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So gelingt Ihnen eine erfolgreiche ERP-Implementierung

ERP-Implementierung

Ihre ERP-Lösung muss nicht nur zu Ihren Anforderungen passen, sie muss sich noch dazu perfekt implementieren lassen. Je einfacher sich die ERP Implementierung gestaltet, desto besser. So können Sie sich ganz auf das Wachstum Ihres Unternehmens konzentrieren.

Wie Sie ERP in Ihr Unternehmen implementieren

Sie planen, ein Enterprise Resource Planning (ERP) System in Ihrem Unternehmen zu implementieren?

Dann verschaffen Sie sich am besten zuerst einen Überblick über die besonderen Anforderungen und die Problemfelder in Ihrer Firma. So können Sie sich in Ruhe überlegen, wie Sie diesen mit der von Ihnen anvisierten ERP optimal begegnen.

Für die meisten ist es eine Herausforderung, ein neues ERP-System erfolgreich zu implementieren. Viele Unternehmer tun sich bei den ganz zentralen Fragen schwer, die da lauten: Soll ich mich für eine interne oder eine externe ERP-Lösung entscheiden? Eignet sich eine Echtzeit-Integration besser oder eine Batch-Integration? Oder empfiehlt sich eine Kombination aus beiden, und falls ja, wie balanciere ich das optimal? Es gilt viele Gesichtspunkte zu beachten, ehe Sie eine neue Strategie umsetzen können.

Tatsächlich stellt die Einführung einer ERP eine komplexe Aufgabe dar.

Dies bestätigt auch eine unabhängige Studie, die Panorama Consulting Group in den vergangenen fünf Jahren durchgeführt hat. Demnach dauert die ERP Einführung rund 15,7 Monate. Trotz aller Mühe schlägt eine ERP-Implementierung oftmals fehl. Der Grund liegt darin, dass die Manager die folgenden Aspekte nicht im Auge behalten:

  • das Ziel: die positiven Auswirkungen, die eine erfolgreiche ERP-Implementierung auf die alltäglichen Geschäftsprozesse hat
  • die Gesamtkosten einer ERP-Implementierung
  • die Dauer bis zum Abschluss einer ERP-Implementierung

Eric Kimberling ist Gründer und geschäftsführender Gesellschafter der Panorama Consulting Group. Der führende ERP-Systemexperte verfügt über mehr als 20 Jahre Erfahrung, in denen er Kunden auf der ganzen Welt beraten hat. Kimberling ist davon überzeugt, dass es heute einfacher ist als je zuvor, erfolgreich eine ERP-Lösung im Unternehmen zu implementieren.

Sein Rat lautet: „Sie müssen sich darüber im Klaren sein, dass eine ERP-Implementierung keine Kleinigkeit ist. Nehmen Sie sich Zeit, um die Personen, die für das Veränderungsmanagement in Ihrem Unternehmen verantwortlich sind, ausreichend zu unterstützen.“ Er ergänzt: „Viele denken bei organisatorischen Veränderungen an die Schulung der Endnutzer. Aber bevor diese Schulung stattfinden kann, sind erst einige andere Dinge zu tun, damit das Ganze von Erfolg gekrönt wird.“

In 8 Schritten von der ERP Auswahl zur erfolgreichen ERP Implementierung

Die Einführung der ERP in Ihrem Unternehmen soll ein voller Erfolg werden. Gehen Sie deshalb dabei Schritt für Schritt vor. So stellen Sie sicher, dass Sie und Ihre Mitarbeiter die Lösung später gern und vollumfänglich nutzen. Ganz klar steht zunächst die Auswahl der geeigneten Software an. Erst wenn Sie das für Ihr Unternehmen ideale ERP-System und Ihren ERP-Anbieter gefunden haben, geht es an die Implementierung. Im Folgenden zeigen wir Ihnen die wichtigsten acht Schritte für eine erfolgreiche ERP Einführung auf.

