Vous avez la comptabilité en sainte horreur ? 6 conseils pour une expérience indolore

Si vous aimez votre société mais haïssez la comptabilité, de l’aide est à votre portée. Appliquez les six conseils qui suivent afin de consacrer moins de temps aux tâches administratives et en dégager plus pour les choses que vous appréciez.

Si vous ressemblez à la plupart des gérants de petites entreprises, la perspective de devoir vous atteler à votre comptabilité n’a probablement rien de très excitant.

C’est une tâche ennuyeuse, chronophage et, par-dessus tout, ce n’est pas la raison pour laquelle vous vous êtes lancé(e) dans les “affaires”.

Toutefois, dans une perspective à long terme, si vous désirez procurer à votre société le succès qu’elle mérite, vous devrez être en mesure de maîtriser votre gestion financière.

Voici six conseils pour surmonter le blues de la comptabilité…

1. Tirez un trait sur la paperasserie inutile
2. Numérisez vos modes de paiement
3. Facturez à temps
4. Veillez à ce que vos clients paient dans les temps
5. Automatisez vos impôts
6. Effectuez vos opérations bancaires en temps réel

1. Tirez un trait sur la paperasserie inutile

Admettons-le d’emblée : tout ce qui est papier ne pourra pas être éliminé…

Le bureau sans papier ressemble beaucoup à la voiture volante des scénarios de science-fiction : éternellement annoncée mais jamais totalement matérialisée.

Il serait toutefois difficile d’affirmer que vous avez besoin de toute cette montagne de papier qui encombre votre bureau alors qu’il existe déjà des logiciels qui peuvent s’attaquer de manière plus efficace à votre comptabilité.

Le papier présente de nombreux inconvénients.

Il s’égare, n’est pas archivé au bon endroit. C’est un véritable buvard à café. Vous l’utilisez pour y gribouiller des notes lorsqu’un client téléphone, avant de le mettre à la poubelle par mégarde. Retrouver des documents s’avère difficile lorsque vous en avez besoin (par exemple, pour votre déclaration d’impôts). Et les mises à jour n’ont rien d’une sinécure.

Que faire ?

Plus vous conserverez les choses en format numérique, plus vite vous les retrouverez et moins vous devrez consacrer de temps à votre comptabilité.

Tournez-vous vers un logiciel comptable pour votre comptabilité [oui, une bonne solution comptable vous permet de gérer votre comptabilité et bien d’autres choses encore] afin de délivrer votre environnement de travail de tout ce papier.

2. Numérisez vos modes de paiement

Si vous deviez comptabiliser tout le temps que vous consacrez à rassembler, à trier et à archiver vos récépissés, vous ne pourriez que regretter de ne pas le consacrer à des tâches plus productives.

Retrouver la trace de ces récépissés risque d’être votre plus grand problème.

Si vous gérez votre société tout en vous déplaçant sans cesse, ils peuvent se trouver n’importe où. Et dès l’instant où ils s’accumulent, ils deviennent difficilement gérables.

Leur traitement accapare des pans de plus en plus importants de vos journées. Vous ne cessez dès lors de repousser l’échéance. Pourtant, faire l’impasse sur la gestion de vos frais vous coûtera cher à plus long terme.

Au bout du compte, vous devrez probablement payer plus d’impôts que nécessaire et cela aura pour effet d’impacter vos perspectives financières.

Que faire ?

Gardez la maîtrise, conservez les finances de votre société à jour et gagnez du temps en consacrant quelques minutes, chaque jour, au scanning et à la gestion numérique de vos récépissés.

Vous pouvez utiliser une appli mobile sur smartphone ou un scanner de bureau, intégré à de nombreuses imprimantes actuelles.

3. Facturez à temps

Votre charge de travail quotidienne prend parfois une telle ampleur que vous en oubliez la facturation.

Ne laissez pas ce schéma s’installer.

