L’intérêt d’un plan d’urgence pour vos approvisionnements

Les échanges commerciaux ont connu une croissance exponentielle ces dernières décennies. Un phénomène qui a contribué à accroître la complexité des actuelles chaînes mondiales d’approvisionnement et qui a rendu fabricants et distributeurs vulnérables à toute forme de bouleversement. Exemple : la Chine fut la première touchée lors du déclenchement de la crise du coronavirus. Cela s’est traduit par des restrictions pour les voyages, des pénuries d’emploi et des problèmes logistiques. Tous ces éléments ont eu une influence négative sur les chaînes d’approvisionnement.

Des événements de ce type, ayant un impact à l’échelle mondiale, sont rares. Peut-être pouvez-vous déjà vous reposer sur des procédures de gestion des risques vous permettant de faire face à des défis prévisibles et gérables. Pensez par exemple à des scénarios impliquant des problèmes de capacité, de conformité ou d’ordre financier. Toutefois, ces plans peuvent difficilement vous préparer à des phénomènes disruptifs tels qu’une pandémie.

De telles situations ont par exemple pour résultat de vous confronter à des pertes d’effectifs, à une forte diminution de la productivité et à un changement dans les décisions de consommation de vos clients. L’ampleur de la crise déterminera l’impact que cela aura sur les chaînes d’approvisionnement mondiale. Les conséquences, quoi qu’il en soit, sont inévitables.

Les conséquences d’une crise mondiale sur les chaînes d’approvisionnement

Une pénurie de matériaux

Il se pourrait que vous fassiez face à une pénurie de matériaux ou de produits finis qui doivent vous parvenir de centres logistiques situés dans des régions touchées.

Une pénurie de main-d’œuvre

Si votre société est active dans une région touchée, il vous sera potentiellement plus difficile de trouver de la main-d’œuvre. Ce qui débouche sur des défis en matière d’approvisionnement et de logistique.

Des défis pour l’achat de produits

Lorsqu’une crise économique ou sanitaire se produit et que cela a par exemple pour conséquence de limiter les voyages, dénicher de nouveaux projets ou conclure de nouveaux contrats devient un véritable défi.

Défis logistiques

Il se pourrait que vos centres de distribution et que vos réseaux logistiques subissent des problèmes de capacité et de disponibilité. L’importation de matériaux peut par exemple être bloquée, en particulier s’il n’est pas facile de trouver de nouveaux itinéraires ou méthodes de transport.

10 mesures que votre société se doit de prendre en vue d’un plan de continuité

Dès lors, quels plans d’urgence mettre en œuvre à court et moyen terme et quelles sont les mesures à prendre pour faire en sorte d’être le mieux préparé possible à long terme ? Voici dix éléments à prendre en considération.

1. Tenez compte de vos effectifs

Le bien-être de vos effectifs est de la plus haute importance et ils constituent un maillon essentiel de votre société. Il vous faudra potentiellement réexaminer soigneusement vos méthodes de travail. Vérifiez si le télétravail peut être une solution et quels sont les profils dont vous avez besoin en première ligne.

2. Contrôlez l’état de votre chaîne d’approvisionnement

Si vous n’avez pas une vision complète de l’état de votre chaîne d’approvisionnement, faites-en une priorité et déterminez-le le plus rapidement possible.

3. Elaborez un plan d’urgence détaillé et circonstancié

Faites-le au niveau usine, avec des plans d’actions prédéfinis pour la communication et la coordination : rôles que doivent assumer les employés, protocoles de communication et de décision, et actions qui tiennent compte des clients et des fournisseurs.

4. Veillez à ce que vos stocks soient à portée de main

Vérifiez également s’ils se situent en dehors des zones et des pôles logistiques bloqués. Il s’agit là surtout d’une opération à effectuer en temps de crise.

5. Etablissez une collaboration étroite avec vos équipes juridique, financière et RH

Ce faisant, vous demeurerez au fait des conséquences financières et juridiques qu’implique le fait que les livraisons à vos clients soient difficiles ou impossibles.

6. Vérifiez si vous devez prévoir des clauses supplémentaires dans les conventions contractuelles avec les clients

Si vous ne pouvez pas respecter vos obligations, il est important d’avoir une bonne compréhension des clauses contractuelles afin de prévoir et de planifier les réactions et de définir des priorités.

7. Veillez à l’équilibre entre offre et demande

Lorsque vous constituez une réserve de stock, vérifiez également si vous pouvez réussir l’équilibre entre l’offre et la demande.