Die zentrale Frage lautet: Was braucht unser Unternehmen oder was erwarten die einzelnen Fachbereiche und die Mitarbeiter von der neuen Software? Denken Sie dabei stets daran, dass das System Sie zukünftig unterstützen soll. Konzentrieren Sie sich deshalb darauf, wie die ERP-Lösung in der Zukunft Ihre Geschäftsprozesse abbilden soll. Die Anforderungen und Wünsche aller Beteiligten halten Sie in einem Lastenheft fest. Das mag zu Anfang mit einem hohen Aufwand verbunden sein. Dieser lohnt sich aber, wenn es darum geht, das ideale ERP-System zu finden.
Je genauer Ihr Lastenheft ist, desto besser wissen Sie, was Sie benötigen. Ihre Liste an Anforderungen können Sie mit den Funktionen abgleichen, die Ihnen die verschiedenen ERP-Anbieter offerieren. Indem Sie sich gleich für das für Ihre Belange beste ERP-System entscheiden, vermeiden Sie am Ende Opportunitätskosten. Das heißt, Sie verpassen keine möglichen Einnahmen oder Einsparungen. Diese entstünden Ihnen bei einer weniger geeigneten Lösung in jedem Fall.
Zusammen mit der ERP-Software wählen Sie Ihren ERP-Anbieter. Seine Aufgabe ist es, das Pflichtenheft zu erstellen. In ihm beschreibt er detailliert, wie er die Anforderungen aus dem Lastenheft technisch umsetzen wird. Auf der Basis des Lasten- und Pflichtenhefts erstellt der Anbieter gemeinsam mit den Fachexperten aus Ihrem Haus die Spezifikation. Diese legt genau dar, wie das ERP-System eingerichtet werden muss, damit es die Prozesse im Unternehmen optimal unterstützt. Dazu gehören alle Aufgaben, die mit der ERP-Implementierung zusammenhängen. So etwa die Anpassung bereits vorhandener Programme und der Application Programmable Interfaces, kurz APIs.
Nehmen Sie die Mitarbeiter mit an Bord, beziehen Sie sie von Anfang an ein. Schließlich sind sie es, die mit der ERP arbeiten werden. Umso wichtiger ist es deshalb, dass sie sich damit identifizieren und hinter dem Projekt stehen.
Ihr zukünftiges ERP-System benötigt eine solide Datenbasis. Diese besteht in erster Linie aus den Kontaktdaten der Kunden und Lieferanten, den Artikeldaten und Stücklisten. Gab es bisher noch keine ERP-Lösung, dann müssen Sie die Daten verfügbar machen. Für den Fall, dass Sie Ihre Daten aus einem bisherigen System mitnehmen, müssen Sie sie für den Umzug aufbereiten. Stellen Sie sich darauf ein, dass diese Phase der Vorbereitung recht zeitintensiv sein kann.
In Trainings lernen die Mitarbeiter, wie sie die neue ERP-Lösung effizient nutzen können. Es liegt in Ihrer Hand, ob Sie alle an der Schulung teilnehmen lassen oder nur einen ausgewählten Kreis. Sie können dadurch Kosten sparen, indem Sie nur die Hauptanwender schulen. Diese Key-User geben dann als Multiplikatoren ihr neues Wissen an die Kollegen weiter. Dies setzt jedoch eine genaue Dokumentation voraus, damit alle profitieren.
Nun ist es an der Zeit, die Daten in das neue ERP-System zu importieren. Dokumentieren Sie alle Schritte der Implementierung und prüfen Sie diese anschließend auf ihre Richtigkeit und Vollständigkeit. Testen Sie das Programm, bevor Sie damit live gehen. Noch ein wichtiger Punkt: Falls Sie bereits ein ERP genutzt haben, legen Sie das alte System komplett still. Stellen Sie sicher, dass die Geschäftsunterlagen der letzten 10 Jahre sicher gemäß der GoBD aufbewahrt sind.
Wenn Sie diese Schritte konsequent gegangen sind, ist der Weg frei: Einer erfolgreichen ERP-Implementierung steht nun nichts mehr im Wege.
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Anbieter für ERP Software im Vergleich: Sage ist regelmäßig Testsieger

Drei Methoden der ERP-Implementierung im Vergleich

Es gibt ganz verschiedene Methoden, wie Sie ein ERP-System in Ihrem Unternehmen implementieren können. Dabei ist es wie bei so vielen Themen im Leben: Wo Licht ist, da ist auch Schatten. So hat jede der Vorgehensweise ihre Vorteile und ihre Nachteile. Deshalb muss jeder Unternehmer für sich gut abwägen, welche Benefits ihm im für seine Firma wichtiger sind. Im Folgenden stellen wir Ihnen die drei gängigsten Methoden vor.

1. Big Bang ERP-Implementierung

Bei dieser Methode werden alle ERP-Module parallel konfiguriert und zum gleichen Zeitpunkt eingeführt. Da die Einführung simultan, quasi auf einen Schlag geschieht, ist hier auch oft von der Big Bang ERP-Implementierung die Rede. Dieser Ansatz hat verschiedene Vor- und Nachteile.

