Comment éviter l’excès de feuilles de calcul dans votre cabinet comptable ?

L’une des principales tâches de votre cabinet comptable consiste à assurer la gestion des clients. Le but, pour vous, est de leur prester le meilleur service possible. Si vous êtes à la tête d’un cabinet comptable de petite envergure ou que vous venez tout juste de vous lancer, vous pouvez parfaitement gérer votre clientèle à l’aide de simples tableurs. Pas vrai ?

Faux.

Dans le présent article, nous expliquons pourquoi le recours à des tableurs accroît votre charge de travail ainsi que les solutions que vous avez plutôt intérêt à utiliser.

Qu’abordons-nous ?

• Les problèmes associés à l’utilisation de tableurs
• Comment s’en passer
• Réalisation de rapports portant sur les données clients et de statistiques
• Trois façons dont les KPI peuvent aider votre cabinet comptable
• Le temps n’a pas de prix

Les problèmes associés à l’utilisation de tableurs

Plus vous engrangez des clients, plus vos tâches administratives gagnent en complexité. Et si vous utilisez des tableurs, ces derniers peuvent véritablement ralentir votre travail.

Voici une série de raisons pour lesquelles les tableurs ne sont pas l’outil idéal pour votre gestion de clientèle :

• Ils ne sont pas conviviaux. A mesure que votre liste de clients se rallonge, il est probable que vous deviez passer en revue des centaines de lignes et de colonnes afin de dénicher ce que vous cherchez.

• Ils ne sont pas réellement sûrs. Vous ne savez que trop bien comment vous réagissez lorsque l’un de vos collègues efface des données essentielles par accident.

• Le partage et le traitement de données représentent un réel défi. Chacun de nous est familier avec ce genre de situation : impossible d’éditer un tableur lorsque quelqu’un d’autre est en train de travailler sur le même document.

• Ils sont difficiles à structurer. Plus une base de données de tableur contient des données client, plus il devient difficile de les gérer.

• Ils peuvent être imprécis. Il est facile de commettre des erreurs dès l’instant où l’on joue avec des formules. Vous pouvez par exemple être victime de ces fameuses “erreurs de copier-coller”.

Comment s’en passer

Un logiciel comptable constitue la meilleure option. Il vous permet de stocker des données-clé de clients dans une base de données aisément accessible. Vous pouvez y faire figurer toutes les interactions avec vos clients et paramétrer des alertes lorsque vous devez contacter un client ou régler certaines situations.

Ce logiciel vous permet d’automatiser vos tâches administratives. De cette façon, vous n’êtes plus obligé de débusquer vous-même toutes les données manquantes ou obsolètes et de procéder manuellement à leur adaptation.

C’est là une chose importante. Si vous n’effectuez pas souvent une mise à jour de vos données client (moins d’un fois par an), vous n’aurez potentiellement pas sous la main l’adresse mail ou le numéro de GSM lorsque vous en aurez le plus besoin.

Chaque membre du personnel devrait avoir accès aux données de telle sorte à pouvoir aider les clients. Il serait même préférable qu’ils puissent également tenir des notes à jour au profit des collègues afin de savoir clairement quelles actions doivent précisément être entreprises.

Voici quelques autres exemples de logiciels pour cabinet comptable :

• Gestion de flux de travail (workflow management) – organisation d’une série d’activités nécessaires à l’accomplissement d’une tâche déterminée.

• Planification de capacité – identification des éléments nécessaires pour effectuer votre travail pendant une période déterminée.

• Répartition des tâches – affectation de tâches aux membres de votre équipe et suivi de l’état d’avancement.

Stefan Barrett est le fondateur de Bee Motion Accounting, un cabinet comptable qu’il a lancé après avoir travaillé comme employé pendant plusieurs années.

« Si je devais à nouveau lancer mes propres activités, j’utiliserais un logiciel de gestion de cabinet dès le premier jour », confie-t-il.

Ce logiciel lui permet d’organiser et d’assurer en ligne le suivi du flux de tâches de son équipe, en permettant aux collaborateurs de cocher les tâches au fur et à mesure, qu’il s’agisse d’établir la comptabilité ou de gérer déclaration TVA et comptabilité.

