Lohnabrechnung – 5 Besonderheiten in der Gastronomie

Gerade in der Gastro-Branche trauen sich Firmeninhaber oder Restaurantleiter oft nicht, die Lohnabrechnung selbst zu erledigen. Sie lassen sich meist von einem Steuerberater unterstützen, der sich diese Leistung natürlich gut bezahlen lässt. Hinzukommt, dass zahlreiche gesetzliche Änderungen das Thema Lohnbuchhaltung sehr komplex erscheinen lassen. Mit einer geeigneten Software kann die Lohnabrechnung hingegen vereinfacht werden.

Insbesondere während der Corona-Situation wurde die Kurzarbeitergeld-Regelung mehrfach geändert bzw. verlängert. Auch ist die Abrechnung von konjunktureller Kurzarbeit nicht gerade trivial.

Für die Gastronomie kommen aber noch andere Besonderheiten hinzu, wie:

• Sofortmeldungen
• Zuschläge (für Sonn- und Feiertage und Nachtarbeit)
• Trinkgeld
• Sachleistungen
• verschiedene Beschäftigungsarten auf die wir im Folgenden eingehen.

Sofortmeldungen

In Branchen, in denen ein erhöhtes Risiko für Schwarzarbeit besteht, müssen Arbeitgeber eine sogenannte Sofortmeldung bei Beschäftigungsbeginn abgeben. Das gilt auch für Aushilfen und Minijobber. Wird die Sofortmeldung allerdings zu spät abgesetzt, droht ein empfindliches Bußgeld. Die Sofortmeldung muss mit den persönlichen Daten des Arbeitnehmers direkt an die Rentenversicherung gesendet werden.

Neben der Baubranche sind u. a. auch das Gaststättengewerbe sowie Hotels und Pensionen sofortmeldepflichtig. Und insbesondere in der Gastronomie kann das eine Herausforderung sein, wenn z. B. am Wochenende oder einem Feiertag kurzfristig eine neue Aushilfe einspringt. In dem Fall ist es empfehlenswert, die Sofortmeldung über eine Lohnabrechnungssoftware direkt selbst vorzunehmen, statt auf den Steuerberater oder das Lohnbüro zu warten.

Zuschläge (SFN)

Selbstverständlich ist in der Gastronomie die Arbeit an Sonntagen und an gesetzlichen Feiertagen gang und gäbe. Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit (SFN) sind dabei unter bestimmten Bedingungen steuer- und beitragsfrei. Nämlich dann, wenn sie für tatsächlich geleistete Arbeit (Nachweispflicht beachten!) NEBEN dem Grundlohn gezahlt werden.

Trinkgeld

Trinkgeld ist Teil des zu versteuernden Arbeitslohns, wenn es im Rahmen des Arbeitsverhältnisses gezahlt wird, wie z. B. ein fester Bedienzuschlag. Das Trinkgeld bleibt jedoch steuerfrei, wenn es:

• von einem Dritten
• freiwillig
• für eine Arbeitsleistung
• ohne dass ein Rechtsanspruch besteht
• zusätzlich zu dem Betrag, der für diese Arbeitsleistung zu zahlen ist empfangen wird.

Sachleistungen

Eine weitere steuerliche Besonderheit in der Lohnbuchhaltung sind die Sachbezüge oder geldwerten Vorteile. In der Gastronomie sind hier neben der Arbeitskleidung freie Speisen im Betrieb oder Geschenkgutscheine üblich. Aber auch andere Dinge wie Weiterbildungen oder Tankgutscheine zählen zu den Sachleistungen.

Verschiedene Beschäftigungsarten

Eine weitere Besonderheit der Gastronomie wie auch in der Event-Branche ist die Vielzahl an unterschiedlichen Beschäftigungsarten, auf die wir gleich näher eingehen werden. Neben Festangestellten gibt es nämlich in fast allen Unternehmen auch Mini- und Midijobber, Saisonkräfte und häufig auch Azubis.

