Pourquoi dématérialiser ses factures fournisseurs ?
Dématérialiser des factures fournisseurs est reconnue pour accélérer leur traitement. Mais cet avantage n’est pas le seul bénéfice de la dématérialisation des factures fournisseurs. En effet, d’autres effets positifs très importants justifient encore davantage l’acquisition d’une solution de dématérialisation automatisée des factures. D’autant plus qu’une nouvelle génération d’applicatifs est directement connectée aux logiciels de comptabilité […]

- Fiabiliser l’archivage et fluidifier le circuit de validation
- Affiner le pilotage de l’entreprise
- Responsabiliser les acteurs et renforcer la réputation de l’organisation
La dématérialisation des factures fournisseurs, ressort d’efficacité collective
La reconnaissance de la légitimité de chaque facture reçue de la part d’un fournisseur ou d’un prestataire est une condition du déclenchement du paiement qui explique l’essentiel de la durée du processus de règlement. C’est pourquoi la mise en place de circuits de validation efficaces est un levier incontournable si l’on souhaite accélérer le traitement de ce processus. Or, les organisations ont changé et la probabilité que le valideur soit dans le bureau d’à côté de celui du comptable est de plus en plus mince. Développement en réseau, internationalisation et désormais télétravail contribuent à disperser géographiquement les acteurs du circuit de validation des factures. La digitalisation du circuit d’approbation des factures (workflows de validation), pilotée par un logiciel de gestion aux fonctions avancées, est la réponse au double défi de :- L’accélération du traitement
- La dispersion géographique des acteurs
- Gain de temps/instantanéité
- Accessibilité permanente
- Partage entre plusieurs utilisateurs
- Enregistrement normalisé de toutes les opérations
- Connectivité avec les fonctionnalités comptables
La dématérialisation des factures fournisseurs, ressort d’agilité
L’acquisition des données contenues dans les factures permet de générer automatiquement les écritures comptables dans la solution de gestion d’entreprise. La dématérialisation des factures fournisseurs évite donc les ressaisies et les risques d’erreurs associés. En particulier, plus vite traité et introduit dans le système d’information, cet objet numérique alimente automatiquement le processus de reporting, qui gagne ainsi en fiabilité. Facile à partager et à stocker, la facture dématérialisée est cependant un ensemble fermé. C’est une photo introduite dans le système d’information par la fonction comptable. Ainsi, avec les applicatifs de dématérialisation classiques, la saisie initiale n’est pas susceptible de modification. L’apport des applicatifs de dématérialisation des factures fournisseurs de dernière génération est de créer un véritable double virtuel de chaque facture fournisseur, 100 % numérique. Ce double qui circule au gré des besoins n’est plus une photo mais un fichier de données digitales. L’intérêt de pouvoir enrichir la facture est par exemple évident en matière de comptabilité analytique. En effet, on ne connait pas toujours à réception la ventilation analytique d’une somme à payer, qui peut être le fruit d’une clé de répartition entre deux services. Avec une solution qui ne permet pas l’enrichissement ultérieur, la saisie comptable se trouve ainsi confrontée à un choix cornélien :- Privilégier la mise à jour en temps réel des prévisionnels de trésorerie et saisir immédiatement, sans pouvoir ajouter ensuite une clé de ventilation analytique
- Attendre de connaître la clé de ventilation analytique pour effectuer la saisie, au risque d’aveugler les indicateurs sur cette partie des charges
- Alimentation en temps réel des tableaux de bord de l’entreprise
- Finesse de l’analyse des coûts grâce au traitement de la facture au fil de l’eau
La dématérialisation des factures fournisseurs, ressort de conformité
La qualité du processus de traitement des factures fournisseurs est un pilier de la démarche RSE des entreprises. En effet, le respect des délais contractuels de règlement est :- Essentiel pour le maintien de la confiance inter-entreprises
- Significatif de l’engagement du donneur d’ordres dans la solidité de son écosystème
- Comme un levier de responsabilité collective
- Comme un facteur de qualité de la relation client-fournisseur