Conformité : 5 règles à suivre par toute les entreprises
La conformité n’assure pas seulement le respect de la loi, mais contribue aussi à de nombreux aspects de la vie de l’entreprise, comme une culture d’entreprise tolérante, la sécurité sur le lieu de travail et en définitive l’avenir de l’entreprise.
La conformité est un enjeu incontournable pour toutes les entreprises. En négligeant cette dimension, elles s’exposent à des risques juridiques et à des sanctions. En théorie, suivre les règles de conformité devrait protéger contre les infractions à la loi, mais en pratique, mettre en place et faire évoluer ces normes reste un défi complexe, surtout face aux exigences numériques en constante mutation.
Certains secteurs, notamment le secteur financier et les entreprises cotées en bourse, sont soumis à des obligations de conformité plus rigoureuses.
Pour les entreprises financières, cela implique la mise en œuvre de contrôles stricts pour prévenir le blanchiment d’argent ou la fraude. Quant aux entreprises cotées, elles doivent assurer une gestion rigoureuse des risques pour se conformer aux attentes des régulateurs et des actionnaires.
Dans les deux cas, la conformité exige des règles internes constamment ajustées aux changements législatifs.
Outre la mise en place de normes précises, la conformité contribue à transformer la culture d’entreprise en instaurant une approche proactive. Toutes les entreprises doivent s’appuyer sur trois piliers pour une conformité efficace :
- la prévention des infractions
- la détection rapide des anomalies
- une communication adéquate pour résoudre toute infraction.
Dans cet article, nous vous proposons un aperçu des meilleures pratiques pour appliquer concrètement ces principes.
- Charte éthique
- Protection des données et sécurité de l’information
- Égalité et promotion de la diversité
- Santé et sécurité
- Communication
1. La charte éthique
La charte éthique établit les bases de la conformité au sein de l’entreprise. Elle comprend notamment les valeurs que l’entreprise défend et la manière de gérer les conflits d’intérêts ou la corruption. La charte donne les règles pour agir et éviter les comportements indésirables. L’objectif est de parvenir à un comportement intègre, éthique, mais aussi responsable des collaborateurs.
Les recommandations s’adressent aussi à des tiers, comme les partenaires commerciaux et les fournisseurs. Ainsi, la charte éthique ne garantit pas seulement la sécurité juridique de l’entreprise, mais préserve également sa bonne réputation. En cas d’infraction, elle donne des recommandations sur le comportement à adopter par les collaborateurs témoins d’un non-respect des règles et directives de conformité. Elle présente aussi les conséquences d’une faute professionnelle.
2. Protection des données et sécurité de l’information
Les clients
Des directives de conformité strictes s’appliquent pour la protection des données lors du stockage et du traitement de données des clients. Par exemple sur la manière dont elles doivent être protégées après leur stockage, sur leur utilisation et sur le fait qu’elles puissent être transmises à des tiers ou non.
Toutes les entreprises qui stockent les données de leur clientèle doivent donc se préoccuper de la question de la sécurité. Il convient de faire preuve de vigilance dans ce domaine, car en plus du préjudice lié à une cyber-attaque, peuvent venir s’ajouter des amendes et des demandes d’indemnisation des clients lésés. Il faut également noter que la conformité informatique peut varier d’un secteur à l’autre.
Les directives informatiques créent un cadre de conformité obligatoire dans l’entreprise, que tous les collaborateurs doivent respecter. Il convient également d’assurer une surveillance permanente afin de garantir la sécurité informatique et la sécurité des données.
Les collaborateurs
La gestion des fiches de paie repose sur le traitement de données personnelles sensibles des collaborateurs, telles que l’adresse, la date de naissance ou encore les informations relatives à la santé. Ces informations nécessitent une attention particulière en matière de protection des données. L’employeur doit mettre en œuvre toutes les mesures nécessaires pour garantir que ces données sensibles ne soient pas accessibles à des tiers non autorisés.
Pour conclure, conformément aux dispositions du Règlement général sur la protection des données (RGPD), chaque étape du processus doit être scrupuleusement encadrée. Cela comprend la limitation de l’accès aux seules personnes habilitées, la sécurisation des systèmes de stockage, et la mise en place de protocoles de gestion des données stricts.
En appliquant ces principes, l’entreprise protège non seulement les informations personnelles de ses collaborateurs, mais renforce également la confiance et le respect de ses obligations légales.
3. Égalité et promotion de la diversité
La conformité ne se limite pas à des restrictions. Elle peut aussi garantir la diversité dans l’entreprise. La garantie de l’égalité des droits grâce aux directives contre la discrimination et le harcèlement sur le lieu de travail promeut la diversité. Ainsi, il est obligatoire de garantir que l’employeur ne prenne aucune décision défavorisant le candidat ou le salarié sur la base de l’origine, le genre, la religion, l’âge, l’orientation sexuelle…
L’intégration de pratiques de conformité favorisant la diversité et l’égalité des droits fait écho aux engagements de l’entreprise en matière de Responsabilité Sociétale des Entreprises (RSE).
En promouvant une politique inclusive et non discriminatoire, l’entreprise ne se contente pas de respecter des normes légales ; elle incarne aussi des valeurs éthiques et sociales qui renforcent sa crédibilité et son attractivité.
En effet, la diversité et le respect des droits de chaque collaborateur ne sont pas seulement des exigences légales, mais également des principes fondamentaux de la RSE qui contribuent à un environnement de travail plus équitable et plus humain. Ce positionnement, en phase avec les attentes sociétales, engage l’entreprise et son personnel dans une démarche d’ouverture et de progrès.
4. Santé et sécurité sur le lieu de travail
La protection et la sécurité sur le lieu de travail font partie intégrante du devoir d’assistance de l’entreprise, qui doit veiller à la santé de ses collaborateurs et prévenir les accidents.
Les directives de conformité établissent donc des obligations claires en matière de sécurité, y compris pour le télétravail, et définissent les comportements à adopter face aux risques et aux situations d’urgence. Elles incluent également des formations régulières pour sensibiliser le personnel aux bonnes pratiques.
Cette attention portée à la sécurité et au bien-être s’inscrit dans une démarche plus large de RSE.
5. Conformité dans la communication
L’usage quotidien des smartphones et des réseaux sociaux en contexte professionnel rend les règles de conformité essentielles dans ce domaine.
D’une part, l’entreprise se projette à travers sa présence sur les réseaux, tandis que les collaborateurs et les tiers interagissent avec ces contenus. La communication y étant difficile à contrôler, il est crucial de fixer un cadre qui assure des messages authentiques et clairs, adaptés à une utilisation professionnelle.
En conclusion, la conformité couvre divers domaines du droit de l’entreprise, allant de la protection des données au droit du travail, en passant par le droit pénal et le droit de la concurrence.
Au-delà du simple respect de la loi, elle favorise également des aspects essentiels de la vie de l’entreprise, comme une culture d’entreprise tolérante et la sécurité sur le lieu de travail.
En outre, la conformité n’est efficace que si elle est bien comprise et intégrée. Cela permet à l’employeur et aux collaborateurs de promouvoir une culture ouverte et de préserver la réputation de l’entreprise et de sa marque.
Enfin, la conformité aide à minimiser les risques, à prévenir les dommages et à donner l’exemple. Il est donc indispensable de développer des compétences internes en matière de conformité ou de s’appuyer sur des expertises externes.