Die Vorteile der Big-Bang-ERP-Implementierung

  • Die Gesamtlaufzeit des Projekts reduziert sich im Vergleich zu einer schrittweisen Einführung.
  • Die Kosten reduzieren sich: Zum einen ist die Phase der Implementierung kürzer, wodurch Sie Ressourcen sparen, etwa die wertvolle Arbeitszeit der Mitarbeiter. Zum anderen erübrigt es sich, temporäre Schnittstellen-Applikationen zu früheren Systemen zu schaffen. Denn die alten Systeme werden mit der Inbetriebnahme des neuen Systems komplett heruntergefahren.
  • Das neue ERP-System kann ohne Zeitverzug vollumfänglich eingesetzt werden und bringt so schneller einen wirtschaftlichen Nutzen.
  • Das Verfahren ist sehr benutzerfreundlich, da die Mitarbeiter von Anfang an uneingeschränkt auf alle Funktionen zugreifen können. 

Die Nachteile der Big-Bang-ERP-Implementierung

  • An die Qualität des ERP-Systems und seine Inbetriebnahme werden die höchsten Erwartungen gestellt. Denn falls die Einführung fehlerhaft ist oder gar scheitert, ist die Gefahr groß, dass die Akzeptanz der Nutzer schwindet.
  • Durch den engen Zeitplan und dadurch, dass alle Funktionalitäten auf einmal eingeführt werden, bleibt weniger Zeit für Tests und die Optimierung des Systems.
  • Das Risiko ist deshalb hoch, dass Probleme und Fehler gehäuft auftreten.
  • Die Migration der Daten ist schwieriger, da sie eventuell aus mehreren Systemen zeitgleich konvertiert werden müssen.
  • Die Arbeitsbelastung der ins Projekt involvierten Mitarbeiter steigt. Sie erledigen nicht nur die Arbeiten des Geschäftsalltags, sondern sind voll in die ERP-Implementierung integriert. So testen sie etwa die Anwendungen und nehmen an Schulungen teil.
  • Möglicherweise kann auch nicht mehr flexibel auf Veränderungen und neue Anforderungen reagiert werden.

2. ERP-Implementierung Step-by-Step

Im Gegensatz zur Big Bang Ansatz geht man hier Schritt für Schritt vor. Dabei unterscheidet man wiederum die modulare, die stufenweise und die phasenweise ERP-Implementierung. Obwohl es sich hierbei zwar um recht ähnliche Konzepte handelt, unterscheiden sich die drei Methoden im Detail.

Die stufenweise ERP-Implementierung

Bei dieser Art der ERP-Implementierung wird das System schritt- oder stufenweise in das Unternehmen eingeführt. Diese Schritte decken jeweils eine bestimmte Aufgabe oder einen Teil des Projekts ab. Der Fokus liegt hier vielmehr darauf, zu allererst die Funktionen und Anforderungen zu implementieren, die am wichtigsten sind. Dieser Ansatz eignet sich vor allem für kleine Unternehmen, die nicht sofort alle Funktionen benötigen.

Die modulare ERP-Implementierung

Eine weitere Methode ist die sogenannte modulare ERP-Implementierung. Bei diesem Ansatz wird das ERP-System in einzelne, voneinander unabhängige Module oder Funktionsbereiche unterteilt, die nacheinander implementiert werden. Zum Beispiel könnte zuerst die Finanzverwaltung implementiert werden, dann der Einkauf und danach der Verkauf. Auf diese könnten die Produktionsplanung und -steuerung, die Personalprozesse und das Kundenmanagement folgen.

Die phasenweise ERP-Implementierung

Bei diesem Ansatz wird das Projekt in mehrere Abschnitte oder Phasen unterteilt, in denen die ERP-Einführung erfolgt. Jede einzelne Phase umfasst bestimmte Aufgaben und Ziele, die auf die Bedürfnisse des jeweiligen Unternehmens angepasst sind. Jede einzelne Phase wird geplant, umgesetzt und überwacht. Die Phasen können etwa so lauten: Planungsphase, Vorbereitungsphase, Konfigurationsphase, Testphase, Implementierungsphase, Nachbetreuungsphase.

Die Vorteile der Step-by-Step-ERP-Einführung

  • Ein geringeres Risiko, denn da das System Schritt für Schritt eingeführt wird, treten weniger Probleme oder Fehler auf. Jede einzelne Phase kann erst einmal getestet und optimiert werden, bevor es in die nächste Phase geht.
  • Eine bessere Planbarkeit: Dadurch, dass die einzelnen Phasen genau festgelegt sind, lässt sich der Einführungsprozess der ERP besser planen und steuern.
  • Eine geringere Belastung der Mitarbeiter, da nicht alles auf einmal zu erledigen ist. Dies sorgt in der Regel auch für eine bessere Akzeptanz des ERP-Systems.
  • Eine höhere Flexibilität, durch die auch neue Anforderungen und zusätzliche Funktionen leichter berücksichtigt werden können.
  • Das Unternehmen kann schnell von den Vorteilen der ERP profitieren. Denn sogenannten Quick Wins machen den Nutzen des ERP-Systems für alle Beteiligten sichtbar und motiviert sie. 

