Audits d’entreprise sans souci : tout ce que vous devez savoir

Découvrez tout ce que vous devez savoir à propos des audits et pourquoi un audit annuel peut vous aider à éviter de commettre des erreurs financières

Lorsque vous dirigez une entreprise, le but n’est pas de vous noyer dans une surcharge inutile de travail. Vu sous cet angle, un audit d’entreprise peut vous apparaître comme une tâche exigeant beaucoup de travail, d’argent et de ressources. La question qui se pose toutefois est la suivante : pouvez-vous vous permettre de ne pas y procéder ?

La plupart des chefs d’entreprise n’apprécient guère la perspective d’un processus d’audit. Il ne s’agit toutefois pas là de quelque chose qu’ils doivent redouter. Un audit d’entreprise peut en effet vous aider à éviter erreurs et déconvenues financières qui, dans le cas contraire, seraient passées inaperçues et ne pourraient être résolues.

Les auditeurs sont là pour vous aider, vous et votre société, à obtenir de meilleurs résultats. Un audit annuel aura pour effet de faire économiser de l’argent à votre société et contribuera par ailleurs à vous éviter de commettre des erreurs financières. Découvrez dans cet article tout ce que vous devez savoir à ce sujet.

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• Qu’est-ce qu’un audit d’entreprise et toutes les entreprises doivent-elles procéder à un audit ?
• Quels en sont les avantages ?
• Quels sont les différents types d’audit ?
• Comment s’y préparer ?
• Comment un audit se déroule-t-il ?
• Quel est le coût d’un audit ?
• Conclusion

Qu’est-ce qu’un audit d’entreprise et toutes les entreprises doivent-elles procéder à un audit ?

Un audit d’entreprise est un contrôle des rapports financiers de votre entreprise par un réviseur d’entreprise.

Il s’effectue généralement chaque année. Le réviseur vérifie si vos rapports financiers sont en ordre et s’ils sont le reflet fidèle de la situation financière de votre société au moment donné.

Les parties prenantes et les instances de régulation peuvent ainsi constater quel volume d’argent est généré et dépensé par votre entreprise en cours d’exercice.

Vos rapports financiers incluent votre bilan, le compte de profits et pertes, le tableau des flux de trésorerie, un aperçu des modifications éventuelles de vos fonds propres et des notes explicatives en cas d’éventuels autres changements importants.

Il est important de donner la priorité à un audit d’entreprise dans la mesure où il permet de vous assurer que vos rapports financiers sont exacts et à jour.

Quelles entreprises sont légalement tenues de procéder à un audit ?

La loi n’impose à la plupart des entreprises de procéder à un audit que lorsqu’elles dépassent certains seuils.

Si au minimum deux des éléments suivants s’appliquent à votre entreprise, vous êtes tenu d’effectuer un audit une fois par an :

• le chiffre d’affaires net de votre entreprise est supérieur à 9 millions d’euros,
• le total de bilan est supérieur à 4,5 millions d’euros,
• vos effectifs dépassent les 50 collaborateurs.

Quels sont les avantages d’un audit ?

Même si un audit d’entreprise peut être perçu comme une charge importante de travail et peut paraître intimidant, ses avantages – pour vous et votre entreprise – sont nombreux.

En voici un petit aperçu :

• Vous augmentez votre rentabilité : Détection des obstacles à la productivité, tels que des vols par des employés, des risques de fraude éventuels et autres facteurs d’inefficacité. En prenant ces problèmes à bras-le-corps, vous améliorez votre rentabilité.
• Votre entreprise respecte les politiques en vigueur et les réglementations : Garantie que les pratiques et les états financiers de votre entreprise sont conformes aux normes comptables, de telle sorte à éviter tout problème juridique. Un logiciel comptable dans le cloud peut vous y aider.
• Une plus grande efficacité : Identification et rectification de problèmes financiers à un stade précoce et identification des possibilités qui s’offrent à votre société pour augmenter son efficacité.
• Renfort de crédibilité auprès des investisseurs et des établissements de crédit : des comptes annuels révisés ont pour effet d’améliorer votre image de fiabilité auprès d’organismes de prêts et d’investisseurs potentiels.

Quels sont les différents types d’audit ?

Il existe deux types génériques : des audits internes et des audits externes. Voici une description de ces deux types d’audit.

Audit interne

Un audit interne consiste dans l’évaluation des contrôles internes de votre entreprise, notamment en matière de conformité, de sécurité et de gouvernance, mais également de vos processus comptables.

