Gratifikation

Geschenke an Mitarbeiter – Was Sie dazu wissen müssen

Es gibt eine Vielzahl von Anlässen und Gründen, Mitarbeitern Geschenke zu machen, die unter bestimmten Voraussetzungen auch noch steuer- und abgabenfrei sind. Egal ob jeden Monat zusätzlich zum Gehalt, zu einem persönlichen Anlass oder mit der jährlichen Weihnachtsfeier – das Lohnsteuerrecht lässt Ihnen einiges an Gestaltungsspielraum, um Ihre Mitarbeiter zu motivieren, ihnen Ihre Wertschätzung auszudrücken und sie an das Unternehmen zu binden.

Welche abgabenfreien Geschenke Sie Ihren Mitarbeitern machen können und welche Freigrenzen, Besonderheiten und Fallstricke Sie diesbezüglich zu beachten haben, das erfahren Sie in diesem Artikel.

Überblick

Geschenke an Mitarbeiter – Was Sie dazu wissen müssen
Was sind Geschenke an Mitarbeiter?
Ziele von Mitarbeitergeschenken
Arten von Geschenken an Arbeitnehmer
Welche Regelungen sind bei Mitarbeitergeschenken zu beachten?

Was sind Geschenke an Mitarbeiter?

Viele Arbeitgeber und Arbeitnehmer sind bereits mit Sonderzuwendungen und Gratifikationen, die den Beschäftigten zusätzlich zur regulären Vergütung gezahlt werden, vertraut. Die bekannteste Sonderzahlung ist sicherlich das Weihnachtsgeld. Manche Firmen zahlen ihren Arbeitnehmern außerdem ein Urlaubsgeld, individuelle Jubiläumszuwendungen oder Boni für erreichte Verkaufs- oder Unternehmensziele.

Darüber hinaus gibt es jedoch auch noch andere Geschenke an Mitarbeiter, die erwähnenswert sind. Hierzu gehören zum Beispiel geldwerte Vorteile, monatliche Sachbezüge und Geschenke bei persönlichen Ereignissen. Da diese in der Regel nicht-finanzieller Natur sind, sind sie oftmals weniger populär als ein Weihnachts- oder Urlaubsgeld, da die Arbeitnehmer nicht zu 100 % selbst entscheiden können, wie sie die Geschenke einsetzen.

Dennoch können diese steuerfreien Geschenke ebenfalls Vorteile bieten, gleichsam Freude bereiten und anfallende Ausgaben decken, welche die Arbeitnehmer ansonsten mit ihrem versteuerten Einkommen begleichen würden. Deshalb kann es für Arbeitnehmer und Arbeitgeber durchaus sinnvoll sein, auch auf diese Art von Geschenken zu setzen.

Ziele von Mitarbeitergeschenken

Geschenke kommen bei Mitarbeitern immer gut an, egal in welcher Form. Wenn diese dann auch noch steuerfrei sind, freuen sich die Beschenkten gleich doppelt. Gleichzeitig können mit regelmäßigen Zugaben zum Lohn mehrere Ziele verfolgt werden, die gut für das Unternehmen und die Beschäftigten sind. Dazu gehören:

Wertschätzung zeigen: Zusätzlich zum Arbeitslohn gemachte Geschenke sind eine gute Möglichkeit, Wertschätzung und Anerkennung für die harte Arbeit, den täglichen Einsatz und die Beiträge der Mitarbeiter zu zeigen.
Motivation steigern: Mitarbeiter, die sich geschätzt fühlen, sind in der Regel motivierter und engagierter bei der Arbeit. Geschenke zu machen, kann sich somit positiv auf die Produktivität und Leistung im Unternehmen auswirken.
Mitarbeiterbindung stärken: Geschenke können dazu beitragen, die Bindung Ihrer Mitarbeiter an das Unternehmen zu stärken. Wenn Angestellte das Gefühl haben, dass sie geschätzt und respektiert werden, sind sie eher geneigt, dem Unternehmen treu zu bleiben und sich langfristig für den Erfolg des Unternehmens einzusetzen.
Positive Unternehmenskultur fördern: Doch nicht nur die Bindung an das Unternehmen kann mit Geschenken gestärkt werden, sondern auch die Unternehmenskultur. Eine positive Unternehmenskultur kann das Arbeitsumfeld verbessern und dazu beitragen, ein harmonisches und produktives Team aufzubauen.
Employer Branding verbessern: Wenn sich potenzielle Kandidaten zwischen zwei Unternehmen mit ähnlichen Aufgabenbeschreibungen und Gehältern entscheiden müssen, können zusätzliche Benefits wie Mitarbeitergeschenke den Unterschied machen. Dies kann wiederum positive Auswirkungen auf Ihre Außendarstellung haben und mehr Kandidaten anlocken.

