Comment aider vos collaborateurs à lutter contre le burnout numérique ?

Le nombre de burnouts numériques ne cesse d’augmenter. Ce n’est pas étonnant ! En effet, l’essor du télétravail, la culture de l’activité et de la joignabilité permanentes, et le besoin croissant d’accroître la productivité provoquent stress et épuisement dans les rangs des collaborateurs. Être assis devant un écran a ses avantages, mais peut vite devenir pénible si vous devez le faire chaque jour pendant de longues heures, plus encore si vous ne parvenez pas à vous en détacher pendant les week-ends et les vacances. Comment les responsables d’une petite entreprise peuvent-ils gérer le problème de la « fatigue numérique », tant pour leurs employés que pour eux-mêmes ?

Cet article explique comment repérer un burnout numérique, comment relever le défi de la lutte permanente pour la productivité et comment aider vos collaborateurs à améliorer leur équilibre vie professionnelle–vie privée.

Il aborde plus précisément les points suivants :

• Impact de la pandémie

• Signes d’un burnout numérique

• Défi de la productivité

• Comment aider vos collaborateurs à améliorer leur équilibre vie professionnelle–vie privée

• Comment aider vos collaborateurs à développer une routine saine

• Nouvelles méthodes de travail pour soutenir vos collaborateurs

Impact de la pandémie

Les conséquences de la pandémie influencent toujours fortement notre façon de travailler. Si, en 2019, seuls 18,9 % des collaborateurs travaillaient à domicile, les chiffres récents de Statbel indiquent que ce pourcentage avait atteint 40,2 % en décembre 2021.

Le télétravail et les horaires flexibles permettent d’éviter les embouteillages, d’économiser du temps et de l’argent, et de réduire le stress. Nombreux sont ceux et celles qui apprécient de pouvoir gérer leur temps de travail pour, par exemple, garder un enfant ou veiller sur un parent plus âgé. Pouvoir commencer sa journée de travail plus tôt ou la terminer plus tard est également plébiscité. Le temps ainsi libéré permet d’aller se balader ou de faire du sport.

Pour la plupart des travailleurs, pourtant, le télétravail est synonyme d’une diminution des contacts personnels avec les collègues et d’une augmentation du temps passé devant son écran. Si vous travaillez régulièrement à domicile, avez-vous déjà pensé à calculer le nombre d’heures passées devant votre écran ? Aujourd’hui, par exemple, qu’en est-il ? Vous ne pouvez pas répondre ? Prenez le temps d’y réfléchir quelques minutes… Dans tous les cas, il est fort probable que vous ayez l’impression d’y avoir passé « trop de temps »…

Depuis la pandémie de COVID-19, la grande majorité des collaborateurs passent davantage de temps en ligne et moins de temps en face à face avec leurs collègues, leurs clients et leurs fournisseurs.

Signes d’un burnout numérique

L’épuisement numérique peut se manifester de différentes manières. Vous pouvez vous sentir épuisé, éprouver une tension mentale ou physique, mais également éprouver de l’anxiété. Regarder un écran toute la journée requiert une énergie différente de celle nécessaire aux interactions sociales. Si vous y ajoutez l’avalanche d’e-mails et de notifications qui s’affichent à l’écran, il n’est pas vraiment surprenant que maux de tête, tension et raideur deviennent votre lot quotidien. L’indifférence et l’ennui ainsi que la difficulté de se concentrer sur une tâche deviennent également plus fréquents.

Un rapport de Microsoft publié en 2021 illustre certains des défis à relever.

Selon une étude reprise dans The Next Great Disruption Is Hybrid Work: Are We Ready?, le temps passé à des réunions Microsoft Teams a été multiplié par 2,5 au niveau mondial. En outre, la durée moyenne d’une réunion après confinement s’est allongée de 10 minutes, passant de 35 à 45 minutes.

Plus inquiétant encore, le rapport suggère que les chefs d’entreprise s’en sortent souvent mieux que leurs équipes, dont beaucoup éprouvent des difficultés. Si près de deux tiers (61 %) des chefs d’entreprise se disent « épanouis » au travail et un peu plus d’un tiers (39 %) « en mode survie » ou « en difficulté », les chiffres des travailleurs de première ligne sont exactement l’inverse. En effet, 40 % des travailleurs de la génération Z sont « épanouis » alors que 60 % sont « en mode survie » ou « en difficulté ».

