Digitalisation de votre bureau comptable : comment aider vos collaborateurs à y arriver

L’ère du bureau comptable digital bat son plein. La digitalisation est un des facteurs déterminants qui façonnent aujourd’hui la profession de comptable. Ce mode de travail a été largement favorisé par la pandémie et le besoin de dématérialisation.

Mais que représente cette numérisation pour vos collaborateurs ? Car, après tout, ils doivent assimiler les changements dans leur façon de travailler. Comme vous le savez probablement, certains collaborateurs ont besoin de plus d’encadrement que d’autres.

Dans ce blog, nous mettons en lumière trois domaines dans lesquels vous pouvez aider vos collaborateurs à adopter des méthodes de travail numériques.

Une fois qu’ils s’y seront familiarisés, les avantages s’imposeront non seulement pour votre bureau comptable, mais aussi pour vos clients.

Les points suivants sont abordés :

• Le passage à un cabinet comptable numérique est une véritable gageure.

• Trois façons d’aider vos collaborateurs à passer aux méthodes de travail numériques

• Conclusion

Le passage à un cabinet comptable numérique est une véritable gageure

La tendance à la digitalisation ne fera que s’accélérer. Si les bureaux comptables comprennent généralement qu’ils doivent surfer sur cette tendance, force est de constater que celle-ci pourrait impacter la vie de tous les jours.

La digitalisation comprend, de manière générale, une certaine transition. Plus précisément, un passage des tableaux Excel et des logiciels de comptabilité bureautiques aux logiciels de comptabilité basés sur le cloud. Une évolution qui entraîne souvent de nouveaux processus et de nouvelles méthodes de travail.

Certains collaborateurs peuvent se sentir mal à l’aise avec la nouvelle approche du cabinet comptable, ou penser qu’ils n’ont pas les capacités nécessaires pour s’épanouir dans un environnement plus numérisé.

Quelles mesures les associés, les gestionnaires et les autres responsables d’un bureau comptable peuvent-ils prendre pour soutenir la transition de leurs collaborateurs ?

Trois façons d’aider vos collaborateurs à passer à des méthodes de travail numériques

1. Veillez à ce que vos collaborateurs suivent une formation/un recyclage sur les nouveaux systèmes

Vos collaborateurs seront plus à l’aise avec les nouveaux systèmes s’ils ont reçu une formation adéquate.

Il est également important qu’ils reçoivent des informations supplémentaires lors des mises à jour de logiciels et qu’ils aient accès à un suivi après la formation.

À l’instar des sessions de formation formelles, qui se déroulent en face à face ou en ligne, vos collaborateurs peuvent bénéficier de sessions plus informelles, telles que des réunions « lunch and learn ».

Un bureau comptable proposant des services d’audit, de fiscalité et de conseil a adopté les dernières solutions dématérialisées dans le cloud pour offrir un service encore meilleur. L’entreprise est convaincue que la meilleure technologie permet aux collaborateurs de travailler de manière flexible, ce qui se traduit par un meilleur service aux clients et une augmentation du chiffre d’affaires.

Le CEO concerné reconnaît qu’il est important que les collaborateurs maîtrisent les systèmes et soient sensibilisés à la cybersecurité, avant de pouvoir tirer le meilleur parti du logiciel.

« Nous investissons beaucoup de temps et d’efforts dans la formation », ajoute-t-il. « Chaque fois que nous déployons de nouvelles technologies, nous organisons une formation obligatoire pour tous nos collaborateurs. Comme nous utilisons beaucoup de systèmes web, nos collaborateurs doivent visionner une vidéo sur la cybersécurité tous les trimestres. Cela leur permet de rester au fait des dangers. »

« Bien que l’ensemble du personnel reçoive une formation standard sur les nouveaux systèmes, une équipe de base reçoit une formation supplémentaire afin de pouvoir soutenir le reste du personnel. En outre, le bureau dispose d’un coordinateur de l’apprentissage qui travaille avec les collaborateurs sur leurs plans de formation. »

Autre point important : « Si le coordinateur de l’apprentissage constate que les collaborateurs ont besoin d’un soutien sur des technologies spécifiques, nous veillons à ce qu’ils reçoivent une formation à cet effet. »

2. Reconnaissez que certains processus de travail doivent être modifiés

De nouvelles technologies permettent à votre bureau comptable de travailler plus efficacement. Cependant, franchir ce pas n’est possible que si les processus de travail évoluent au même rythme que la mise en œuvre des nouveaux systèmes.