8. Diversifiez vos fournisseurs

Déterminez si des opportunités s’offrent à vous pour diversifier vos fournisseurs et étudiez également la manière d’optimiser votre actuelle gestion des risques.

9. Le travail d’équipe est la meilleure préparation possible

Travaillez main dans la main avec les différentes parties concernées et avec vos principaux fournisseurs afin de vous préparer à d’éventuelles pénuries de matériaux ou à une diminution de votre capacité de production.

10. Procédez à une analyse de risques

En vous livrant à du prévisionnel et en définissant tous les scénarios, vous serez en mesure de déterminer dans quels domaines une crise pourrait avoir un grand impact, dans l’état actuel des choses ou à l’avenir.

Appliquez votre stratégie à long terme à votre chaîne d’approvisionnement

Dès que l’impact initial d’une crise s’est estompé, vous devez partir du principe que toutes les conséquences ne s’en feront sentir qu’après un temps potentiellement long.

Il s’agit dès lors surtout d’être préparé au cas où une situation similaire devait se reproduire. Si vous prenez des dispositions et si vous élaborez les scénarios de risques possibles, vous serez en mesure de définir des plans d’action et de procéder aux démarches nécessaires pour diversifier votre chaîne d’approvisionnement et pouvoir ainsi solliciter des sources alternatives.

Vous devez désormais accepter le fait que des événements disruptifs à l’échelle mondiale sont devenus la nouvelle norme. Après tout, la presse titre régulièrement sur des événements qui, jusqu’il y a peu, étaient essentiellement provoqués par l’homme, tels que des guerres commerciales et tarifaires. Ces dernières ont pratiquement toujours un impact considérable sur les chaînes d’approvisionnement.

Si vous voulez pouvoir mieux faire face à l’avenir à des événements ayant un tel impact, il ne suffit pas de réfléchir à votre stratégie logistique de manière conventionnelle. Vous devrez réinventer votre stratégie logistique et vous devrez gérer votre chaîne d’approvisionnement de telle sorte à pouvoir anticiper les crises plutôt que de réagir lorsque l’une d’entre elles se produit.

Ayez une visibilité totale sur l’état des processus de tous vos fournisseurs, y compris ceux qui sont très éloignés. Si vous ne le faites pas, votre société n’aura probablement pas la possibilité de faire face à l’impact d’une situation de crise ou de l’évaluer avec précision.

Ayez une bonne compréhension de là où se situent vos points faibles. Il se pourrait que votre chaîne d’approvisionnement soit trop tributaire de facteurs incontrôlables, ce qui mettrait votre société en péril en cas de défi de grande ampleur. Imaginez par exemple que vous dépendiez d’un fournisseur ne disposant que d’une seule usine et monopolisant une grande part de marché… Si un problème important survient — tel qu’une crise sanitaire ou la faillite de votre fournisseur — vous vous retrouveriez dans d’énormes difficultés.

Repensez le profil de votre chaîne d’approvisionnement

Nombreuses sont les entreprises qui choisissent des chaînes d’approvisionnement dans une optique de globalisation. Elles partent du principe que le commerce mondial nous permet d’acheter des produits, de les produire et de les distribuer dans des zones à bas coûts. Toutefois, des situations de crise, comme le Brexit, la guerre des prix entre les Etats-Unis et la Chine, et le coronavirus nous amènent à revoir nos positions. Surtout si les fournisseurs sont situés en un lieu central se trouvant à très grande distance de chez nous.

Nous nous dirigeons potentiellement vers une période caractérisée par un nouveau concept de chaîne d’approvisionnement. Il s’agira sans doute d’une chaîne logistique au sein de laquelle les entreprises peuvent faire face de manière ultra-flexible et réactive à des changements de politique, de réglementation et à une augmentation des catastrophes naturelles.

C’est un énorme chantier. Par contre, un regain de capacité pour les livraisons, la production et la distribution diminue le risque que la totalité de votre approvisionnement soit bouleversée. Il est préférable que les sources d’approvisionnement primaires et secondaires soient situées en des lieux différents. Cela aura pour effet de diminuer votre risque mais cela pourrait aussi être source de coûts supplémentaires. C’est dès lors une bonne idée d’investir dans des sites de production qui s’approvisionnent en local. Cela répartit en effet le risque et peut se traduire par une réduction des coûts de transport.

Il est impossible de prédire les crises mondiales mais les entreprises peuvent en limiter les conséquences en y préparant mieux leur chaîne d’approvisionnement. Les entreprises qui disposent de bons plans de risques avant qu’une disruption se produise, qui les testent et en tirent des enseignements, sont dans les meilleures dispositions possibles lorsque l’événement se produit réellement.