Um seine Geschäfts- und Projektziele zu erreichen, muss ein Unternehmen seine Ressourcen optimal einsetzen. Zu diesen zählen die Mitarbeiter und Zeitpläne ebenso wie Werkzeug, Maschinen, Materialien oder Budgets. Der Sinn und Zweck der Ressourcenplanung ist es, die Personen und die Mittel möglichst effektiv und effizient einzusetzen.
Dazu werden die Ressourcen zunächst identifiziert, ihr Bedarf analysiert und dann ihr Einsatz geplant. Die Planung hilft dabei, mögliche Risiken und Engpässe rechtzeitig zu erkennen und zu umgehen. Weiterhin lässt sich mit ihrer Hilfe vermeiden, dass Budgets überschritten werden oder dass es zu Verspätungen kommt.
Ihr Hauptziel ist es, dass Ihre Kunden zufrieden sind. Dazu müssen Sie Ihre Waren nicht nur rechtzeitig liefern, sondern auch in der vereinbarten Qualität. Das wiederum können Sie nur dadurch erreichen, dass Sie die Ressourcen maßgeschneidert kalkulieren und mögliche Engpässe rasch erkennen. Kurz gesagt: Je besser Ihre Ressourcenplanung ist, desto erfolgreicher ist automatisch auch Ihr Projektmanagement.
Die Ressourcenplanung kann eine sehr komplexe Aufgabe sein. Wie komplex genau, das hängt von der Größe, dem Umfang und der Anzahl der Projekte ab. Sie können sich auf verschiedene Arten einen Überblick über Ihre Ressourcen verschaffen. Eine herkömmliche Methode ist die Darstellung mithilfe eines Tabellenkalkulationsprogramms wie etwa Excel, Sheets oder Numbers.
Doch um so mehr Projekte und Aufgaben es sich handelt, umso unübersichtlicher wird es. Vor allem aber ist es schwierig, die Ressourcenplanung mit einer Tabellenkalkulation schnell und flexibel anzupassen. Die Gefahr ist groß, dass sich Fehler einschleichen. Das gilt insbesondere dann, wenn viele Mitarbeiter an der Planung beteiligt sind und die Änderungen nicht zeitnah synchronisiert werden. Im Extremfall führt das dazu, dass Sie nicht fristgerecht oder nicht in der gewünschten Qualität liefern können.
Was können die Sage ERP Produkte für Sie tun? Erfahren Sie was Sage 100, Sage X3 und Sage b7 in Ihrem Unternehmen leisten können.
Sie haben zwar eine Software, aber die kann nicht (mehr) das leisten, was Sie benötigen? Oder Sie haben bislang gar keine Software für die Ressourcenplanung genutzt? Wie auch immer – Sie möchten jetzt auf eine moderne Lösung umstellen? Eine solche Umstellung hat viele Vorteile, stellt aber auch jeden Unternehmen vor eine Herausforderung: Erstens kann es recht aufwendig sein, die Kapazitäten zu planen und die Materialflüsse exakt abzubilden. Zweitens müssen alle Planungstools zu Ihrem Unternehmen und zu seinen Prozessen passen. Eines steht somit schon mal fest: Sie brauchen eine maßgeschneiderte Lösung.
Wir empfehlen Ihnen, sich bei der Installation einer solchen Software fachkundige Unterstützung zu holen. Unsere Experten bei Sage helfen Ihnen gern dabei. Sie begutachten Ihre Prozesse vor Ort und beraten Sie dann ausführlich zu möglichen Lösungen. Gemeinsam finden wir das Ressourcenplanung Tool, das ideal zu Ihnen passt.
Sage unterstützt Sie dabei, dass die Einführung der Ressourcenplanung Software ein voller Erfolg wird. Deshalb hier schon ein paar Hinweise, auf was Sie achten müssen.
Unternehmensweite Einführung: All Ihre Mitarbeiter sollen auch über die Abteilungen hinweg optimal zusammenarbeiten. Dafür sorgen Sie mit der Einführung des Systems im gesamten Unternehmen.
Sichere Datenmigration: Sie haben bisher mit einer anderen Software gearbeitet? Dann müssen Sie zuerst eine Sicherungskopie Ihrer Daten erstellen, bevor Sie diese migrieren. Sage unterstützt Sie dabei, dass die Datenmigration sicher und ordnungsgemäß abläuft.
Passgenaue Konfiguration: Die Software muss so konfiguriert werden, dass sie den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht. Das bezieht sich auch auf die Einstellungen für den Zugriff der Benutzer, für Rollen und Berechtigungen. Das übernimmt Sage für Sie.
Testen der Software: Bevor die Software live geht, muss sie gründlich getestet werden, was Sage für Sie tut. Nur so lässt sich sicherstellen, dass das Tool so funktioniert, wie Sie es sich erwarten.
