Avantages et inconvénients de l’utilisation des feuilles de calcul pour votre entreprise

Les entreprises utilisent toujours des feuilles de calcul. Découvrez dans ce blog comment un logiciel peut accroître la rapidité et la précision de vos processus d’entreprise.

En tant que petite entreprise, vous utilisez probablement des feuilles de calcul pour de très nombreux processus.

S’il est vrai qu’elles constituent un outil puissant, il n’en reste pas moins que des logiciels peuvent vous aider à effectuer les mêmes tâches avec plus d’efficacité, de sécurité et de conformité aux réglementations en vigueur.

Cet article examine les avantages et les inconvénients des feuilles de calcul pour gérer les processus d’entreprise et explique pourquoi un logiciel peut s’avérer être une meilleure solution.

Voici les points abordés dans cet article :

• Le défi de la productivité
• Les avantages des feuilles de calcul
• Les inconvénients des feuilles de calcul
• Avantages d’un logiciel par rapport aux feuilles de calcul
• Cinq processus essentiels pour lesquels un logiciel l’emporte sur les feuilles de calcul
• Conclusion

Le défi de productivité

Par le passé, les petites entreprises avaient l’habitude d’utiliser des feuilles de calcul. Celles-ci n’étaient remplacées ou complétées par un autre logiciel que lorsque la tâche était trop complexe.

Cependant, à mesure que des technologies comme le cloud deviennent plus accessibles, d’autres logiciels offrent davantage d’options pour rationaliser et simplifier les processus d’entreprise. Pensez par exemple aux logiciels de comptabilité dans le cloud ou aux solutions de calcul des salaires et des ressources humaines.

Pour les entreprises qui souhaitent travailler de manière productive, les feuilles de calcul présentent de sérieux inconvénients.

Ainsi, diverses études montrent que jusqu’à 88 % des feuilles de calcul contiennent des erreurs, ce qui peut vous causer de sérieux maux de tête et vous faire perdre du temps et des ressources.

En outre, 35 % des entreprises signalent des contradictions et des incohérences dans leurs principales feuilles de calcul.

En revanche, les logiciels spécialisés sont conçus pour réduire le nombre d’erreurs, accélérer les processus et vous aider en matière de flexibilité, cloud, réglementation et sécurité.

Les avantages des feuilles de calcul

Pour les tâches de base, telles que la saisie et l’organisation des données, les feuilles de calcul restent l’un des outils les plus accessibles, les plus faciles et les plus intuitifs.

Elles présentent plusieurs avantages :

• elles facilitent la visualisation, la gestion et l’analyse de grandes quantités de données ;
• elles permettent de créer des supports visuels tels que diagrammes, graphiques et tableaux ;
• elles éliminent les calculs répétitifs grâce à l’automatisation par des formules.

Les entreprises utilisent le plus souvent les feuilles de calcul comme base de données ou pour les prévisions ou la budgétisation. Cependant, de plus en plus de petites entreprises se tournent vers des logiciels de comptabilité spécialisés, surtout lorsqu’elles souhaitent créer des états financiers et des supports visuels, puisque les logiciels se chargent de tout.

Les inconvénients des feuilles de calcul

Pour les tâches complexes, les feuilles de calcul sont limitées en termes de capacités et d’utilisation.

Vous avez sans doute constaté qu’elles sont plus difficiles à utiliser, qu’elles prennent davantage de temps et qu’elles sont plus sujettes aux erreurs que les solutions spécialisées comme les logiciels de comptabilité, de calcul des salaires ou de ressources humaines.

Voici les principaux inconvénients :

• l’apprentissage des formules nécessite une formation et ces formules sont loin d’être évidentes pour les utilisateurs ;
• une formule erronée ou une cellule de donnée contenant des erreurs entraîne l’inexactitude de tous les calculs connexes. Et il faut souvent pas mal de temps pour trouver cette erreur et la corriger ;
• il est souvent difficile de collaborer sur une feuille de calcul, en particulier lorsque les utilisateurs téléchargent les fichiers, y apportent des modifications et téléchargent ainsi des versions différentes ;
• lorsque les feuilles de calcul sont stockées sur l’ordinateur des collaborateurs ou le serveur de l’entreprise, elles risquent d’être effacées en cas de défaillance matérielle. En outre, il est possible que d’autres collaborateurs ne puissent pas accéder aux fichiers dont ils ont besoin ;
• en mode multi-utilisateur, vous pouvez rapidement vous retrouver avec des documents contradictoires et des erreurs, des modèles peu conviviaux et des analyses inexactes ou tardives ;
• les feuilles de calcul présentent un risque de non-conformité à certaines réglementations et aux exigences du SPF Finances.

Avantages d’un logiciel par rapport aux feuilles de calcul

Les logiciels de comptabilité, de calcul des salaires et de ressources humaines sur le cloud éliminent les calculs complexes, les tâches manuelles et la monotonie des feuilles de calcul en organisant les données dans un seul système central. Les chefs d’entreprise peuvent ainsi accélérer leurs processus et prendre des décisions étayées rapidement.

Les logiciels professionnels sont également testés pour détecter les oublis éventuels afin de minimiser les erreurs humaines.

Ces avantages permettent de réduire considérablement le temps consacré aux processus manuels.

Contrairement aux feuilles de calcul, les logiciels intègrent des outils d’analyse qui vous permettent, notamment, d’obtenir de précieuses informations sur vos performances de vente, les tendances d’achat ou les données démographiques.

Vous offrez ainsi un meilleur service aux clients, identifiez et corrigez vos erreurs plus facilement, et établissez votre budget avec plus de précision.

