Die Abkürzung ERP steht für Enterprise Resource Planning. Somit hat ein ERP System die Aufgabe, die Ressourcen eines Unternehmens, wie etwa Kapital, Personal und Produktionsmittel, optimal zu planen. Ein ERP-System für kleine Unternehmen ist dabei speziell auf deren besonderen Bedürfnisse angepasst. Es hilft ihnen dabei, die Prozesse zu optimieren und die Ressourcen zu verwalten. Es steigert die Produktivität, unterstützt bei Entscheidungen und der Planung des Wachstums. 

Stimmt es, dass sich ERP-Systeme nur für große Unternehmen eignen, weil sie viele Daten generieren? Und dass im Gegensatz dazu kleine Unternehmen kein ERP benötigen, weil sie viel weniger Daten zu verarbeiten haben?
 
Das stimmt so nicht, denn ganz egal, wie groß Ihr Unternehmen ist: Sie kreieren eine Vielzahl von Prozessen und sammeln und verwalten eine ganze Menge an Daten. Je mehr Ihr Unternehmen wächst, desto mehr werden es. Vielleicht arbeiten Sie noch mit Exceltabellen. Dann werden Sie feststellen, dass es mit wachsender Datenmenge immer schwieriger wird, sie präzise abzubilden. Die Gefahr steigt, dass Daten unvollständig oder fehlerhaft sind.
 
Deshalb werden ERP Systeme auch in kleinen Unternehmen immer beliebter. So mancher ERP Anbieter hat den Bedarf erkannt und entwickelt spezielle ERP Systeme für KMU, wie Ihres. Diese unterstützen Sie gezielt bei der Planung und Steuerung der Prozesse. Ferner sorgen sie dafür, dass Sie Ihre Ressourcen optimal nutzen. Sie unterstützen auch den Datenaustausch mit anderen Systemen, wie etwa den Austausch mit den Lieferanten, Dienstleistern und auch Behörden.

Kleine Unternehmen, die ein ERP-System einsetzt, verfolgen damit die folgenden Ziele:

• Sie wollen die vorhandenen Ressourcen, wie Mitarbeiter, Betriebsmittel oder Kapital, optimal setzen.
• Sie möchten die organisatorischen Abläufe und Strukturen verbessern.
• Sie wollen Kosten zu sparen, indem sie manuelle Prozesse automatisieren und Fehler weitestgehend eliminieren.
• Sie wollen sicherstellen, dass sich ihr Unternehmen flexibel an Veränderungen auf den Märkten oder in der Firma selbst anpasst.
• Sie wünschen sich valide Daten, die jederzeit verfügbar sind, um bessere Entscheidungen treffen zu können.

Eine ERP Lösung bietet kleinen Unternehmen im Grunde dieselben Vorteile wie einem großen Unternehmen. Hier die 10 wichtigsten im Überblick:

• Optimierte Geschäftsprozesse: Dank eines ERP-Systems arbeiten verschiedene Abteilungen wie Finanzen, Lagerverwaltung, Produktion und Vertrieb Hand in Hand. Das vereinfacht die Abläufe, verbessert die Kommunikation und steigert die Effizienz.
• Self-Service-Portale: Über diese können Abteilungen wie der Einkauf und der Versand schnell direkt auf die folgenden Daten zugreifen: auf den Auftragsstatus, Versandstatus, Rechnungen, Produktdetails, Bestände und noch mehr.
• Hohe Datenqualität: Ob im Einkauf, im Vertrieb oder in der Produktionsplanung: Alle Abteilungen arbeiten mit derselben, zentralen Datenbank. So werden Fehler und Datenredundanzen vermieden, die Qualität der Daten ist hoch und die Durchlaufzeiten von Prozessen verringern sich.
• Steigerung der Produktivität: Ein ERP-System optimiert die Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen den Mitarbeitern der verschiedenen Abteilungen. Sie können dadurch Aufgaben schneller und effizienter erledigen.
• Größere Transparenz: ERP-Systeme bieten Einblicke in Echtzeit in wichtige Geschäftsdaten. Das ermöglicht es, schneller auf Veränderungen im eigenen Unternehmen oder im Geschäftsumfeld zu reagieren.
• Kosteneinsparungen: Mithilfe eines ERP-Systems lassen sich manuelle Prozesse automatisieren und so auch Fehlerquellen eliminieren. Das senkt spürbar die Kosten.
• Bessere Entscheidungen: Eine ERP Software liefert belastbare Daten in Echtzeit und stellt Analysen, etwa in Form von Berichten, Grafiken und Diagrammen, zur Verfügung. Damit unterstützt es die Geschäftsführung bei den unternehmerischen Entscheidungen.
• Skalierbarkeit: ERP-Systeme sind skalierbar und können dadurch an die geänderten Anforderungen des Unternehmens angepasst werden. So wächst die ERP Software mit dem Business mit.

Im Allgemeinen sind die Kosten eines ERP Systems für ein Kleinunternehmen niedriger als die für ein großes. Das liegt daran, dass die Anforderungen an die Funktionalitäten geringer sind und es weniger Benutzer gibt. Die Kosten für eine ERP Software für kleine Unternehmen hängen von verschiedenen Faktoren ab. Zum einen von der Größe des Unternehmens, der Anzahl der Nutzer und den geforderten Funktionen. Zum anderen hat die Art des Hostings Einfluss auf die Kosten. So sind in der Regel cloudbasierte ERP-Systeme kostengünstiger als On-Premise-Lösungen. Denn bei letzteren entstehen Kosten für die Einrichtung, Wartung und Updates. Es empfiehlt sich in jedem Fall, Angebote von verschiedenen Anbietern einzuholen und die Kosten abzuwägen.