Gleichzeitig haben Unternehmen die Möglichkeit, mit monatlichen Sachbezügen und Geschenken bei persönlichen Ereignissen sowie Betriebsfeiern die Freigrenzen bei den Lohn- und Sozialversicherungen optimal zu nutzen.

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Arten von Geschenken an Arbeitnehmer

Sie haben sich dazu entschieden, Ihren Mitarbeitern nicht nur einen Lohn oder ein Gehalt zu zahlen, sondern zusätzlich auch noch ein paar Gehaltsextras draufzulegen? Im Folgenden finden Sie eine Übersicht, welche Möglichkeiten Ihnen zur Verfügung stehen:

Monatliche Sachbezüge

Das wohl beliebteste Instrument für zusätzlich zum geschuldeten Arbeitslohn gewährte Gehaltsextras sind monatliche Sachbezüge. Diese sind gleichzeitig auch die unkomplizierteste Variante, selbst wenn Sie bei Gutscheinen inzwischen ein bisschen aufpassen müssen. Die Idee dahinter ist, dass die Mitarbeiter einen Teil des Gehaltes als Ware oder Dienstleistung statt als Geldleistung erhalten. Dadurch kommt netto mehr bei den Angestellten an und auch die Unternehmen sparen bei den Sozialversicherungsbeiträgen.

Seit Januar 2022 liegt die Sachbezugsfreigrenze für ein steuer- und sozialabgabenfreies Geschenk an Mitarbeiter bei 50 Euro pro Monat und Beschäftigtem. Zuvor lag diese noch bei 44 Euro. Werden jedoch Geldgeschenke statt Sachzuwendungen gemacht, sind diese nicht mehr steuerfrei und voll zu versteuern. Daher sollten Sie auf Waren und Dienstleistungen setzen, wenn Sie Ihre Mitarbeiter glücklich machen wollen.

Beispiele für Sachbezüge:

Übernahme oder Zuschuss für Job-Tickets oder Bahncards
Restaurantgutscheine
Tankgutscheine
Zuschuss zum Fitnessstudio
Zertifizierte Sport-, Yoga- und Gesundheitskurse
Vergünstigungen und Mitarbeiterrabatte
Gutschein- und Geldkarten für bestimmte Geschäfte oder Akzeptanzstellen (sogenannte Closed-Loop-Karten und Controlled-Loop-Karten)
Zuschüsse zur Kinderbetreuung
Aufladbare Gutscheinkarten

Aufmerksamkeiten bei einem persönlichen Ereignis

Wenn Ihre Mitarbeiter ein persönliches Ereignis wie einen Geburtstag, eine Hochzeit oder die Geburt eines Kindes feiern, können Sie Ihnen hierfür ebenfalls eine Aufmerksamkeit zukommen lassen. Gleiches gilt für interne Feiern wie ein Firmenzugehörigkeitsjubiläum, den Dienstantritt oder das Stelldichein nach längerer Abwesenheit. Allgemeine Ereignisse wie Weihnachten oder ein Betriebsjubiläum zählen jedoch nicht dazu, da sie keine persönlichen Ereignisse des Arbeitnehmers oder eines im selben Haushalt lebenden Angehörigen sind.

Damit dieses Geschenk steuer- und abgabenfrei bleibt, darf die Grenze von 60 Euro brutto pro Anlass nicht überschritten werden. Wie bei Geldgeschenken gilt nämlich auch hier: Geschenke an Mitarbeiter über 60 Euro sind voll zu versteuern. Beachten Sie in diesem Fall daher unbedingt, dass es sich bei den 60 Euro um einen Bruttobetrag inkl. Umsatzsteuer handelt.

Dennoch haben Aufmerksamkeiten einen signifikanten Vorteil: Da beide Zuwendungen nicht miteinander verrechnet werden, können Aufmerksamkeiten zusätzlich zu den monatlich gezahlten Sachzuwendungen in Höhe von 50 Euro gewährt werden. Ihre Mitarbeiter können außerdem mehrfach innerhalb eines Monats in den Genuss von Aufmerksamkeiten kommen. Wenn ein Mitarbeiter innerhalb desselben Monats zum Beispiel Geburtstag hat, Hochzeit feiert und Nachwuchs bekommt, so können Sie ihm jedes Mal ein Geschenk für 60 Euro machen, ohne Steuern oder Sozialversicherungsbeiträge zahlen zu müssen.

Betriebsfeiern

Wenn in Ihrem Unternehmen generell gerne gefeiert wird und Sie für Ihre Belegschaft beispielsweise ein betriebliches Sommerfest als auch eine Weihnachtsfeier veranstalten, können Sie die Lohnsteuer-Freigrenze von 110 Euro je Veranstaltung und Angestelltem komplett ausnutzen. Mehr als zwei Veranstaltungen pro Jahr sind jedoch lohnsteuertechnisch nicht abgedeckt. Eine dritte Feier wäre somit bereits vollständig zu versteuern.

