Comment les CFO peuvent transformer les exigences de conformité en opportunités

Tout directeur financier (CFO) est le partenaire stratégique du CEO de l’entreprise. En effet, il lui fournit des informations et des analyses qui contribuent à la réussite de l’entreprise. Vous avez peut-être déjà constaté une évolution progressive de votre rôle : le centrage traditionnel sur la conformité s’oriente vers un rôle plus consultatif pour l’entreprise. Dans ce cadre, vous gérez les risques et les équilibrez en fonction de la croissance de l’entreprise. Aujourd’hui, dans un monde en mutation rapide, il ne suffit plus de se conformer aux règles et réglementations. Vous devez comprendre le lien entre le risque et le bénéfice, et rechercher activement des moyens de réduire les risques tout en exploitant les opportunités de croissance et de prospérité.

Cet article décrit certains des défis fiscaux et de conformité les plus courants avec lesquels votre entreprise en pleine croissance est aux prises, prodigue des conseils pratiques pour les relever et examine les domaines dans lesquels vous pouvez faire de la conformité une opportunité.

Ce billet de blog s’articulera autour des points suivants.

Le monde de la finance est en pleine mutation

Dix défis fréquents en matière de fiscalité et de conformité

Cinq astuces pour composer une équipe fiscalité/conformité efficace

Envisager la fiscalité et la conformité comme une opportunité

Adopter la transformation numérique et l’automatisation

Vers une planification et une conformité fiscales proactives en 10 étapes

Dernières réflexions pour transformer la conformité en une opportunité

Le monde de la finance est en pleine mutation

Le monde de la finance évolue rapidement, la conformité et la technologie étant les moteurs de changements déterminants. La centralisation galopante des activités de conformité incite les CFO à s’intéresser de plus en plus aux coûts associés et à chercher des moyens de rationaliser et d’optimiser ces processus.

Il est de plus en plus fréquent que les CFO externalisent les activités de reporting fiscal, de telle sorte que les entreprises se recentrent sur leur cœur de métier sans négliger la conformité réglementaire. Une telle approche pourrait s’avérer rentable, en réduisant la charge exercée sur les ressources internes.

Peter Boerhof, Senior Director TVA chez Vertex, une société éditrice de logiciels d’automatisation fiscale, indique à ce propos : « La mondialisation et la centralisation remodèlent dans une large mesure les fonctions commerciales et corporate. Comme les CFO disposent de toujours plus de données sur les performances, ils se voient offrir un champ de possibles inédit pour comparer et ainsi dépasser les normes du secteur. Cette transformation ne modifie toutefois pas votre rôle, mais vous  permet plutôt d’agir plus efficacement sur les coûts et la gestion d’entreprise, en permettant ainsi à votre entreprise d’atteindre de nouveaux sommets d’excellence. »

Dix défis fréquents en matière de fiscalité et de conformité

Voici un tour d’horizon de défis fréquents en matière de fiscalité et de conformité.

1. Gestion des risques

La gestion des risques fiscaux s’apparente à un défi permanent. Vous devez comprendre clairement vos positions fiscales et déclarer correctement vos obligations fiscales afin d’éviter des amendes et des intérêts de retard.

Selon Peter Boerhof, la non-conformité vous expose aux risques suivants :

• risque en matière de réputation en raison de créances fiscales massives ;
• perte de votre réputation de fiabilité, base de vos relations avec les partenaires, les clients et les fournisseurs ;
• mauvaises relations avec les administrations fiscales ;
• performances organisationnelles compromises en raison d’un risque d’audit accru.

Vous devez également prendre conscience du fait que certains pays imposent une responsabilité personnelle aux responsables financiers d’organisations et d’entreprises qui ne respectent pas les règles.

2. Innovations technologiques

Les départements financiers entendent bénéficier d’un soutien accru en matière de fiscalité et de conformité. Il est donc vital de vous concerter régulièrement avec vos Chief Information Officers et le département informatique.

L’objectif poursuivi ? Plus d’efficacité et une plus grande précision dans les déclarations fiscales, associées à une réduction des coûts et à une rationalisation des activités de conformité. Grâce à la technologie disponible, vous pourriez optimiser les activités de conformité, réduire les coûts et favoriser l’innovation dans la gestion financière.

3. Évolutions réglementaires

Il est absolument nécessaire de collaborer étroitement avec les équipes juridiques et de conformité pour rester au fait des dernières évolutions et évaluer leur impact. Un logiciel financier fiable peut vous y aider en fournissant une plateforme centralisée où vos équipes peuvent accéder à des informations actualisées, analyser des données et évaluer les conséquences des changements réglementaires.