Die Nachteile der Step-by-Step-ERP-Einführung

  • Jede Phase oder jedes Modul werden unabhängig voneinander geplant, getestet und implementiert. Das nimmt mehr Zeit in Anspruch als eine einmalige Implementierung.
  • Ein erhöhter Zeitbedarf zieht automatisch höhere Kosten nach sich.
  • Die Mitarbeiter nehmen das System möglicherweise als weniger benutzerfreundlich wahr, da sie nicht gleich Zugriff auf alle Funktionen haben. Oftmals müssen sie weiterhin parallel mit den bisherigen Systemen und Prozessen arbeiten.
  • Dadurch kann es schwierig sein, die Integrität des Systems aufrechtzuerhalten. Denn nicht immer harmonieren die verschiedenen Module oder Funktionen miteinander.
  • Da nicht alle Prozesse automatisiert werden können, verringert sich zudem die Effizienz des Systems.
  • Der Aufwand für die Schulungen erhöht sich ebenfalls, da sie aufgrund mehrerer Phasen auch mehrfach durchgeführt werden müssen.

Unser Tipp

Um den Erfolg dieses Ansatzes zu sichern, gilt es zwei Punkte zu beachten: Zunächst muss der Bedarf des Unternehmens gründlich analysiert werden. Während der Umsetzung müssen das ERP-Team im Haus wie beim ERP-Anbieter sowie die Stakeholder in einem engen Dialog bleiben.

3. ERP-Implementierung nach Geschäftsbereichen

Bei dieser Form der ERP-Implementierung werden die einzelnen Funktionen und Module des ERP-Systems genau auf die Geschäftsbereiche des Unternehmens abgestimmt. Dies bedeutet, dass jeder Bereich seine eigene Instanz für das ERP-Systems erhält. Diese ist dann ganz auf die besonderen, spezifischen Bedürfnisse und Anforderungen des jeweiligen Bereichs abgestimmt.

Dieses Vorgehen wird auch als „Best Practice“-Implementierung bezeichnet.

Best Practice bezeichnet eine bewährte Methode, um ein Vorhaben möglichst optimal durchzuführen. Das ist auch hier der Fall: Bei der ERP-Einführung im Geschäftsbereich B profitiert man von den Erfahrungen, die bei der im Geschäftsbereich A gemacht wurden.
 
Im Grunde werden bei dieser Art der Implementierung die Aspekte des Big-Bang- und des Step-by-Step-Ansatzes miteinander kombiniert. Dieser Ansatz wird deshalb auch als "Phased Rollout"-Methode bezeichnet. Hier wird das ERP-System in mehreren Wellen schrittweise in verschiedenen Geschäftsbereichen implementiert. 

Doch was genau ist hier unter einem Geschäftsbereich zu verstehen?

Dieser kann sich zum Beispiel auf verschiedene Produktlinien, Geschäftssparten oder auch Standorte beziehen. Hat ein Unternehmen etwa mehrere Standorte in verschiedenen Ländern, dann könnte die ERP beispielsweise zuerst bei der deutschen Niederlassung eingeführt werden. Erst nachdem die Implementierung ein voller Erfolg war, wird der Prozess sukzessive bei den einzelnen Standorten im EU-Ausland durchgeführt. In diesem Fall erhält jeder einzelne Standort die volle Funktionalität so wie beim Big-Bang-Ansatz. Unternehmensübergreifend geht man jedoch Schritt für Schritt vor. Eine solche Einführung bietet den Vorteil, dass das ERP-System optimal an die Prozesse und Arbeitsweisen des Unternehmens angepasst werden kann und jeder Bereich das System genauso nutzen kann, wie es für ihn am besten geeignet ist. Allerdings kann eine solche Implementierung auch aufwendiger sein und mehr Zeit in Anspruch nehmen, da das ERP-System für jeden Geschäftsbereich individuell betrachtet und eingerichtet werden muss.

