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Voici pourquoi le reporting périodique est une fausse bonne idée

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Reporting

Auparavant, le département financier recueillait des informations au sein de l’entreprise afin d’établir un reporting à la fin d’une période donnée (mois, trimestre, année) présentant des chiffres essentiels tels que le chiffre d’affaires, les bénéfices et les pertes.

Aujourd’hui, les entreprises génèrent et collectent des informations à tout moment. Moyennant différents tableaux de bord pertinents, elles ont ainsi une vue d’ensemble immédiate de l’état de santé de l’entreprise.

Malheureusement, beaucoup d’entreprises n’établissent des reportings que périodiquement. Par conséquent, elles ne peuvent intervenir que lorsqu’il est déjà trop tard… Elles ratent ainsi des occasions de prendre des mesures immédiates.

Problèmes de données

Dans le cadre d’une enquête réalisée par Sage, 86 % des chefs d’entreprise déclarent qu’un manque de coopération ou de communication est problématique.

En effet, afin d’avoir une vue d’ensemble d’une situation ou d’un point donné, ils doivent contacter au moins cinq interlocuteurs différents.

Un constat semblable se pose lors de la création de rapports traditionnels. Dans ce contexte, voici les trois problèmes les plus importants qui se présentent dans les entreprises qui ne dressent des rapports que périodiquement.

1. L’information n’est pas à jour

Les informations utilisées le jour où un rapport doit être soumis sont à jour. Si le rapport est utilisé à une date ultérieure, il apparaît clairement que l’information est déjà… périmée.

Si le service financier d’une entreprise a d’abord besoin de recueillir des informations auprès de différents départements avant de pouvoir rédiger le rapport, cela peut prendre des jours, voire des semaines, pour arriver à un résultat. Au moment où les dirigeants examineront le rapport, ce dernier sera déjà désespérément dépassé… Dans ce cas, la direction est tenue d’agir sur la base d’informations anciennes plutôt que des informations en temps réel. Les décisions consécutives sont ainsi fondées sur des hypothèses et non sur ce qui se passe dans l’immédiat. Par conséquent, plus les connaissances sont récentes, plus il est probable que les gestionnaires prendront les bonnes décisions.

2. L’information est fragmentée

Comme les données proviennent de différents départements, il est fort peu probable que toutes les données concordent. Par exemple, le service ventes peut recueillir des informations sur la période la plus récente, mais la production des biens vendus était déjà intervenue antérieurement.

Le département financier peut faire concorder ces données et les convertir en informations, mais cette approche est assortie d’un risque d’erreur qui se traduira ensuite dans la prise de mauvaises décisions par la direction.

L’information peut également être manipulée et, en raison de l’interprétation, il se peut que les collaborateurs ne puissent pas inclure certaines informations dans un rapport.

Les conséquences de ce qui précède peuvent être lourdes.

3. Silos de données

Même si différents départements entendent bel et bien aligner leurs informations sur les objectifs de l’entreprise, ils s’achoppent souvent à l’hétérogénéité des systèmes avec lesquels ils travaillent. Le département financier utilise un ou plusieurs logiciels de comptabilité, la production utilise, entre autres, un logiciel de gestion d’entrepôt (WMS), le marketing utilise principalement le CRM…

Chaque système a ses propres possibilités de reporting qui se révèlent très ardues à déchiffrer par les autres départements.

Quelle est donc la solution ?

Un reporting périodique n’est pas la manière la plus adéquate de dresser des rapports de qualité. Il est en effet important que toutes les informations soient rassemblées sur une seule plateforme transparente. Et c’est précisément ici que BI Reporting joue un rôle crucial.

Vous souhaitez un complément d’information sur nos possibilités en matière de BI ? N’hésitez donc pas à découvrir ce que Sage BI Reporting vous propose.

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