Machen Sie Ihren Beschäftigten anlässlich der Feier auch noch Geschenke, werden diese in die genannten 110 Euro eingerechnet. Allerdings soll der Freibetrag für Zuwendungen an Arbeitnehmer im Rahmen von betrieblichen Veranstaltungen zusammen mit dem Wachstumschancengesetz von 110 Euro auf 150 Euro erhöht werden.

Pauschalversteuerung

Sie haben alle Freigrenzen für zusätzlich zum geschuldeten Arbeitslohn gemachte Geschenke ausgereizt, sodass jede weitere Sachzuwendung an Ihre Mitarbeiter nun in voller Höhe abgabenpflichtig wäre? Oder wollen zu persönlichen Ereignissen teurere Aufmerksamkeiten gewähren, sodass die Geschenke an die Mitarbeiter über 60 Euro betragen?

Selbst dann ist das Ende der Fahnenstange bei den Mitarbeitergeschenken nicht erreicht. In beiden Fällen haben Sie nämlich die Möglichkeit, die Geschenke pauschal zu versteuern. Nach § 37b EStG haben Unternehmen bei Geschenken an die Belegschaft und Geschäftspartnern die Option der pauschalen Steuerübernahme mit einem Steuersatz von 30 %, welche bei der Lohnsteueranmeldung angegeben werden muss. Die Höchstgrenze beträgt hier 10.000 Euro pro beschenkter Person und Zuwendung.

Welche Regelungen sind bei Mitarbeitergeschenken zu beachten?

Wenn Sie Geschenke an Ihre Arbeitnehmer verteilen, dann gibt es diesbezüglich natürlich einige Regelungen zu beachten, damit das Finanzamt nicht benachteiligt wird. Nachfolgend haben wir Ihnen die wichtigsten Aspekte zusammengefasst, damit Sie Ihr Vorhaben prüfungssicher, rechtskonform und abgabenfrei gestalten können.

Was ist mit „zusätzlich zum geschuldeten Arbeitslohn“ gemeint?

Die gesetzlich definierte Formulierung „zusätzlich zum geschuldeten Arbeitslohn“ bezieht sich darauf, dass ein Geschenk an Mitarbeiter nicht als Teils des regulären Arbeitslohnes betrachtet werden und die eigentliche Entlohnung nicht reduzieren darf. Dies gilt auch für bereits vereinbarte Gehaltserhöhungen. Andernfalls entfiele die Steuerfreiheit der Zuwendung bzw. des Geschenkes.

Der „geschuldete Arbeitslohn“ ist der Betrag, den der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer für die geleistete Arbeit zahlen muss, wie es im Arbeits- oder Tarifvertrag vereinbart ist. Dazu gehören zum Beispiel das Grundgehalt sowie Zusatzzahlungen wie Boni, Zulagen und Provisionen. Zuwendungen, die „zusätzlich zum geschuldeten Arbeitslohn“ gemacht werden, sollen hingegen die Wertschätzung und Anerkennung für die Belegschaft ausdrücken und gehen daher über die reguläre Vergütung hinaus.

Es ist wichtig, dass diese zusätzlichen Geschenke eindeutig von den regulären Lohnzahlungen unterschieden werden, um steuerliche Konformität sicherzustellen und um Problemen bei Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen aus dem Weg zu gehen.

Wissenswertes zu Gutscheinen und Geldkarten

Ein weiterer wichtiger Aspekt bei den Sachzuwendungen ist die Art des Geschenkes. Während bei Job-Tickets oder Zuschüssen zum Fitnessstudio die Situation eindeutig ist, müssen Unternehmen insbesondere bei Gutscheinen und Geldkarten aufpassen. Hier greifen nämlich seit 2022 verschärfte Regelungen, um die Abgrenzung zwischen Sachbezug und Geldleistung noch klarer zu machen.

Damit Gutscheine und Geldkarten steuerfrei bleiben, muss sichergestellt sein, dass sie nur für den Kauf von Waren und Dienstleistungen eingesetzt werden können. So schreibt es § 8 Absatz 1 Satz 3 des Einkommenssteuergesetzes vor. Darüber hinaus müssen die Einlösemöglichkeiten nach § 2 Absatz 1 Nummer 10 des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes (ZAG) räumlich oder auf bestimmte Produktgruppen begrenzt sein, weshalb Amazon-Gutscheine nicht mehr möglich sind.

