Sebelum melakukan implementasi ERP, penting sekali untuk memahami kebutuhan dan permasalahan bisnis Anda, serta bagaimana solusi yang diusulkan akan membantu Anda menyelesaikannya.
Mengintegrasikan rencana ERP baru secara sukses bukan perkara yang mudah. Banyak perusahaan kesulitan menemukan keseimbangan antara integrasi waktu riil dan massal dengan sistem ERP eksternal dan internal. Perencanaan sumber daya perusahaan adalah tantangan yang kompleks dan ada banyak hal yang harus dipertimbangkan sebelum meluncurkan strategi baru.
Menurut penelitian independen Panorama Consulting selama lima tahun terakhir ini, biaya rata-rata implementasi ERP adalah sekitar $6,1 juta dengan durasi rata-rata 15,7 bulan. Implementasi biasanya gagal karena manajer tidak terlalu memperhitungkan bahwa kesuksesan implementasi mampu meningkatkan proses bisnis sehari-hari.
Eric Kimberling dari Panorama Consulting adalah seorang pakar sistem ERP independen dengan pengalaman membimbing klien dari seluruh dunia lebih dari 20 tahun. Dia percaya bahwa implementasi sistem ERP makin mudah dari tahun ke tahun.
"Anda tentu tidak bisa menganggap ERP sebagai proyek kecil. Anda perlu memastikan agar berfokus penuh pada berbagai pihak yang memang menggarap aspek-aspek manajemen perubahan organisasi," katanya. "Orang biasanya otomatis membayangkan pelatihan pengguna akhir ketika memikirkan perubahan organisasi, tetapi ada begitu banyak hal yang harus dipersiapkan untuk meraih kesuksesan sebelum memberikan pelatihan pengguna akhir."
Terdapat beberapa strategi agar implementasi sistem ERP pada perusahaan Anda meraih kesuksesan. Bing bang adalah strategi implementasi yang dilakukan secara serentak ke sistem baru. Phased Roll-out adalah strategi di mana implementasi dilakukan secara bertahap pada periode jangka panjang. Parallel adalah strategi terakhir yang mengkombinasikan penggunaan sistem lama sebelum kemudian beralih sepenuhnya ke sistem baru. Masing-masing memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing sesuai kebutuhan perusahaan Anda.
Tetapkan persyaratan Anda. Cari tahu kebutuhan bisnis kemudian pilih solusi yang tepat. Buat investasi Anda bernilai dengan solusi yang cocok untuk bisnis Anda.
Sama seperti kebanyakan aspirasi bisnis, kesuksesan Anda bergantung pada pendekatan yang sistematis.
Pastikan seluruh implementasi sistem ERP terbagi menjadi langkah-langkah, dan setiap tahap memiliki jadwal penyelesaian tertentu. Untuk menjamin penerapan berjalan mulus, tunjuk seorang penanggung jawab untuk dapat memenuhi tenggat.
Proses implementasi sebaiknya didukung dengan dokumentasi untuk meminimalkan potensi keterlambatan. Dokumentasi yang telah disiapkan sebelumnya dan diberikan oleh penyedia ERP ini memastikan agar Anda, sebagai pelaku bisnis, dapat mantap dan optimal menjalankan bisnis serta dengan tepat berfokus pada berbagai peluang baru.
