Cinq raisons pour, de préférence, ne pas gérer vos actifs immobilisés via tableur

Quelle est l’efficacité d’une stratégie Tableurs pour la gestion de vos actifs immobilisés ?

De prime abord, les tableurs semblent être en mesure de gérer vos actifs immobilisés. Il y a d’ailleurs de bonnes raisons pour que nous tentions de numériser tous nos processus de gestion. Il en résulte des gains en efficacité et des réductions de coûts. Il n’en va pas autrement pour vos actifs immobilisés.

L’amortissement d’actifs immobilisés, comme le suivi du cycle de vie d’un actif et la consignation de sa valeur à des fins d’assurances et de fiscalité, constitue l’un des principaux processus financiers dans le chef des entreprises. Tout bien considéré, un bon système de suivi d’actifs immobilisés comporte de multiples dimensions et fonctions, ce qu’un tableur ne serait jamais capable d’assumer. Qui plus est, plus votre société grandit, plus les contraintes se renforcent. Le fait est que :

• pour 87 % de tous les dossiers signalés, le détournement d’actifs représente l’une des formes de fraude les plus fréquentes ;
• 15 à 30 % des actifs immobilisés sont ce qu’on appelle des actifs-fantôme, ce qui signifie qu’ils n’existent pas ; nombreuses sont les sociétés qui ne se rendent pas compte des dépenses inutiles qu’elles consentent ou des opportunités d’économies dont elles disposent ;
• aux Etats-Unis, 35 % des sociétés déclarent que le principal obstacle n’est autre que la comptabilité liée à leurs impôts.

Quatre avantages des logiciels pour actifs immobilisés qui vous changent la vie et qu’un tableur ne peut vous offrir

Des mises à jour automatiques pour demeurer conforme à la législation fiscale

La réglementation en matière d’impôts devient chaque année plus complexe. Pour de nombreuses entreprises dont la structure des actifs est plus élaborée, il est difficile, voire insurmontable, de faire en sorte que chaque actif soit correctement tenu à jour et amorti. Le faire manuellement, en recourant à des tableurs, compromet l’exactitude et la sécurité de l’opération. Ce qui, au final, peut s’avérer onéreux pour les organisations, quelle que soit leur envergure.

Le fait de se tenir au courant des nouveautés ou des changements apportés à la réglementation constitue l’une de motivations majeures derrière la quête de solutions permettant de réduire les risques opérationnels. C’est en tout cas ce qu’a révélé une étude : 35 % des personnes interrogées utilisant un logiciel de gestion pour actifs immobilisés citent cette motivation. Voilà pourquoi les logiciels actuels prennent en charge les mises à jour, deux fois par an en moyenne, induites par les modifications légales les plus récentes, de telle sorte qu’elles soient prises en considération dans l’ensemble des calculs. Adapter à chaque fois, manuellement, les formules de votre tableur vous expose à des audits, à des amortissements inexacts et à des amendes salées. Automatiser vous permet de vous conformer aux dernières modifications. Mieux encore, certains éditeurs de logiciel ajoutent, dans leur outil, les détails concernant ces modifications, de telle sorte que vous puissiez vous les approprier.

Suivi et amortissement, pour une gestion judicieuse d’actifs immobilisés

Tout comme se tenir au courant de la législation est un défi, il est fastidieux de gérer les données essentielles de tous vos actifs avec un tableur. Suivi des cessions, des transferts, du travail, des sites, des matériaux et des investissements en capital, mais également des principes comptables généralement reconnus… ce sont là des informations importantes que vous désirez pouvoir consulter simplement via une seule et même plateforme. Une solution automatisée vous permet de déterminer les informations spécifiques dont vous désirez assurer le suivi. Cela vous fait gagner du temps en recherches et génère des analyses fiables. Des outils intelligents vous permettent même d’ajouter des méthodes d’amortissement sur mesure. Vous pouvez ainsi assurer le suivi de centaines de types d’actifs immobilisés différents, souvent même en temps réel.