4. Règles et lois internationales

Vous devez naviguer entre les différentes lois et réglementations fiscales, en veillant à respecter les exigences locales. Cet exercice peut relever du défi, en particulier sur les marchés émergents où l’environnement réglementaire est moins développé.

Amy Spurling, CEO et fondatrice de la plateforme de gestion des rémunérations de salariés Compt, et ancienne CFO, nous confie à ce propos : « L’époque où une entreprise envisageait une expansion mondiale des années après son évolution est révolue. Nous constatons que les entreprises sont présentes à l’échelle mondiale dès 10 ou 15 employés. Il est dès lors impératif de connaître et de respecter la législation internationale en matière de fiscalité et d’emploi. Si vous pensez que votre administration fiscale nationale ne vous facilite parfois pas les choses, attendez de vous heurter à certains groupes réglementaires européens. Ils ne plaisantent pas. »

Ces dernières années, plusieurs pays ont introduit une législation visant à rendre les entreprises non établies imposables sur leur territoire. Cette mesure vise à garantir que ces entreprises paient leur juste part d’impôt au niveau mondial. Par conséquent, vous devez désormais vous conformer à un nombre croissant de règles locales et d’exigences en matière de déclaration.

Et Peter Boerhof d’expliquer : « La tendance mondiale est de communiquer davantage de données aux administrations fiscales. Cette transparence accrue exerce une pression supplémentaire sur les entreprises pour qu’elles organisent leur administration fiscale de manière efficace. Elle suscite également des questions de la part des actionnaires, des analystes et des entreprises. »

5. Garantir la sécurité des données et la confidentialité

Les déclarations fiscales et de conformité nécessitent la collecte et le traitement de données financières et personnelles sensibles. Veillez à protéger vos données contre les cybermenaces et à respecter les réglementations en matière de protection de la vie privée.

6. Rationalisation des processus de déclaration fiscale et de soumission des données fiscales

Il est vital de déployer des processus et des systèmes fiables et efficaces pour rationaliser vos activités et garantir le respect des exigences en matière de conformité. Il est intéressant d’automatiser certains processus, tels que la collecte et la déclaration des données, afin de réduire le risque d’erreurs et d’améliorer l’efficacité.

7. Durabilité et conformité en matière d’ESG

Comme les facteurs relatifs à l’environnement, à l’impact social et à la bonne gestion (ESG) sont de plus en plus pris en compte, vous devrez peut-être intégrer des pratiques durables à vos activités et démontrer votre conformité à de nombreuses réglementations en matière de développement durable.

8. Fiscalité indirecte

À mesure que le commerce électronique gagne du terrain, les entreprises rencontrent des difficultés à gérer les impôts indirects (tels que la TVA) en raison de la diversité des règles appliquées dans le monde. Les logiciels fiscaux permettent d’automatiser et de simplifier les complexités de la gestion des impôts indirects dans différentes juridictions.

9. Documentation en matière de conformité

Il est crucial de conserver une documentation appropriée pour prouver que vous respectez les règles en matière de conformité lors des audits. De nombreuses entreprises éprouvent des difficultés à organiser, stocker et trouver efficacement la documentation nécessaire. Vous pouvez avoir besoin d’un système qui vous aide à stocker, organiser et suivre tous vos documents d’entreprise sous forme digitale. De cette manière, vous pouvez les retrouver facilement en cas de besoin.

10. Ressources limitées

De nombreuses entreprises, et a fortiori les plus petites, peuvent rencontrer des pénuries de ressources humaines et budgétaires qui limitent leur capacité à gérer efficacement les questions de fiscalité et de conformité. Vous devrez peut-être externaliser vos tâches fiscales, utiliser la technologie ou former le personnel existant pour gérer vos responsabilités en matière de conformité.

Cinq astuces pour composer une équipe fiscalité/conformité efficace

La gestion de la fiscalité et de la conformité peut être une tâche complexe et chronophage. Une seule personne ne peut pas facilement s’en acquitter. À mesure que votre entreprise se développe, vous ne voudrez peut-être pas externaliser vos responsabilités fiscales. Il est donc essentiel de constituer une équipe de professionnels compétents, capables de relever efficacement les défis de conformité.

En recrutant les meilleurs talents, en investissant dans la formation et le développement et en instaurant une culture de la conformité, vous pouvez vous assurer que votre entreprise réduit les risques et se concentre sur la réalisation de ses objectifs financiers.

