Dann verschaffen Sie sich am besten zuerst einen Überblick über die besonderen Anforderungen und die Problemfelder in Ihrer Firma. So können Sie sich in Ruhe überlegen, wie Sie diesen mit der von Ihnen anvisierten ERP optimal begegnen.
Für die meisten ist es eine Herausforderung, ein neues ERP-System erfolgreich zu implementieren. Viele Unternehmer tun sich bei den ganz zentralen Fragen schwer, die da lauten: Soll ich mich für eine interne oder eine externe ERP-Lösung entscheiden? Eignet sich eine Echtzeit-Integration besser oder eine Batch-Integration? Oder empfiehlt sich eine Kombination aus beiden, und falls ja, wie balanciere ich das optimal? Es gilt viele Gesichtspunkte zu beachten, ehe Sie eine neue Strategie umsetzen können.
Dies bestätigt auch eine unabhängige Studie, die Panorama Consulting Group in den vergangenen fünf Jahren durchgeführt hat. Demnach dauert die ERP Einführung rund 15,7 Monate. Trotz aller Mühe schlägt eine ERP-Implementierung oftmals fehl. Der Grund liegt darin, dass die Manager die folgenden Aspekte nicht im Auge behalten:
Eric Kimberling ist Gründer und geschäftsführender Gesellschafter der Panorama Consulting Group. Der führende ERP-Systemexperte verfügt über mehr als 20 Jahre Erfahrung, in denen er Kunden auf der ganzen Welt beraten hat. Kimberling ist davon überzeugt, dass es heute einfacher ist als je zuvor, erfolgreich eine ERP-Lösung im Unternehmen zu implementieren.
Sein Rat lautet: „Sie müssen sich darüber im Klaren sein, dass eine ERP-Implementierung keine Kleinigkeit ist. Nehmen Sie sich Zeit, um die Personen, die für das Veränderungsmanagement in Ihrem Unternehmen verantwortlich sind, ausreichend zu unterstützen.“ Er ergänzt: „Viele denken bei organisatorischen Veränderungen an die Schulung der Endnutzer. Aber bevor diese Schulung stattfinden kann, sind erst einige andere Dinge zu tun, damit das Ganze von Erfolg gekrönt wird.“
Die Einführung der ERP in Ihrem Unternehmen soll ein voller Erfolg werden. Gehen Sie deshalb dabei Schritt für Schritt vor. So stellen Sie sicher, dass Sie und Ihre Mitarbeiter die Lösung später gern und vollumfänglich nutzen. Ganz klar steht zunächst die Auswahl der geeigneten Software an. Erst wenn Sie das für Ihr Unternehmen ideale ERP-System und Ihren ERP-Anbieter gefunden haben, geht es an die Implementierung. Im Folgenden zeigen wir Ihnen die wichtigsten acht Schritte für eine erfolgreiche ERP Einführung auf.
Bei dieser Methode werden alle ERP-Module parallel konfiguriert und zum gleichen Zeitpunkt eingeführt. Da die Einführung simultan, quasi auf einen Schlag geschieht, ist hier auch oft von der Big Bang ERP-Implementierung die Rede. Dieser Ansatz hat verschiedene Vor- und Nachteile.
Im Gegensatz zur Big Bang Ansatz geht man hier Schritt für Schritt vor. Dabei unterscheidet man wiederum die modulare, die stufenweise und die phasenweise ERP-Implementierung. Obwohl es sich hierbei zwar um recht ähnliche Konzepte handelt, unterscheiden sich die drei Methoden im Detail.
Bei dieser Form der ERP-Implementierung werden die einzelnen Funktionen und Module des ERP-Systems genau auf die Geschäftsbereiche des Unternehmens abgestimmt. Dies bedeutet, dass jeder Bereich seine eigene Instanz für das ERP-Systems erhält. Diese ist dann ganz auf die besonderen, spezifischen Bedürfnisse und Anforderungen des jeweiligen Bereichs abgestimmt.
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Wer ein ERP-System in seinem Unternehmen implementieren will, der steht oft vor einer ganzen Reihe von Herausforderungen. Doch das sollte für Sie kein Grund sein, zu verzagen. Denn wer diese Hürden kennt, kann sie mit Bravour nehmen. Deshalb stellen wir Ihnen hier nicht nur die häufigsten vor, sondern sprechen Empfehlungen aus, was Sie tun können.
Es gibt einige Anzeichen dafür, dass Ihr Unternehmen bereit für die Einführung eines ERP-Systems ist:
Sie erkennen eines oder gar mehrere dieser Anzeichen in Ihrem Unternehmen wieder? Dann macht es Sinn, über die Einführung eines ERP-Systems nachzudenken. Stellen Sie sich darauf ein, dass Sie für ein solches Unterfangen einen langen Atem und einige Ressourcen benötigen. Zudem müssen Sie sorgfältig planen und strategisch vorgehen, wenn das Projekt von Erfolg gekrönt sein soll.