« Des “notes de processus” sont par ailleurs associées à chaque flux de tâches », explique-t-il. Et d’ajouter : « Si un collaborateur a un doute sur l’une ou l’autre chose, ces notes peuvent l’aider. Si ce n’est pas le cas, son manager peut se pencher sur la question. Toutefois, neuf fois sur dix, la qualité des notes de processus est telle que ce n’est pas nécessaire. »

Rapports clients et statistiques

La gestion de clientèle implique, pour une bonne part, de générer des rapports. Ils vous procurent une bonne vision de la situation de votre cabinet, qu’il s’agisse de mesurer les progrès accomplis dans la poursuite de vos objectifs, de résoudre des problèmes ou de comparer vos performances à celles de la concurrence.

A l’aide de quelques logiciels intuitifs, vous pouvez éditer et visualiser les données plus aisément qu’avec les lignes, les colonnes et les possibilités d’affichage que vous propose un tableur.

Les outils BI (Business Intelligence) vous permettent de “explorer” vos données – “mining data”, en anglais – et ce, en en extrayant des tendances qui vous révèlent de nouvelles perspectives à propos de vos clients. Vous pouvez par exemple rechercher le type de tâche, le secteur de clientèle et les compositions d’équipe qui vous rapportent le plus. Vous pouvez également déterminer et assurer le suivi des principaux KPI.

Vous devez retenir deux choses en matière de KPI :

1. Vérifiez la régularité et le périmètre de vos métriques.

2. Prenez des actions sur la base des informations recueillies.

Les paramètres que vous définirez dépendent de vos objectifs et des informations dont vous avez besoin.

Trois façons dont les KPI peuvent aider votre cabinet comptable

Voici quelques exemples de la façon dont les KPI peuvent vous aider à mieux comprendre votre société.

1. Déterminez lesquels de vos services vous rapportent le plus

Des données aisément accessibles et visualisables vous procurent de nombreux avantages. Vous apprendrez à connaître les points forts de votre cabinet comptable. Vous identifierez des zones où vous pouvez étendre vos activités de manière réaliste. Et vous pointerez les points faibles de vos services.

Il se pourrait par exemple que vous réalisiez de nombreuses tâches d’ordre fiscal mais vous pourriez découvrir que du conseil ou des services de consultance vous rapportent davantage d’argent auprès d’une poignée de clients.

2. Déterminez en quoi votre cabinet aide les clients

Vous pouvez également classer les clients sur la base de la nature de leur société et de la fréquence avec laquelle ils sollicitent certains services.

Peut-être voulez-vous vendre encore davantage à des clients existants. Pour le déterminer, il peut être utile de procéder à une analyse de vos rentrées mensuelles récurrentes par type de clients.

Cela vous sera d’une grande aide de prévoir votre trésorerie future, de budgéter et de vérifier de quelle façon vous désirez développer votre cabinet.

3. Vérifiez la satisfaction des clients

Vos clients sont-ils satisfaits du service que vous leur proposez ?

Surveillez étroitement leurs besoins de telle sorte que votre cabinet puisse répondre de manière pertinente à leur demande. Si vous acceptez de prendre un client qui opère dans un secteur inhabituel, il vous faudra sans doute étudier ses besoins comptables ou financiers spécifiques.

Garder une longueur d’avance porte toujours ses fruits.

Le temps n’a pas de prix

Lorsque vous lancez votre propre entreprise, il est logique de vouloir économiser de l’argent, pour chaque aspect de sa gestion, en recourant à des tableurs.

Vous pouvez parfaitement vous plonger dans un fichier de tableur et essayer d’élaborer rapports et visualisations sur la base de lignes et de colonnes de données. Mais vous pouvez également recourir à des logiciels cloud afin de trouver ce que vous cherchez et pour créer aisément ce dont vous avez besoin.

Tournez-vous dès lors, dès que possible, vers des logiciels de comptabilité afin d’en maximiser la valeur intrinsèque.

Un système numérique vous procurera des données bien plus utiles. Ils vous éviteront de devoir en passer par des processus complexes afin d’interpréter des tableurs chaotiques remplis de données obsolètes.

Recourir à la bonne technologie ne peut que vous être bénéfique. Les gains de temps que cela vous procurera pourront être consacrés, avec l’énergie et l’enthousiasme nécessaires, à de nouvelles missions pour vos clients.

Le temps n’a pas de prix. Veillez à en tirer davantage parti.