Comment négocier vos conditions de paiement avec vos fournisseurs

On dit souvent des petites et moyennes entreprises (PME) qu’elles sont le pilier de l’économie. Le fait est qu’elles constituent environ 99% de l’économie belge .

Rien d’étonnant par conséquent à ce que les conséquences économiques de la pandémie Covid-19 aient pour effet de pousser de nombreuses entreprises à améliorer leurs conditions de paiement en vue de survivre et de retrouver le chemin de la prospérité.

Négocier ses conditions de paiement

Négocier les conditions de paiement avec des fournisseurs est une bonne manière de gérer sa trésorerie et de maintenir la tête hors de l’eau à courte échéance.

Elles concernent essentiellement les modalités et délais de paiement que vous pratiquez avec les sociétés qui sont vos fournisseurs et, plus spécifiquement, le temps octroyé pour les payer.

Normalement, ce processus démarre au moment où vous passez une commande.

Pour la plupart des commandes, surtout lorsqu’elles concernent de petits articles, vous payez simplement la totalité de la somme d’avance. Dans d’autres cas, vous avez par contre quelques jours, semaines, voire mois, avant de devoir payer.

Si votre commande concerne un service ou un produit qui doit être spécialement conçu pour vous et revient donc plus cher, vous paierez probablement en plusieurs versements. Le premier prendra sans doute la forme d’une avance, suivie par le reste des paiements de telle sorte que la totalité du montant soit payé pour la livraison.

La plupart des entreprises appliquent des conditions générales que la majorité de leurs clients ne remettent pas en question. Toutefois, cela vaut la peine de les examiner à la loupe — en particulier lorsque les temps sont durs.

Réfléchissez à la manière dont vous pourriez obtenir de meilleures conditions en négociant, par exemple en rallongeant les délais octroyés avant de devoir effectuer la totalité du paiement.

Les éléments de facture auxquels faire attention

Pour vérifier les délais de paiement et les montants à verser, étudiez les termes figurant sur la facture. En voici quelques exemples :

• PIA est l’acronyme de Payment In Advance (paiement anticipé)
• Net 7 signifie que le paiement doit être effectué sept jours après la date de facturation.
• Net 10 signifie que le paiement doit intervenir dans les dix jours suivant la date de facturation.
• COD signifie Cash on Delivery (paiement à la la livraison).
• FDM signifie Fin de Mois.

Payez – tôt ou tard.

Dans certains cas, les fournisseurs octroient une réduction pour des paiements effectués avant la date convenue. C’est une proposition qui vaut très certainement la peine d’être considérée.

Environ un tiers de toutes les factures envoyées sont payées en retard. Un paiement rapide et anticipé est dès lors particulièrement apprécié.

D’un autre côté, vous pouvez parfaitement négocier un report de paiement avec les fournisseurs, ce qui vous permettra de répartir vos dépenses et améliorera votre trésorerie.

Les défis de la trésorerie

La trésorerie se retrouve sous pression dès l’instant où les recettes diminuent, en particulier dans le commerce de détail, l’horeca, le secteur des voyages et le secteur des soins de santé et du fitness.

Alors que les ventes en ligne se portent bien, les secteurs qui s’appuient sur une présence physique en magasin sont durement touchés.

Dans le même temps, les fournisseurs doivent eux aussi surmonter leurs propres obstacles. Certains d’entre eux ont revu leurs prix à la hausse.

L’augmentation des coûts influence également la trésorerie. En 2020, ces coûts ont essentiellement été provoqués par des mesures de distanciation sociale et par l’absence du personnel sur le lieu de travail pour des raisons de quarantaine.

Les livraisons, la production et les ventes ayant été frappées de plein fouet, on ne saurait s’étonner que les bénéfices et les trésoreries en aient souffert, en particulier à court terme.

Au début du mois de mai 2020, une enquête menée par l’organisation de support aux entreprises Business Growth Hub a interrogé quelque 2 000 entreprises à Manchester. Bilan : la réserve de liquidités de plus d’un quart des sociétés (27,5%) ne dépassait pas trois mois.

Autre constat inquiétant : 20% indiquaient ne pas savoir combien de temps durerait leur réserve d’argent.

Pourquoi négocier les conditions de paiement peut s’avérer utile

Le fait de négocier les conditions de paiement peut avoir pour résultat de garder davantage de cash au sein de l’entreprise et d’améliorer vos liquidités. Cela vous placera en meilleure position pour payer des factures et vous évitera de plonger dans le rouge ou de devoir contracter des emprunts.

De meilleurs flux de trésorerie ont également pour effet d’améliorer votre cote de crédit.

Ils ont par ailleurs pour effet de réduire vos risques.

Si vous avez payé anticipativement un produit ou un service et que le fournisseur fait ensuite faillite, vous perdez alors votre argent, à moins que vous n’ayez souscrit un certain type d’assurance.

Procéder aux paiements anticipés minimaux avant livraison vous procure davantage d’emprise si vous désirez par exemple apporter des modifications au produit qui a été conçu et fabriqué spécialement pour vous.

Comment négocier des conditions de paiement ?

Il existe plusieurs manières de mieux négocier les délais impartis pour le paiement.

Faites particulièrement attention avec qui vous négociez

N’essayez pas de négocier simultanément avec tous vos fournisseurs.

