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Cinq raisons d’utiliser une appli de facturation

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Un gérant enregistre ces petits reçus en manuel, en lieu d'utiliser une appli de facturation.

Les preuves de paiement font partie intégrante du monde des affaires. Que vous gériez une société, que vous organisiez des réunions avec des clients hors de vos murs ou que vous voyagiez pour le travail, ces petits reçus ont sans doute souvent garni votre portefeuille.

Ils sont bien entendu essentiels pour tenir vos frais et dépenses à jour. Mais des reçus papier sont aussi des vestiges du passé. Ils prennent de la place, sont peu écologiques et s’égarent aisément. Pire, de nombreuses PME continuent de les utiliser pour enregistrer des informations en manuel, ce qui conduit à des pertes de temps et à des erreurs humaines.

Comme c’est le cas avec de nombreuses formes de progrès, le principal obstacle demeure souvent la peur. La numérisation ne coûtera-t-elle pas trop cher ? Est-elle réalisable ? Pourquoi devrions-nous changer ?

Une petite entreprise devrait utiliser une appli de facturation et un logiciel de comptabilité, même si celle-ci externalise sa comptabilité. Votre comptable vous en sera certainement reconnaissant. Il existe encore bien d’autres avantages tangibles à l’utilisation d’une appli de facturation et d’un logiciel de comptabilité. En voici cinq…

1. Les preuves de paiement numériques réduisent les coûts salariaux

Vous savez que les petites entreprises et les sociétés unipersonnelles consacrent plus de temps en tâches administratives qu’elles ne le voudraient. Mais même les entrepreneurs les plus chevronnés seraient étonnés de découvrir combien de temps ils perdent réellement. Selon le magazine Elite Business, les chefs d’entreprise consacrent en moyenne 120 heures par an en administration financière — soit trois semaines complètes de travail.

Les reçus papier ne sont pas uniquement source de travail en termes de saisie de données, ils monopolisent aussi votre temps et vous prennent la tête. Pas question d’oublier cette preuve de paiement de 3 euros pour une tasse de café jusqu’au moment où les données sont saisies (de même que d’autres frais que vous avez rassemblés). Jusque-là, le reçu doit rester dans votre portefeuille, attendant que vous ayez regagné votre ordinateur. Vous devez alors libérer du temps dans votre planning pour enregistrer les données. Il n’est pas exagéré de dire que les coûts salariaux font passer le prix de ce petit café de 3 à 10 euros.

Prendre une photo du reçu et l’envoyer sur-le-champ permet de vous libérer l’esprit. Vous externalisez en quelque sorte la tâche de la mémorisation. Et une bonne appli de facturation comme Sage Cloud Demat reprendra à son compte une bonne dose (sinon la majorité) des tâches administratives et évitera par ailleurs les erreurs humaines.

Le facteur “erreurs humaines” s’avère particulièrement pertinent si l’on sait que plus de la moitié des PME font faillite au cours des cinq premières années pour des raisons de mauvaise gestion administrative et financière.

La méthode…

La petite entreprise ou société unipersonnelle typique ne s’est pas lancée pour rentrer des notes de frais. Si vous êtes un fleuriste ou si vous tenez un café, vous pouvez, en quelques minutes, jeter un oeil sur votre administration au lieu d’y consacrer toute la soirée ou une après-midi entière. Vous pouvez utiliser ce temps pour vous concentrer sur ce que vous aimez faire — échanger avec des clients et faire avancer vos projets favoris.

2. Les reçus papier s’égarent plus souvent que vous ne le pensez

Les tickets de caisse sont souvent de petite taille et parfois négligés. Cette preuve de paiement du Starbucks de l’aéroport était-elle vraiment importante ? Mais les reçus s’accumulent rapidement pour représenter des montants importants, surtout s’ils concernent des frais de voyage, tels qu’hébergements et frais de carburant.

Une enquête publique menée au Royaume-Uni a démontré que 65% des décideurs des secteurs financier et comptable ont déjà perdu des reçus. Il vous est sans doute déjà arrivé, à vous aussi, d’égarer une preuve de paiement sans vous en rendre compte.