Die Vorteile der ERP-Implementierung nach Geschäftsbereichen

  • Das System kann optimal an die Bedürfnisse und Anforderungen der einzelnen Geschäftsbereiche angepasst werden. Es werden keine allgemeinen Lösungen angeboten, die möglicherweise nicht alle Bedürfnisse des Bereichs erfüllen.
  • So kann jeder Bereich das System optimal nutzen und dadurch effizienter und produktiver arbeiten.
  • Das Unternehmen profitiert aus der Erfahrung aus früheren ERP-Projekten. Fehler und Probleme können bei den Folgeprojekten so erfolgreich vermieden werden.

Die Nachteile der ERP-Implementierung nach Geschäftsbereichen

  • Da das ERP-System für jeden Geschäftsbereich individuell gestaltet und angepasst wird, kann eine solche Implementierung aufwendiger sein und teurer werden.
  • Da andere Geschäftsbereiche andere Anforderungen haben, sind möglicherweise manche Funktionalitäten neu zu gestalten. Dies bedeutet einen erhöhten Aufwand, weil Arbeitsschritte wiederholt werden müssen.
  • Möglicherweise ist die Benutzerfreundlichkeit eingeschränkt, wenn die ERP-Systeme zu sehr an die verschiedenen Geschäftsbereiche angepasst werden.

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Wie Sie mögliche Hürden bei der ERP Implementierung erfolgreich nehmen

Wer ein ERP-System in seinem Unternehmen implementieren will, der steht oft vor einer ganzen Reihe von Herausforderungen. Doch das sollte für Sie kein Grund sein, zu verzagen. Denn wer diese Hürden kennt, kann sie mit Bravour nehmen. Deshalb stellen wir Ihnen hier nicht nur die häufigsten vor, sondern sprechen Empfehlungen aus, was Sie tun können.

Definieren Sie ganz genau Ihre Anforderungen

Es ist wichtig, dass die Anforderungen an das ERP-System von Anfang an genau definiert und dokumentiert werden. Halten Sie sich immer die zentrale Frage vor Augen: Welche Ziele möchten Sie mit dem neuen ERP-Programm erreichen? Nur so können Sie sicherstellen, dass es alle benötigten Funktionen und Prozesse abbildet. Fehlen Anforderungen oder sind sie nur ungenau definiert, kann das zu Problemen während der Implementierung führen.

Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter mit ein

Die Mitarbeiter, die das ERP-System nutzen werden, sollten von Anfang an in das Projekt einbezogen werden. Ihr Feedback und ihre Beteiligung sind unverzichtbar. Denn sie akzeptieren am ehesten eine Lösung, die optimal an ihre Bedürfnisse angepasst ist.

Schaffen Sie die Basis für eine perfekte Datenmigration

Die Migration der Daten aus dem alten in das neue ERP-System ist eine komplexe Aufgabe. Es ist wichtig, dass alle Daten lückenlos und absolut korrekt übertragen werden. Dem Datenmanagement sollten Sie deshalb schon im Vorfeld besondere Aufmerksamkeit widmen.

Sprechen Sie mit Ihrem ERP-Anbieter

Damit Ihr ERP-Anbieter Sie und Ihre Wünsche versteht, müssen Sie eine gemeinsame Sprache sprechen. Gerade Begriffe aus der IT können in verschiedenen Fachbereichen ganz unterschiedliche Bedeutungen haben. Ihr Ziel ist es, dass beide Partner ein eingespieltes Team werden. Dafür müssen Sie zwar etwas Zeit investieren, doch das zahlt sich jedoch auf lange Sicht aus. Um Missverständnisse zu vermeiden, sollten Sie gemeinsam Punkt für Punkt die Anforderungen aus dem Lastenheft durchsprechen.

Holen Sie Ihre Mitarbeiter ab

Wenn Ihre Mitarbeiter nicht ausreichend auf dem ERP-System geschult werden, haben sie Schwierigkeiten, es effektiv zu nutzen. Mit den geeigneten Schulungsmaßnahmen holen Sie die Mitarbeiter ab. Sie sorgen dafür, dass es sie es nicht nur nutzen, sondern noch dazu gern nutzen.

Sorgen Sie für den nötigen Support

Probleme und Fragen können immer mal auftreten, während der Implementierung wie auch im Live-Betrieb. Dann ist es wichtig, dass Sie Zugang zu ausreichendem Support haben. Stellen Sie schon bei der Auswahl Ihres ERP-Anbieters sicher, dass er Ihnen die Unterstützung bietet, die Sie sich wünschen.

