Gestion comptable

La gestion comptable, fonction centrale de l’entreprise

La comptabilité

La comptabilité, ou gestion comptable de l’entreprise, regroupe trois champs principaux :

1. la comptabilité générale, qui apporte une image globale de la situation économique de l’entreprise à un instant donné
2. la comptabilité auxiliaire, qui donne une indication de sa solvabilité
3. la comptabilité analytique, qui s’intéresse à la rentabilité par ligne de produits ou de services.

La comptabilité générale compile sur une période donnée, de façon chronologique, les entrées et les sorties d’argent par poste budgétaire et par date.

Elle permet de mesurer la performance économique globale de l’organisation sur la période considérée et de comparer le réalisé au prévisionnel. La gestion comptable s’appuie sur la collecte et l’enregistrement des pièces justificatives (recettes et dépenses journalières de caisse, recettes et dépenses journalières de banque, factures d’achat et factures de vente, écritures de paie, frais et opérations bancaires). La bonne tenue de la comptabilité est un fondement du pilotage d’une entreprise, sur la base de laquelle une analyse financière peut être engagée.

La comptabilité auxiliaire recense selon un horizon glissant identique les dettes fournisseurs et les créances clients de entreprise.

 L’intérêt de la comptabilité auxiliaire, centrée sur les éléments variables de la production du résultat, est de deux ordres :

• Sur une période longue, la différence entre les deux postes est un indicateur de la capacité de l’organisation à équilibrer sa comptabilité
• Sur une période courte, la balance auxiliaire permet à l’entreprise d’anticiper un éventuel besoin de trésorerie.

La comptabilité analytique permet de comprendre la structure des coûts de l’organisation. Élément essentiel de la gestion comptable de l’entreprise, la comptabilité analytique rapproche chaque produit des charges qui en permettent la réalisation, qu’elles proviennent de l’exercice comptable en cours ou de périodes précédentes ou à venir. Le calcul de résultats analytiques, par centre de décision et par ligne d’activité, affine la gestion comptable et la pertinence de l’allocation des ressources en fournissant des éléments de comparaison.

L’analyse financière

L’analyse financière s’appuie sur des indicateurs calculés sur la base de la gestion comptable.

Le seuil de rentabilité correspond au montant du chiffre d’affaires à partir duquel une entreprise devient rentable, c’est-à-dire où la différence entre les produits et les charges variables couvre les charges fixes.

Le besoin en fonds de roulement de l’entreprise détermine le taux de couverture du cycle d’exploitation sur une période donnée. Une entreprise aux ventes fortement saisonnières peut ainsi présenter un seuil de rentabilité confortable sur 12 mois avec un besoin en fonds de roulement positif pendant 8 mois, qu’il faudra donc financer.

La capacité d’autofinancement de l’entreprise (CAF) évalue les ressources générées par l’entreprise pour couvrir ses dépenses. On la calcule sur une période donnée par différence entre les produits encaissables, c’est-à-dire effectivement vendus et non stockés, et les charges décaissables, c’est-à-dire concourant à la production du chiffre d’affaires vendu de la période considérée.

La comptabilité, un enjeu stratégique pour les entreprises

La gestion de la comptabilité est une obligation légale pour les entreprises, tenues de réaliser au moins une fois tous les 12 mois, un bilan et un compte de résultat et de déposer une liasse fiscale. La gestion comptable suit des règles strictes et respecte la nomenclature du Plan Comptable Général (PCG). La loi impose en outre à l’entreprise de procéder à un inventaire annuel, destiné à corroborer par un comptage réel la valeur de son stock inscrite dans la comptabilité.

Une comptabilité juste et maîtrisée indique combien et à qui payer impôts et charges sociales. Une comptabilité bien tenue alimente la relation de confiance avec les interlocuteurs financiers et économiques : fournisseurs, clients, banques, actionnaires, investisseurs, institutions…

Une comptabilité négligée, erronée ou falsifiée entraîne des risques de pilotage et financiers importants, peut avoir des conséquences fiscales, peut dissimuler des détournements et d’une façon générale entrave la bonne marche de l’entreprise. Toute forme de manipulation destinée à cacher une fraude relève du droit pénal des affaires.

Le vocabulaire de la gestion comptable

Le bilan comptable est une photographie de la réalité économique d’une entreprise mesurée sur la durée de l’exercice comptable. On extrait du bilan des ratios et des indicateurs pour procéder à une analyse financière et identifier éventuellement des déséquilibres préjudiciables à terme, qu’il convient alors de corriger par des ajustements dans la gestion de la société.