ZAG: Kriterien und Besonderheiten

Damit Gutscheine und Geldkarten als Sachbezug belassen werden können, ist es erforderlich, dass diese Geschenke die ZAG-Kriterien vollumfänglich erfüllen und somit nicht als Zahlungsdienste gelten. Nach Auslegung des Gesetzes kommen somit drei Möglichkeiten an Geld- und Gutscheinkarten infrage:

Closed-Loop-Karten: Diese Art von Karten gewährleistet, dass Mitarbeiter lediglich vom Aussteller des Gutscheines Waren oder Dienstleistungen beziehen können. Das Angebot ist somit auf eine bestimmte Produktpalette reduziert, da die Karten nur in den Geschäften oder im Online-Shop des Emittenten eingelöst werden können, wie z. B. Tankstellenkarten.
Controlled-Loop-Karten: Im Gegensatz dazu ermöglichen es sogenannte Controlled-Loop-Karten, dass die Beschenkten nur in einem begrenzten Netz von Akzeptanzstellen Waren und Dienstleistungen kaufen können. Ein Beispiel dafür sind regionale City Cards oder Karten von Einkaufszentren.
Steuerliche oder soziale Zweckkarten: Eine weitere Möglichkeit stellt die Verzehrkarte dar, die in Form von Essensgutscheinen, digitalen Essensmarken oder Restaurantschecks ausgestellt werden kann.

Ein wichtiges Kriterium ist zudem, dass beim Warenumtausch kein Bargeld und nach dem Einlösen kein Restbetrag ausgezahlt werden darf. Andernfalls gelten die Karten als Zahlungsdienste, da der Grundsatz der reinen Sachleistung verletzt wurde. Dadurch ginge auch die Steuerfreistellung sowie die Sozialversicherungsfreiheit verloren. Aus diesem Grund sind elektronische Gutscheine bewährte Vehikel, da selbst Kleinstbeträge auf der Karte erhalten bleiben.

Hinweis: Die ZAG-Kriterien müssen Arbeitgeber erst seit dem 01.01.2022 erfüllen. Haben Ihre Geschenke die ZAG-Kriterien bis dahin nicht erfüllt, sollte dies keine negativen Auswirkungen seitens des Finanzamtes für Sie haben. Wenn Sie sich jedoch unsicher sind, ob Ihre Geschenke an Ihre Mitarbeiter die ZAG-Kriterien überhaupt erfüllen, können Sie bei Ihrem zuständigen Finanzamt kostenlos eine Anrufungsauskunft einholen.

Aufzeichnungspflichten

Arbeitgeber müssen außerdem für jeden Mitarbeiter sicherstellen, dass die monatlichen Zusatzleistungen zusammenaddiert die gesetzlichen Freigrenzen nicht überschreiten. Sollte nämlich eine Freigrenze nur um einen Cent überschritten werden, fallen Zahlungen bei der Lohnsteuer und der Sozialversicherung an. Es lohnt sich also, genaue Aufzeichnungen über bisher gewährte Geschenke an Arbeitnehmer zu führen, zumal die Beweislast bei einer Betriebsprüfung beim Arbeitgeber liegt.

In diesem Zusammenhang sind elektronische Gutschein- und Geldkarten ebenfalls sehr gut geeignet, da über die Aktivierung des Gutscheins eindeutig nachgewiesen werden kann, wann genau der Lohnzufluss erfolgt ist. So kann gleichsam vermieden werden, dass in einem Monat die Sachzuwendungen für zwei Monate gewährt werden.

Wann müssen Geschenke versteuert werden?

Geldgeschenke wie das Weihnachtsgeld und Bonuszahlungen gehören steuerlich zu den sonstigen Bezügen und sind steuerpflichtig. Für den Arbeitnehmer kann dies bedeuten, dass er durch die Einmalzahlung ein deutlich höheres Monatsgehalt erzielt und in eine höhere Steuerklasse rutscht. Für die Lohnbuchhaltung ist zu beachten, dass der Arbeitgeber zunächst die Lohnsteuer auf das reguläre Jahresgehalt ermitteln muss. Anschließend muss die Lohnsteuer auf das gesamte Jahresgehalt einschließlich der Gratifikation (hier: das Weihnachtsgeld) berechnet werden. Die Differenz ist die Lohnsteuer, die auf das Weihnachtsgeld anfällt.

Nach § 8 Absatz 1 Satz 2 des EStG sind zudem folgende Leistungen als Geldleistungen zu sehen und somit zu versteuern:

zweckgebundene Geldleistungen
nachträgliche Kostenerstattungen
Geldsurrogate wie Kredit- und Guthabenkarten
andere auf einen Geldbetrag lautende Vorteile

Außerdem muss ein Geschenk an einen Mitarbeiter versteuert werden, wenn die Freigrenze von 50 Euro bei den monatlichen Sachzuwendungen, 60 Euro bei den persönlichen Ereignissen oder 110 Euro bei den Betriebsfeiern überschritten wird. Ebenfalls steuerlich abgerechnet werden müssen Gutscheine, die die ZAG-Kriterien nicht erfüllen und somit als Geldleistungen zu werten sind.