L’arrivée de la facturation électronique est imminente. Voici comment vous y préparer.

L’époque des factures au format papier et/ou PDF touche à sa fin. À partir de 2026, la facturation électronique deviendra obligatoire pour les transactions B2B en Belgique. Il est donc judicieux de s’y préparer dès aujourd’hui.

Certaines entreprises hésiteront peut-être à passer rapidement à la facturation électronique. D’autres l’accueilleront favorablement, comme nous l’observons dans de nombreux autres pays.

Une fois que vous aurez commencé, vous constaterez que la facturation électronique apporte de nombreux avantages aux PME et à leurs experts-comptables. Force est de reconnaître qu’ils contrebalancent largement les modestes coûts et efforts de démarrage nécessaires.

Voici les points abordés dans ce billet de blog :

• e-facturation : de quoi parle-t-on au juste ?
• Obligatoire dès 2026
• Comment fonctionne l’e-facturation et quels en sont les avantages ?
• Les avantages pour les experts-comptables
• Les défis de la facturation électronique
• e-facturation et fiscalité
• Astuces de mise en œuvre
• Remarques finales

e-facturation : de quoi parle-t-on au juste ?

Non, une facture électronique ne se résume pas à une facture stockée numériquement ou envoyée par courrier électronique. Il s’agit d’un document qui a recours à un logiciel spécialisé afin de créer des fichiers de données structurés que le logiciel du destinataire peut lire et traiter automatiquement.

Résultat : un processus d’envoi et de réception de factures beaucoup plus fluide et efficace pour les entreprises et les services publics. Les autorités peuvent également introduire un mécanisme de déclaration fiscale parallèlement à l’e-facture. Les avantages ? Davantage de transparence, moins de fraudes et, enfin, davantage de recettes fiscales.

La facturation électronique a débuté en Amérique du Sud mais elle s’est rapidement imposée ailleurs. Plus de 80 pays ont déjà rendu son utilisation obligatoire.

Selon un rapport réalisé en 2024 par le cabinet d’études Billentis, parrainé par Sage, le volume du marché mondial de la facturation électronique devrait tripler d’ici à l’horizon 2028. Attention, avis de tornade…

D’autres études menées par Sage montrent que les PME peuvent économiser 13.500 euros par an grâce à la facturation électronique, et ce, en divisant le temps de traitement des factures par deux.

Obligatoire dès 2026

L’UE a ouvert la voie à l’e-facture avec la directive de 2014 sur la facturation électronique et la Norme européenne sur la facturation électronique de 2017. À partir du 1^er janvier 2026, la facturation électronique deviendra obligatoire en Belgique pour toutes les transactions B2B. Dans de nombreux cas, les factures électroniques sont déjà obligatoires entre les entreprises et les autorités publiques. Les grandes entreprises et les négociants internationaux sont déjà nombreux à les avoir introduites.

Catherine Heinen de Tax Assist indique que les avantages de la facturation électronique, tels qu’une plus grande efficacité et des informations en temps réel, ne se concrétiseront que lorsque tout le monde aura adopté le système. « L’e-facture est indispensable pour garantir la normalisation et améliorer la productivité et les économies. Nous devrions considérer la facturation électronique obligatoire comme une évolution positive qui favorise nettement une plus grande efficacité dans le monde des entreprises », explique-t-elle.

Comment fonctionne l’e-facturation et quels en sont les avantages ?

De manière générale, le processus de facturation électronique commence par la création d’une facture par un fournisseur à l’aide d’un logiciel spécialisé qui génère des données de facturation structurées. Il les transmet au système de son client. Celui-ci les réceptionne et les traite automatiquement. Résultat : elles s’intègrent au système comptable du client, le tout sans intervention manuelle.

Un rapport de l’UE datant de 2024 décrit les avantages pour les entreprises d’une adoption à grande échelle de l’e-facturation (ou e-invoicing). En voici un aperçu :

• moins d’administration,
• moins d’erreurs,
• des paiements et flux de trésorerie accélérés,
• davantage de sécurité grâce au chiffrement des données,
• une empreinte CO₂ réduite
• une disponibilité immédiate des données dans votre système ERP
• l’évolutivité : les petites et moyennes entreprises peuvent se développer sans surcharge administrative,
• une productivité accrue : le nombre de factures qu’une équipe comptable peut traiter en une heure augmente considérablement.

Le rapport de l’UE estime que la facturation électronique permet actuellement d’économiser 5,28 euros par e-facture émise et 8,4 euros par e-facture reçue, sur la base d’un coût de main-d’œuvre de 46 euros l’heure.

La technologie évolue rapidement et promet des avantages encore plus déterminants. L’intelligence artificielle (IA) et la blockchain améliorent le respect de la législation fiscale, la détection des fraudes et les échanges d’informations en temps réel. Les logiciels d’IA peuvent vous aider à exploiter les données de vos factures pour prédire les montants d’impôts et améliorer le contrôle et la précision. La déclaration des émissions de votre entreprise pourrait, elles aussi, gagner en précision.