Le recrutement et la fidélisation des meilleurs talents sont essentiels à la mise en place d’une équipe performante dans le domaine de la fiscalité et de la conformité. Voici quelques astuces pour y parvenir :

• rechercher des personnes qui ont un solide bagage en droit fiscal, en comptabilité et en conformité, et qui ont l’habitude de travailler avec des entreprises comme la vôtre ;
• recruter des personnes compétentes et dotées de bonnes capacités de communication, car elles devront travailler en étroite collaboration avec d’autres départements et parties prenantes ;
• proposer régulièrement des formations et des possibilités de développement professionnel pour aider votre équipe à rester informée et engagée. Les lois et réglementations fiscales évoluent constamment et il est important de veiller à ce que votre équipe reste au fait des dernières évolutions ;
• créer un environnement où la conformité est une priorité absolue, et où chacun s’engage à respecter les règles ;
• encourager une communication ouverte et une collaboration constructive entre les départements pour vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde en ce qui concerne la conformité.

Envisager la fiscalité et la conformité comme une opportunité

La gestion de la fiscalité et de la conformité a toujours été une priorité pour les CFO. La non-conformité peut avoir de graves conséquences, telles que de lourdes pénalités, une atteinte à la réputation et des pertes financières. Cependant, en vous concentrant activement sur la gestion de la fiscalité et de la conformité, vous pouvez prévenir les répercussions négatives et améliorer la situation financière de votre entreprise.

Envisagez la fiscalité et la conformité comme une opportunité plutôt que comme un fardeau. Vous serez en mesure de maintenir votre intégrité, de protéger vos intérêts et d’établir une base solide pour une réussite à long terme.

Et Amy Spurling de préciser : « Les CFO ont toujours consacré beaucoup d’attention aux questions de fiscalité et de conformité. L’évolution de ces dernières années consiste à dépasser ce focus pour tendre vers un équilibre entre la gestion des risques et les objectifs de croissance de l’entreprise. »

Adopter la transformation numérique et l’automatisation

Des instruments numériques et des solutions d’automatisation sont nécessaires pour les entreprises en croissance qui souhaitent relever les défis de la fiscalité et de la conformité de manière efficace et efficiente. En automatisant les processus manuels et en utilisant des solutions technologiques fiscales, vous pouvez rationaliser les activités de conformité et réduire le risque d’erreurs.

L’automatisation de la fiscalité et de la conformité peut vous aider à :

• travailler plus efficacement. L’automatisation peut réduire considérablement le temps et les ressources que vous consacrez à la gestion des activités liées à la fiscalité et à la conformité. Votre équipe financière peut alors se concentrer davantage sur les priorités stratégiques et les activités à valeur ajoutée ;
• travailler avec plus de précision. L’automatisation peut réduire le risque d’erreurs et améliorer la précision des rapports fiscaux et de conformité ;
• avoir une meilleure vue d’ensemble. Une meilleure visibilité de vos activités fiscales et de conformité peut vous aider à identifier les problèmes potentiels et à gérer de manière proactive les risques liés à la conformité.

Automatiser vos obligations fiscales

La technologie joue un rôle de plus en plus important dans la gestion de vos obligations fiscales et de conformité.

Vous pouvez, par exemple, envisager un moteur fiscal pour la taxe sur les transactions : une solution logicielle qui automatise le calcul et la déclaration de ces taxes. Les déclarations de TVA et de taxe sur le chiffre d’affaires en sont des exemples. Fortes de cette technologie, les entreprises peuvent bloquer les transactions non conformes, normaliser les processus de fiscalité indirecte et assainir les données fiscales. En automatisant ces processus, vous réduisez le risque d’erreurs et garantissez la conformité avec toutes les lois et réglementations fiscales pertinentes.

Utiliser l’automatisation pour gérer vos activités commerciales internationales

Des analyses de données avancées peuvent fournir des informations précieuses sur les activités de l’entreprise d’un point de vue fiscal. L’automatisation peut simplifier des processus manuels complexes.

Les douanes et les prix de transfert sont deux aspects importants du commerce international.

• Les règles douanières régissent le transport de marchandises d’un pays à un autre pays. Elles impliquent généralement des taxes destinées à protéger les entreprises locales et à générer des revenus.
• Les prix de transfert consistent à fixer les prix des transactions entre des entreprises liées, notamment celles qui se trouvent dans des pays différents.

Tant les droits de douane que les prix de transfert peuvent exercer un impact considérable sur les obligations fiscales d’une entreprise. Les règles doivent garantir que ces prix sont équitables et similaires à ceux pratiqués entre des entreprises non liées.

