Déployer un ERP à bon escient : 6 stratégies de gestion du changement

Un nouveau système ERP vous offre l’occasion unique de transformer votre société en gagnant en efficacité, en découvrant de nouvelles possibilités et en améliorant vos performances globales. Bien qu’une solution ERP moderne puisse donner un joli coup de fouet à votre entreprise, il s’agit là de l’un des projets les plus complexes et les plus risqués dans lesquels vous puissiez vous lancer.

Parmi toutes les embûches que vous pouvez rencontrer, celle qui est la plus facile à éviter est sans conteste une stratégie bancale en matière de gestion du changement. Vous pouvez vous attendre à devoir faire face à une résistance au changement, soit-il positif. C’est en effet là un comportement humain normal. Mieux vaut dès lors vous préparer pour en limiter les conséquences.

Il est important pour vous de comprendre que la gestion du changement n’est pas quelque chose se produisant furtivement lors de la phase d’implémentation. Elle devrait bien au contraire vous servir de fil rouge tout au long du projet afin de donner forme à une culture d’entreprise.

Dans cette optique, nous vous dévoilons ici six stratégies de gestion du changement vous permettant de réussir le parcours d’implémentation de votre ERP.

1. Formulez et partagez votre vision

Déterminez ce à quoi votre entreprise doit ressembler et la manière dont elle opèrera, une fois l’implémentation terminée. Partagez ensuite cette vision avec vos collaborateurs.

Chaque société s’attend à ce qu’une nouvelle solution ERP soit source de réelle transformation. Mais que cela signifie-t-il réellement dans votre cas ? La première étape vers une gestion de changement réussie est de formuler le résultat que l’on désire obtenir à l’avenir et de le communiquer ensuite à l’ensemble de l’entreprise.

2. Expliquez les raisons du changement

Faites en sorte que chacun et chacune, à tous les échelons de votre société, comprenne pourquoi il est si crucial de procéder à la refonte des processus-clé de l’entreprise et la manière dont une nouvelle solution ERP le permet.

Il est crucial, à tous les niveaux de l’entreprise, d’exposer clairement la raison du changement. Mieux, nous vous conseillons d’expliquer soigneusement à chaque équipe l’ampleur du projet, la stratégie de déploiement et le parcours d’implémentation et ce, dès le début du projet.

3. Mobilisez les responsables et veillez à ce qu’ils soient en symbiose

Constituez un groupe de responsables qui partagent votre vision de la transformation et qui porteront les changements.

Ces change managers doivent parfaitement comprendre les avantages du projet et être à même de les communiquer. Ils se donnent comme priorité d’être les fers de lance de la transformation de la société.

4. Engagez le dialogue avec les collaborateurs et les diverses parties intéressées

Analysez l’impact de tout changement et échangez en continu avec chaque collaborateur, chaque équipe et tous les postes concernés.

Dans le contexte d’une gestion du changement touchant l’ensemble d’une organisation, une tactique importante à adopter consiste à élaborer un plan détaillé de communication à destination des employés. Il doit inclure des détails sur la teneur, le contexte, les destinataires, les relais, le calendrier et les modes de communication. Le contenu de cette dernière porte sur l’ampleur du projet, ses objectifs, les étapes, les produits à livrer, les facteurs-clé actuels de réussite et la démarche. Ajoutez-y également un volet sur la transition vers la nouvelle solution.

Un autre point important concerne l’identification des acteurs-clé et des influenceurs au sein de l’entreprise. Déterminez dans quelle mesure ils comprennent et soutiennent le changement d’ERP. Prévoyez ensuite la manière de préserver ou de redynamiser la connaissance qu’ils ont du projet et le soutien qu’ils y apportent.

Evaluez régulièrement le degré d’acceptation du changement de chaque personne au sein de l’entreprise. Vérifiez leur état d’esprit, leur enthousiasme, leur moral et leur degré de soutien du projet par le biais de sondages tout au long des phases successives.

5. Développez votre future organisation

Développez et concevez votre organisation telle que vous la désirez à l’avenir.

Analysez la situation actuelle de votre entreprise, ses implantations et départements, en termes de processus, d’effectifs et de systèmes organisationnels. Servez-vous de cette base pour formuler votre plan de transformation. Ce dernier détaillera les actions et les responsabilités (avec une ligne de temps) de telle sorte que vous puissiez mener votre organisation à bon port.

Définissez de nouveaux processus en vous appuyant sur de bonnes pratiques venant de votre secteur, éventuellement adaptées à vos contraintes spécifiques. Déterminez la manière de réorganiser certaines fonctions et les compétences de vos collaborateurs dont vous pouvez tirer un meilleur parti. Cela signifie également que vous devrez redéfinir des responsabilités RH telles que la gestion des performances, les indemnités, la classification professionnelle, le recrutement et l’intégration de nouveaux collaborateurs.

6. Préparez vos collaborateurs à l’aide des moyens adéquats

Veillez à ce que vos collaborateurs s’épanouissent dans l’organisation une fois transformée.

Cette phase implique pour vous de former vos collaborateurs à utiliser la nouvelle technologie. Bien souvent, elle a également pour conséquence une importante redéfinition des différents rôles, l’acquisition de compétences et des changements organisationnels. Déterminez dès lors les compétences qui seront nécessaires.

Faites l’effort d’évaluer les compétences, les aptitudes, les expériences et les potentiels de vos collaborateurs. Documentez toutes les conséquences que la nouvelle solution ERP provoque pour les effectifs. Vous serez ainsi en mesure de concevoir et de planifier des formations afin de parfaire éventuellement les connaissances. Et avant même de lancer la nouvelle solution, aidez chacun et chacune à bien comprendre en quoi leurs processus et leur travail seront appelés à évoluer – cela concerne aussi bien les utilisateurs finaux, les responsables, les chefs d’équipe chargés de l’implémentation et les propriétaires de processus, que les clients et les fournisseurs.

Conclusion

La clé d’une gestion réussie du changement réside dans les principes de base : communiquez de manière détaillée et régulière au sujet du projet et décrivez les raisons du changement en des termes qui soient clairs et cohérents. Il est crucial de répéter et de réaffirmer ce message de telle sorte qu’il percole à tous les niveaux de votre entreprise. Chacun et chacune demeurera ainsi centré(e) sur les avantages et non sur les éventuels couacs ou difficultés de changement qu’impliquent l’implémentation d’un nouvel ERP.