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Courriel et étiquette : comment aider vos collaborateurs à communiquer efficacement à distance

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Un homme tape un courriel sur son ordinateur portable, selon l'étiquette en courriel

Courriel et étiquette : comment aider vos collaborateurs à communiquer efficacement à distance

Emoji ou pas ? Terminer une missive par un “ton préféré”, un “salut” ou sans rien ? Quand utiliser “Cher xx” ou “Hello” selon l’étiquette en courriel ?

Les courriels peuvent représenter des difficultés pour vos collaborateurs, surtout s’ils travaillent toujours de chez eux.

Un courriel correctement rédigé selon l’étiquette peut faire toute la différence entre une relation professionnelle réussie et une éventuelle méprise, un affront, voire même un conflit. L’effet risque d’en être amplifié lorsque tous vos collaborateurs travaillent à des endroits différents.

Une communication efficace

En interne, vous empruntez différents canaux pour communiquer : le courriel, la messagerie, le contact personnel, le téléphone, l’intranet ou un système RH. Tous visent à apporter un soutien efficace aux salariés.

En montrant l’exemple, vous êtes en mesure de faire découvrir les différents systèmes de communication internes à vos collègues et de donner le ton pour l’ensemble de la société.

Si un intranet existe, vous pouvez vous en servir pour partager des conseils de communication afin que tous les salariés puissent aisément les utiliser, quel que soit l’endroit où ils travaillent.

Comment guider vos salariés vers une communication efficace à distance ?

La responsabilité vous incombe de communiquer efficacement avec les salariés. Mais quel rôle pouvez-vous endosser dans cet accompagnement des employés de telle sorte qu’eux aussi communiquent mieux ?

Voici quelques petites idées…

Encouragez-les à prendre une pause-café en ligne

Les meilleures idées naissent parfois d’une petite discussion devant le distributeur d’eau.

Impossible, lorsque l’on travaille de chez soi, de le faire comme c’est le cas au bureau. Encouragez dès lors les pauses-café entre membres d’une équipe, avec leur chef et les gestionnaires de projet. Ils apprendront ainsi à mieux se connaître. Des idées surgiront. Et ils pourront prendre du recul, un court instant, par rapport à des sujets liés à leur travail.

Envisagez aussi d’organiser un quiz ou d’organiser une petite bavette en équipe, le vendredi, afin que les employés puissent se retrouver, virtuellement.

Le téléphone plutôt que le courriel

Le degré d’efficacité d’un e-mail n’est que de 7% comparé à une conversation. Un appel téléphonique ou une visioconférence demeure le meilleur outil pour les télétravailleurs.

Téléphoner s’avère très important pour les salariés lorsqu’une date-butoir se rapproche ou lorsqu’une explication détaillée s’impose pour terminer une tâche. Les cadres doivent dès lors encourager leurs équipes à recourir le plus possible au téléphone.

Récompensez et saluez

Chacun aime être reconnu pour le (bon) travail accompli.

Il est difficile de personnaliser la chose lorsque l’on travaille chez soi. Les collaborateurs doivent dès lors afficher leur appréciation autrement. Cela peut se faire à l’aide d’un logiciel dédié à la reconnaissance des employés, via l’intranet ou en se mentionnant mutuellement lors d’une réunion d’équipe en ligne.

Cela présente l’avantage que tant les employés que les employeurs peuvent garder la trace de ces signes de reconnaissance et, ainsi, y faire référence lors de conversations ou d’évaluations.

Formez aux styles et types de feedback

Chaque employé est unique. C’est donc aussi le cas de la manière dont chacun et chacune espère une réaction.

Il faut dès lors former les managers aux styles et types de feedback au travers de sessions de formation, en présentiel ou virtuelles, ou à l’aide de directives.

Vous pouvez également envisager de procéder à des tests de personnalité, en recourant par exemple à l’indicateur Meyers-Briggs, de telle sorte que les responsables puissent en apprendre davantage au sujet des employés, de la manière dont ils travaillent et dont ils peuvent leur procurer le meilleur feedback possible.

Expliquez les avantages et désavantages des vidéoconférences

Les vidéoconférences sont un bon moyen de garder le contact mais elles ont également des inconvénients.

Elles sont un bon outil pour organiser rapidement une conversation mais il peut être très fatigant de participer à de nombreuses vidéoconférences d’affilée. Ce phénomène très répandu a même droit désormais à un sobriquet : la “fatigue Zoom”.