Le compte de résultat détermine le résultat de l’exercice comptable, duquel est extrait le résultat fiscal. Bénéficiaire ou déficitaire, le compte de résultat compile l’ensemble des charges et des produits passés au cours d’un exercice, classés dans des catégories définies par le plan comptable général (PCG).

Les soldes intermédiaires de gestion (SIG) mettent en évidence les indicateurs nécessaires à l’évaluation rapide du fonctionnement de l’entreprise : marge, valeur ajoutée, excédent brut d’exploitation (EBE), résultat d’exploitation, résultat courant avant impôts, résultat exceptionnel et résultat net. Normalisés, les soldes intermédiaires de gestion permettent une appréciation relative de la performance d’une société ou d’un périmètre.

Le tableau des emplois et des ressources met en relation dans un tableau en partie double les ressources stables de l’entreprise avec ce qu’elles sont sensées financer, à savoir l’activité courante et les investissements. C’est ainsi que l’on obtient l’égalité toujours vraie : actif = passif. Si les ressources stables sont suffisantes, la société dispose d’un excédent qui se retrouve disponible. Sinon, l’entreprise doit recourir au crédit pour financer certains emplois.

Le plan comptable normalise les écritures comptables en fonction de comptes, identifiés par un numéro et un intitulé, eux-mêmes rangés en classes.

La balance comptable, fondée sur les comptes en T, enregistre le numéro de l’opération, son libellé, le montant du débit et du crédit et enfin le solde du compte, créditeur ou débiteur.

Le journal comptable compile par classe les écritures comptables sur une période donnée, intégrées les unes à la suite des autres dans l’ordre chronologique. On distingue par exemple le journal des achats, le journal des ventes, le journal de banque, le journal des opérations diverses, le journal des salaires et le journal de TVA.

Le grand livre est composé de l’ensemble des écritures comptables de l’exercice.

Les trois principes comptables

1. La régularité : les comptes d’une entreprise sont établis selon des règles comptables définies par les textes réglementaires, éventuellement éclairés par la doctrine. Lorsque des options existent sur les modalités d’application, le choix des options retenues doit être clairement indiqué dans l’annexe aux comptes et ces options appliquées de manière constante d’un exercice à l’autre.
2. La sincérité : application de bonne foi des règles comptables. Elle implique que les responsables de l’établissement des comptes apprécient avec discernement la réalité et l’importance des événements enregistrés. Concrètement, le principe comptable de sincérité fait reposer sur les dirigeants de l’entreprise la responsabilité de traduire loyalement la situation économique réelle de l’entreprise.
3. L’image fidèle : ajoute au respect des règles comptables l’obligation de fournir loyalement toute l’information utile et pertinente pour permettre à des tiers d’avoir, à travers les états financiers, une perception exacte de la réalité économique de l’entreprise. L’article 123-15 du Code de Commerce prévoit notamment que « Le bilan, le compte de résultat et l’annexe doivent comprendre autant de rubriques et de postes qu’il est nécessaire pour donner une image fidèle du patrimoine, de la situation financière et du résultat de l’entreprise ».

Quels sont les bénéfices d’un logiciel de gestion comptable ?

Les bénéfices retirés de l’usage d’un logiciel comptabilité TPE, PME et MGE sont nombreux :

• Le gain de temps
  L’automatisation de la saisie et du traitement comptable élimine les ressaisies, fiabilise les calculs sans risque d’erreur, centralise toutes les écritures, facilite le rapprochement bancaire, accélère le calcul de la TVA et donne accès à l’ensemble des données et indicateurs sur un seul outil.
• Le pilotage de la trésorerie
  La visibilité en temps réel de la situation du compte clients, de celle du compte fournisseurs et de celle de la banque optimise la gestion des flux de trésorerie, permet de maîtriser ses finances, d’anticiper les éventuelles tensions et d’organiser avec efficacité les relances et le recouvrement.
• La télétransmission
  Une solution de comptabilité automatisée intègre des fonctions de télédéclaration et de télétransmission, qui permettent d’effectuer chaque mois sa déclaration de TVA en un clic et en fin d’exercice de transmettre rapidement et aisément ses documents de synthèse: bilan, compte de résultat et annexes.
• L’analyse financière et l’aide à la décision
  Un logiciel de comptabilité apporte aux décideurs une vision à 360°, avec à la clef la possibilité d’un contrôle de la performance économique en temps réel, un accès à l’historique et à des indicateurs personnalisés, une identification plus rapide des opportunités et une meilleure prise de décision.
• La conformité
  Les dispositions réglementaires évoluent régulièrement. Choisir de générer ses écritures et ses calculs comptables via un logiciel de gestion comptable garantit la conformité des résultats et des déclarations, grâce à des mises à jour régulières, actualisées de ces évolutions légales et fiscales.
• L’archivage et la sécurité des données
  Un logiciel de gestion donne accès à l’ensemble de l’historique des exercices passés et à toutes les écritures comptables de l’exercice en cours. Si le choix de l’entreprise s’est porté sur un accès au logiciel en mode SaaS (Software as a Service – la solution de comptabilité est accessible en ligne au moyen de tout terminal connecté, moyennant un code d’accès), toutes les données sont en outre hébergées sur un serveur distant sécurisé.
• Un partage de la valeur avec l’expert comptable
  Avec un logiciel de comptabilité, l’entreprise assure elle-même la saisie des écritures comptables et ne confie à son expert-comptable que la mission de révision et d’établissement des comptes annuels. À partir d’une simple extraction en fin d’exercice ou même d’un export si le logiciel est en SaaS.
• La mobilité
  Un logiciel de comptabilité accessible en mode SaaS offre la possibilité aux utilisateurs autorisés de se connecter selon leurs besoins et leur disponibilité. Vérifier un règlement ou consulter un indicateur avant de prendre une décision devient instantané via son Smartphone ou sa tablette.

La comptabilité, des enjeux très actuels

Comptabilité et transformation digitale

La transformation numérique est source de performance et de différenciation compétitive pour les entreprises, quelle que soit leur taille. Capter les nouveaux modes de consommation, se rapprocher des utilisateurs ou optimiser les processus de l’entreprise constituent des chantiers stratégiques pour la plupart des acteurs.

Dans le domaine particulier de la gestion, la digitalisation offre des opportunités inédites de productivité et de modernisation du système d’information. En parallèle, le Cloud Computing apporte aux PME des leviers puissants en termes d’accès aux solutions les plus performantes.

Ayant su évoluer d’une mission de garantie de la conformité vers une mission de création de valeur ajoutée à partir de l’exploitation de données toujours plus riches, la fonction comptable est évidemment la mieux placée pour piloter cette transformation digitale au plus près du contexte et de la stratégie de l’entreprise.

Gestion comptable et internationalisation

L’internationalisation est à la fois un enjeu de développement et une réalité pour nombre d’entreprises françaises. Du point de vue de la gestion comptable, l’internationalisation pose la question de la capacité de l’organisation à agréger des données éventuellement valorisées selon des monnaies autres que l’euro et à collecter ces données dans des territoires soumis à des procédures et à des législations différentes de celles en vigueur en France.

La capacité de la fonction comptable de l’entreprise à mesurer et à piloter la performance au sein de chaque territoire est clef. La direction financière de l’entreprise, et singulièrement le périmètre comptable, se mobilisent très en amont du projet d’internationalisation pour s’approprier le contexte vernaculaire et se mettre en capacité de concevoir le process adapté pour assurer le contrôle budgétaire et l’alignement des leviers d’excellence.

Le Fichier des Écritures Comptables (FEC)

La loi impose la remise d’une copie du Fichier des Écritures Comptables sous forme dématérialisée et dans un format bien défini pour la présentation de la comptabilité lors d’un contrôle fiscal. Cette obligation concerne toutes les entreprises tenant leur comptabilité au moyen d’un logiciel comptable, quel que soient leur activité ou leur régime d’imposition. Il appartient à l’entreprise de s’assurer que son logiciel de comptabilité ou celui utilisé par son expert comptable est bien conforme à cette obligation.

La loi anti-fraude à la TVA

Tous les assujettis à la TVA, personne physique ou morale, de droit privé ou public, qui enregistrent des règlements de leurs clients dans un logiciel de gestion sont concernés par cette disposition.

Pour être conforme, une solution logicielle doit respecter cinq exigences :

1. Inaltérabilité des données : les logiciels doivent conserver les données dans leur état d’origine sans aucune altération possible.
2. Sécurisation des données : toutes les données concernées doivent être sécurisées par un procédé technique fiable.
3. Conservation des données : les logiciels concernés doivent prévoir des clôtures, reflet des opérations réalisées, qui devront être réalisées à intervalles réguliers. Ces données doivent être conservées pendant six ans.
4. Archivage des données : les solutions logicielles doivent proposer des fonctionnalités d’archivage afin de permettre de figer les données et donner date certaine aux documents archivés.
5. Certificat ou attestation de conformité : afin de justifier le respect des conditions ci-dessus, l’entreprise doit disposer d’un certificat délivré par un organisme accrédité ou d’une attestation individuelle de son éditeur.

Glossaire initialement publié le 23/01/2019. Dernière mise à jour le 02/02/2023