Behalten Sie die Kontrolle über die ERP Einführungskosten

Die Implementierung eines ERP-Systems kann langwieriger und teuer werden als gedacht. Das gilt insbesondere, wenn das Systemdesign aufwendig ist oder viele Funktionen und Bereiche abgebildet werden. Auch wenn unerwartet Probleme auftreten, laufen die Kosten schnell mal aus dem Ruder. Es ist deshalb ratsam, von Anfang an ein realistisches Budget festzulegen und Meilensteine festzulegen. Kontrollieren Sie regelmäßig, ob die Kosten im Rahmen bleiben. So können Sie – falls nötig – beizeiten gegensteuern.

Mehr Antworten auf Fragen rund um die Implementierung eines ERP-Systems

Es gibt einige Anzeichen dafür, dass Ihr Unternehmen bereit für die Einführung eines ERP-Systems ist:

  • Sie haben das Gefühl, Ihre Geschäftsprozesse nicht richtig verfolgen zu können. Dann kann ein ERP-System Ihnen dabei helfen, die nötige Transparenz zu schaffen und Abläufe zu optimieren.
  • Sie nutzen zurzeit mehrere separate Softwarelösungen, um Ihre Prozesse abzubilden. Eine ERP versetzt Sie in die Lage, diese zu integrieren und dadurch effizienter zu werden.
  • Ihr Unternehmen schnell so wächst, dass Sie bei den Aufgaben der Verwaltung kaum mit dem Wachstum Schritt halten können. Mit einer ERP können Sie zahlreiche Prozesse automatisieren und so das Wachstum Ihrer Firma gezielt unterstützen.
  • Es fällt Ihnen schwer, Aufträge, Bestellungen oder Finanzdaten zeitnah zu erfassen und zu verfolgen. Eine ERP-Lösung hilft Ihnen dabei, diese Daten zu verwalten und analysieren. Es sorgt dafür, dass Ihre Daten stets konsistent und aktuell sind.
  • Es fällt Ihnen schwer, Entscheidungen zu treffen. Der Grund: Sie haben nicht ausreichend Einblick in Ihre Geschäftsprozesse oder es liegen Ihnen nicht die Informationen vor, die Sie benötigen. Ein ERP-System unterstützt Sie dabei, die relevanten Daten zusammenzutragen und zu analysieren. Dadurch erhalten Sie eine Datenbasis, auf der Sie valide Entscheidungen treffen können.
  • Sie können nicht schnell genug auf Anfragen reagieren oder auf die Bedürfnisse der Kunden eingehen. Dank eines ERP-Systems können Sie Ihre Prozesse und die Kommunikation mit den Kunden verbessern und deren Zufriedenheit steigern.

Sie erkennen eines oder gar mehrere dieser Anzeichen in Ihrem Unternehmen wieder? Dann macht es Sinn, über die Einführung eines ERP-Systems nachzudenken. Stellen Sie sich darauf ein, dass Sie für ein solches Unterfangen einen langen Atem und einige Ressourcen benötigen. Zudem müssen Sie sorgfältig planen und strategisch vorgehen, wenn das Projekt von Erfolg gekrönt sein soll.


Die Einführung eines ERP-Systems ist ein komplexes Vorhaben, dem Eile tut nicht guttut. Denn je schneller eine ERP eingeführt wird, umso wahrscheinlicher ist es, dass das Projekt scheitert. Gehen Sie besser Schritt für Schritt durch die Implementierung und setzen Sie sich keine allzu ehrgeizigen Deadlines. Achten Sie vor allem darauf, dass die folgenden Punkte erfüllt sind:

  • Setzen Sie sich realistische Ziele hinsichtlich der Fristen und den zu erwartenden Kosten.
  • Alle Anwender, zumindest aber die Hauptanwender müssen umfassend geschult werden.
  • Die Mitarbeiter sollten die Funktionen des neuen Systems ausführlich getestet und verstanden haben.
  • Die Daten aus dem oder den bisherigen Systemen müssen lückenlos übernommen werden.

Die Dauer der ERP-Einführung hängt von den Rahmenbedingungen ab und die sind von Firma zu Firma recht unterschiedlich. Dazu zählen nicht nur die Größe und Komplexität Ihres Unternehmens, etwa die Anzahl Ihrer Standorte und Werke. Ebenfalls Einfluss auf die Projektlaufzeit haben die Zahl der Systeme und Prozesse, die zu integrieren sind. Wie groß der Zeitbedarf ist, das hängt auch von den Ressourcen ab, die Sie für die Implementierung bereitstellen können.