Prendre une photo, et surtout la télécharger dans le cloud, élimine d’emblée ce problème.

La méthode…

De nombreuses petites entreprises, en particulier les sociétés unipersonnelles, se rendent chez leurs clients. Si vous êtes par exemple un plombier qui a rédigé une note de frais, vous pouvez la documenter en prenant une photo et en la téléchargeant dans l’appli de facturation basée dans le cloud. Qu’importe désormais ce qu’il advient du reçu papier…

3. Passer au numérique réduit la pagaille

L’une des conséquences du coronavirus est d’amener les entreprises à revoir leurs coûts. C’est plus particulièrement le cas en termes d’espaces de bureau et de stockage.

Du côté des fichiers Excel, par exemple, vous pouvez conserver jusqu’à plus de 165.000 pages par giga-octet. Les smartphones flirtent actuellement avec des capacités de stockage de 200 Go. Et les chiffres sont bien entendu plus importants sur votre ordinateur portable, a priori aussi sur le cloud.

C’est un élément particulièrement important lorsque l’on parle d’attestations et d’impôts. De nombreux organes gouvernementaux exigent que les entreprises conservent leurs données fiscales pendant des années. En Belgique, vous devez conserver une copie de votre déclaration d’impôts pendant un minimum de sept ans.

Soudain, la conservation physique de cette boîte remplie de reçus apparaît nettement plus onéreuse et encombrante. (Et, ô ironie, devient source de nouvelles notes de frais pour payer l’espace d’entreposage).

La méthode…

Si vous possédez par exemple un magasin de disques, vous savez que chaque centimètre carré est aussi important que la taille des pochettes. Dites adieu à cette boîte en carton ou à cette armoire à archives, qui trône dans votre réserve, en faisant prendre l’ascenseur vers le cloud à tous ces papiers.

4. La plupart des entreprises s’efforcent de travailler davantage en numérique

Si vous ne vous efforcez pas d’adopter des méthodes plus numériques, vous figurez parmi la minorité. Selon Finances Online, 70% des entreprises disposent d’une stratégie de transformation numérique ou en préparent une.

Votre transformation numérique ne doit pas nécessairement être un chantier lourd et onéreux. Il peut se résumer à un simple changement, par exemple un scanner pour reçus.

L’utilisation d’une appli de facturation est aussi facile que la prise et l’envoi d’une photo. Dans de nombreux cas (notamment avec Sage Cloud Demat), l’appli envoie directement l’information vers votre logiciel de comptabilité, où elle est automatiquement collectée et classée. Vous pouvez sans problème jeter le document papier, le coeur léger. Nous vous conseillons de le déchiqueter et de le recycler.

La méthode…

Si vous vous déplacez pour votre travail et que vous payez pour le carburant, prenez une photo et téléchargez le reçu vers Sage Cloud Demat avant de quitter la station-service. Vous ne devrez par exemple plus vous inquiéter de l’estompement de l’encre qui menace le reçu pendant son séjour dans votre portefeuille.

5. Des factures et frais sans papier diminuent les contacts physiques

Depuis l’arrivée du Covid-19, nous avons tous davantage pris conscience de la quantité de choses qui nous entourent et qui sont touchées par d’autres personnes. A l’heure où nous voulons éviter autant que possible de transmettre des virus intempestifs, l’argent comptant fait place aux cartes de crédit et de paiement.

La méthode…

Quelles que soient les activités de votre société, le nombre de reçus qui passe entre vos mains diminue lorsque l’on choisit le numérique – que vous soyez un photographe indépendant qui envoie ce genre de documents vers son comptable, ou le comptable qui les réceptionne.

Le sans-papier, c’est maintenant

Le meilleur moment pour moderniser votre entreprise, c’était hier. En deuxième position ? Le moment présent. La bonne nouvelle, c’est qu’il est facile de se lancer — en prenant des photos plutôt que d’encoder manuellement des données. Nous ne pouvons que vous conseiller Sage Cloud Demat.