Cinq processus clés où les logiciels prennent clairement l’ascendant sur les feuilles de calcul

1. Gestion des factures

Par rapport à une feuille de calcul, un logiciel professionnel de comptabilité vous permet de saisir et de rechercher des informations rapidement et simplement. Vous gagnez ainsi du temps et de l’énergie lorsque vous établissez vos factures.

Vous commettez également moins d’erreurs puisque le logiciel vous aide à saisir les données dans le bon format et au moment opportun.

En outre, les feuilles de calcul ne permettent généralement pas de télécharger des informations d’autres sources, comme votre banque, et de les fusionner.

Un logiciel de comptabilité, en revanche, fournit tout ce dont vous avez besoin pour établir et envoyer vos factures, suivre vos paiements, obtenir vos flux bancaires, fusionner automatiquement vos données avec celles de votre banque, calculer et soumettre vos déclarations de TVA.

Ce même logiciel peut également générer des factures, des offres et des estimations professionnelles avec votre identité visuelle et les envoyer à vos clients ou prospects.

2. Saisie d’informations à partir de reçus

Avec plusieurs feuilles de calcul, il est parfois compliqué de trouver des informations sur les dépenses ou les fournisseurs en parcourant des reçus, ces informations se trouvant parfois à divers endroits.

Un logiciel de comptabilité vous permet de trouver ces informations en un rien de temps et d’en rendre compte facilement.

Certains logiciels intègrent même des applications qui vous permettent de prendre des photos de vos reçus et ainsi enregistrer rapidement et facilement vos transactions.

3. Gestion du budget

Bien que les entreprises puissent toujours utiliser leurs feuilles de calcul pour planifier, nombre d’entre elles se retrouvent rapidement plongées dans « l’enfer des feuilles de calcul », avec des versions multiples et conflictuelles.

Lorsque vous souhaitez éliminer certains coûts, vous pouvez parcourir vos nombreuses feuilles de calcul pour modéliser les données relatives aux salaires et aux frais généraux. Mais cette opération prend du temps et s’avère bien plus simple avec un logiciel de comptabilité dans le cloud.

Un tel logiciel vous permet de collaborer sur un plan budgétaire dans une application unique et sécurisée.

Il élimine les inefficacités et les risques liés à la sécurité, puisque vous n’avez pas besoin de partager par e-mail différentes versions avec des informations sensibles. En outre, vous n’avez pas à mettre à jour plusieurs feuilles de calcul : vous effectuez toutes les modifications en une seule fois.

Un logiciel de comptabilité est également conçu pour accélérer le processus de budgétisation. Les modifications ne prennent que quelques secondes au lieu de quelques minutes. Vous avez ainsi davantage de temps pour vous concentrer sur vos activités.

Ce type de logiciel est également programmé pour réduire les erreurs et les doublons, puisqu’il vous permet de combiner ou de consulter rapidement les informations.

Il en résulte des processus de budgétisation et de planification plus dynamiques, ce qui vous permet de prévoir les flux de trésorerie et de multiples scénarios avec un minimum de formation.

Le logiciel de comptabilité vous offre également une vue en temps réel de vos performances, ce qui vous permet de réagir rapidement aux changements du marché.

4. Suivi des paiements

La plupart des feuilles de calcul ne sont pas conçues pour suivre les paiements et vous alerter automatiquement en cas de retard. Tout le contraire des logiciels de comptabilité professionnels ! La tâche fastidieuse du suivi des factures impayées appartient désormais au passé !

La plupart des feuilles de calcul n’intègrent pas non plus automatiquement vos relevés bancaires, ce que fait un logiciel de comptabilité. Vous pouvez ainsi intégrer vos données bancaires, ce qui vous évite de perdre du temps à fusionner les données. Les informations de paiement sont également automatiquement ajoutées à vos comptes clients.

En outre, le logiciel vous permet de suivre le paiement de vos factures via votre smartphone, ce qui est plus difficile à faire avec une feuille de calcul.

5. Soumission des déclarations fiscales et tenue de l’administration de l’entreprise

Contrairement à une feuille de calcul, un logiciel de comptabilité professionnel peut être utilisé pour soumettre vos déclarations fiscales.

Le logiciel est mis à jour en fonction de l’évolution des réglementations et de la législation. Il garde une trace de toutes les pièces justificatives dont le SPF Finances peut avoir besoin et transmet toutes les informations dans le bon ordre. Vous réduisez ainsi le risque d’un audit.

Un logiciel de comptabilité est également conçu pour réduire le risque d’erreurs et d’oublis. La tenue de votre administration en est ainsi simplifiée.

Enfin, le vol, l’utilisation abusive ou la suppression de vos feuilles de calcul contenant des pièces justificatives comptables peut avoir des conséquences désastreuses pour votre entreprise. Les logiciels de comptabilité dans le cloud conservent vos données sur un serveur hors site hautement sécurisé. Vous pouvez ainsi toujours les récupérer.

Conclusion

Les petites entreprises seraient bien inspirées de recourir à toute l’aide que peut leur offrir la technologie. Les fournisseurs relèvent le défi en augmentant considérablement la fonctionnalité, l’accessibilité et le prix de leurs produits.

S’il est vrai que les feuilles de calcul ont toujours leur utilité, un logiciel peut considérablement accélérer vos processus d’entreprise. En particulier lorsqu’il s’agit de saisir des données, de tenir une administration précise de l’entreprise et de travailler à toute heure et en tout lieu.

Avec un logiciel de comptabilité, vous aurez davantage de temps pour vous consacrer à des activités intéressantes et apporter une plus grande valeur ajoutée à votre entreprise.