Die erste Frage, die Sie sich stellen müssen, heißt: Was brauche ich, um mein Projekt- oder Geschäftsziel zu erreichen? Welche Aufgaben fallen an und welche Ressourcen sind nötig, um diese abzubilden? Solche Mittel sind etwa Mitarbeiter, Budgets, Ausrüstung, Materialien, Arbeitsräume und Software.
Die nächsten Fragen lauten: Wie viel benötige ich von jeder Ressource? Sind sie in ausreichender Menge verfügbar oder kommt es zu möglichen Engpässen oder Konflikten zwischen Projekten? Welche Fähigkeiten und Erfahrungen müssen die am Projekt beteiligten Mitarbeiter mitbringen?
Die Ressourcenplanung ist ein dynamischer Prozess. Sie müssen diesen Prozess regelmäßig überwachen und anpassen, wenn Sie sicherstellen wollen, dass Sie Ihre Ressourcen optimal nutzen. Dies gilt vor allem für langfristige Projekte. Denn nur so können Sie Engpässe und andere Probleme schnell identifizieren. Und nur so können Sie rasch gegensteuern und dafür sorgen, dass das Projekt auf Kurs bleibt.
Was können die Sage ERP Produkte für Sie tun? Erfahren Sie was Sage 100, Sage X3 und Sage b7 in Ihrem Unternehmen leisten können.
Mit Sage 100 kann ich schnell einen Überblick über alle wichtigen Prozesse in unserem Unternehmen bekommen, auch wenn ich gerade unterwegs bin.
Stefan Hilger
Geschäftsführer der Scottish Import Finefood GmbH
Durch den Einsatz des Enterprise-Management-Systems von Sage haben wir ein wesentlich besseres Reporting und einen schnellen und direkten Zugriff auf die Ertragssituation.
Kay Goldner
Leiter Controlling - Asset Management, MBG
Bei der Herstellung von Equipment für Gas-Pipelines darf man sich keine Fehler erlauben. Bei der Auswahl seiner ERP-Software auch nicht. Deshalb setzen wir auf Sage b7.
Thomas Plocher
Kaufmännischer Leiter, RMA Rheinau GmbH & Co. KG
Die Ressourcen- und die Kapazitätsplanung sind Konzepte, die zwar eng miteinander verwandt sind. Dennoch unterscheiden sie sich in ihrer Ausrichtung.
Die Ressourcenplanung ist ein wichtiger Teil des Projektmanagements. Sie sorgt dafür, dass zu jeder Zeit die notwendigen Ressourcen, wie Material, Personal, Maschinen und Technologien, verfügbar sind. Die Ressourcenplanung hängt eng mit der Zeit- und Kostenplanung zusammen. Hier ist also das Ziel, dass alle Projekte und Arbeiten pünktlich und entsprechend dem Budget ausgeführt werden.
Die Kapazitätsplanung kann als eine Form der strategischen Ressourcenplanung gesehen werden. Sie bezieht sich auf die langfristige Planung und Verwaltung der Ressourcen oder Kapazitäten. Dadurch stellt ein Unternehmen sicher, dass es die Nachfrage seiner Kunden nach Gütern oder Dienstleistungen auf Dauer erfüllen kann. Damit es mit seiner Kapazitätsplanung erfolgreich ist, muss es die Marktnachfrage, den Wettbewerb und die eigenen betrieblichen Fähigkeiten analysieren.
Es gibt verschiedene Ansätze, um die Ressourcen in einem Unternehmen zu planen und zu verwalten. Vor allem werden die folgenden zwei Arten der Ressourcenplanung unterschieden:
Bei der qualitativen Ressourcenplanung bewerten die Menschen die Ressourcen subjektiv. So beurteilen sie etwa die Eignung von Menschen, Technologien und Verfahren aufgrund persönlicher Erfahrungen, Meinungen und Einschätzungen. Zahlen, Daten oder Fakten spielen hier meist keine Rolle. In solch subjektive Bewertungen fließen in der Regel persönliche Vorurteile und Vorlieben oder gar Emotionen ein. Das führt dazu, dass diese Art der Planung wenig zuverlässig ist.
Eine quantitative Ressourcenplanung hingegen basiert auf Zahlen, Daten und Fakten. Sie wird in vielen Bereichen angewendet, so etwa in den Finanzen, der Produktion und der Personalplanung. Die Fragestellungen könnten etwa so lauten: Wie viel Geld, Zeit und Personal wird benötigt, um das Projekt erfolgreich durchzuführen? Welche Aufgaben umfasst das Projekt? Wer erledigt welche Aufgaben – und bis wann? Die Antworten auf diese Fragen sind faktenbasiert, ebenso wie Ergebnisse aus der Marktforschung und Nachfrageprognosen. Sie bieten weniger Spielraum für subjektive Meinungen und stellen somit eine solide Grundlage für fundierte Entscheidungen dar.
In jedem Unternehmen gibt es Tabellenkalkulationsprogramme, wie Excel, Sheets oder Numbers. Es ist naheliegend, ein solches Programm auch zur Ressourcenplanung zu nutzen. Doch es ist nicht mehr zeitgemäß und dafür gibt es gleich mehrere Gründe. Zum einen ist die manuelle Eingabe von Daten in eine Tabelle fehleranfällig und aufwendig. Zum anderen bieten Excel und Co. nur begrenzt die Möglichkeit, Planungsaufgaben zu automatisieren.
Besonders schwierig gestaltet sich die Arbeit eines größeren Teams an der gleichen Planung. Wurden alle Änderungen eingepflegt? Ist die Exceldatei auf dem neuesten Stand? – Hier ist es kaum möglich, den Überblick zu behalten und die Datei aktuell zu halten. Hinzu kommt, dass Excel nur begrenzt ermöglicht, Daten zu visualisieren. So ist es nicht leicht, die Ergebnisse zu analysieren und kommunizieren. Schlussendlich ist ein Programm für die Tabellenkalkulation maximal für kleinere Projekte geeignet. Wenn Sie größere, komplexere Projekte abbilden wollen, kommt es schnell an seine Grenzen.
Eine digitale Ressourcenplanung eröffnet Ihnen viele Chancen. Die wichtigste ist, dass Sie in Echtzeit auf die Daten zugreifen können. Sie sehen live den Bedarf und die Verfügbarkeit der Ressourcen. Sie erkennen schnell die Risiken, Engpässe und Kostentreiber. Auf Änderungen können Sie schnell reagieren und Ihre Planung entsprechend anpassen. Im Anschluss können Sie ganz einfach bewerten, wie erfolgreich ein Projekt war und welchen Beitrag der einzelne Mitarbeiter dazu geleistet hat.
Dank Digitalisierung lassen sich mit einer modernen Software viele Planungsprozesse automatisieren. Das spart Ihnen Zeit und Ressourcen und hilft darüber hinaus, unnötige Fehler zu vermeiden. Eine moderne digitale Software für die Ressourcenplanung ist skalierbar und kann selbst an große und komplexe Projekte angepasst werden. Sie ermöglicht es Ihnen, auch große Datenmengen zu analysieren und Trends zu identifizieren. Auf Knopfdruck erstellen Sie umfassende, fundierte Berichte, die ideale Grundlage für zukunftsgerichtete Entscheidungen.
