Comment réduire les tâches administratives de votre cabinet comptable ?

Réduire les tâches administratives au strict minimum constitue un défi pour toute entreprise. Les cabinets comptables ne font pas exception à la règle. Cette réduction vous permet de vous concentrer sur la recherche de nouveaux clients et sur la prestation de meilleurs services aux clients actuels, et de participer ainsi à la croissance de votre entreprise. Découvrez quelques astuces dans cet article pour vous aider à maîtriser vos tâches administratives.

Temps consacré aux tâches administratives

Saviez-vous qu’une entreprise passe en moyenne 120 jours à la gestion de ses tâches administratives ? Plus d’un tiers d’année, si vous ne comptabilisez pas les jours fériés. Trop, beaucoup trop. Plus vite vous accomplissez ces tâches administratives, plus vous avez du temps pour investir dans la croissance de votre entreprise.

Dans ce contexte, vous vous trouvez face à un grand paradoxe : même si vous vous trouvez efficace, vous êtes moins productif qu’il y a 20 ans,  et ce, alors qu’il existe aujourd’hui de nombreuses manières de gérer plus efficacement vos tâches administratives. Découvrez ci-dessous certaines astuces qui peuvent vous aider.

Automatisez le suivi des clients

1. Passez environ 30 minutes chaque matin à répondre et à trier les e-mails entrants dans les catégories  « à faire », « informations à parcourir », etc. Cela vous évitera de devoir constamment interrompre votre travail pendant la journée pour répondre à un e-mail.
2. Vous pouvez également automatiser les procédures qui doivent être effectuées pour chaque nouveau, client.
3. Pour vos e-mails récurrents, vous pouvez préparer des modèles que vous envoyez ensuite en un seul clic.
4. Assurez-vous également de mettre en place un système pour rappeler automatiquement à vos clients qu’ils doivent encore vous fournir certaines informations.

Planifiez vos tâches administratives

Bien planifier vos tâches administratives est peut-être la chose la plus importante. Prévoyez une heure fixe pour vos tâches administratives afin d’éviter tout retard. Comme vous devrez de toute façon les accomplir, il n’y a aucune raison de les remettre au lendemain ! Prévoyez, par exemple, une demi-heure par jour pour trier vos e-mails, traiter les factures entrantes ou payer des factures. C’est un bon début.

Utilisez des logiciels pour la gestion de vos tâches administratives

Il existe suffisamment de logiciels et d’applications vous permettant d’automatiser une grande partie de vos tâches administratives. Qu’il s’agisse d’applications qui stimulent la productivité ou de logiciels comptables dans le cloud. Ces derniers vous permettent de rester facilement en contact avec vos clients. Parfois, vos clients ont tellement de travail qu’ils oublient de vous faire parvenir les informations dont vous avez besoin. En leur envoyant automatiquement un message à partir du logiciel un jour précis, vous gagnez beaucoup de temps et évitez pas mal de soucis.

Ayez aussi toujours une vue d’ensemble. En utilisant un logiciel, vous savez facilement combien de temps vous passez par client et par jour, semaine ou année. Ainsi, vous savez en un coup d’œil quels sont les clients auxquels vous consacrez peut-être trop ou trop peu de temps.

Conclusion

Aujourd’hui, vous n’avez plus aucune excuse pour délaisser vos tâches administratives. Prenez régulièrement le temps de vous en occuper et utilisez les nombreuses possibilités existantes en termes de logiciels et d’applications. Ces tâches vous paraissent peut-être moins utiles que d’attirer de nouveaux clients, mais si vous ne les tenez pas à jour, il y a de fortes chances que vos clients soient mécontents et recherchent un autre cabinet comptable.