Enterprise Resource Planning : huit avantages du progiciel de gestion intégré

Afin de pérenniser la rentabilité de votre entreprise, vous devez être en mesure de gérer correctement toutes les ressources. Dans le cas contraire, vous vous exposez à des risques d’inefficacité, d’augmentation des coûts et de baisse des revenus.

Il existe de nombreuses manières de rester au top, mais à mesure que votre entreprise se développe, tout devient plus complexe. En un rien de temps, vous devez gérer simultanément plusieurs éléments différents tels que les stocks, la trésorerie et les ressources humaines. Si la collaboration entre tous ces domaines n’est pas satisfaisante, la croissance de votre entreprise est au point mort. C’est précisément là que la planification des ressources de l’entreprise (ERP) vient à point nommé.

Cet article examine ce que fait exactement un logiciel ERP et comment votre entreprise, petite ou grande, peut en bénéficier. Voici les points que nous y abordons.

• Qu’entend-on par ERP ?
• Huit avantages de l’ERP
• L’ERP en action
• Défis liés à la mise en œuvre d’un système ERP
• Remarques finales

Qu’entend-on par ERP ?

Un logiciel de planification des ressources de l’entreprise ou progiciel de gestion intégré (en anglais, Enterprise Resource Planning ou, en abrégé, ERP) intègre et gère en temps réel tous les processus clés de votre entreprise, des finances aux ressources humaines, en passant par les chaînes d’approvisionnement et les relations avec les clients. Le système ERP agit en quelque sorte comme un « hub » central qui relie vos données. Résultat : il améliore le fonctionnement d’un grand nombre de processus.

Certaines entreprises disposent de solutions dédiées pour chaque département (par exemple, un système pour payer les collaborateurs, un pour gérer les stocks et un autre pour gérer les données des clients). L’ERP relie toutes ces fonctions entre elles, ce qui présente de nombreux avantages, en particulier pour les entreprises complexes de taille moyenne qui peinent à gérer toutes ces solutions séparées.

Huit avantages de l’ERP

1. Une efficacité et une productivité accrues

Les systèmes ERP améliorent le fonctionnement de nombreux processus d’entreprise. Ils automatisent un grand nombre de processus manuels et centralisent tout. Par exemple, votre équipe financière peut automatiser la facturation et votre équipe commerciale, le traitement des commandes des clients. Chaque élément du système utilise les mêmes données, de sorte que les processus que vous ne pouvez pas entièrement automatiser sont au moins rationalisés. Le nombre d’erreurs et de doublons diminue, et vos données sont toujours actualisées. Vos équipes peuvent en faire plus avec moins de ressources, en moins de temps et en commettant moins d’erreurs.

2. Des données précises et fiables

La plus grande force de l’ERP réside peut-être dans une source unique de données en temps réel pour toutes vos activités. Chaque département dispose ainsi de la meilleure base possible pour prendre des décisions éclairées. Les informations et les réflexions sont toujours basées sur des données précises qui sont également utilisées par les autres équipes. Les objectifs et les actions des équipes sont ainsi en phase. Cette harmonisation est une condition préalable essentielle à la planification stratégique et à l’affectation des ressources.

3. Une meilleure collaboration

S’agissant d’harmonisation, la structure intégrée de l’ERP est parfaite pour éliminer les silos entre vos départements. La collaboration au sein des équipes et entre tous les domaines fonctionnels devient ainsi plus facile. En partageant des données et d’autres ressources, et grâce à des fonctions spécialement conçues dans une perspective collaborative (par exemple les modules de gestion de projet), l’ERP garantit :

• une diminution des malentendus ;
• une exécution plus souple des projets ;
• un objectif commun à tous les intervenants.

4. La réduction des coûts

L’ERP permet d’allouer efficacement les ressources aux services et d’accéder rapidement à des informations financières. Il en résulte une réduction constante des coûts. Par exemple, votre équipe chargée des achats peut utiliser un système ERP pour gérer et comparer les fournisseurs, et obtenir ainsi des prix plus compétitifs et de meilleures offres. De tels effets d’économie existent dans presque tous les domaines d’activité. L’ERP améliore donc immédiatement vos finances.

