Politique de sourcing fournisseurs au sein des entreprises : tout ce que vous devez savoir

Plus votre entreprise grandit, plus vous devez introduire de nouveaux biens et services pour entretenir l’efficacité de vos activités et maintenir vos marges bénéficiaires à un niveau élevé. Mais compte tenu du grand nombre de fournisseurs – des logiciels aux matières premières, il peut être difficile de savoir lesquels choisir.

C’est la raison pour laquelle de nombreuses entreprises mettent en place un processus de recherche, d’évaluation, d’approvisionnement et d’achat pour tout ce qui est nouveau. C’est ce qu’on appelle le sourcing.

Cet article aborde les fondamentaux du sourcing dans les entreprises afin que vous puissiez prendre des décisions plus sûres et en parfaite connaissance de cause lors de l’achat de biens et de services.

Ce blog s’articule autour des points suivants.

• Qu’entend-on par sourcing ? 
• Pourquoi suivre un processus de sourcing ?
• Exemple de processus de sourcing
• Types de propositions de sourcing et d’appels d’offres
• Conclusion

Qu’entend-on par sourcing ?

Par sourcing, on entend le processus structuré qui consiste à s’approprier des biens ou des services au sein de l’entreprise. Il comprend généralement un certain nombre d’étapes clés, notamment l’exploration des options, la négociation du prix, la fréquence d’achat et l’organisation et la réception de la livraison.

Sourcing par opposition à achat

Le terme sourcing ou approvisionnement est parfois confondu avec le terme purchasing ou achat. S’il est vrai qu’il s’agit de concepts différents, ils n’en sont pas moins étroitement liés. Le sourcing est un processus stratégique à long terme et l’achat est la transaction qui a lieu à la fin de ce processus.

Le sourcing englobe l’ensemble du processus : la passation de la commande auprès d’un fournisseur, la réception d’un produit ou d’un service, et le paiement. Il comprend la préparation des bons de commande, la réception des livraisons et le traitement des factures et des paiements.

Pourquoi suivre un processus de sourcing ?

La principale raison de déployer un processus de sourcing est de trouver rapidement et régulièrement les biens et services adéquats pour votre entreprise et sa chaîne d’approvisionnement.

Ce point est déterminant pour les entreprises axées sur la croissance.

Si la demande dépasse votre capacité à y répondre, la qualité de votre production et la rentabilité de votre entreprise en pâtiront. Dans ce cas de figure, vous devez rapidement fournir des biens et des services qui répondent à ces deux exigences.

Un processus de sourcing ou d’approvisionnement éprouvé vous permettra d’atteindre cet objectif.

Outre la normalisation et l’accélération de la procédure d’acquisition de nouveaux biens et services, le sourcing offre au moins quatre avantages clés :

1. Réduction des coûts

Vous pouvez toujours trouver des biens et des services à des prix compétitifs, tout en veillant à ce qu’ils vous apportent la valeur dont vous avez besoin.

2. Contrôle de la qualité

Vous pouvez être sûr que les biens et services que vous achetez répondent à vos normes de qualité.

3. Gestion des risques

Vous serez en mesure d’identifier et de sélectionner des fournisseurs réputés et financièrement stables, ce qui réduira le risque de rupture d’approvisionnement pour votre entreprise.

4. Avantage concurrentiel

Si votre processus de sourcing est efficace, vous pouvez obtenir les biens et services dont vous avez besoin plus rapidement et à un coût inférieur à celui de vos concurrents. Cela vous permet de réagir rapidement aux évolutions inattendues du marché et de garder une longueur d’avance.

Exemple de processus de sourcing

À quoi ressemble le processus de sourcing idéal ? Il est fonction de la taille de votre entreprise, de la fréquence à laquelle vous avez besoin de nouveaux biens et services; et de l’impact de vos choix.

Certaines entreprises n’ont besoin que de trois ou quatre étapes, tandis que d’autres adoptent une approche plus élaborée et stratégique.

Voici un exemple de processus de sourcing typique (à adapter à vos besoins).

1. Définir les besoins de l’entreprise

Dans un premier temps, cherchez à déterminer les besoins de votre entreprise. À cet effet, n’hésitez pas à échanger en interne avec chaque équipe ou département afin d’appréhender leurs défis et de définir comment de nouveaux biens ou services peuvent les aider. Ensuite, hiérarchisez les besoins en fonction de leur impact potentiel sur la rentabilité à long terme.

2. Examiner les fournisseurs

Une fois que vous savez ce dont vous avez besoin, effectuez une étude de marché approfondie pour trouver des fournisseurs potentiels. Faites appel à vos réseaux pour obtenir des recommandations et consultez des sites d’évaluation de référence dans votre secteur d’activité. Tenez compte de facteurs tels que le prix, la qualité, la fiabilité et l’expertise des fournisseurs.

3. Demander une offre ou lancer un appel d’offres

Que vous choisissiez un groupe restreint de spécialistes ou que vous soyez ouvert à un marché plus large, vous devrez demander des offres auprès des fournisseurs. Cette démarche peut prendre plusieurs formes, de la demande de propositions et d’offres aux appels d’offres (voir ci-dessous), et vous aidera à comprendre comment certains fournisseurs peuvent résoudre votre problème.

4. Évaluer les offres et négocier

Une fois que vous disposez des propositions, offres ou soumissions, évaluez-les en fonction de vos critères. Une fois encore, il peut s’agir du prix, de la qualité, de la fiabilité, du niveau de service, etc. Il est toujours utile d’essayer de négocier avec les fournisseurs pour obtenir la meilleure offre possible, car ils sont parfaitement conscients qu’ils sont en concurrence avec d’autres pour décrocher votre marché.