L’e-facturation peut également prendre en charge d’autres communications d’entreprise. Citons, à titre d’exemple, la confirmation des commandes et l’échange de déclarations financières. S’y ajoute encore la possibilité de favoriser la validation et le rapprochement entre commandes et factures.

La facturation électronique peut également être se fondre dans d’autres domaines critiques pour l’entreprise tels que la fiscalité, les paiements, l’affacturage et la gestion de la chaîne d’approvisionnement. Elle devient ainsi un élément d’une solution plus large et plus homogène.

Les avantages pour les experts-comptables

Selon Catherine Heinen, l’e-facturation peut être bénéfique pour les experts-comptables dans la mesure où ils :

• obtiennent plus rapidement des informations de la part des clients,
• peuvent préparer les déclarations TVA et les déclarations fiscales plus tôt,
• peuvent réduire la charge de travail à l’approche des échéances.

« Les experts-comptables ne veulent pas seulement encoder des données mais surtout proposer leur expertise à leurs clients », poursuit-elle. « En réduisant le traitement des données, l’e-facturation peuvent permettre au client et au comptable de se concentrer sur les volets conseils et planification. » Elle ajoute que les petites entreprises disposent sans doute de moins de temps et de ressources pour déployer l’e-facturation. Les experts-comptables ont dès lors l’opportunité de les aider à la mettre en œuvre, en leur proposant des solutions et des formations.

Les défis de la facturation électronique

La mise en œuvre de l’e-facture représente un certain nombre de défis. Pour les entreprises actives à l’international, le principal problème réside probablement dans l’interopérabilité et la conformité du transfert de données. Il peut en effet y avoir des différences entre les réglementations et les normes locales.

L’UE a contribué à l’harmonisation et à l’interopérabilité de la facturation électronique à la faveur de ses directives et de ses normes. De nombreux pays en dehors de l’UE ont adopté ce modèle, notamment l’Australie, le Japon, la Nouvelle-Zélande et Singapour. D’autres pays utilisent une version adaptée. Des progrès sont donc possibles afin d’améliorer les activités transfrontalières.

e-facturation et fiscalité

Selon le cabinet d’études Billentis, les solutions fiscales s’intègreront de plus en plus aux logiciels de facturation électronique. « A mesure que la conformité fiscale se numérise, les entreprises doivent de plus en plus soumettre leurs dossiers d’audit, factures, notes de crédit et de débit, et données relatives aux paiements sous forme électronique aux autorités fiscales. Les solutions de facturation électronique joueront un rôle central dans le respect de la législation fiscale des entreprises, toutes formes et tailles confondues ». Les entreprises devraient pouvoir intégrer assez facilement les solutions fiscales et les factures électroniques si leur fournisseur de logiciels dispose d’outils d’e-invoicing.

Astuces de mise en œuvre

S’il est vrai que les entreprises qui travaillent avec le secteur public ont déjà acquis une certaine expérience de la facturation électronique, ce n’est pas le cas de beaucoup d’autres entreprises et d’experts-comptables. Voici une petite astuce de mise en œuvre pour les experts-comptables : utilisez la facturation électronique, dans un premier temps, au sein de votre propre cabinet. De cette façon, vous pourrez voir comment le système fonctionne avant de le déployer avec vos clients.

Catherine Heinen estime qu’il est essentiel, pour assurer une transition harmonieuse, d’utiliser un logiciel fiable et de travailler avec des fournisseurs qui utilisent la norme Peppol, universellement acceptée, pour la facturation électronique. Cela permet de faciliter les transactions transfrontalières ainsi qu’avec les différents partenaires commerciaux.

Au lieu d’envisager l’e-facturation électronique de manière isolée, il convient de réfléchir à la manière de réaliser encore plus d’économies en automatisant l’ensemble du cycle — de la commande au paiement, y compris les commandes, les documents d’expédition, les factures et les avis de paiement. L’UE estime que l’automatisation de l’ensemble de ces processus permettrait d’économiser entre 25 et 65 euros par cycle.

Les PME interrogées par l’UE déclarent qu’elles tireraient le meilleur parti de la facturation électronique si elles pouvaient également l’utiliser pour d’autres applications, telles que la déclaration de la TVA, les déclarations douanières, les rapports de développement durable, ainsi que l’intégration des commandes électroniques et des avis d’expédition.

Remarques finales

La facturation électronique sera bientôt obligatoire pour les transactions B2B. Plus tôt votre entreprise ou votre cabinet comptable commencera à s’y préparer, mieux ce sera. Et Catherine Heinen de conclure : « les avantages de l’automatisation, de l’accès aux informations financières en temps réel et de la réduction des erreurs de saisie humaine contrebalanceront largement les coûts administratifs initiaux ».

S’il est vrai que les avantages sont déjà convaincants, il n’en demeure pas moins que le potentiel à long terme pourrait être synonyme de profonde transformation pour votre entreprise.