Et Jared Spataro, vice-président de Microsoft, de confier à ce propos : « Le télétravail offre moins d’occasions aux collaborateurs de se dire « Bonjour ! Comment vas-tu ? » et de découvrir des indices déterminants dans la réaction de leur collègue. Quoi qu’il en soit, les chiffres sont clairs. Nos collaborateurs sont en difficulté et nous devons trouver de nouveaux moyens de les aider. »

Le rapport aborde également la question de la productivité, une préoccupation constante pour les chefs d’entreprise. Bien que la productivité auto-évaluée soit restée la même ou ait augmenté pour de nombreux collaborateurs (82 %) au cours de l’année écoulée, une personne interrogée sur cinq a déclaré que son employeur ne se souciait pas de son équilibre vie professionnelle-vie privée. Enfin, 54 % des travailleurs reconnaissent avoir une charge de travail trop élevée et 39 % se sentent épuisés.

Défi de la productivité

Travailler de longues heures devant un ordinateur est souvent associé à une tentative d’amélioration de la productivité. En fait, « passer davantage de temps devant un ordinateur » n’est certainement pas la bonne façon de stimuler la productivité.

Même si les experts ne parviennent pas à se mettre d’accord pour une solution au défi de la productivité, il ressort d’un sondage de la London School of Economics (LES) réalisé auprès d’économistes que près des deux tiers (63 %) des personnes interrogées ont suggéré d’investir dans le « capital humain », comme l’éducation et la reconversion professionnelle. Cette théorie est reprise dans d’autres études et rapports de groupes de réflexion.

Parmi les économistes interrogés par la LSE, Thorsten Beck, anciennement à la Cass Business School et aujourd’hui directeur de l’European University Institute, a précisé que « l’amélioration des compétences techniques constituerait une solution à long terme pour soutenir une main-d’œuvre bien formée et améliorer la croissance de la productivité. »

Selon Panicos Demetriades, professeur d’économie financière à l’University of Leicester School of Business, investir dans la formation et l’éducation constitue « la manière la plus rapide d’améliorer les compétences des travailleurs et le capital humain, à condition de s’assurer que les travailleurs les plus talentueux ne soient utilisés pour des tâches improductives. »

Vous voulez un moyen plus efficace d’accroître la productivité ? Concentrez-vous alors sur la formation et les tâches qui génèrent un résultat financier. Les avantages dépasseront de loin le bénéfice lié à une augmentation du temps passé devant un écran d’ordinateur.

Comment aider vos collaborateurs à améliorer leur équilibre vie professionnelle–vie privée

Il est essentiel de permettre à vos collaborateurs de reconnaître en toute honnêteté qu’ils souffrent de burnout numérique, de formes similaires de stress ou de surmenage. Vous devez rappeler à vos travailleurs que demander de l’aide est un signe de force et de confiance, et non de faiblesse.

Découvrez quelques mesures à éventuellement mettre en œuvre avec vos équipes…

1. Prenez des nouvelles de vos collaborateurs

Pour ne pas perdre le contact avec les travailleurs et les membres de l’équipe, employeurs et chefs d’équipe doivent prévoir des moments d’échange réguliers. En outre, les chefs d’équipe devraient recevoir une formation afin de pouvoir reconnaître les premiers signes d’un problème de santé mentale tel que l’anxiété ou la dépression.

Il est également important d’encourager les collaborateurs, d’une part, à se ménager un peu de temps pour une petite excursion et, d’autre part, à organiser leurs vacances.

2. Utilisez la technologie pour gérer les processus RH

Un logiciel RH performant sur le cloud peut s’avérer utile pour gérer la planification des vacances et pour veiller à ce que les collaborateurs puissent facilement planifier leurs jours de repos. Les derniers logiciels permettent aux responsables et à leur équipe de traiter les demandes, d’approuver et de suivre les congés annuels dans des calendriers et des rapports partagés. Ils offrent davantage de flexibilité puisqu’ils permettent de créer des politiques de vacances et de congés annuels personnalisées auxquelles vos collaborateurs peuvent accéder via le navigateur web ou une application.

Il existe toutefois d’autres moyens d’éviter le burnout numérique et en ligne.