Dabei hängt die Wahl des Beschäftigungsverhältnisses von verschiedenen Faktoren ab. So hat z. B. ein gehobeneres Restaurant andere Anforderungen an seine Mitarbeiter als eine Bar oder ein Freizeitlokal. Darüber hinaus haben regionale Gegebenheiten Einfluss auf Preise und verfügbare Ressourcen.

Festanstellung

Die Festanstellung beinhaltet ein geregeltes Gehalt, ist zeitlich unbefristet und sozialversicherungspflichtig.

Minijob

Der Minijob zählt zu den geringfügigen Beschäftigungen, da er an bestimmte Verdienst- oder Zeitgrenzen gebunden ist. Aktuell gilt für einen Minijob die Grenze von 520€ monatlichem Verdienst. Auch bei mehreren Minijobs darf diese Grenze nicht überschritten werden. Hat der Minijobber eine versicherungspflichtige Hauptbeschäftigung, darf er maximal einen Minijob zusätzlich ausüben.

Aufgrund der Verdienstgrenze ist es im Zusammenhang mit dem gesetzlichen Mindestlohn wichtig, darauf zu achten, dass Minijobber nur eine bestimmte Anzahl an Stunden pro Monat arbeiten. Denn die Grenze sollen sie nicht überschreiten und den Mindestlohn nicht unterschreiten.

Darüber hinaus kann der Minijobber entscheiden, ob er Beiträge in die Rentenversicherung abführen möchte oder nicht.

Hinweis: Auch Minijobber haben ein Anrecht auf Erholungsurlaub und Lohnfortzahlung im Krankheitsfall. Zudem besteht bei einem Arbeits- oder Wegeunfall Anspruch auf die Leistungen der gesetzlichen Unfallversicherung.

Midijob

Verdient der Mitarbeiter regelmäßig mehr als 520 Euro und weniger als 1300 Euro und arbeitet er länger als drei Monate oder 70 Arbeitstage, spricht man von einem Midijob oder auch dem Übergangsbereich (früher: Gleitzone). Im Gegensatz zum Minijob ist der Midijob sozialversicherungspflichtig. Wichtig ist auch, dass der Arbeitgeber den Arbeitnehmer bei der zuständigen Krankenkasse anmeldet – nicht bei der Minijobzentrale.

Kurzfristige Beschäftigung

Bei der kurzfristigen Beschäftigung handelt es sich ebenfalls um einen Minijob und damit um eine geringfügige Beschäftigung. Mit „kurzfristig“ ist dabei gemeint, dass der Mitarbeiter nicht länger als drei Monate oder insgesamt 70 Arbeitstage pro Jahr arbeitet. Diese Beschäftigungsart eignet sich besonders für den Einsatz von Saisonkräften oder um temporäre Personalengpässe zu überbrücken.

Fazit

In der Gastronomie gibt es einige Herausforderungen in der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Dabei dürfen gerade in diesem sensiblen Aufgabenbereich keine Fehler passieren. Denn sonst drohen nicht nur Bußgelder, sondern auch die Unzufriedenheit der Mitarbeiter ist vorprogrammiert.

Mit der richtigen Software-Lösung für die Lohnabrechnung lassen sich diese Hürden allerdings sogar von Neueinsteigern gut bewältigen.

Eine gute Lösung verfügt dabei über Schnittstellen zu Ihrem Zeiterfassungssystem oder Ihrer Kassenlösung. Bestenfalls ist die Software zudem deutlich günstiger als die Leistungen des Steuerberaters. Darüber hinaus gibt es viele weitere wichtige Vorteile gegenüber dem Steuerberater oder externen Lohnbüro. Zum Beispiel, dass Sie als Gastronom:

• die volle Kontrolle über Ihre Daten und die Ihrer Mitarbeiter behalten
• gerade bei Sofortmeldungen nicht von den Geschäftszeiten des Steuerberaters oder Lohnbuchhalters abhängig sind
• das Hin- und Herschicken von Belegen und erfassten Arbeitszeiten vermeiden und dadurch Zeit einsparen.

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