Le calcul manuel des droits de douane et des prix de transfert peut s’avérer assez complexe et difficile pour les raisons suivantes :

• risque d’erreurs important ;
• complexité et différences réglementaires entre les pays ;
• critères complexes des analyses économiques ;
• envergure des activités mondiales ;
• volume élevé de transactions.

Tout logiciel de gestion financière peut vous aider à effectuer ces calculs cruciaux de commerce international en automatisant vos processus. Il contribue ainsi à :

• traiter de grands volumes de données ;
• améliorer la précision et l’efficacité ;
• simplifier les réglementations internationales complexes ;
• fournir des informations en temps réel pour étayer la prise de décisions stratégiques ;
• surveiller en permanence la conformité afin d’anticiper les problèmes potentiels.

Comme le dit Peter Boerhof : « L’analyse des processus, le nettoyage de données et l’amélioration de la conformité permettent de réduire les effectifs. » Cependant, s’il est vrai que la technologie constitue une aide significative, il n’en reste pas moins important de se rappeler que la supervision et la compréhension humaines sont toujours nécessaires, en particulier à l’aune de la complexité des règles du commerce international et des graves répercussions de toute non-conformité.

Vers une planification et une conformité fiscales proactives en 10 étapes

Une approche proactive de la planification et de la conformité fiscales est essentielle pour les entreprises de toutes tailles.

1. Rester à l’affût des changements réglementaires et adapter les stratégies en conséquence

Les règles fiscales sont en constante évolution. Comment rester au fait des derniers changements ? Adoptez une approche proactive de la planification et de la conformité fiscales, en surveillant les évolutions réglementaires, en évaluant l’impact et en adaptant les stratégies en conséquence.

Voici le regard qu’Amy Spurling porte sur ce point : « Les organismes de réglementation internationaux peuvent vous empêcher de lancer des produits ou limiter votre capacité de recrutement. Mais ce n’est pas tout, car ils peuvent aussi entraver votre croissance potentielle. Si votre entreprise espère se développer en Chine, il faut parfois jusqu’à deux ans pour obtenir une entité juridique dans le pays, à condition toutefois qu’elle soit détenue à 50 % par un ressortissant chinois. Un véritable parcours du combattant. Si vous ne comprenez pas le processus ou l’approche, vous risquez de vous lancer dans une stratégie mondiale qui vous fera perdre du temps et de l’argent. »

Comme nous l’avons déjà mentionné, nous vivons une époque de transparence accrue en matière de fiscalité. Les organismes de réglementation s’attaquent violemment à des pratiques telles que l’érosion de la base d’imposition et le transfert de bénéfices (Base Erosion and Profit Shifting – BEPS). Il s’agit de stratégies de planification fiscale utilisées par des multinationales qui exploitent les lacunes et les disparités des règles fiscales pour éviter de payer leur juste part.

La déclaration pays par pays (CbC), qui exige des multinationales qu’elles déclarent certains indicateurs d’activité économique pour chaque pays dans lequel elles exercent leurs activités, fait partie de cette approche. L’objectif est simple : améliorer la transparence et permettre aux autorités fiscales de mieux évaluer les risques d’évasion fiscale.

Et Peter Boerhof de poursuivre : « Les réseaux sociaux diffusent des informations à l’échelle mondiale à la vitesse de l’éclair. Cette évolution exige une attitude plus proactive en matière de conformité. Dans le domaine des taxes sur les transactions, comme la TVA, nous assistons à une tendance toujours plus marquée, à savoir l’évolution vers la collecte, par les administrations fiscales, de données plus détaillées grâce à la facturation électronique et aux rapports numériques. »

2. Comprendre les objectifs de votre entreprise

Une stratégie fiscale exhaustive doit s’aligner sur vos objectifs généraux. Vous aurez besoin d’une compréhension approfondie de votre modèle d’entreprise, de vos activités et de vos priorités stratégiques.

3. Utiliser l’automatisation fiscale

Comme nous l’avons souligné ci-dessus, des solutions technologiques peuvent contribuer à rationaliser les activités de conformité et en améliorer la précision. Envisagez d’investir dans des logiciels d’automatisation fiscale et d’autres outils pour simplifier la déclaration et le respect des obligations fiscales.

4. Encourager une culture de la conformité

Vous jouez un rôle décisif dans la promotion d’une culture de la conformité au sein de l’entreprise. Montrez le bon exemple. Faites comprendre à votre personnel l’importance de la fiscalité et de la conformité. La formation, l’éducation et la communication seront des éléments essentiels pour créer une culture de la conformité.