Si vous voulez que l’argent continue d’atterrir dans vos caisses, vous devez facturer dès que la tâche est finalisée et acceptée.

Que faire ?

Si un projet est particulièrement important, recherchez un moyen de le facturer en phases successives afin de vous assurer de garder votre société à flots pendant que vous menez ce projet à bien.

Un bon logiciel de comptabilité vient en support de la facturation, en assurant le transfert des données qui figurent dans les bons de commande, en automatisant des tâches répétitives et en évitant l’encodage répété de données – processus chronophage et sujet à erreur.

Nombreux sont les clients qui paieront spontanément dans les délais, généralement dans les 30 jours. Certains, par contre, auront sans doute besoin d’un petit coup de pouce. Ce qui nous amène à…

4. Veillez à ce que vos clients paient dans les temps

Personne n’apprécie de devoir relancer des clients qui n’ont pas payé. Après tout, il s’agit de personnes qui doivent vous procurer du travail afin que votre société puisse grandir.

Vous ne voulez pas vous les aliéner. Mais s’ils ont donné leur accord sur une proposition de prix et sur un délai de facturation, et s’ils ont avalisé le travail effectué, ils doivent payer dans les temps.

Certains laissent passer l’échéance par accident.

D’autres tentent de garder leur argent jusqu’au moment où ils sont réellement obligés de payer.

Il s’en trouve aussi peut-être parmi eux qui connaissent de véritables problèmes financiers, avec un gros manque de liquidités.

Que faire ?

Mettez-vous en quête d’un logiciel de comptabilité qui tient à jour les dépassements d’échéance et qui vous alerte ou qui envoie automatiquement un rappel de paiement.

Un simple rappel automatique suffit dans certains cas. Vous évitez ainsi la désagréable tâche de devoir appeler les clients pour leur réclamer votre argent.

Cela vaut par ailleurs la peine de garder le contact avec vos clients.

Un échange régulier implique que, s’ils éprouvent des difficultés à payer dans les temps, vous en êtes averti en amont et vous avez ainsi la possibilité de prendre les mesures nécessaires pour éviter de vous retrouver désarmé le jour J.

5. Automatisez vos impôts

Aucune petite société ne peut échapper au dépôt de ses documents fiscaux — et cela implique de retrouver et de collecter de très nombreuses bribes d’information.

Si cette information est dispersée en plusieurs endroits — en plus des factures et récépissés papier —, cela devient une tâche à la fois lourde et fastidieuse. Vous la repousserez probablement jusqu’au tout dernier moment, ce qui ne fera qu’accentuer votre stress.

Et si vous êtes de ceux qui oublient de conserver vos reçus, ou que vous les égarez par mégarde, vous risquez, au final, de payer plus d’impôts que nécessaire.

Que faire ?

Vous avez la possibilité d’automatiser une bonne partie de votre processus fiscal en recourant aux bons logiciels, de la même manière que vous tenez votre comptabilité à jour.

Si vous tenez vos données à jour tout au long de l’année, votre déclaration fiscale n’aura rien d’un calvaire lorsque le temps sera venu de la rentrer.

6. Effectuez vos opérations bancaires en temps réel

Pourquoi attendre de recevoir un relevé bancaire pour déterminer si vos finances sont en bonne santé ou sur le point de rendre l’âme ?

Les opérations bancaires mobiles et en ligne vous permettent de rester facilement au courant de vos transactions au moment-même où elles interviennent. Par ailleurs, un logiciel adéquat permet de réconcilier automatiquement ces transactions avec votre comptabilité afin que tout concorde.

Que faire ?

La plupart des banques proposent des comptes en ligne. Un bon logiciel de comptabilité extrait automatiquement les informations à propos des transactions au départ de votre compte bancaire afin de les réconcilier avec votre comptabilité.

Vous pouvez ainsi gérer proactivement vos liquidités, dépenses, investissements et emprunts. Plus tard, cela aidera votre entreprise à accéder à du financement et à prendre de l’envergure.