Quels éléments prendre en considération quand on démarre une activité d’appoint ?  Réponses aux 10 questions les plus fréquemment posées

Permettez-nous d’aller d’emblée à l’essentiel : comment peut-on démarrer une activité d’appoint qui, à l’avenir, pourrait devenir votre emploi à temps plein ? Imaginons que vous ayez une idée de revenu complémentaire. Vous avez peut-être un intérêt particulier, une passion, ou vous avez identifié une lacune sur le marché ou encore un besoin côté clients. Il vous reste désormais à transformer progressivement votre idée en véritable entreprise.

Le présent article examine en détail les différentes étapes administratives que vous devez franchir et traite des questions fréquemment posées (FAQ) sur la manière de passer du stade activité d’appoint à  l’étape start-up. Nous vous dévoilons par ailleurs les conseils d’experts qui ont réussi à faire grandir leur propre petite entreprise.

Voici les points que nous abordons :

1. Ai-je besoin d’un plan d’affaires ?
2. Comment rédiger un plan d’affaires ?
3. Quelle période mon plan d’affaires doit-il couvrir ?
4. Comment puis-je dénicher des clients ?
5. Quid si j’ai besoin d’un financement d’amorçage ?
6. Quelle est la meilleure manière de gérer mes recettes et mes dépenses ?
7. Dois-je ouvrir un compte bancaire professionnel ?
8. A partir de quand dois-je engager un comptable ?
9. Comment puis-je me faire payer ?
10. Quand dois-je embaucher d’autres personnes ?

Dernières réflexions

1. Ai-je besoin d’un plan d’affaires ?

Oui. Question suivante…

Plus sérieusement, ne faites pas l’impasse sur cette étape. Si vous voulez vous inscrire dans la durée, il vous faut, même si disposez déjà de clients, documenter et planifier la substance-même de votre entreprise. Si vous prenez, dès le départ, le temps de définir une stratégie, nul doute qu’elle vous vienne à point plus tard, aussi modeste votre activité d’appoint soit-elle.

Pourquoi ? Parce que votre plan d’affaires sera le fil rouge de votre entreprise, compte tenu de :

• la manière dont vous définissez votre “unique selling proposition” (USP)
• l’existence d’un marché rentable pour votre offre
• la nature de vos concurrents et ce qui vous différencie sur le marché
• vos frais généraux, la possibilité d’un salaire pour vous-même et l’état de votre trésorerie.

En élaborant un plan d’affaires, vous vous préparez à réussir. Il constitue une ressource indispensable.

2. Comment rédiger un plan d’affaires ?

Tout voyage nécessite une planification qui lui soit propre. De même, aucun plan d’affaires ne ressemble à un autre. Tous comporteront certes souvent des éléments communs mais certains sont plus complexes que d’autres, compte tenu du modèle économique. Voici un aperçu des principes généraux.

• Proposition de valeur. Dans cette section, vous expliquez quelle est la valeur unique de votre offre. Soyez clair et net, sans jargon ou langage marketing éculé.
• Le problème que vous résolvez. C’est votre “pourquoi”. Quel problème résolvez-vous ? La solution que vous proposez peut résoudre un problème connu rencontré par vos clients idéaux ou être une réponse dont ils ignorent encore avoir besoin. C’est ce que vous expliquez dans cette section.
• Marché-cible et concurrence. A qui voulez-vous vendre et qui vend également à votre groupe-cible ? De quelles autres options vos clients disposent-ils et quels sont les facteurs décisifs qui interviennent dans leur choix ? Cela vous permet d’identifier vos points forts et vos points faibles, ce qui, à nouveau, vous aide à préparer votre réussite.
• Vente et marketing. Comment toucher votre marché-cible ? Comment comptez-vous expliquer votre offre afin de la rendre la plus attrayante possible ? Dans cette section, vous précisez où trouver votre groupe-cible et la manière dont vous comptez l’atteindre.
• Budget et vente. C’est ici que vous vous livrez à des prévisions de vente, de trésorerie et que vous expliquez comment vous utiliserez vos ressources financières. Quel chiffre d’affaires devez-vous réaliser pour dégager un bénéfice après déduction de vos frais ?
• Objectifs et jalons. Quels paramètres pour évaluer la réussite ? Utilisez cette section pour déterminer les étapes à franchir afin de ne pas perdre de vue la situation globale de votre entreprise. Des objectifs vagues ne sont rien de plus que des idées. Fixez-vous des échéances et décrivez en détail ce qui doit être fait pour atteindre chaque objectif. Ce faisant, les choses seront plus faciles à gérer.
• Finances. Décrivez l’utilisation que vous ferez de quelles ressources financières afin de créer une entreprise et d’en assurer le fonctionnement. Expliquez en détail la manière dont vous vous acquitterez de vos dettes.
• Risques. Cette section passe en revue ce qui pourrait mal tourner et quelle en est la probabilité.