5. Des clients satisfaits

Une vue d’ensemble de toutes les données clients vous aidera à mieux satisfaire ces derniers. L’élément de gestion de la relation client (CRM) vous donne davantage de contrôle et de visibilité à chaque moment de contact avec le client. Etant donné que le système tient à jour vos interactions, vos préférences et vos commentaires, vous pouvez adapter les services, offrir des expériences personnalisées au bon moment et construire des relations plus solides.

6. La facilitation de la conformité aux réglementations

De nombreux systèmes ERP intègrent des fonctions de conformité à leurs modules. Votre équipe a ainsi moins de travail pour assurer le suivi correct de toutes les réglementations, qu’il s’agisse de données sensibles, de vos finances ou de tout ce qui se trouve entre les deux. Ces fonctions sont adaptées à la région dans laquelle vous travaillez et sont souvent mises à jour automatiquement. Autrement dit, vous serez toujours en conformité, même si les règles changent. En évitant tout problème de conformité, vous protégez votre entreprise contre d’éventuelles amendes et poursuites judiciaires, et vous suscitez la confiance de vos parties prenantes.

7. L’évolutivité et l’adaptabilité

Le monde est imprévisible. Les systèmes ERP peuvent toutefois faire face à cette imprévisibilité. En effet, le système peut faire évoluer différentes parties du logiciel en fonction des besoins. Si votre entreprise se développe soudainement ou si vous devez changer rapidement de stratégie, vous pouvez adapter tous les éléments dont vous avez besoin. Par exemple, vous pouvez élargir votre gamme de produits et intégrer de nouveaux canaux de vente. L’ERP évolue avec votre entreprise afin que vous puissiez vous adapter à des évolutions externes inattendues, sans sacrifier l’efficacité.

8. La sécurité des données et la confidentialité

La plupart des solutions ERP comportent de solides mesures de sécurité pour protéger la confidentialité de vos données. Du chiffrement aux audits de sécurité réguliers, en passant par des contrôles d’accès, elles garantissent la protection de toutes vos informations sensibles, créant ainsi un climat de confiance entre les parties prenantes et améliorant votre réputation sur le marché.

L’ERP en action

Un hub central pour tous les processus d’entreprise est un atout pour n’importe quel secteur. En reliant tous les éléments entre eux, l’ERP rationalise vos activités commerciales, depuis le point de vente où vos clients achètent leurs produits jusqu’à la production et la livraison.

Prenons l’exemple d’Empire Candle. Au terme d’une période de croissance rapide, l’entreprise est passée à Sage X3 pour gérer les stocks et la production. Face à cette expansion explosive, l’entreprise avait du mal à déterminer l’offre adéquate pour répondre à la demande. Elle a opté pour une solution de bout en bout afin de gérer les deux volets efficacement.

Voici ce qu’en pense Robert Turtledove, CEO d’Empire Candle : « Les systèmes adéquats améliorent votre entreprise et c’est exactement ce que vous voulez. L’ERP est le système nerveux central de votre entreprise ». En contrôlant son fonctionnement, Empire Candle a pu économiser 30 % d’activités non productives. Les gains de productivité permettent à l’entreprise d’économiser environ 375 000 euros par an.

Défis liés à la mise en œuvre d’un système ERP

Des solutions ERP intéressantes peuvent être déployées rapidement et facilement, même dans des entreprises complexes. Mais vous pouvez rencontrer des problèmes si vous n’abordez pas la transition dans le cadre d’une approche réfléchie. Nous examinons ici les défis les plus courants et les stratégies pour les relever.

Défi n° 1 : résistance au changement

Les collaborateurs ont parfois du mal à s’adapter aux nouveaux processus et aux nouvelles technologies. C’est certainement le cas dans les entreprises où les collaborateurs s’acquittent depuis longtemps de leurs tâches de manière routinière. Ils doivent pouvoir s’y retrouver avec le nouveau système. À défaut, son utilisation ne sera pas optimale.