Le but principal d’un audit interne est d’identifier les principaux risques et de vous procurer des indications sur la manière dont la société peut gérer efficacement ces risques et améliorer ses processus internes.

Un auditeur interne, opérant au sein de votre société, prend ce processus en charge. Un processus qui peut s’effectuer sur base journalière, hebdomadaire, mensuelle ou annuelle. Sa fréquence dépend de ce qui correspond le mieux aux besoins et aux disponibilités de votre société.

Vous avez intérêt à planifier les audits internes à l’avance de telle sorte que les différents départements aient le temps de préparer les informations requises. S’il existe toutefois un soupçon d’activités illégales, il est possible d’effectuer un audit interne sans en prévenir les départements concernés.

Les audits internes sont exclusivement réservés à un usage interne. Raison pour laquelle le contrôle s’effectue uniquement par des personnes appartenant à l’organisation.

Audit externe

Un audit externe consiste dans l’évaluation des comptes annuels de votre entreprise en vue de contrôler s’ils sont le reflet fidèle de la situation financière de la société ou s’ils sont conformes aux normes comptables.

Un auditeur indépendant, externe à votre entreprise, est chargé de son exécution dans la mesure où l’analyse doit s’effectuer de manière totalement objective.

Un audit externe doit obligatoirement être effectué une fois par an si la structure de l’organisation répond à au moins deux des trois critères légaux. Comme indiqué plus haut, ces critères sont les suivants :

• un chiffre d’affaires net supérieur à 9 millions d’euros,
• un bilan total supérieur à 4,5 millions d’euros,
• des effectifs dépassant les 50 collaborateurs.

Le rapport d’un audit externe est communiqué aux parties prenantes, en ce compris les actionnaires et le conseil d’administration. De même, des investisseurs potentiels, les organismes de prêts et les clients peuvent eux aussi consulter votre audit externe.

Ce processus intervient généralement à la fin de l’exercice fiscal de l’entreprise étant donné qu’à ce moment-là, la totalité des comptes sont clôturés et les comptes annuels établis.

Les audits externes doivent être planifiés plusieurs mois à l’avance de telle sorte que les départements disposent de suffisamment de temps pour préparer tous les documents. Si, au moment présent, votre entreprise n’atteint pas le seuil d’exigence prescrit mais si vous prévoyez que ce sera bel et bien le cas avant la fin de l’année, vous êtes tenu de planifier un audit externe.

Comment s’y préparer ?

Si la perspective de devoir vous préparer à un audit peut vous paraître une tâche ardue, voici quelques indications sur la manière d’y procéder dans les meilleures conditions possibles :

Préparation d’un audit interne

1. Commencez par déterminer l’objet premier de l’audit (identification des risques, des problèmes de mise en conformité, etc.) étant donné que cela influencera les étapes et les procédures que vous devrez suivre.
2. Définissez ensuite un plan d’audit interne comportant une liste de toutes les tâches qui devront être exécutées pendant la période convenue. Cette liste doit être élaborée en collaboration avec l’auditeur interne tandis que la direction est tenue de l’évaluer avant qu’elle ne soit approuvée.
3. S’il s’agit d’un audit planifié, veillez à ce que les départements concernés en soient avertis suffisamment à l’avance de telle sorte qu’ils puissent préparer les éléments et les documents dont a besoin l’auditeur. Ces départements sont par ailleurs responsables de la mise en application des changements proposés.
4. Si votre entreprise a déjà procédé auparavant à un audit, il peut être utile de consulter les éventuelles notes qui ont été prises de telle sorte à pouvoir améliorer le processus et éviter de répéter d’éventuelles erreurs.

Préparation d’un audit externe

La préparation d’un audit externe exige un peu plus de travail qu’un audit interne. Voici ce que vous devez faire :

1. En premier lieu, désignez quelqu’un au sein de l’équipe concernée ; il opérera comme personne de contact pour l’auditeur externe. Cela garantira le bon déroulement du processus et réduira les risques de mauvaise communication.
2. Comme pour un audit interne, préparez tous les documents concernés dont l’auditeur aura besoin. Il est également possible que vous receviez des demandes de documents complémentaires qui peuvent être utilisés en guise de preuves pour certaines des transactions visées.
3. Tenez à jour un dossier personnel reprenant la totalité des documents et données que vous fournissez à l’auditeur ; cela vous aidera à demeurer organisé et à préserver une bonne compréhension du processus en cours.
4. Chaque année, les normes et règles comptables font l’objet de modifications. Veillez dès lors à ce que votre équipe comptable soit au courant. Cela lui fera gagner du temps puisqu’elle ne devra pas réactualiser les dossiers administratifs actuels afin de se conformer aux règles en cours.
5. Si votre entreprise a procédé à un audit l’année précédente, consultez toutes les notes qui ont été prises ; elles pourront vous aider à améliorer le processus et à éviter de commettre des erreurs.