Vous pouvez aisément vous laisser submerger par toutes ces choses. Une façon simple de vous ménager une vision à 360° et d’identifier les zones d’ombre de votre entreprise est de procéder à une analyse SWOT (forces, faiblesses, opportunités et menaces). A savoir :

• Forces. En quoi votre société excelle-t-elle déjà tout particulièrement ? Comment vos points forts peuvent-ils vous aider à faire face aux risques ?
• Faiblesses. Dans quels domaines votre entreprise fait-elle aveu de faiblesse ? L’expertise ? Les finances ? La bande passante ?
• Opportunités. Où se trouvent les opportunités ? Pour chaque opportunité, grande ou petite, définissez un objectif qui soit Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste et Temporel (SMART). Ben oui, un acronyme logé dans un autre acronyme…
• Menaces. Les menaces ont tendance à s’attaquer en priorité à vos points faibles. Exploitez-les comme étant une opportunité de remédier à vos points faibles et de réduire les risques.

3. Quelle période mon plan d’affaires doit-il couvrir ?

Ça dépend. Lorsque vous vous lancez pour la première fois, votre plan peut tenir en une seule page. Toutefois, il se peut que plusieurs pages soient nécessaires pour préciser les détails de votre entreprise. Votre plan doit vivre. Vous devrez y travailler régulièrement afin de faire en sorte qu’il évolue dans le bon sens, ou l’utiliser comme plan directeur afin de changer totalement d’orientation.

4. Comment puis-je dénicher des clients ?

Maintenant que vous avez élaboré votre plan d’affaires, le temps est venu de trouver votre premier client payant et, dès lors, de devenir une véritable entreprise. Les clients apportent la preuve que votre idée, qui paraissait fantastique, résout bel et bien un problème existant et que des gens sont prêts à débourser de l’argent pour cela.

Vous disposez peut-être déjà des connexions nécessaires pour acquérir des clients grâce à votre expérience, à votre parcours et à vos contacts. Ces clients peuvent être vos meilleures cibles pour des ventes immédiates. Ils vous procurent la manière la plus efficace d’augmenter votre chiffre d’affaires dans la mesure où vous disposez déjà d’une relation avec eux.

Si vous n’avez pas encore de connexions, voici quelques suggestions pour trouver votre premier client.

• Elaborez un site Internet fonctionnel et créez des profils de réseaux sociaux qui expliquent ce que fait votre entreprise et via lesquels vous pouvez vendre votre produit ou votre service. (Vous ne devez pas nécessairement recourir à tous les réseaux sociaux – contentez-vous éventuellement d’un ou deux au départ).
• Utilisez le démarchage téléphonique pour présenter vos services, à la fois en ligne et en mode déconnecté. Selon votre budget, recourez à la publicité, que ce soit en mode traditionnel (annuaires hors ligne, forums de discussion) ou via des canaux numériques. Faites en sorte d’être visible — par exemple, par le biais des médias ou en participant à des événements en ligne.
• A des fins de promotion croisée, coopérez avec des chefs d’entreprise qui proposent des services dont vos clients ont également besoin.

5. Quid si j’ai besoin d’un financement d’amorçage ?

Il existe d’innombrables façons d’obtenir le financement dont vous avez besoin mais vos plans doivent par contre être irréprochables.

Examinons tout d’abord les méthodes de financement traditionnelles. Pour obtenir un financement traditionnel auprès d’une banque ou d’un investisseur, vous devez démontrer que vous avez dûment soupesé l’ensemble des risques et des opportunités de votre idée d’entreprise et que vous avez analysé ce que seront vos postes de dépenses. Votre plan d’affaires vous viendra à point à cet égard. Examinons ces deux méthodes plus en détails.

Financement via des prêts aux entreprises

• Avantages : Cette option vous permet de garder le contrôle complet de la manière dont votre entreprise se développe. Les conditions de remboursement du prêt sont généralement simples — vous payez régulièrement dans les temps et tout le monde est satisfait. Par ailleurs, les prestataires de services financiers tels que les banques ne cherchent pas à tirer un énorme profit de votre emprunt. Ils vous laissent tranquille aussi longtemps que vous continuez de satisfaire les conditions du prêt.
• Inconvénients : Il peut s’avérer difficile d’obtenir un prêt professionnel si vous ne pouvez pas faire état d’un bon historique de crédit. Vous pouvez utiliser des biens personnels, tels que votre maison, en guise de garantie. Mais, dans le pire des cas, votre maison pourrait alors être saisie.