Gibt es bereits eine ERP-Lösung, dann müssen die bisherigen Abläufe und Arbeitsweisen neu überdacht und angepasst werden. Man kann davon ausgehen, dass die Implementierung zwischen einem und eineinhalb Jahren in Anspruch nimmt. Und das ganz unabhängig davon, ob das neue ein altes ERP-System ablöst oder die Lösung komplett neu eingeführt wird. Dies bestätigt die Studie der Panorama Consulting Group, wonach die ERP Einführung im Schnitt 15,7 Monate dauert.

Bei der ERP-Implementierung arbeiten die Mitarbeiter verschiedener Abteilungen des Unternehmens zusammen. Das sind etwa die Bereiche Finanzen, Produktion, Lagerlogistik und Vertrieb. Zudem involviert sind oftmals auch externe Dienstleister, allen voran der ERP-Anbieter. Dies erfordert, dass das Projekt sorgfältig geplant, organisiert und durchgeführt wird. Um ein solch komplexes Projekt erfolgreich umzusetzen, nutzen Unternehmen Projektmanagement-Modelle. Die bekanntesten stellen wir hier vor:

  • Das Waterfall-Modell: Beim sogenannten Wasserfallmodell wird der Einführungsprozess des ERP-Systems in klar definierte Phasen unterteilt. Diese werden nacheinander abgearbeitet. Dies bedeutet, dass jede Phase erst abgeschlossen sein muss, bevor mit der nächsten Phase begonnen werden kann.
  • Das V-Modell: Es ist eine besondere Form des Wasserfallmodells und besteht aus zwei Komponenten: dem vertikalen Teil, der V-Form, und dem horizontalen Teil. Das V stellt die Phasen des Projekts dar, die von oben nach unten durchlaufen werden. Das beginnt mit der Analyse und endet bei der Wartung und dem Support. Der horizontale Part stellt die Arbeiten dar, die parallel durchgeführt werden. Dazu zählen etwa die Dokumentation und die Qualitätssicherung.
  • Das Lean-Modell: Bei diesem Modell soll der Einführungsprozess des ERP-Systems so schlank wie möglich gestaltet werden. Es werden klassische Lean-Methoden eingesetzt. Das Ziel ist es, die Lead Time zu verkürzen, die Effizienz zu verbessern und unnötigen Aufwand zu vermeiden.
  • Das agile Modell: Bei diesem Modell geht es darum, bei der Einführung des ERP-Systems größtmögliche Agilität zu haben. Das Ziel ist es, schnell auf Veränderungen zu reagieren und Anpassungen vornehmen zu können. Dafür setzt man auf kurze Iterationen, regelmäßige Überprüfungen und Anpassungen. Es gibt mehrere Unterarten des agilen Modells:
    Das Scrum-Modell: Bei ihm wird das Projekt in kleinen Schritten, sogenannten Sprints, umgesetzt. Das macht es besonders flexibel, wodurch plötzlich geänderte Anforderungen rasch umgesetzt werden können.
    Das Kanban-Modell: Mithilfe von Kanban kann das Team den Fortgang des Projekts, die Arbeitsflüsse und die Arbeitsleist jederzeit überwachen. So lassen sich Kapazitäten besser steuern und schnell auf Veränderungen reagieren.
    Die Dynamische Systementwicklung (DSDM): Dieser Ansatz sorgt auch für Agilität. Mit ihr wird darauf abgezielt, die Geschwindigkeit als auch die Qualität der ERP-Einführung zu optimieren.
  • Das Projektmanagement-Framework PMBOK: Dieses Modell ist universell für alle Arten von Projekten einsetzbar. Deshalb nutzen es auch Unternehmen aller Branchen aus der ganzen Welt. Es umfasst die folgenden fünf Prozessgruppen: Initiation, Planning, Execution, Monitoring and Controlling sowie Closing.
  • Das Projektmanagement-Framework PRINCE2: Diese prozessbasierte Methode steht für ein effektives Projektmanagement, das weltweit eingesetzt wird. Es unterstützt Unternehmen weltweit bei der Planung, Steuerung und Überwachung großer und komplexer Projekte. Es ist skalierbar und lässt sich so gut adaptieren, sodass mit dieser Methode nahezu jedes Projekt gemanagt werden kann.