Die Einführung eines ERP-Systems ist ein komplexes Vorhaben, dem Eile tut nicht guttut. Denn je schneller eine ERP eingeführt wird, umso wahrscheinlicher ist es, dass das Projekt scheitert. Gehen Sie besser Schritt für Schritt durch die Implementierung und setzen Sie sich keine allzu ehrgeizigen Deadlines. Achten Sie vor allem darauf, dass die folgenden Punkte erfüllt sind:
Die Dauer der ERP-Einführung hängt von den Rahmenbedingungen ab und die sind von Firma zu Firma recht unterschiedlich. Dazu zählen nicht nur die Größe und Komplexität Ihres Unternehmens, etwa die Anzahl Ihrer Standorte und Werke. Ebenfalls Einfluss auf die Projektlaufzeit haben die Zahl der Systeme und Prozesse, die zu integrieren sind. Wie groß der Zeitbedarf ist, das hängt auch von den Ressourcen ab, die Sie für die Implementierung bereitstellen können.
Gibt es bereits eine ERP-Lösung, dann müssen die bisherigen Abläufe und Arbeitsweisen neu überdacht und angepasst werden. Man kann davon ausgehen, dass die Implementierung zwischen einem und eineinhalb Jahren in Anspruch nimmt. Und das ganz unabhängig davon, ob das neue ein altes ERP-System ablöst oder die Lösung komplett neu eingeführt wird. Dies bestätigt die Studie der Panorama Consulting Group, wonach die ERP Einführung im Schnitt 15,7 Monate dauert.
Bei der ERP-Implementierung arbeiten die Mitarbeiter verschiedener Abteilungen des Unternehmens zusammen. Das sind etwa die Bereiche Finanzen, Produktion, Lagerlogistik und Vertrieb. Zudem involviert sind oftmals auch externe Dienstleister, allen voran der ERP-Anbieter. Dies erfordert, dass das Projekt sorgfältig geplant, organisiert und durchgeführt wird. Um ein solch komplexes Projekt erfolgreich umzusetzen, nutzen Unternehmen Projektmanagement-Modelle. Die bekanntesten stellen wir hier vor:
Bei der erfolgreichen Einführung einer ERP spielen die Mitarbeiter eine immens wichtige Rolle. Schließlich sind sie es, die das ERP-System in Zukunft tagtäglich nutzen werden. Stellen Sie deshalb sicher, dass Ihr ERP-System die Anforderungen derer, die mit ihm arbeiten, bestmöglich erfüllt. Das können und sollten Sie als Arbeitgeber tun:
Oder, um es mit den Worten von Antoine de Saint-Exupéry zu sagen: „Wenn du ein Schiff bauen willst, beginne nicht damit, Holz zusammenzusuchen, Bretter zu schneiden und die Arbeit zu verteilen, sondern erwecke in den Herzen der Menschen die Sehnsucht nach dem grossen und schönen Meer.“
Ideal wäre es deshalb, wenn sich die Beteiligten in dieser Zeit nur um das Projekt kümmern könnten. Das ist jedoch wenig realistisch, da sie parallel all die Arbeiten erledigen müssen, die der Geschäftsalltag mit sich bringt. Sie müssen also die Arbeitszeit, die ihnen zur Verfügung steht, entsprechend aufteilen. Unterm Strich ist die Einführung eines ERP-Systems für die einen oder anderen Mitarbeiter mit einem erheblichen Aufwand verbunden. Und das von Anfang an. So sind bereits einige an der Erstellung des Lastenhefts beteiligt. Oder sie arbeiten mit Experten des ERP-Anbieters in Teamarbeit an der Spezifikation.
In der Regel widmen die Mitarbeiter während der Einführungsphase einen größeren Teil ihrer Arbeitszeit diesem Vorgang. Schlussendlich müssen sie sich mit der neuen Software vertraut machen und ihre Prozesse entsprechend anpassen. Alle benötigen Schulungen, um die neue Software zu verstehen und effektiv nutzen zu können. Nehmen nur die Key-User daran teil, müssen sie das Erlernte aufbereiten. Sie wiederum geben ihr Wissen in Workshops an die Kollegen weiter. Je komplexer das System, desto aufwendiger gestaltet sich das Ganze für die Mitarbeiter.
Wer seine Mitarbeiter hier entlasten möchte, sollte ihnen genügend Zeit und Ressourcen zur Verfügung stellen. Nur so können sie sich auf die neue Software vorbereiten und ihre Arbeitsprozesse anpassen. Eine weitere Option ist es, ein Team zu bilden, das sich ausschließlich mit der ERP-Einführung beschäftigt. Auf diese Art und Weise können sich die anderen Mitarbeiter in ihrer Arbeitszeit weitestgehend auf ihre regulären Aufgaben konzentrieren.
Die Kosten für die Einführung eines ERP-Systems können stark variieren. Wie teuer eine Einführung wird, das hängt von den folgenden Faktoren ab:
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