Comment un audit se déroule-t-il ?

En connaissant la manière dont s’effectue un audit, vous pouvez réduire les craintes et résistances que vous pourriez éventuellement ressentir.

Voici comment un audit se déroule habituellement.

Processus d’un audit interne

Lors d’un audit interne, l’auditeur désigné observe, prend des notes, examine des documents et interroge les employés de l’entreprise. Il est normal qu’il ou elle teste les connaissances qu’ont les employés des objectifs de l’entreprise, des règles de conformité, des formations et des normes de sécurité.

Si l’auditeur se déclare satisfait du contrôle effectué, il/elle communiquera ses conclusions à la direction. S’en suit une réunion formelle au cours de laquelle l’auditeur pointe les faiblesses et les points forts et formule des conseils d’amélioration à destination du département concerné. C’est là une excellente occasion pour la direction d’aborder d’éventuels problèmes et de demander à l’auditeur de vérifier ce qui lui a servi de base pour formuler ses conclusions.

Dès l’instant où toutes les parties concernées tombent d’accord sur les détails qui leur sont présentés, l’auditeur interne peut mettre un point final à son rapport. L’auditeur et la direction conviendront d’une ligne de temps afin de résoudre les problèmes identifiés. Cela fait, l’auditeur peut officiellement clôturer son rapport.

Processus d’audit externe

Lors d’un audit externe, l’auditeur analysera en profondeur vos états financiers et vos registres. Il en contrôlera la précision des données et vérifiera s’ils sont élaborés en conformité avec les principes généralement admis.

Il/Elle déterminera si vos comptes annuels sont le reflet fidèle de la situation financière de votre entreprise. Pour ce faire, le comptable externe doit passer en revue les registres de votre entreprise et vérifier la manière dont ils ont été utilisés pour établir chaque rapport financier. Il/Elle recréera ensuite ces rapports afin de déterminer s’il/elle obtient les mêmes données. Il/Elle procèdera également à une comparaison des registres de votre entreprise avec ceux d’autres sociétés opérant dans le même secteur d’activités afin de découvrir d’éventuelles différences ou incohérences.

A la fin du processus, l’auditeur rédige son rapport et le transmet à l’entreprise. Les éventuelles anomalies relevées dans les rapports financiers ou toute non-conformité aux règles et règlements en vigueur seront mentionnées dans le rapport. Si tel est le cas, vous devez corriger ces erreurs ou incohérences dans vos rapports financiers et faire procéder à un nouvel audit.

Les résultats d’un audit externe peuvent avoir une influence sur la perception qu’ont des acteurs externes de votre entreprise.

Quel est le coût d’un audit ?

Les coûts d’un audit d’entreprise dépendent du type d’audit qui est effectué et de sa complexité. Des audits internes n’entraîneront généralement pas de frais supplémentaires pour votre société dans la mesure où vous désignez, pour ce faire, une personne interne à l’entreprise. Il exigera par contre beaucoup de temps. Des audits externes vous obligent à rechercher une société extérieure. Les prix des audits externes varient en fonction de la taille de votre entreprise et du volume de travail qu’ils représentent.

Conclusion

En dépit des coûts et du temps qu’implique un audit d’entreprise, il s’accompagne d’importants avantages dont profitera votre entreprise.

Qu’il s’agisse d’un audit interne ou d’un audit externe, vous avez l’opportunité de renforcer la productivité et la rentabilité de votre entreprise en améliorant vos processus et contrôles internes.

Un audit d’entreprise contribue à accroître votre efficacité en détectant des obstacles, des erreurs ou des risques potentiels dans vos documents financiers.

Les audits ont également pour effet d’augmenter la crédibilité de vos rapports financiers et donnent la certitude à vos actionnaires que votre comptabilité est le reflet fidèle de la situation de votre entreprise. Ils contribuent également à attirer des investisseurs potentiels ou des organismes de prêts, ainsi d’ailleurs que des clients potentiels.

Chose importante à se remémorer : votre entreprise doit procéder à un audit d’entreprise externe si les exigences légales s’appliquent à elle.

Ce processus n’aura heureusement rien de stressant si vous préparez vos équipes et tous les documents nécessaires à l’avance.