Si la réunion peut tout aussi bien se tenir sous forme de conversation téléphonique ou de messagerie instantanée en groupe, les employés ne doivent pas se sentir obligés d’activer leur caméra.

Indiquez clairement aux employés et aux cadres que les vidéoconférences n’ont rien d’une obligation mais que se voir par le biais de la caméra est une bonne manière de garder le contact.

Instaurez un processus efficace pour les réunions

Il a été démontré que des réunions mal organisées influencent négativement la productivité des employés.

A l’occasion d’une enquête, 44% des personnes interrogées ont déclaré que des réunions mal organisées ont pour conséquence qu’elles ne parviennent pas à boucler leurs autres tâches. Un tiers d’entre elles ont indiqué que des déroulés manquant de précision débouchaient sur de la confusion.

Prévoyez dès lors des directives permettant à votre équipe de gérer efficacement ses réunions. Demandez par exemple que l’agenda soit partagé en amont de la réunion ou que des suggestions soient formulées à propos de la manière dont chacun pourra se faire entendre.

Partagez les bonnes pratiques en matière d’étiquette du courriel

On s’attend à ce que le volume de courriels envoyés et réceptionnés quotidiennement atteigne cette année les 300 milliards. Il est donc important pour les employés de pouvoir bien communiquer par e-mail.

Diffusez les quelques conseils et bonnes pratiques qui suivent de telle sorte qu’ils disposent des instructions nécessaires sur la forme que doit prendre un courriel efficace.

Dix conseils de bonne étiquette en courriel

Voici dix conseils de bonne étiquette en courriel que vous pouvez partager avec vos collègues :

  1. Utilisez correctement le champ Objet
    Un petit résumé est plus efficace qu’un long exposé. Si vous soumettez quelque chose pour avis, signalez-le en début d’Objet afin que la chose soit claire.
  2. Utilisez systématiquement une formule de salutation adaptée
    Si vous écrivez à un proche collaborateur, un simple “Bonjour” suffit. Si vous vous adressez à une personne que vous ne connaissez pas bien, rédigez toujours une formule de salutation formelle et une brève introduction.
  3. Ne recourez à une énumération que si vous connaissez les destinataires
    Si vous envoyez un courriel à votre propre équipe à propos d’un projet qui a déjà été discuté, il est parfaitement possible de ne rédiger qu’un court message avec une liste de points.
  4. Attention aux traits d’humour ou au langage familier
    Faites attention lorsque vous utilisez de l’humour ou un langage familier. Il est plus particulièrement difficile de prédire l’interprétation qui en sera faite dans le contexte de cultures différentes. Venez-en directement au but et soyez le plus clair possible.
  5. Tenez compte de la finalité du courriel
    Signalez toujours si le courriel devra être suivi d’une action et à quelle échéance. Vous pouvez recourir à des caractères gras ou italiques pour indiquer clairement une date-butoir.
  6. Réfléchissez avant d’envoyer une émoji
    Cette pratique ne se justifie que si vous envoyez un courriel à des personnes que vous connaissez et qui comprendront cette émoji. Si tel n’est pas le cas, réfléchissez alors soigneusement afin de déterminer si c’est réellement nécessaire.
  7. Ne cliquez pas sur le bouton Répondre à tous et ne mettez pas tout le monde en copie (CC)
    Lorsque vous répondez à tout le monde lorsque ce n’est pas nécessaire, vous ne faites que submerger la boîte de messagerie de tous les autres. Lorsque vous-même recevez une réponse superflue, vous subissez très exactement le même problème.
  8. Répondez à temps
    Répondez dans les 24 heures, ne serait-ce que pour confirmer que vous avez bien reçu un courriel et que vous enverrez une réponse pertinente plus tard.
  9. Réfléchissez à la destination que prend votre courriel
    N’utilisez jamais un langage inapproprié dans un courriel professionnel. Il reste en effet stocké sur le serveur, bien longtemps après que vous l’ayez supprimé.
  10. Contrôlez l’orthographe
    Prenez le temps de relire vos courriels avant de les envoyer et veillez à ce qu’ils soient structurés avec logique et utilisent le ton juste.

Le kit de survie de la PME

Un petit guide pratique destiné à aider votre société à se lancer et/ou à survivre à cette période critique.

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