Financement via investisseurs

• Avantages : Les investisseurs disposent de beaucoup de liquidités. Vous pouvez vous tourner vers eux pour acquérir des équipements technologiques qui vous permettront d’opérer plus rapidement et plus intelligemment au service de vos clients. Vous pouvez fabriquer davantage de produits, si telle est votre stratégie, et engager davantage de personnes pour vous aider à conquérir le marché.

Votre investisseur désirera rendre votre entreprise la plus performante possible afin d’augmenter le rendement de son investissement. Les investisseurs ne vous presseront pas de les rembourser parce qu’ils gagneront de l’argent grâce aux actions de votre société. Plus vous engrangez, plus ils y gagnent.

• Inconvénients : La bagarre pour attirer l’attention des investisseurs est féroce. Chacun prétend pouvoir dégainer the next big thing. A moins que votre entreprise n’ait déjà aligné des résultats spectaculaires, avec des perspectives de bénéfices élevés et des risques maîtrisables, il peut s’avérer difficile de se distinguer du lot. Par ailleurs, les investisseurs désirent détenir des parts de votre société. Vous devrez par conséquent renoncer à une partie de votre contrôle.

Possibilités alternatives de financement

Prêts et investissements peuvent certes être attractifs et séduisants mais tout le monde ne peut — ou ne veut — pas y avoir recours. Ne désespérez pas pour autant : ces deux méthodes classiques de financement ne sont pas la seule option pour votre activité complémentaire ou votre entreprise future.

Vous pouvez par exemple utiliser vos propres économies ou les revenus de votre emploi principal, ou vous tourner vers des amis et la famille. Vous pouvez opter pour le financement participatif (crowdfunding) — ce ne sont pas les plateformes en ligne qui manquent. Ou vous pouvez essayer d’obtenir une subvention publique (et, si vous y parvenez, vous ne devrez pas la rembourser — un bonus).

6. Quelle est la meilleure manière de gérer mes recettes et mes dépenses ?

La réponse est simple : un logiciel de comptabilité.

Un logiciel de comptabilité vous évite de recourir à des conjectures pour prévoir votre trésorerie et pour calculer vos impôts avec précision. Vous gagnez ainsi du temps pour le traitement de vos données et vous pouvez immédiatement commencer à planifier et à élaborer la stratégie future de votre entreprise.

7. Dois-je ouvrir un compte bancaire professionnel ?

Si vous gérez votre activité complémentaire sous le statut d’entreprise individuelle, si vous êtes un(e) indépendant(e) ou si vous opérez comme entrepreneur, vous n’êtes pas obligé(e) d’ouvrir un compte bancaire professionnel. Si vous avez par contre créé une société, celle-ci est juridiquement distincte de vous et, dans ce cas, vous avez bel et bien besoin d’un compte bancaire professionnel.

Quoi qu’il en soit, quelle que soit la situation, un compte professionnel est toujours une bonne idée. La recette pour des rapports et un calcul précis de vos impôts consiste à maintenir vie professionnelle et affaires personnelles séparées. Cela implique que tout soit séparé : extraits bancaires, cartes de paiement…

Un bon conseil : n’utilisez pas votre compte professionnel pour des achats s’ils ne sont pas admissibles comme dépenses professionnelles.

8. A partir de quand dois-je engager un comptable ?

Il est judicieux d’engager d’emblée un(e) comptable mais cela n’a rien d’une obligation. Si votre activité complémentaire implique que vous générez des coûts (autrement dit, que vous achetez des matériaux ou des fournitures), un(e) comptable s’avérera probablement rentable. Il ou elle connaît les éléments que vous pouvez déclarer pour réduire le total de vos impôts. Un(e) comptable vous fera également gagner beaucoup de temps et d’efforts lors de votre déclaration d’impôts et vous évitera le stress et le sentiment que vous avez éventuellement commis l’une ou l’autre erreur.