Bei der erfolgreichen Einführung einer ERP spielen die Mitarbeiter eine immens wichtige Rolle. Schließlich sind sie es, die das ERP-System in Zukunft tagtäglich nutzen werden. Stellen Sie deshalb sicher, dass Ihr ERP-System die Anforderungen derer, die mit ihm arbeiten, bestmöglich erfüllt. Das können und sollten Sie als Arbeitgeber tun:

  • Schulungen anbieten: Je besser die Mitarbeiter im Umgang mit der ERP ausgebildet werden, um so effizienter können sie es nutzen. Auch die Trainingsmaßnahmen sollten auf die Mitarbeiter abgestimmt sein, denn so können sie das Gelernte am besten umsetzen.
  • Verantwortung abgeben: Jeder einzelne Ihrer Mitarbeiter kennt seinen eigenen Fachbereich am besten. Nutzen Sie deshalb deren wertvolle Einblicke und Ideen zu den einzelnen Geschäftsprozessen. Beziehen Sie sie von Anfang an in den Prozess der ERP-Implementierung ein, geben Sie Verantwortung ab und nehmen Sie Feedback an.
  • Begeisterung wecken: Akzeptieren die Mitarbeiter das ERP-System, dann sind sie bereit, es zu nutzen. Sind Sie davon jedoch begeistert, dann werden Sie es gern und effizient nutzen.

Oder, um es mit den Worten von Antoine de Saint-Exupéry zu sagen: „Wenn du ein Schiff bauen willst, beginne nicht damit, Holz zusammenzusuchen, Bretter zu schneiden und die Arbeit zu verteilen, sondern erwecke in den Herzen der Menschen die Sehnsucht nach dem grossen und schönen Meer.“

Ideal wäre es deshalb, wenn sich die Beteiligten in dieser Zeit nur um das Projekt kümmern könnten. Das ist jedoch wenig realistisch, da sie parallel all die Arbeiten erledigen müssen, die der Geschäftsalltag mit sich bringt. Sie müssen also die Arbeitszeit, die ihnen zur Verfügung steht, entsprechend aufteilen. Unterm Strich ist die Einführung eines ERP-Systems für die einen oder anderen Mitarbeiter mit einem erheblichen Aufwand verbunden. Und das von Anfang an. So sind bereits einige an der Erstellung des Lastenhefts beteiligt. Oder sie arbeiten mit Experten des ERP-Anbieters in Teamarbeit an der Spezifikation.

In der Regel widmen die Mitarbeiter während der Einführungsphase einen größeren Teil ihrer Arbeitszeit diesem Vorgang. Schlussendlich müssen sie sich mit der neuen Software vertraut machen und ihre Prozesse entsprechend anpassen. Alle benötigen Schulungen, um die neue Software zu verstehen und effektiv nutzen zu können. Nehmen nur die Key-User daran teil, müssen sie das Erlernte aufbereiten. Sie wiederum geben ihr Wissen in Workshops an die Kollegen weiter. Je komplexer das System, desto aufwendiger gestaltet sich das Ganze für die Mitarbeiter.

Wer seine Mitarbeiter hier entlasten möchte, sollte ihnen genügend Zeit und Ressourcen zur Verfügung stellen. Nur so können sie sich auf die neue Software vorbereiten und ihre Arbeitsprozesse anpassen. Eine weitere Option ist es, ein Team zu bilden, das sich ausschließlich mit der ERP-Einführung beschäftigt. Auf diese Art und Weise können sich die anderen Mitarbeiter in ihrer Arbeitszeit weitestgehend auf ihre regulären Aufgaben konzentrieren.

Die Kosten für die Einführung eines ERP-Systems können stark variieren. Wie teuer eine Einführung wird, das hängt von den folgenden Faktoren ab:

  • Die Kosten für das ERP-System selbst: Deren Höhe wird davon beeinflusst, ob es sich um eine On-Premises- oder eine cloudbasierte ERP handelt. Einfluss nehmen hier auch die Größe und Komplexität des Unternehmens sowie die Anzahl der Nutzer. Die Höhe des Preises hängt nicht zuletzt davon ab, welche Funktionen und Modulen vom ERP-Systems gefordert werden.
  • Die Kosten für die Einrichtung der ERP: Vor allem die Migration von Daten und die Integration bestehender Systeme kann aufwendig sein. Die Dauer der Implementierung und nachträgliche Anpassungen der Software schlagen hier kostenmäßig zu Buche.
  • Die Kosten für die Schulungen: Alle Beteiligten müssen das ERP-System gut verstehen und es zu nutzen wissen. Je umfangreicher das Training ist, desto höher werden die Kosten sein.
  • Die Kosten für die Wartung und den Support: Auch hier gilt: Je mehr Wartung und Support in Anspruch genommen werden, umso höher sind die Kosten.

    Es ist schwierig, die Kosten, die für die ERP-Einführung entstehen, pauschal zu beziffern. Dafür gibt es zu viele Einflussfaktoren. Wer die Kosten präzise einschätzen möchte, der kommt deshalb um eine genaue Analyse nicht herum.

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