Facture électronique : que doit-elle contenir ?

Aujourd’hui incontournable pour les entreprises, la facturation électronique doit respecter certaines règles et obligations pour être valide. Quels sont les éléments clés à y faire figurer ? Y a-t-il des différences avec une version papier ? Comment envoyer votre facture ? Voici les réponses à toutes les questions que vous vous posez.

Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

Une facture électronique est une facture créée, envoyée, reçue et conservée sous format dématérialisé. Mais attention, il ne suffit pas de scanner une facture papier et de l’envoyer par mail pour obtenir une facture électronique.

C’est tout l’ensemble du processus de facturation qui doit être dématérialisé, de l’édition à l’archivage. Et pour être valable, sa transmission doit répondre à plusieurs conditions.

Elle doit garantir :

• l’authenticité de son origine (l’émetteur doit être identifié) ;
• l’intégrité de son contenu (qui ne doit pas être modifiable) ;
• sa lisibilité (à toutes les étapes, depuis son émission jusqu’à la fin de sa conservation pendant 7 ans).

Que contient une facture dématérialisée ?

La facture électronique doit comporter exactement les mêmes mentions obligatoires que la facture papier, à savoir :

• la date ;
• le numéro de facture ;
• les identités de l’émetteur et du destinataire ;
• la désignation du produit ou du service et sa quantité ;
• le numéro et le taux de TVA ;
• la date de la vente ou de la prestation ;
• le montant HT et TTC ;
• les pénalités prévues en cas de retard de paiement.

A l’heure actuelle, pour pouvoir l’utiliser, le client doit avoir préalablement accepté de recevoir sa facture sous format électronique pour qu’elle tienne lieu de facture d’origine. Ce sera bientôt une obligation. Autrement dit, en B2B, vous n’aurez alors plus besoin de l’accord du client.

Comment transmettre une facture électronique ?

Les factures peuvent être envoyées selon 3 procédures :

• Par message électronique via une norme sécurisée (EDI, progiciel de gestion intégrée…) ;
• En utilisant la signature électronique, qui valide dans ce cas le procédé dématérialisé de facturation et permet l’authentification du signataire ;
• Par toute autre forme électronique (fichier pdf envoyé par mail par exemple) à condition que des contrôles soient mis en place pour établir une piste d’audit fiable entre la facture et la livraison de biens ou de prestations de services qui s’y rapporte.

Dans quels cas la facture électronique est-elle obligatoire ?

Toutes les entreprises ne sont pas encore obligées de recourir à la facturation électronique mais cette dernière n’en est pas moins fortement conseillée, en particulier dans le cadre de marchés publics. Depuis le 1er avril 2019, les pouvoirs publics locaux et d’autres organismes publics ont en effet l’obligation de pouvoir réceptionner et traiter des factures électroniques. Dès 2017, les autorités fédérales et flamandes ont exigé de leurs fournisseurs qu’ils recourent à la facturation électronique. En Région de Bruxelles-Capitale, la facturation électronique pour tous les marchés publics passés par et avec leurs administrations publiques est devenue obligatoire en novembre 2020. La Région wallonne applique cette même pratique pour le B2G depuis le 1^er novembre 2022. En outre, la Wallonie mettra en œuvre deux nouvelles directives en mai et novembre 2023. À partir du 18 mars, le Grand-Duché de Luxembourg imposera également la facturation électronique aux fournisseurs des administrations publiques.

Il convient donc de vérifier s’il existe des exceptions à la réglementation susmentionnée, comme c’est le cas pour les micro-entreprises. Quoi qu’il en soit, l’e-facturation devienne la norme en Belgique dans un avenir proche. En effet, la facturation électronique obligatoire entre entreprises entrera en vigueur le 1er janvier 2026.

Quel intérêt de passer à la facturation dématérialisée ?

Que ce soit ou non une obligation, vous ne vous êtes pas encore sérieusement penché sur la possibilité d’envoyer vos factures en format électronique ? Il n’est pas trop tard pour se laisser séduire par un passage au sans papier. Les avantages sont nombreux.

En effet, le format électronique entraîne un vrai gain de temps et de productivité, donc une réduction de ses coûts administratifs, notamment grâce à l’automatisation des saisies, à l’absence des manipulations de documents papier, à la suppression des coûts d’impression, d’envoi par la poste, de stockage… Les erreurs sont moins nombreuses et les délais de paiement plus rapides. La gestion des données est également optimisée : l’accès à l’information est plus facile et sa traçabilité totale, les échanges en sont simplifiés… tout cela avec une sécurisation accrue !