Comment supporter la flexibilité au travail pour aider vos collaborateurs à s’épanouir

Le travail flexible est désormais la nouvelle manière – eh oui ! – de travailler.

Le coronavirus a suscité, du côté des employeurs, un besoin énorme de pouvoir proposer une charte claire et bien documentée. Non seulement pour attirer de nouveaux talents mais également pour veiller à maintenir les prestations de leurs collaborateurs à un niveau optimal.

Nous savons que les collaborateurs sont plus productifs, plus enthousiastes à propos de leur travail et plus enclins à faire ce petit plus pour le succès de l’entreprise lorsqu’ils peuvent mieux équilibrer vie privée et travail.

Bien que ce souhait soit largement répandu sur le marché du travail, la flexibilité demeure un domaine nouveau pour les petites entreprises.

Dans cet article de blog, nous passons en revue :

• les éléments d’une charte de travail flexible ;
• la manière de l’organiser de telle sorte à ce qu’elle soit aisée à gérer ;
• la manière dont vous pouvez favoriser la confiance qu’ont vos collaborateurs dans ce nouveau mode de travail.

Qu’est-ce qu’une charte de travail flexible ?

Une charte de travail flexible consiste en directives formelles qui déterminent comment vos collaborateurs planifient et documentent leurs horaires de travail.

Vous devez en assurer la meilleure visibilité possible de telle sorte que chacun et chacune, au sein de la société, puisse la consulter. Vous pourriez par exemple en faire un élément de votre processus de recrutement ou la rendre accessible, en un quelconque endroit, à titre de référence.

Vous devez être clair sur la signification que revêt le terme “flexible” pour votre société. Cela peut concerner du travail à domicile épisodique ou des heures de travail non traditionnelles. Votre charte doit :

• indiquer les options de travail disponibles ;
• indiquer comment choisir et modifier un horaire de travail ;
• éviter tout malentendu au sujet des attentes et des responsabilités en matière de communication des changements, de finalisation des tâches et de tout autre élément qui a un impact sur ce qui devrait se produire pendant les heures de travail.

Comment rédiger une charte de travail flexible ?

Etant donné qu’il existe de nombreuses manières dont votre entreprise peut interpréter la flexibilité pour ses salariés, aucune stratégie standard ne s’applique à tout le monde.

Il existe par contre des directives générales qui indiquent la meilleure orientation à donner à votre charte en fonction des objectifs que se donne votre entreprise. En voici trois…

1. Pourquoi votre société a-t-elle besoin d’une stratégie formelle ?

Réfléchissez au message que vous désirez faire passer au travers de votre charte de travail flexible.

Voulez-vous démontrer que le travail flexible est une priorité majeure de votre culture d’entreprise ? Désirez-vous jeter les bases d’un équilibre travail/vie privée pour de nouvelles recrues ?

Y réfléchir soigneusement vous aidera à définir la structure de votre stratégie.

2. Quel type de flexibilité pouvez-vous supporter ?

Le télétravail et le travail flexible constituent d’excellents outils pour recruter des personnes et les fidéliser mais uniquement si vous pouvez les leur procurer de manière cohérente.

Veillez à disposer des technologies et des processus qui vous permettront d’assurer le support de la flexibilité que vous désirez offrir. Si tel n’est pas encore le cas, il faudra trouver une solution.

3. Comment récolter des commentaires au sujet de votre stratégie ?

Quels que soient les objectifs de votre stratégie de travail flexible, leur efficacité sera maximale si vous y intégrez les réactions des cadres et des collaborateurs.

En décidant des éléments que vous incorporez à votre stratégie, n’oubliez pas de tenir compte des opinions de ceux et celles qui seront concerné(e)s par elle.

Les logiciels cloud pour rendre le travail flexible possible

Le travail flexible se compose de nombreux éléments mouvants. Si votre politique inclut le travail à distance, vous devez aider vos collaborateurs à pouvoir opérer rapidement et sans tracasserie.

Si votre politique de travail inclut des horaires flexibles, vous avez besoin d’une vue synoptique de ces horaires de telle sorte à pouvoir planifier un taux d’occupation optimal.

Mettez un terme aux processus manuels

Tenir à jour la disponibilité de chacun(e) vous donnera la migraine si vous recourez à des tableurs. Ils sont malaisés à gérer et susceptibles d’erreurs manuelles.

Facilitez-vous la vie à l’aide d’un traitement de données automatisé sous la forme de logiciels cloud. Ils vous soulageront en éliminant les processus manuels et en les remplaçant par des flux numériques qui vous procurent une vision complète sur vos effectifs.

Au lieu de vous noyer dans les post-it ou les courriels qui tiennent le décompte des absences d’employés, de tels logiciels peuvent permettre à ces derniers de notifier leurs demandes via une appli mobile qui est nettement plus facile à gérer.

Vous avez également la possibilité de limiter le nombre de plages horaires que les collaborateurs peuvent activer ou désactiver, en refusant automatiquement des demandes dès qu’un nombre déterminé d’entre elles ont été introduites.

Self-service

Les employés étant plus nombreux à travailler à distance, il est plus important que jamais de pouvoir consulter et adapter les informations les concernant, à tout moment et n’importe où.

Les collaborateurs peuvent gérer leurs propres jours de congé à l’aide de logiciels RH mobiles lorsqu’ils sont en déplacement. Ils peuvent utiliser la même appli afin de compléter des évaluations et des enquêtes de satisfaction.

Communications et implication

Aidez vos collaborateurs à demeurer connectés et informés, où qu’ils soient et quelles que soient leurs plages de travail.

Dans un monde où l’on travaille en divers endroits et selon des horaires différents, un besoin accru de sentiment d’implication et d’appartenance se fait sentir par rapport à l’environnement de travail. Les contacts directs, en présentiel, ayant disparu, il convient de se focaliser encore davantage sur la communication.

Vous devez procéder à une annonce officielle ? Certains logiciels vous permettent de communiquer efficacement en envoyant des messages ciblés et personnalisés à des groupes spécifiques de collaborateurs ou d’envoyer directement des mises à jour vers leur GSM professionnel. Chacun et chacune demeure ainsi informé(e) et impliqué(e).

Cela implique également que les collaborateurs aient la possibilité de réagir et ce, afin que la communication se fasse dans les deux sens — un facteur majeur d’employee engagement.

Feedback constant

Le monde du travail est en évolution constante. Des rétroactions régulières vous procurent une vision réactualisée de la manière dont les choses se passent pour vos collaborateurs.

Cela vous permet d’améliorer constamment vos processus ainsi que les conditions de travail de vos employés.

A quel point n’est-il pas désagréable de répondre à une enquête et de devoir ensuite attendre deux mois avant d’en connaître les résultats ! Un feedback continu et des enquêtes régulières d’implication autorisent une démarche participative rapide, du genre “vous demandez, nous agissons”.

Conclusion

Migrer vers un logiciel cloud vous aidera à mieux créer et gérer une politique de travail flexible et à devenir, d’une manière générale, un meilleur dirigeant.

Si vous évitez les processus manuels et vous armez d’outils afin de comprendre ce dont vos équipes ont besoin, vous aurez plus de temps pour vous attaquer aux obstacles qu’ils rencontrent et leur permettre de s’épanouir dans leur travail.

Lorsque vous le faites, vos collaborateurs se sentent respectés et appréciés, et davantage impliqués personnellement dans la réussite de la société.

Vos collaborateurs sont ainsi en mesure de donner le meilleur de leurs capacités et d’être fiers de la contribution qu’ils apportent à votre société.

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