Schulung der Mitarbeiter: Damit alle Beteiligten das neue System effizient nutzen können, müssen sie Schulungen erhalten. Auch hierbei können Sie sich auf Unterstützung von Sage verlassen.a
Mit Sage 100 kann ich schnell einen Überblick über alle wichtigen Prozesse in unserem Unternehmen bekommen, auch wenn ich gerade unterwegs bin.
Stefan Hilger, Geschäftsführer der Scottish Import Finefood GmbH
Durch den Einsatz des Enterprise-Management-Systems von Sage haben wir ein wesentlich besseres Reporting und einen schnellen und direkten Zugriff auf die Ertragssituation.
Kay Goldner, Leiter Controlling - Asset Management, MBG
Bei der Herstellung von Equipment für Gas-Pipelines darf man sich keine Fehler erlauben. Bei der Auswahl seiner ERP-Software auch nicht. Deshalb setzen wir auf Sage b7.
Thomas Plocher, Kaufmännischer Leiter, RMA Rheinau GmbH & Co. KG
Jedes Unternehmen, das wettbewerbsfähig bleiben und langfristig erfolgreich sein will, muss Ressourcen nutzen. Davon gibt es ganz verschiedene Arten, hier sind die wichtigsten:
Personalressourcen: Die Mitarbeiter stellen dem Unternehmen ihre Arbeitskraft oder ihr Humankapital zur Verfügung. Das Humankapital jedes einzelnen bezieht sich auf die Gesamtheit seiner Kenntnisse, Fertigkeiten, Erfahrungen und Kreativität. Die Mitarbeiter tragen nicht nur dazu bei, innovative Produkte zu entwickeln oder die vereinbarten Dienstleistungen zu erbringen. Sie kümmern sich zudem maßgeblich um den Aufbau und die Pflege der Kundenbeziehungen.
Technologien und Produktionsanlagen: Hierunter ist jede Art von Technologie zu verstehen, die bei der Herstellung von Produkten oder der Erbringung von Dienstleistungen eingesetzt wird. Dazu zählen Maschinen, Werkzeuge und Ausrüstung ebenso wie Computer und Software. Hinzu kommen alle anderen Geräte und Technologien, die dazu beitragen können, die Effizienz und Qualität der Arbeit zu steigern. Das können unter anderem Smartphones, Scanner oder Cloud-Dienste sein.
Materialien und Rohstoffe: Ein Produktionsunternehmen benötigt verschiedenste Materialien und Rohstoffe, um seine Produkte herstellen zu können. Dabei sind Rohstoffe natürliche Ressourcen, die in der Natur gewonnen werden, etwa Erdöl, Holz oder Erze. Materialien hingegen sind Produkte, die aus Rohstoffen hergestellt werden. Dazu zählen beispielsweise Stahl, Kunststoff, Glas und Papier. Unternehmen der chemischen Industrie brauchen Rohstoffe wie Erdöl, Erze und Mineralien. Firmen der Baustoffbranche verwenden unter anderem Zement, Beton, Stahl und Glas.
Energie und Versorgungsleistungen: Alle Unternehmen nehmen verschiedene Versorgungsleistungen in Anspruch, wie Strom, Wasser, Gas, die Abfallentsorgung und die Telekommunikation. Die Stromversorgung ist dabei eine der wichtigsten Leistungen, denn ohne Strom läuft im wahrsten Sinne des Wortes nichts: weder Maschinen noch Computer. Bei den Energieträgern kann es sich um fossile handeln, dazu zählen etwa Erdöl, Erdgas, Braun- und Steinkohle. Sie kann aber auch aus erneuerbaren Energiequellen wie Solar- und Windenergie stammen.
Finanzressourcen: Ein Unternehmen benötigt finanzielle Ressourcen, um die Rohstoffe zu kaufen, seine Produktionsanlagen zu betreiben und die Löhne zu bezahlen. Die Finanzmittel stellen beispielsweise Aktionären, Investoren oder Banken bereit.
Geistiges Eigentum: Geistiges Eigentum bezieht sich auf immaterielle Vermögenswerte, wie etwa Patente, Marken und Urheberrechte. Diese Eigentumsrechte kann für ein Unternehmen eine sehr wertvolle Ressource sein. Zum einen verschaffen sie ihm einen Wettbewerbsvorteil oder gar die Monopolstellung am Markt. Zum anderen kann es sein geistiges Eigentum nutzen, um Lizenzeinnahmen zu generieren. Dazu erlaubt es anderen Unternehmen, seine Erfindungen oder Marken gegen Gebühr zu nutzen.
Die Ressourcen- und die Kapazitätsplanung sind Konzepte, die zwar eng miteinander verwandt sind. Dennoch unterscheiden sie sich in ihrer Ausrichtung.