Il est important que vos collaborateurs adaptent leurs méthodes de travail afin de pouvoir tirer pleinement parti de la commodité de la technologie et de son potentiel pour établir des relations solides avec les clients et générer de nouvelles opportunités commerciales.

La solution qu’un bureau comptable a mise en place à cet effet a été un programme de réforme. Ce programme a été lancé en vue d’utiliser la technologie plus efficacement et d’améliorer les processus.

Un progiciel a été sélectionné et déployé auprès de la majorité des clients. Un logiciel de numérisation a été utilisé pour scanner et saisir les données. Un outil de gestion des flux de travail a également été mis en place dans l’ensemble de l’entreprise, afin que les tâches et les ressources puissent être contrôlées et déployées plus efficacement.

Les processus de travail ont donc inévitablement dû être modifiés dans le cadre de la transformation. Cela s’est passé comme suit : « Nous avons redéfini les fonctions et les responsabilités pour les adapter aux nouveaux systèmes afin que le traitement, l’évaluation, l’analyse et l’assistance aux clients soient offerts au bon moment. Nous avions l’habitude d’organiser notre travail par type, comme les états financiers, l’impôt des personnes physiques, la comptabilité et la TVA. Mais nous avons restructuré nos équipes de manière à ce qu’elles travaillent par client et assument des tâches multiples, plutôt que par tâche pour un grand nombre de clients. »

« Au sein des équipes, il existait une hiérarchie des fonctions. Autrement dit, les tâches de traitement étaient effectuées à un niveau junior. Pour ces tâches, la nouvelle technologie s’est également avérée très utile. Les managers ont ainsi pu consacrer plus de temps aux contacts avec les clients et à l’évaluation des projets et des analyses à un niveau plus élevé. »

3. Communiquer et encourager

Les informations relatives à la transformation numérique doivent être communiquées clairement et régulièrement à vos collaborateurs, de manière à encourager leur participation et leur engagement. À cet effet, vous pouvez utiliser une série d’outils technologiques. Par exemple, envoyez un courriel ou publiez un message sur l’intranet de votre bureau comptable ou sur une plateforme de messagerie.

Cependant, les réunions en face à face sont souvent le moyen le plus pratique de négocier les virages des changements. En effet, vos collaborateurs ont alors la possibilité de poser leurs questions dans un environnement ouvert et de soumettre des suggestions sur la manière d’améliorer certains processus ou systèmes.

Une autre entreprise a déjà utilisé d’emblée un logiciel de comptabilité dans le cloud. Quelle était l’idée sous-jacente ? Le logiciel minimiserait les tâches informatiques et aiderait l’entreprise à maximiser ses bénéfices. Cependant, les collaborateurs doivent constamment s’efforcer de s’améliorer afin de tirer pleinement parti des outils technologiques.

Enseignement : « La communication est essentielle dans un bureau comptable basé sur le cloud, où les collaborateurs travaillent à temps partiel ou à domicile. C’est pourquoi nous nous réunissons deux heures par mois pour discuter des nouveautés autour d’une pizza. Au cours de ces séances d’apprentissage, chacun partageait les informations qu’il avait acquises lors de sessions de formation. Par conséquent, si nos collaborateurs pensaient qu’il y avait quelque chose à améliorer, ils pouvaient l’évoquer à ce moment. C’était l’occasion idéale de partager notre vision de l’évolution de l’entreprise ».

En résumé : « Je crois que si votre équipe comprend les valeurs, elle peut combler les lacunes des processus qui ne sont pas définis à 100 %. »

Conclusion

Chaque bureau comptable serait bien inspiré d’investir beaucoup de temps et d’efforts dans la réussite de sa transformation numérique. En tout état de cause, familiariser les collaborateurs avec les nouveaux systèmes et processus constituera un défi de taille. Afin de le relever au mieux et d’encourager votre équipe, il est préférable de l’envisager en s’inscrivant dans une perspective holistique. Autrement dit, il convient de procéder à une analyse précise de votre communication, de votre culture, de votre formation et de vos processus de travail. Faites de même pour les systèmes les mieux adaptés à votre bureau et aux besoins de votre clientèle.

Note de la rédaction : cet article a été publié pour la première fois en novembre 2019 et a été mis à jour pour en augmenter la pertinence.