Solution : formation

Une grande partie de la résistance des collaborateurs provient d’un manque de confiance ou de connaissance de la manière d’utiliser le nouveau système. Si vous proposez une formation approfondie et mettez en évidence ses avantages, la plupart des collaborateurs comprendront la valeur d’un ERP et l’adopteront. Offrez un soutien constant et assurez-vous que tout le monde connaisse le logiciel et ses possibilités.

Défi n° 2 : migration des données

Pour que la transition s’opère en douceur, vous devez migrer les données de vos solutions existantes vers le nouveau système ERP. Ce processus peut s’avérer fastidieux. Si la migration n’est pas effectuée correctement, vous risquez de rencontrer ultérieurement des problèmes en raison d’incohérences dans les données.

Solution : planification et tests méticuleux

Avant de commencer à utiliser le système ERP, vous devez déterminer la manière de gérer la migration de vos données. Établissez un plan détaillé du mode d’extraction des données de chaque solution existante et collaborez étroitement avec les fournisseurs actuels pour le faire correctement. Vous pouvez également demander au fournisseur de l’ERP quels outils supplémentaires vous pouvez utiliser pour transférer les données. Une fois le système en place, validez et testez les données avant de passer à la phase opérationnelle.

Défi n° 3 : adaptabilité

Votre capacité à personnaliser votre ERP est un avantage déterminant pour atteindre vos objectifs commerciaux. Il arrive toutefois que cette adaptabilité entraîne une certaine instabilité du système, pour laquelle vous devrez peut-être consentir des compromis.

Solution : fixer des priorités

Déterminez quelles personnalisations sont essentielles ou superflues. Collaborez avec le fournisseur de l’ERP pour comprendre ce qui devrait être sacrifier pour chacune d’elles. Demandez-lui son avis sur les adaptations.

Défi n° 4 : Intégration aux systèmes existants

Même avec un nouveau système ERP, il se peut que vous souhaitiez intégrer d’autres logiciels à votre ERP. Cette intégration peut créer des problèmes de compatibilité. Si vous négligez cette intégration, vous risquez de perpétuer les silos, alors que l’ERP a été conçu précisément pour les éliminer.

Solution : vérifier la compatibilité

Collaborez étroitement avec les fournisseurs d’ERP pour vérifier la compatibilité avant d’intégrer leurs solutions. Demandez si les systèmes disposent d’API permettant l’intégration et faites appel à des experts informatiques externes si nécessaire.

Défi n° 5 : dépassements de budget

Comme pour tout projet, il est possible que le budget dépasse les estimations initiales. Cela peut être dû à la manière dont la mise en œuvre est gérée, à la fois par votre propre équipe et par le fournisseur de l’ERP, mais aussi à la complexité technique de la solution elle-même.

Solution : analyse des coûts et planification

Avant d’intégrer un système ERP à l’entreprise, vous devez procéder à une analyse approfondie et prudente des coûts. Prévoyez des tampons budgétaires pour faire face aux problèmes imprévus. Adoptez une approche progressive de la mise en œuvre, en commençant par les fonctions décisives qui génèrent le plus de valeur. Afin de maîtriser les coûts en interne, veillez à disposer d’un plan de déploiement détaillé qui décrit les tâches, les calendriers et les parties prenantes responsables.

Remarques finales

Le déploiement correct de vos systèmes ERP vous aidera à mieux gérer les activités de votre entreprise. Avec un seul système entièrement intégré pour tous vos départements, vous travaillez plus efficacement, vous accédez plus rapidement à des informations et vous découvrez des moyens d’améliorer votre rentabilité. Un système ERP vous permet également de supprimer les applications sous-utilisées qui n’apportent que peu de valeur ajoutée et peuvent même créer des frictions au sein de vos équipes.

Considérez l’ERP comme un investissement stratégique qui permet non seulement d’accroître l’efficacité opérationnelle, mais aussi d’améliorer la culture d’entreprise. L’ERP élimine des obstacles et facilite la vie de tous les intervenants.