Die Ressourcenplanung ist ein wichtiger Teil des Projektmanagements. Sie sorgt dafür, dass zu jeder Zeit die notwendigen Ressourcen, wie Material, Personal, Maschinen und Technologien, verfügbar sind. Die Ressourcenplanung hängt eng mit der Zeit- und Kostenplanung zusammen. Hier ist also das Ziel, dass alle Projekte und Arbeiten pünktlich und entsprechend dem Budget ausgeführt werden.
Die Kapazitätsplanung kann als eine Form der strategischen Ressourcenplanung gesehen werden. Sie bezieht sich auf die langfristige Planung und Verwaltung der Ressourcen oder Kapazitäten. Dadurch stellt ein Unternehmen sicher, dass es die Nachfrage seiner Kunden nach Gütern oder Dienstleistungen auf Dauer erfüllen kann. Damit es mit seiner Kapazitätsplanung erfolgreich ist, muss es die Marktnachfrage, den Wettbewerb und die eigenen betrieblichen Fähigkeiten analysieren.
Es gibt verschiedene Ansätze, um die Ressourcen in einem Unternehmen zu planen und zu verwalten. Vor allem werden die folgenden zwei Arten der Ressourcenplanung unterschieden:
Bei der qualitativen Ressourcenplanung bewerten die Menschen die Ressourcen subjektiv. So beurteilen sie etwa die Eignung von Menschen, Technologien und Verfahren aufgrund persönlicher Erfahrungen, Meinungen und Einschätzungen. Zahlen, Daten oder Fakten spielen hier meist keine Rolle. In solch subjektive Bewertungen fließen in der Regel persönliche Vorurteile und Vorlieben oder gar Emotionen ein. Das führt dazu, dass diese Art der Planung wenig zuverlässig ist.
Eine quantitative Ressourcenplanung hingegen basiert auf Zahlen, Daten und Fakten. Sie wird in vielen Bereichen angewendet, so etwa in den Finanzen, der Produktion und der Personalplanung. Die Fragestellungen könnten etwa so lauten: Wie viel Geld, Zeit und Personal wird benötigt, um das Projekt erfolgreich durchzuführen? Welche Aufgaben umfasst das Projekt? Wer erledigt welche Aufgaben – und bis wann? Die Antworten auf diese Fragen sind faktenbasiert, ebenso wie Ergebnisse aus der Marktforschung und Nachfrageprognosen. Sie bieten weniger Spielraum für subjektive Meinungen und stellen somit eine solide Grundlage für fundierte Entscheidungen dar.
In jedem Unternehmen gibt es Tabellenkalkulationsprogramme, wie Excel, Sheets oder Numbers. Es ist naheliegend, ein solches Programm auch zur Ressourcenplanung zu nutzen. Doch es ist nicht mehr zeitgemäß und dafür gibt es gleich mehrere Gründe. Zum einen ist die manuelle Eingabe von Daten in eine Tabelle fehleranfällig und aufwendig. Zum anderen bieten Excel und Co. nur begrenzt die Möglichkeit, Planungsaufgaben zu automatisieren.
Besonders schwierig gestaltet sich die Arbeit eines größeren Teams an der gleichen Planung. Wurden alle Änderungen eingepflegt? Ist die Exceldatei auf dem neuesten Stand? – Hier ist es kaum möglich, den Überblick zu behalten und die Datei aktuell zu halten. Hinzu kommt, dass Excel nur begrenzt ermöglicht, Daten zu visualisieren. So ist es nicht leicht, die Ergebnisse zu analysieren und kommunizieren. Schlussendlich ist ein Programm für die Tabellenkalkulation maximal für kleinere Projekte geeignet. Wenn Sie größere, komplexere Projekte abbilden wollen, kommt es schnell an seine Grenzen.
Eine digitale Ressourcenplanung eröffnet Ihnen viele Chancen. Die wichtigste ist, dass Sie in Echtzeit auf die Daten zugreifen können. Sie sehen live den Bedarf und die Verfügbarkeit der Ressourcen. Sie erkennen schnell die Risiken, Engpässe und Kostentreiber. Auf Änderungen können Sie schnell reagieren und Ihre Planung entsprechend anpassen. Im Anschluss können Sie ganz einfach bewerten, wie erfolgreich ein Projekt war und welchen Beitrag der einzelne Mitarbeiter dazu geleistet hat.
Dank Digitalisierung lassen sich mit einer modernen Software viele Planungsprozesse automatisieren. Das spart Ihnen Zeit und Ressourcen und hilft darüber hinaus, unnötige Fehler zu vermeiden. Eine moderne digitale Software für die Ressourcenplanung ist skalierbar und kann selbst an große und komplexe Projekte angepasst werden. Sie ermöglicht es Ihnen, auch große Datenmengen zu analysieren und Trends zu identifizieren. Auf Knopfdruck erstellen Sie umfassende, fundierte Berichte, die ideale Grundlage für zukunftsgerichtete Entscheidungen.