Selon Amy Spurling, « Cela peut s’avérer difficile, d’autant plus qu’il existe une perception erronée, largement répandue, selon laquelle la conformité est un obstacle à l’innovation et à la croissance. Je n’adhère pas à cette idée, en particulier dans les secteurs très réglementés. Si vous ignorez les règles de conformité, mais que vous voulez créer, par exemple, une plateforme d’assurance, vous risquez non seulement d’enfreindre les lois, mais vous aurez également du mal à vendre à vos clients qui exigent le respect de ces règles. »

« J’estime que cette culture peut être façonnée en faisant preuve de beaucoup de pragmatisme. Vous perdez votre crédibilité au sein d’une entreprise ou organisation si vous répondez systématiquement « non » en motivant votre réponse par un cas particulier quasi inexistant. Aidez l’organisation à comprendre comment l’introduction des fondamentaux de la conformité aujourd’hui pourra accélérer les choses demain. »

Cependant, bien que le respect des règles fiscales s’appuyait traditionnellement sur l’effort humain et les connaissances en matière de conformité, cette donne est aussi en train de changer. Peter Boerhof indique à ce propos : « Le reporting fiscal en temps réel doit avoir pour objectif d’éliminer autant que possible les interventions manuelles dans les processus fiscaux et d’automatiser tout ce qui peut l’être. Dans un tel environnement, la formation et la communication perdent de leur importance, car les robots peuvent se charger de la conformité. »

5. Collaborer avec des experts externes

Collaborer avec des consultants fiscaux ou des experts juridiques externes est bénéfique, même si vous disposez d’une équipe interne. Ils apportent des perspectives nouvelles, une expérience sectorielle plus large et une expertise spécifique en matière de législation fiscale internationale et de réglementation des prix de transfert.

6. Créer un cadre de gestion des risques fiscaux

Élaborez un cadre global de gestion des risques fiscaux, comprenant des mécanismes d’identification, de mesure et de contrôle de ces risques. Intégrez ce cadre dans la stratégie générale de gestion des risques de l’entreprise (Gouvernance, risque et conformité, GRC).

7. Se préparer aux audits

Soyez prêt pour les contrôles fiscaux en mettant en place un processus et une documentation clairs. Tenez des registres précis, démontrant que vous respectez toutes les lois fiscales, et préparez-vous à justifier vos positions fiscales.

8. Utiliser l’analyse des données

L’analyse des données peut être un outil puissant pour mieux appréhender votre stratégie fiscale. Elle permet d’identifier des modèles, de surveiller les changements et de prendre des décisions en parfaite connaissance de cause.

9. Se tenir au courant des évolutions technologiques

Les technologies fiscales sont en constante évolution. S’informer au sujet des derniers outils et technologies peut vous aider à rationaliser les processus, à améliorer la conformité et à obtenir un avantage concurrentiel.

10. Tenir compte de l’impact des changements opérationnels

Tout changement déterminant au sein de l’entreprise, qu’il soit structurel, opérationnel ou stratégique, a des implications fiscales. L’examen de l’impact fiscal des décisions de l’entreprise peut vous aider à éviter des obligations fiscales imprévues et à tirer parti des avantages fiscaux potentiels de la conformité.

Selon Peter Boerhof, « Traditionnellement, le mode de pensée des CFO est vertical. Ils réfléchissent en effet en termes de pertes et profits, et de bilans. Ils devraient adopter une approche plus horizontale des transactions et des processus. Il faut donc que les taxes sur les transactions fassent partie de l’ordre du jour des discussions avec le responsable fiscal, les CIO et les contrôleurs. »

Dernières réflexions pour transformer la conformité en opportunité

Et Amy Spurling de conclure : « J’ai le sentiment que les directeurs financiers connaissent bien les questions de conformité et de respect des règles fiscales. Le problème est toutefois de trouver un équilibre entre la conformité et la stratégie de communication et de croissance. Le rôle du CFO consiste désormais à trouver sa voie dans cet environnement en faisant preuve de beaucoup de créativité. Ce n’est pas chose aisée. Mais se concentrer sur l’objectif à atteindre plutôt que sur la façon de le réaliser est la voie à suivre. »

Le directeur financier ou CFO moderne joue un rôle à la fois difficile et gratifiant. En effet, il nécessite une navigation stratégique dans un labyrinthe complexe et ponctué d’exigences en matière de fiscalité et de conformité. Le savoir-faire et la compréhension sont importants, mais la force de la transformation digitale et de l’automatisation l’est tout autant. De concert avec une formation et une communication efficaces, vous pouvez contribuer à garantir la conformité, à atténuer les risques et à favoriser la croissance de l’entreprise.