n’importe quel équipement électronique.

Saisie intelligente de données

Un moyen important d’accélérer le traitement des documents consiste à recourir à l’OCR (technologie de reconnaissance optique des caractères) afin d’en extraire intelligemment des données.

Cette technologie est intégrée à des applis telles que Sage Cloud Demat et est en mesure de lire, de traiter et de numériser des données à partir de documents structurés. Cela signifie que les données peuvent être traitées beaucoup plus rapidement que lors d’une saisie manuelle.

Des données importantes, telles que les numéros de commande d’achats, les noms de fournisseurs et le montant, peuvent être extraites des factures et être ensuite validées sur base d’informations existantes. Les bureaux de numérisation peuvent traiter vos documents à l’aide de l’OCR, de telle sorte que vos collaborateurs puissent consacrer davantage de temps à des tâches plus valorisantes et plus amusantes.

Système de gestion électronique de documents

Si la paperasse prend tellement de temps, c’est notamment en raison d’un manque d’efficacité dans l’organisation et d’une incapacité à retrouver des documents lorsque vous en avez besoin. Un système de gestion électronique de documents (GED) ouvre la voie à une recherche et à une consultation en ligne aisées de vos documents.

Un service de numérisation professionnel ou un fournisseur GED peut numériser tous vos documents papier et les envoyer vers un système de gestion électronique où ils seront correctement indexés et pourront être retrouvés sur base d’un nom, d’une date ou d’informations importantes.

Quelques conseils pour consacrer moins de temps à gérer la paperasse

AccountAbility-Plus, une agence-conseils qui propose des services opérationnels et de back office, formule les quelques conseils suivants pour consacrer moins de temps à traiter la paperasse de votre société :

1. Mettez-vous en quête d’un logiciel

Il existe sur le marché de nombreuses solutions logicielles qui réduisent la charge administrative. Mais ces solutions doivent se mettre à votre service et vous devez y avoir recours. Essayez-les et voyez ce qui marche ou non. Parmi elles figurent probablement des systèmes CRM et comptables. Prenez dès lors le temps nécessaire pour déterminer lesquelles d’entre elles sont les plus indiquées pour votre société.

2. Efforcez-vous d’externaliser

Vous ne devez pas nécessairement être un expert dans tous les domaines.

Vous atteler à décrocher une vente sera toujours plus lucratif que de vous focaliser sur des tâches administratives. Commencez dès lors par réfléchir à la possibilité d’externaliser une partie de votre administration. Faites en sorte de la confier au bon prestataire — un service d’assistance opérationnelle complet est potentiellement ce dont vous avez besoin.

Ce type de société vous proposera un éventail de services auxquels vous pouvez avoir recours lorsque vous en avez besoin. Autre possibilité : elle vous proposera un back office complet qui prendra efficacement en charge la gestion administrative de votre société.

3. Définissez vos priorités

Veillez à classer chaque jour vos tâches par ordre de priorité de telle sorte à vous atteler d’abord aux tâches les plus productives et lucratives.

4. Prenez conscience du temps que monopolisent vos tâches administratives

Faites le compte, environ chaque mois, du temps que vous prennent vos tâches administratives. Vous constaterez probablement que c’est davantage que vous ne le pensiez.

5. Consacrez du temps à des canevas

Consacrez un peu de temps à l’élaboration d’une série de canevas ou modèles que vous pouvez utiliser chaque fois que vous devez contacter un client. Il peut notamment s’agir d’en-têtes de lettre, de devis, de factures et d’accusés de réception.

6. Veillez à ce que vos processus soient en ordre

Décidez de la manière dont vous voulez gérer vos mauvais payeurs et investissez dans des activités dédiées au suivi des crédits.

7. Soyez joignable

Rien n’éloigne plus rapidement un client que le fait de ne pas parvenir à entrer en contact avec vous. Envisagez dès lors d’investir dans un service qui prenne les appels. Non seulement vos clients y gagneront un service personnalisé mais vous saurez également qui vous devez contacter et pourquoi.

8. Tenez votre comptabilité à jour

Le fait de tenir régulièrement à jour votre compatibilité sera un énorme avantage sur le long terme. Prenez l’habitude de conserver vos extraits de compte en un seul endroit de telle sorte à pouvoir les retrouver lorsque vous en avez besoin. Mieux encore, scannez-les avec la bonne solution comptable installée sur votre GSM afin que l’information apparaisse dans votre logiciel.

Vos premiers pas vers une diminution de la paperasse

Assurer la gestion des formalités administratives peut s’avérer chronophage et freiner la gestion quotidienne de votre société. Bien que certaines formalités administratives soient nécessaires, il est important d’entrer de plain-pied dans l’ère numérique et d’utiliser l’IA ou la reconnaissance optique de caractères (OCR) pour des tâches telles que la facturation, la création de devis ou du stockage de documents.

Pour vous lancer, Jen Stirrup recommande tout d’abord de procéder à une recherche sur Internet. Elle ajoute :

« Je jetterais un oeil sur des études de cas. Commencez par faire la liste des tâches répétitives et fastidieuses que vous n’aimez pas accomplir. Réfléchissez à la manière dont vous pouvez les optimiser en vous inspirant de ce que d’autres ont réalisé. »

« Pendant toute une semaine, j’ai consigné à quoi je consacrais mon temps, ce que je faisais réellement. Le résultat peut être assez différent de ce que nous pensons faire. Je me suis rendue compte que je consacrais dix heures par semaine à la gestion de mes réseaux sociaux. J’ai donc commencé par automatiser mes tweets et mes publications sur LinkedIn. Désormais, j’y consacre un jour par mois au lieu de monopoliser une semaine de mon temps juste pour faire cette seule activité. »

« Vous seriez étonné du nombre de tâches qui peuvent être automatisées. »