Si vous engagez immédiatement un(e) comptable, il ou elle pourra vous aider à décider si vous devez lancer une entreprise unipersonnelle ou une société privée à responsabilité limitée. Un(e) comptable peut passer en revue avec vous les implications fiscales de ces deux statuts et vous aider à opérer un choix sur base de vos ambitions professionnelles. Tom Coward, directeur financier (CFO) de Cytora, une plateforme qui aide les assureurs à souscrire avec plus de précision, conseille d’embaucher un(e) comptable ou expert(e) comptable dès l’instant où la gestion de vos finances devient ingérable. « Je conseillerais de séparer vos tâches financières en deux catégories », explique-t-il.

1.           A faire soi-même : Des tâches critiques pour l’entreprise, telles que les prévisions de trésorerie et l’élaboration d’un plan d’affaires.

2.           Par un(e) comptable : Les tâches que vous devez accomplir mais qui ne vous apportent pas de valeur ajoutée, telles que la déclaration TVA et la comptabilité statutaire, ainsi que les tâches répétitives telles que la gestion des salaires, les paiements et la facturation.

« Si la catégorie A faire soi-même devient trop lourde à assumer et si vous ne pouvez plus vous le permettre, dans ce cas engagez quelqu’un venu de l’extérieur. Vous pouvez commencer par recruter un directeur financier qui travaille pour deux ou trois sociétés. »

9. Comment puis-je me faire payer ?

Commencez par déterminer le type de cycle de trésorerie qui est le vôtre. Il correspond au temps qui sépare la fin d’une mission de son paiement. Si vous opérez comme détaillant ou si vous vendez des produits en ligne, l’acheteur vous règle en général immédiatement. Le cycle de trésorerie est donc très court. Mais si vous facturez vos clients dans le cadre d’une transaction business-to-business, vous devez probablement attendre de 30 à 60 jours, voire même 90 jours, avant d’être payé.

La façon la plus rapide d’améliorer votre situation de trésorerie est de pratiquer dès le départ une politique de paiement stricte. Pensez à prendre les mesures suivantes :

• Demandez aux clients de payer par carte de crédit et/ou par domiciliation. Ce faisant, vous faciliterez le processus de paiement. Dans le premier cas, vos clients bénéficient de la période de remboursement exempte d’intérêts que propose toute société de cartes de crédit. Dans le second cas, le paiement peut être planifié à un rythme régulier de telle sorte que le client ne doive plus y penser.
• Vous pouvez également proposer des méthodes de paiement en ligne à vos clients.
• Appliquez une limite de crédit pour de nouveaux clients jusqu’au moment où ils ont acquis auprès de vous un historique de paiement favorable.
• Demandez des paiements anticipés afin de réduire le risque de retard de paiements.
• Demandez aux clients de procéder à des paiements intermédiaires, surtout en cas de prestations importantes.
• Abandonnez les ventes à crédit au profit des ventes au comptant.

Au fil du temps, vérifiez le nombre moyen de jours dont vous avez besoin pour le recouvrement de dettes afin de pouvoir déterminer si des changements opérés dans votre politique de paiement ont une influence positive sur vos liquidités.

10. Quand dois-je embaucher d’autres personnes ?

Sid Moore, fondatrice de Moore Accountancy, a quelques judicieux conseils à livrer en matière d’embauche. Vous devez engager des gens lorsque « vous n’avez pas la capacité — ou, plus important encore, l’expertise nécessaire — pour le faire vous-même. » L’essentiel est de pouvoir rester concentré sur ce que vous faites le mieux, à savoir être au service de vos clients.

Si certains aspects de la gestion de votre entreprise vous semblent fastidieux, il est préférable pour vous de ne pas prendre le risque de perdre un temps précieux ou de commettre des approximations. Sid Moore : « Je conseille de sous-traiter le travail là où c’est possible. C’est une façon plus facile d’obtenir de l’aide supplémentaire. En confiant la barre à un professionnel, vous ne devez plus vous préoccuper des risques d’amende fiscale, de manque de trésorerie, de la gestion des salaires et d’échéances loupées. »

Votre trésorerie et vos prévisions décideront de la rapidité avec laquelle vous serez en mesure d’embaucher l’aide dont vous avez besoin. C’est donc dans ces registres qu’il vaut mieux commencer à investir si vous n’êtes pas particulièrement compétent avec ce domaine.

Dernières réflexions

Il n’existe qu’une seule façon de savoir si votre activité complémentaire vous rapportera de l’argent : il faut essayer. Par ailleurs, si vous veillez à garder vos finances en ordre à l’aide d’un logiciel de comptabilité, vous bénéficierez de la meilleure vision possible pour prendre les décisions pertinentes qui mèneront votre société dans la bonne direction.