3. Pensez à désactiver vos notifications

« Encouragez vos collaborateurs à désactiver leurs notifications. Et pas seulement pour leur fil d’actualité, mais également pour les e-mails, Slack, Teams… Pour tout en somme », propose Rob Bravo, directeur coaching et responsable bien-être chez Talking Talent, une entreprise qui aide les grandes entreprises à découvrir les talents cachés de leurs collaborateurs. « Procédez de la sorte une petite heure par jour ou le vendredi après-midi, par exemple. »

« Non seulement vos collaborateurs verront que le monde ne s’arrêtera pas de tourner s’ils ne répondent pas tout de suite à un e-mail, mais ils auront également davantage de temps pour travailler plus en profondeur. Appliquer cette façon de travailler à toute l’entreprise ou, à tout le moins, à l’ensemble du service, permet aux collaborateurs de mieux y adhérer ».

4. Réimaginez le concept de travailler dur

Rob Bravo conseille aux collaborateurs de redéfinir leur interprétation du concept « travailler dur » et sa connotation.

« En qualité de coach, je conseille souvent aux entreprises de ne pas rechercher l’équilibre entre les vies professionnelle et privée », précise-t-il. « Je leur conseille plutôt de faire un choix conscient travail-vie privée et d’en accepter les conséquences. C’est une nuance subtile, mais importante, qui permet aux collaborateurs de se sentir davantage maîtres de leur vie. Par exemple, si un collaborateur du service comptabilité sait qu’une semaine chargée l’attend, il choisit, en âme et conscience, de travailler une heure supplémentaire chaque jour. Au lieu de considérer que ce collaborateur n’a pas réussi à respecter son équilibre vie professionnelle-vie privée, il convient de souligner que ce collaborateur a pris lui-même la décision de travailler plus longtemps. Votre santé mentale se détériore dès que vous n’êtes plus maître de la situation. Garder le contrôle et se protéger est un grand pas dans la bonne direction. »

Comment aider vos collaborateurs à concevoir une saine routine

Suzie Hughes, directeur RH et des opérations chez Gleeson Recruitment Group recommande d’adopter pendant la semaine une routine saine de télétravail. Il est également utile de prendre des pauses régulières et de disposer d’un espace de travail séparé, à l’abri des distractions. « Profitez du temps que vous perdriez dans les embouteillages sur le chemin du travail pour faire quelque chose pour vous. Pratiquer un sport, lire un livre ou simplement prendre un petit déjeuner en famille », confie Suzie. « Créez une nouvelle routine : dressez une liste des choses à faire lorsque vous  démarrez la journée. Classez vos tâches par ordre de priorité et notez le temps que vous voulez y consacrer afin de ne pas vous sentir débordé ou stressé pendant la journée qui s’annonce. »

Jamie Styles, directeur RH et culture chez Koa Health, fournisseur de services numériques de soins de santé mentale explique : « L’assistance commence souvent par une conversation. C’est pourquoi les responsables RH doivent continuer à encourager un dialogue ouvert sur le burnout et son impact sur la santé mentale. Les effets positifs de telles conversations permettent de mieux relever les défis et d’accroître la résilience. Un environnement sûr est créé avec les groupes de collaborateurs qui se consacrent exclusivement à la santé mentale. Dans ce cadre, les collaborateurs peuvent parler et partager leurs expériences personnelles. »

Et Jamie d’ajouter : « En offrant une gamme de solutions complètes pour l’ensemble des pathologies, les RH peuvent contribuer à atténuer l’impact de la pandémie sur la santé mentale des collaborateurs, comme le stress dû à une surcharge de travail. Lorsque les membres du personnel affichent un meilleur bien-être mental, ils ont davantage confiance en eux, ils sont plus productifs et les risques de burnout, de congés de maladie et de rotation du personnel sont réduits. »

Nouvelles méthodes de travail pour soutenir vos collaborateurs

Télétravail et travail à horaire flexible sont des concepts qui se sont rapidement développés et remettent en question de nombreuses pratiques de travail traditionnelles. Outre les défis tels que le burnout numérique, ces concepts offrent également des opportunités. Les employeurs doivent être prêts à repenser leurs méthodes de travail et à adopter de nouvelles politiques et technologies afin de tirer le meilleur parti de ces nouveaux modes de travail.