Gestion de processus physiques d’inventaire

Comme nous l’indiquions précédemment, 15 à 30 % des actifs immobilisés ont disparu. Toutefois, en raison d’un mauvais suivi, ils continuent d’apparaître au bilan. Compte tenu du fait que l’information est parfois éparpillée dans plusieurs tableurs, il est difficile de détecter ce genre d’erreurs. Les logiciels pour actifs immobilisés procurent des outils permettant de collationner des biens disparus ou cédés. Vous êtes ainsi assuré de disposer d’un inventaire précis et de payer le montant exact pour des assurances.

Planification et suivi de projets à des fins de gestion d’actifs immobilisés

Lorsque l’heure est venue de remplacer des actifs ou d’en amortir certains, vous désirez probablement élaborer un planning destiné au budget ou autre. En particulier lorsque vous opérez sur plusieurs sites. Les fonctions suivantes, que vous trouvez dans les logiciels spécialisés, vous permettent d’assurer le suivi des actifs tout au long de leur cycle de vie :

1. l’actif est planifié dans le budget, de son achat jusqu’à sa mise en service ;
2. l’amortissement est automatisé dès l’instant où l’actif passe du stade planification à celui de mise en service et, ensuite, tout au long de sa durée de vie ; vous pouvez gérer les aspects financiers afférents tout au long de l’année ;
3. si vous déménagez ou si vous ajoutez un site, vous avez la possibilité de gérer la localisation physique d’un actif tout au long de son cycle de vie ;
4. un potentiel de génération de rapports, puissant et souvent configurable, vous procure des informations que vous pouvez difficilement obtenir via un tableur (imaginez plutôt le nombre de tableurs dont vous auriez besoin pour y arriver !)

Intégration avec vos processus, pour une gestion efficace des actifs immobilisés

Les formules de tableur risquent soudainement de ne plus fonctionner lorsqu’elles sont transférées entre collègues. Par ailleurs, des références erronées de cellules risquent de se traduire par des chiffres inexacts. En matière d’actifs immobilisés, ces petites erreurs peuvent rapidement se muer en gros problèmes. Qui plus est, lorsque vous intégrez cette gestion au logiciel de comptabilité et d’achat de votre société, vous ajoutez une couche supplémentaire de contrôle et de simplicité que vous ne pourriez obtenir avec des tableurs. Les données d’achat sont automatiquement injectées, d’un processus vers l’autre, afin d’éviter les erreurs humaines et de garantir l’exactitude de tous les éléments. Un exemple : vous avez même la possibilité d’associer une facture à un ou plusieurs nouveaux ordinateurs. Un système de reporting intégré pour la comptabilité et les actifs immobilisés met en outre un terme aux doublons ou aux exportations de données entre systèmes.

Cela peut s’avérer particulièrement utile en cas de catastrophe naturelle, de cambriolage ou de vandalisme. La possibilité que vous avez de produire rapidement l’information nécessaire et d’assurer facilement le suivi aura pour effet de simplifier les démarches d’assurance.

De prime abord, les actifs immobilisés semblent complexes. Ils sont tributaires d’une panoplie de règles, de législations et de méthodes d’amortissement et peuvent par ailleurs être géographiquement éparpillés. Les tenir à l’œil constitue ainsi déjà en soi un défi. Et nous ne parlons même pas du fatras de tableurs et de silos d’informations. Il existe pourtant une meilleure manière de les gérer, qui permet de réaliser des économies et d’augmenter la productivité. En recourant à un processus rationalisé de suivi et d’amortissement d’actifs immobilisés, les actifs se transforment en rouage bien huilé de votre organisation. Source de croissance plutôt que d’entrave.

Les tableurs sont utiles mais ils s’avèrent rapidement insuffisants lorsqu’il s’agit d’assurer le suivi de vos actifs. A un moment donné, il vaut mieux investir dans du logiciel dédié, capable de rationaliser le processus, ou dans d’autres solutions. Votre société y gagnera en visibilité sur ses actifs immobilisés. Vous réduirez les coûts totaux de possession. Et vous simplifierez par la même occasion vos flux opérationnels et financiers.

Votre organisation a-t-elle déjà migré vers un système numérique de gestion de vos actifs immobilisés ? Si tel est le cas, en quoi a-t-il fait la différence ? Sinon, envisagez-vous de le faire au cours de l’année à venir ?