In Sachen Rechnungslegung fallen häufig die beiden Begriffe Zahlungserinnerung und Mahnung. Doch wo liegt der Unterschied?
Aus rechtlicher Sicht gibt es gar keinen Unterschied zwischen Zahlungserinnerung und Mahnung. Denn es bleibt dem Unternehmen selbst überlassen, welche Überschrift es beim Erinnerungsschreiben an säumige Zahler verwendet. Entscheidend ist daher die Funktion der Mitteilung.
Wann ist eine Zahlungserinnerung bzw. Mahnung zu nutzen?
Eine Mahnung oder Zahlungserinnerung hat vor allem den Zweck, den säumigen Kunden in Verzug zu bringen. Denn erst mit Eintritt des Verzugs können Verzugsschäden in Form von Mahnpauschalen, Verzugszinsen und Mahngebühren geltend gemacht und weitere Maßnahmen zur Erzwingung der Zahlung (beispielsweise das gerichtliche Mahnverfahren) eingeleitet werden.
In Verzug gerät ein Schuldner gemäß § 286 BGB, wenn:
- der von Ihnen in der Rechnung genannte Zahlungstermin nicht eingehalten wird,
- Sie die fällige Rechnung anmahnen oder
- die gesetzlich vorgeschriebene Frist von 30 Tagen ohne Zahlungseingang verstreicht. Diese Frist gilt automatisch für Unternehmen, Verbraucher jedoch müssen auf diese Frist in der Rechnung ausdrücklich hingewiesen werden, damit diese greifen kann.
Wie oft sollte an eine ausstehende Rechnung erinnert werden?
Entgegen der allgemeinen Vorstellung ist es nicht notwendig, einen Schuldner mehrmals mit einer Zahlungserinnerung bzw. Mahnung an die fällige Rechnung zu erinnern. Es hat sich im Geschäftsleben jedoch etabliert, dass Unternehmen in der Regel drei Mahnungen schreiben. An diese Gepflogenheiten der Mahnstufen sollten auch Sie sich halten.
Wie das Dokument allerdings benannt wird, durch das der Eintritt des Verzugs festgestellt wird, ist also unerheblich. Es hat sich ebenfalls eingebürgert, die erste Mahnung als Zahlungserinnerung zu bezeichnen, um einen positiven Grundton in der Kommunikation zu wahren.
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