Les entreprises qui effectuent leur comptabilité via des systèmes informatisés doivent, en cas de vérification de comptabilité de l’administration fiscale, la présenter sous la forme de fichiers dématérialisés. Pour cela elles doivent établir un fichier des écritures comptables (FEC) au titre de chaque exercice.
Le fichier des écritures comptables : un document obligatoire
En cas de contrôle de la comptabilité par l’administration fiscale, l’entreprise doit impérativement fournir un FEC. Ce fichier porte sur l’ensemble des écritures des journaux comptables au titre de chaque exercice visé dans l’avis de vérification. Il permet au contrôleur de s’assurer de la correspondance des documents comptables avec les déclarations fiscales déposées, gagner du temps lors de ses contrôles et aussi d’alléger son temps de présence dans l’entreprise.
Le FEC est généré directement depuis le logiciel de comptabilité de l’entreprise.
La remise du fichier des écritures comptables fait courir le délai de 3 mois imparti à l’administration fiscale pour effectuer ses contrôles. En cas de non-remise du FEC, le délai ne s’applique pas.
Le fichier des écritures comptables concerne toutes les entreprises
Toutes les entreprises ayant une obligation de présenter des documents comptables et qui tiennent leur comptabilité de façon informatisée sont tenus de produire le fichier des écritures comptables en cas de contrôle fiscal. Sont cependant dispensées d’établir le FEC, les entreprises soumises au régime de la microentreprise ainsi que les sociétés civiles immobilières (SCI) soumises aux revenus fonciers dont tous les associés sont des personnes physiques et qui ne sont pas astreintes à des obligations comptables commerciales.
Le fichier des écritures comptables : un contenu précis
Le fichier des écritures comptables contient l’ensemble des données comptables et des écritures retracées dans tous les journaux comptables au titre d’un exercice. Les écritures d’inventaires et les écritures d’à-nouveaux doivent donc également y figurer. Les écritures doivent être classées par ordre chronologique.
Chaque écriture doit reprendre l’ensemble des données comptables figurant dans le système informatisé de l’entreprise. Les 18 premières informations doivent obligatoirement correspondre, dans l’ordre, aux informations suivantes :
- Le code journal de l’écriture comptable
- Le libellé journal de l’écriture comptable
- Le numéro sur une séquence continue de l’écriture comptable
- La date de comptabilisation de l’écriture comptable
- Le numéro de compte, dont les trois premiers caractères doivent correspondre à des chiffres respectant les normes du plan comptable français
- Le libellé de compte, conformément à la nomenclature du plan comptable français
- Le numéro de compte auxiliaire
- Le libellé de compte auxiliaire
- La référence de la pièce justificative
- La date de la pièce justificative
- Le libellé de l’écriture comptable
- Le montant au débit
- Le montant au crédit
- Le lettrage de l’écriture comptable
- La date de lettrage
- La date de validation de l’écriture comptable
- Le montant en devise
- L’identifiant de la devise
Lorsque certaines données ne sont pas remplies dans le logiciel comptable, les colonnes concernées doivent être laissées vides dans le FEC.
Les sanctions en l’absence de présentation du FEC
En cas de non — remise ou de non-conformité du fichier d’écritures comptables, l’entreprise s’expose à plusieurs sanctions :
- Une amende de 5 000 euros ou, en cas de rectification et si le montant est plus élevé, une majoration de 10 % des droits mis à la charge du contribuable
- Une évaluation d’office par l’administration fiscale des bases d’imposition, notamment si les irrégularités décelées débouchent sur un rejet de comptabilité
- Le défaut de transmission du FEC dans le délai de 15 jours suivant la réception d’un avis d’examen de comptabilité entraîne l’application d’une amende de 5 000 euros.
Depuis le 1er janvier 2014, le fichier des écritures comptables doit obligatoirement être présenté à l’administration fiscale en cas de demande. Ce fichier permet à l’administration d’effectuer des contrôles de conformité et de cohérence sur les comptes de l’entreprise.