5.Conclure un contrat

Après des négociations fructueuses, il est temps de formaliser l’accord avec le fournisseur choisi. Rédigez un contrat détaillé décrivant clairement les attentes, les produits à livrer, les conditions de paiement et toute autre modalité pertinente. Faites-le vérifier par un avocat pour vous assurer que vos intérêts sont protégés.

6. Passer les commandes

Une fois le contrat en place, établissez des bons de commande précisant la quantité, la date de livraison et d’autres informations essentielles pour aider le fournisseur à vous livrer ce dont vous avez besoin.

7. Entretenir la relation

À l’avenir, il est préférable d’entretenir les relations avec vos fournisseurs de manière proactive. Il s’agit notamment de communiquer régulièrement, d’exprimer vos éventuelles préoccupations, de collaborer pour résoudre les problèmes et de les traiter comme une relation de coopération.

8. Inspecter les marchandises

Lorsque vous recevez les biens ou les services, assurez-vous de leur qualité et vérifiez qu’ils répondent aux normes convenues. Si vous avez des doutes, il est préférable de les exprimer dès le début de la collaboration afin que vos attentes pour l’avenir soient clairement établies.

9. Vérifier la facturation et les paiements

Vérifiez les factures des fournisseurs par rapport aux conditions convenues, et comparez-les à vos bons de commande et aux détails de la livraison. Si tout est en règle, procédez aux paiements conformément aux conditions convenues.

10. Évaluer et améliorer

N’oubliez pas d’évaluer en permanence les performances des fournisseurs à mesure que le partenariat se développe. Parlez aux personnes de votre entreprise qui traitent avec eux demandez-leur leur avis. Si vous voyez des domaines susceptibles d’être améliorés, communiquez-les aux fournisseurs. Après tout, ils ne peuvent pas résoudre des problèmes dont ils ignorent l’existence.

Types de propositions de sourcing et d’appels d’offres

Lorsque vous êtes prêt(e) à recevoir les offres, réfléchissez à la meilleure façon de procéder. La taille de votre entreprise, le degré de spécialisation du produit ou du service, la rapidité avec laquelle vous envisagez de prendre une décision et la quantité d’informations dont vous avez besoin sont autant d’éléments qui définiront l’approche la plus adaptée dans votre cas.

Si vous êtes une petite entreprise à la recherche de fournitures de bureau de base, vous n’aurez peut-être besoin que de quelques offres et/ou devis de fournisseurs locaux. En revanche, si vous êtes une entreprise nationale désireuse d’améliorer la sécurité de plusieurs bureaux, vous aurez besoin de quelque chose de plus approfondi.

Vous trouverez ci-dessous quelques  types courants de propositions de sourcing et d’appels d’offres.

1. Appel d’offres public

Il s’agit d’une procédure d’appel d’offres compétitives dans le cadre de laquelle tous les fournisseurs qualifiés sont invités à soumettre leurs offres. Elle est généralement utilisée pour les appels d’offres à grande échelle et de grande valeur. La procédure est ouverte à toute personne répondant aux critères de qualification prédéfinis.

2. Appel d’offres restreint

Dans cette méthode, seul un certain nombre de fournisseurs présélectionnés sont invités à soumettre des offres. Cette méthode est généralement utilisée lorsqu’on ne connaît qu’un nombre limité de fournisseurs capables de répondre aux exigences, ou pour des projets spécialisés où l’expertise est cruciale.

3. Appel d’offres

Il s’agit d’un document qui décrit les exigences de l’acheteur et invite les fournisseurs à soumettre leurs propositions. L’accent est mis non seulement sur le prix, mais aussi sur les aspects techniques, la qualité et d’autres critères d’évaluation. Un appel d’offres est courant pour les projets ou services complexes.

4. Approvisionnement auprès d’une source unique

Dans cette méthode, les biens ou les services sont achetés à un seul fournisseur sans appel d’offres concurrentiel. Cette méthode est souvent utilisée lorsqu’on sait qu’un seul fournisseur est en mesure de répondre aux exigences de l’acheteur, ou en cas d’urgence ou d’expertise exclusive.

5. Accords-cadres

Il s’agit d’accords à long terme avec des fournisseurs pour l’achat de biens ou de services pendant une certaine période. Ils fixent les conditions et les prix, et assurent la flexibilité et l’efficacité des processus de passation de marchés ultérieurs.

6. Enchères inversées

Dans une enchère inversée, vous publiez vos besoins et les fournisseurs potentiels entrent en concurrence en soumettant des offres de plus en plus basses. Le fournisseur dont l’offre est la plus basse à la fin de l’enchère décroche le contrat. Cette méthode est utilisée pour maintenir les prix à un niveau bas et obtenir le meilleur rapport qualité-prix.

Conclusion

En établissant un processus de sourcing solide, vous pouvez trouver les bons fournisseurs pour votre entreprise dans un climat de confiance et de cohérence. Cette approche vous sera utile lorsque votre entreprise connaîtra un pic de croissance, car vous pourrez rapidement introduire de nouveaux biens et services qui maintiendront sa rentabilité au niveau escompté.

Commencez à mettre en place un processus de sourcing basé sur certaines des étapes de cet article, et essayez-le la prochaine fois que vous aurez besoin de quelque chose de nouveau. N’oubliez pas de documenter et d’examiner le processus lui-même afin de pouvoir l’adapter et l’améliorer au fur et à mesure de l’évolution de vos besoins.