E-facturation : de quoi s’agit-il et comment cela fonctionne ?

L’e-facturation n’est plus un phénomène étrange et tend à se généraliser. Il ressort d’une étude menée par l’Agence pour la Simplification Administrative (ASA) que la pandémie de COVID-19 a accéléré cette transition numérique. L’enquête en ligne menée en 2020 auprès de 1 000 Belges montre que 46 % des participants étaient d’accord pour que les entreprises envoient leurs factures par voie électronique. La plupart des participants ont d’ailleurs reçu davantage de factures électroniques cette année-là et la confiance globale dans ce mode de facturation n’a cessé d’augmenter.

Mais en quoi consiste réellement l’e-facturation ? Quelles conditions doivent être remplies pour pouvoir parler d’e-facturation ? Quelle est la différence avec une version papier ? Comment envoyer une e-facture ? Nous passons les réponses en revue pour vous.

Qu’est-ce qu’une e-facture ?

Une facture électronique est une facture qui est générée, envoyée, réceptionnée et conservée sous forme numérique. Toutefois, le concept de facturation électronique va bien au-delà de l’envoi ou de la réception d’un simple document PDF. Pour pouvoir parler d’e-facture, les entreprises doivent utiliser les mêmes normes afin de pouvoir recevoir et consulter leurs factures respectives. Voilà pourquoi des conventions ont été passées au niveau européen au travers de l’accord PEPPOL. Il impose aux entreprises d’envoyer leurs e-factures selon un format unique UBL.

Pour pouvoir parler d’e-facture valide, les conditions suivantes doivent par ailleurs être remplies:

• “L’authenticité” de l’origine: il doit être clairement fait mention de la personne ou de l’entité dont émane la facture. Quiconque a généré la facture doit également pouvoir prouver qu’il ou elle a émis la facture.
• “L’intégrité” de la facture: il doit être impossible de modifier le contenu de la facture.
• “La lisibilité” de la facture: toutes les données figurant sur la facture doivent être clairement lisibles, sans devoir, pour ce faire, consentir trop d’efforts.

Quels sont les avantages de l’e-facturation ?

L’e-facturation implique de très nombreux avantages. Permettez-nous de vous les énumérer:

1. Gain de temps

Grâce à l’e-facturation, un simple clic suffit pour rédiger et envoyer vos factures. Votre logiciel de gestion automatise la totalité du processus. Cela a pour avantage de réduire sensiblement le temps de traitement de chaque facture. Et cela signifie aussi que vous pouvez encaisser les factures plus rapidement.

2. Réduction du risque d’erreurs

L’e-facturation a pour effet de réduire considérablement le nombre d’erreurs. La raison en est une diminution des interventions humaines et un processus entièrement automatisé. Résultat: le risque d’erreurs dans le libellé de vos factures s’en trouve sensiblement réduit.

3. Réduction de coûts

Quiconque parle d’e-facturation ne peut qu’évoquer des économies. Les frais d’impression de vos factures (imprimante, encre, papier) et leur affranchissement disparaissent. Vous réalisez également des économies en frais de personnel. L’argent épargné peut alors être investi dans d’autres choses. Au total, le fait de passer à l’e-facturation peut permettre d’économiser 79 % en frais de traitement.

4. Traçabilité de l’e-facture

Afin de pouvoir garantir l’authenticité, l’intégrité et la fiabilité du contenu d’une facture, votre système informatique doit en fait permettre d’assurer le suivi de chacune des étapes du processus de facturation. Et ce, depuis la création de la facture jusque sept ans après que le délai légal de conservation ait expiré. Grâce à l’e-facturation, vous retrouvez immédiatement la bonne facture en effectuant une recherche par date, émetteur, destinataire, montant … Fini le temps où vous deviez fouiller dans des dossiers d’archive. Cerise sur le gâteau ? Vous ne devez plus vous faire du mouron au sujet de contrôles fiscaux puisque tout est sauvegardé sous forme électronique.

5. La sécurité des données : un défi majeur

Tout cela est bien beau mais comment être sûr que vos factures sont en sécurité si vous les stockez sous forme numérique ? Question parfaitement légitime. Vous devez opter pour un système d’e-facturation qui garantisse que toutes les données confidentielles soient traitées de manière adéquate. Veillez dès lors à prendre tous les renseignements nécessaires et n’hésitez pas à aborder le sujet avec votre fournisseur de logiciel.

6. Solution écologique

Remplacer les factures papier par des e-factures est une bonne chose pour l’environnement. Vous utilisez moins de papier (ce qui fait également diminuer l’utilisation de produits chimiques) ou de consommables tels que de l’encre. Vous diminuez en outre également le volume de transport physique.

Quelles informations doivent-elles figurer sur une e-facture ?

Une facture électronique doit comporter exactement les mêmes éléments qu’une facture papier. A savoir :

• la date de la facture
• le numéro de facture
• l’identité de l’expéditeur : nom, adresse du siège social, numéro de TVA et numéro de votre compte bancaire
• l’identité du destinataire : ses nom, adresse et (si applicable) numéro de TVA
• la description du produit et/ou du service fourni
• le pourcentage et le montant de TVA
• le prix (le cas échéant, ventilé par opération ou objet lorsque plusieurs tarifs de TVA s’appliquent)
• la date du fait générateur
• il n’est pas obligatoire de mentionner les conditions générales sur la facture mais il est conseillé de les renseigner au verso.

Pour pouvoir utiliser une facture électronique, le client doit avoir préalablement donné son consentement pour recevoir sa facture sous forme électronique, de telle sorte que cette dernière puisse faire office de facture originale.

L’envoi d’e-factures est-il obligatoire ?

La facturation électronique n’est pas encore obligatoire pour les interactions B2B mais elle le sera dès 2026. Elle est déjà obligatoire dans de nombreux cas pour les interactions B2G. Il est donc essentiel de bien vous renseigner à ce propos, car la facturation électronique est en passe de se généraliser.

Les fournisseurs de l’Autorité flamande sont obligés de recourir à la facturation électronique depuis le 1^er janvier 2017. En Région de Bruxelles-Capitale, la facturation électronique pour tous les marchés publics passés par et avec leurs administrations publiques est devenue obligatoire en novembre 2020. La Région wallonne applique cette même pratique pour le B2G depuis le 1^er novembre 2022. En outre, la Wallonie mettra en œuvre deux nouvelles directives en mai et novembre 2023. À partir du 18 mars, le Grand-Duché de Luxembourg imposera également la facturation électronique aux fournisseurs des administrations publiques.

Comme les entreprises de différents pays de l’UE sont obligées de passer à l’e-facturation pour les activités B2B, ce n’est plus qu’une question de temps avant que cette réglementation n’entre en vigueur dans tous les secteurs en Belgique et au Luxembourg. En Belgique, la nouvelle loi sur la facturation électronique obligatoire en B2B a été publiée au Moniteur le 20 février 2024. L’obligation entrera en vigueur le 1er janvier 2026.

Tout cela vous intéresse ? N’hésitez pas à nous le faire savoir. Nos logiciels vous aident grandement à effectuer votre facturation de manière entièrement électronique.