Im Debitorenprogramm sind jegliche Forderungen strukturiert aufgelistet. So erkennen Sie Probleme, bevor sie entstehen.
Damit die Debitorenbuchhaltung reibungslos funktioniert, lohnt sich der Einsatz eines Debitor-Rechnungsprogrammes. Darüber hinaus gilt es einige Aspekte zu beachten. Folgende Tipps sollen eine Orientierung geben:
Legen Sie zunächst Ziele für die nächsten sechs bis zwölf Monate fest. In diesem Zeitraum behalten Sie Ihre Forderungen und Verbindlichkeiten im Blick, um Engpässe zu vermeiden. Erfassen Sie dann saisonale Schwankungen wie etwa erhöhte Heizkosten im Winter – dies gelingt mit der Debitorensoftware ganze einfach. Vergessen Sie keine fixen und variablen Kosten, und bleiben Sie bei der Einschätzung realistisch.
Verschicken Sie zeitnah automatisierte Rechnungen an Kunden und mahnen Sie offene Forderungen ab. Geben Sie klare Zahlungsziele an. Nutzen Sie eine Debitorenbuchhaltungssoftware, um Fälligkeitstermine im Auge zu behalten – und ignorieren Sie überfällige Rechnungen nicht. Die Außenstände eines Kunden können das erste Anzeichen einer Insolvenz sein.
Mit einer Debitorensoftware schaffen Sie einen guten Überblick über Ihren Lagerbestand und Ihre Vorräte. Vermeiden Sie, dass Ihr Geld in Überbeständen gebunden ist. Das erreichen Sie, indem Sie beim Abgleich Ihrer Bankkonten auch gleichzeitig Ihre Bestandslisten ansehen – egal, ob wöchentlich oder monatlich.
Ob Ihr Kleinunternehmen noch ganz am Anfang steht oder gerade expandiert – gelegentlich ist eine Geldspritze von Ihrer Bank oder sonstigen Geldgebern nötig – sei es in Form eines Überziehungsrahmens, einer Kreditvereinbarung oder verlängerter Zahlungsfristen. Wenn Sie Ihre Kreditgeber über unvorhergesehene Ausgaben oder geänderte Prognosen informieren, stärkt das ihr Vertrauen in Sie. Dadurch reagieren sie positiver auf entsprechende Anfragen.
Wenn Ihr Unternehmen gerade ein rasantes Wachstum verzeichnet, können Sie auf Kreditangebote von Banken oder sonstigen Finanziers zugreifen –etwa auf Überziehungsrahmen oder befristete Darlehen. Banken sind oft bereit, Unternehmen schon auf Vorlage eines aufgesetzten Dienstleistungsvertrages oder einer Absichtserklärung Kredite zu gewähren. Sobald der Kunde bezahlt, kann der Kredit damit getilgt werden.
Einmal pro Quartal sollte eine routinemäßige Überprüfung aller Ihrer Ausgaben stattfinden. Nehmen Sie dabei in der Debitorenbuchhaltungssoftware Ihre Kosten für Strom, Internet, Abonnements und sonstige Geschäftsausgaben unter die Lupe. Unternehmen wachsen oft über einen Dienst oder ein Tool hinaus und bezahlen weiter dafür, ohne es wirklich zu brauchen. Ähnlich summieren sich auch andere kleinere Ausgaben, wenn man sie nicht im Auge behält.
Eine Debitorensoftware zur Verwaltung Ihrer Buchhaltung hilft Ihnen, mögliche Cashflow-Probleme rechtzeitig zu erkennen. Denn sie aktualisiert Ihre Cashflow-Prognosen und überwacht das Marktgeschehen sowie die Liquidität Ihrer Kunden und Lieferanten. Ein Debitorenprogramm zeigt Ihnen zudem an, ob für Sie daraus Handlungsbedarf entsteht. Im Zweifel sollten Sie Ihren Buchhalter, Steuerberater, Investor oder Unternehmensberater um Rat fragen, bevor aus einem kleinen Problem ein großes wird. Wenn Sie Ihren Cashflow im Griff haben, können Sie bei Anschaffungen selbstbewusster verhandeln und langfristig Kosten reduzieren. Sind Engpässe frühzeitig bekannt, lässt sich bei Bedarf außerdem Ihr Kreditrahmen anpassen.
Der Debitoren-Bericht in unserem Debitorenprogramm zeigt Ihnen, welche Forderungen zu einem gegebenen Zeitpunkt noch offen sind. Mit dem Bericht überblicken Sie jederzeit:
Mit der Debitorenbuchhaltungssoftware können Sie Herausforderungen aus dem Weg räumen und sich über folgende Funktionen freuen:
