Comment gérer sa charge de travail lorsque tout est prioritaire ?

Il est important de définir des priorités si l’on entend garder le contrôle de sa longue liste de choses à faire… Mais quelle est la marche à suivre lorsque tous les éléments de cette liste sont prioritaires ?

Que vous soyez un spécialiste du marketing qui doit gérer de front plusieurs projets hétérogènes, ou un collaborateur d’une startup technologique qui travaille sans relâche sur un projet complexe et de grande ampleur, le stress causé par une charge de travail ingérable n’est pas propice à un environnement de travail productif. Pire encore, votre santé pâtit d’une telle situation.

C’est la raison pour laquelle nous vous donnons ci-dessous 5 conseils pour gérer votre charge de travail et éviter le burnout.

1. Déléguez dans la mesure du possible

Reconnaissons-le d’emblée : la responsabilité est une valeur phare. Cependant, si vous acceptez de gérer un trop grand nombre de projets, votre environnement de travail devient oppressant. Ce stress peut vous conduire à commettre des erreurs… Si vous êtes responsable de l’exécution d’une tâche, réfléchissez bien si cela signifie que vous devez vous porter garant de l’ensemble du travail. Examinez donc votre charge de travail et voyez s’il n’est pas plus judicieux de déléguer certaines tâches à un autre membre de l’équipe. Tant que cette personne dispose du temps et des compétences nécessaires pour s’acquitter de la tâche, vous pouvez déléguer un élément du projet sans inquiétude et en ayant la certitude d’atteindre un résultat de qualité.

2. Planifiez votre journée de manière stratégique

Toute fonction exigeante impose une planification minutieuse. Si la microgestion n’est généralement pas recommandée, une planification parfaite de votre journée de travail présente également certains avantages. Si vous constatez que vous traitez un certain type de tâches de manière plus productive à certains moments de la journée, organisez-vous en fonction ! C’est ainsi que vous obtiendrez les meilleurs résultats. Par exemple, demandez-vous si vous préférez vous acquitter des tâches plus complexes ou plus difficiles le matin, et accomplir des tâches administratives plus tard dans la journée. Pensez également à regrouper les activités similaires. Vous pouvez le faire en fonction du sujet, des compétences requises ou du logiciel ou de l’équipement que vous devez utiliser. De cette manière, vous restez concentré tout en accomplissant une tâche après l’autre avec une relative facilité.

3. Gérez minutieusement votre temps

Outre l’approche stratégique de la planification de votre journée, il est préférable d’appliquer la même rigueur à la gestion concrète de votre temps. Des pauses à heures fixes peuvent exercer un puissant effet sur la productivité.

Elles vous permettent d’éviter toute perte de motivation due à la fatigue ou au stress. Il est également judicieux de s’hydrater suffisamment et de s’offrir un café de temps en temps. En outre, il est important de détecter les moments où vous perdez du temps et de les éviter. Il peut s’agir du temps passé à consulter ses courriels tout au long de la journée ou du temps passé à se rendre à des réunions inutiles. Définissez une heure fixe pour consulter vos e-mails le matin, n’envoyez pas de demandes de contact pour quelque chose que vous pouvez éviter et convertissez le temps que vous perdriez autrement en un espace de liberté agréable où pouvez reprendre votre souffle.

4. Évitez le multitâche

Les travailleurs surchargés sont souvent tentés d’avancer de front sur une série de tâches. Cependant, le multitâche présente de nombreux risques. Il y a ainsi de fortes chances que cette approche soit contre-productive. Le Dr Guy Winch, auteur de Emotional First Aid : Practical Strategies for Treating Failure, Rejection, Guilt and Other Everyday Psychological Injuries, affirme que notre cerveau est « comme un camembert ». « Quoi que nous fassions, la tâche à accomplir en occupe la plus grande partie. Passer d’une tâche à l’autre n’est pas bon pour la productivité, car notre cerveau est contraint de se concentrer sur cette transition plutôt que sur les différentes tâches.

5. Transmettez le problème aux échelons supérieurs

C’est peut-être plus facile à dire qu’à faire, mais il est essentiel de se rappeler qu’à l’impossible nul n’est tenu. Faites ce que vous pouvez pour éviter de vous surcharger. Si vous n’arrivez plus à assumer votre lourde charge de travail, parlez-en à votre supérieur ou à votre employeur pour qu’il sache que vous rencontrez des difficultés. Vous pouvez également proposer une solution réalisable si vous avez déjà une idée en tête.

Tant que vous ne communiquez pas, le problème peut passer inaperçu. En prenant des mesures lorsque votre charge de travail est trop importante, vous pouvez collaborer avec votre supérieur pour trouver une solution bénéfique à l’ensemble de l’équipe. À l’avenir, vous pourrez par exemple éviter les pauses déjeuner perdues, arriver toujours à l’heure et transformer votre stress professionnel en une liste de choses à faire à la fois pratique, rationnelle et tout à fait réaliste.