Vous risqueriez d’y consacrer trop de temps et de vous laisser distraire alors que vous devriez vous concentrer sur votre entreprise. Vous tirerez des enseignements de chaque négociation et vous pourrez alors les appliquer à vos tentatives suivantes.

Démarrez le processus en priorisant vos fournisseurs

Auprès desquels dépensez-vous le plus d’argent ? Le fait d’y réfléchir et de pointer ces sociétés est déjà un exercice en soi. C’est une bonne manière de vérifier s’il n’existe pas d’autres fournisseurs possibles qui pourraient vous procurer de meilleures conditions.

Si vous découvrez que vous dépensez une grosse somme d’argent auprès d’une société, vous vous trouvez par ailleurs dans une position de négociation plus forte pour discuter avec elle d’une modification ou d’une prolongation des conditions de paiement.

Fixez les modalités de paiement en amont

Outre le fait de discuter du prix et des modalités de livraison, inclure une convention de paiement dans les négociations avec un nouveau fournisseur peut s’avérer une meilleure idée que d’accepter tout simplement ses conditions.

D’une manière générale, les grandes entreprises sont davantage prêtes à envisager des conditions de paiement à plus long terme, en partie en raison de leur envergure mais aussi parce qu’elles disposent elles-mêmes de 90 ou 120 jours pour payer leurs fournisseurs.

Quel que soit votre interlocuteur dans la négociation, indiquez clairement que votre seul souci est de gérer correctement votre trésorerie et, si tel est le cas, rassurez l’autre partie sur le fait que vous n’avez aucun problème financier.

Soyez honnête

Une question importante que peut vous poser n’importe quel fournisseur est la suivante : « Pourquoi devrais-je accéder à votre demande ? » ou « Qu’est-ce que j’y gagne ? »

Si vous vous contentez de menacer de choisir un autre fournisseur s’il n’accède pas à votre demande, cela ne favorisera évidemment pas de bonnes relations.

Au lieu de cela, vous pouvez expliquer en toute franchise que vous aimeriez améliorer votre cash flow. Expliquez-lui par ailleurs que vous serez ainsi en mesure de dépenser plus chez lui.

Vous pouvez également proposer de le recommander auprès d’autres sociétés, de telle sorte qu’il découvre de nouveaux clients potentiels via votre réseau professionnel.

Peut-on imaginer une convention contractuelle que vous pourriez négocier, via laquelle vous vous engageriez à procéder à un nombre déterminé d’achats ou à dépenser un montant chez ce fournisseur pendant une période donnée en échange de conditions de paiement à plus long terme ?

Concluez un compromis

Comme dans toute négociation, vous devez être prêt à conclure un compromis.

Une première chose que vous pouvez par exemple demander est de relever le délai classique de 30 jours dans leurs conditions pour passer à un délai de paiement de 90 jours, pour finalement conclure un accord à 45 jours.

Etudiez les possibilités

Déterminez la durée traditionnelle des périodes de règlement des factures dans le secteur de votre fournisseur.

Une récente étude d’Atradius, assureur-crédit et agence de recouvrement de créances, révèle que les entreprises britanniques actives dans le secteur de l’agriculture et de l’alimentation ont en moyenne droit à 14 jours pour payer leurs factures.

Du côté des entreprises B2B, selon les affirmations des sociétés interrogées, ce sont les secteurs de l’ICT et de l’électronique qui bénéficient de la période la plus longue pour le paiement des factures : le délai de paiement y est en moyenne de 27 jours après facturation.

Connaître les moyennes de votre secteur et être en mesure de les comparer avec votre propre catalogue a non seulement un effet convaincant mais démontre également que vous prenez les négociations au sérieux.

Dès l’instant où vous vous mettez d’accord sur des délais de paiement plus longs, assurez-vous que vous respectez cet accord en programmant un calendrier de rappel ou le paiement automatique.

Si un fournisseur vous octroie plus de temps pour les paiements, tout retard ou défaut de paiement ne pourra qu’être mal perçu.

 

Conclusion à propos des négociations de conditions de paiement

Comme c’est le cas pour tout ce qui touche aux affaires, la communication est un élément primordial. Il est important de s’adresser à la bonne personne chez votre fournisseur, de parler son langage et de savoir quels sont ses points de friction.

Expliquez clairement que vous contactez tous vos fournisseurs en vue d’une révision des conditions de paiement de telle sorte qu’il ne se sente pas isolé.

Proposez-lui par ailleurs, autant que possible, de l’aider en échange.

Rappelez-lui que c’est là une pratique courante et replacez votre demande dans son contexte en mentionnant la dernière fois où vous avez passé ce genre d’accord, à supposer que cela ait déjà été le cas.

Choisissez le bon canal de communication. Il arrive parfois qu’un petit coup de fil fasse davantage d’effet qu’un courriel inopiné. N’oubliez par ailleurs pas, bien évidemment, d’assurer le suivi, par le biais d’une lettre ou d’un courriel, en y reprenant tous les détails.

Invitez votre interlocuteur à y répondre en signalant clairement que vous êtes ouvert à une conversation franche et honnête.

Négocier vos conditions de paiement exige du travail de recherche et de la préparation. Vous devez en outre être prêt à négocier pendant des jours, voire des semaines.

Mais la récompense que vous en retirerez, en termes de trésorerie, de rentabilité et de résilience pour votre entreprise, en vaut réellement la peine.