Gérez vos finances comme un(e) pro

Nous croisons souvent des entreprises qui maîtrisent totalement leur gestion ou leurs ventes et marketing. Par contre, lorsque l’on parle finances, ce sont souvent elles qui tyrannisent le boss. Il ne fait aucun doute que, parmi toutes les facettes qu’implique la gestion d’une petite société, la gestion financière s’avère être la principale source de stress. Il vous faut par exemple comprendre la terminologie comptable, comprendre ce que signifient les chiffres. Sans oublier l’obligation d’avoir tout sous la main pour calculer vos impôts — ainsi que de disposer du budget nécessaire pour effectuer les paiements. La bonne nouvelle ? Rien de tout cela ne doit être ni compliqué, ni difficile. Vous pouvez vous y atteler, étape par étape, et l’aide ne manque pas — y compris au travers du présent article. Sage a récemment organisé une table ronde avec deux experts sur la manière dont vous pouvez gérer vos finances comme un(e) pro. Carl Reader est expert en petites entreprises, auteur et conférencier. Sam Mitcham est le fondateur de SJCM Accountancy et un expert et conseiller en matière comptable pour petites entreprises. La discussion nous a inspiré cet article. Nous y reprenons quelques-unes des conclusions qui en ont émergé et qu’il nous semble bon de partager avec vous. Nous y ajoutons par ailleurs nos principaux conseils afin de vous aider à gérer vos finances comme un(e) pro. Contenu de ce blog :

1. Que signifie réellement “gérer ses finances comme un(e) pro” ?
2. Faites la connaissance d’Adèle pour découvrir comment elle a pris la maîtrise de ses finances
3. Cinq étapes pour gérer vos finances comme un(e) pro

A la fin de ce blog, vous trouverez un lien pour télécharger votre guide gratuit proposant 7 façons de prendre les rênes de votre société et pour faire dès à présent le premier pas vers une prise de contrôle de votre gestion d’entreprise.

Que signifie réellement “gérer ses finances comme un(e) pro” ?

Pour gérer vos finances comme un(e) pro, il vous faut faire les trois choses suivantes…

1. Soyez proactif

Vous savez ce que vous devez savoir et le moment où vous devez le savoir de telle sorte à avoir sous la main les bonnes données et les bons chiffres vous permettant de prendre des décisions professionnelles.

2. Gardez le contrôle

Faites en sorte que les chiffres soient à votre service. Autrement dit, veillez à disposer de chiffres que vous comprenez, sous la forme dont vous avez besoin, et qui vous donnent une idée précise des éléments-clé que vous devez surveiller.

3. Soyez responsable

C’est votre société, vos données, vos chiffres. Il vous revient dès lors de faire en sorte que les données soient collectées de manière précise et soient disponibles au bon endroit, au bon moment. Y travailler chaque jour peut avoir un énorme impact positif sur votre société. Ce sont ces petites choses, bien maîtrisées et exécutées de manière cohérente, qui auront le plus d’impact.

Faites la connaissance d’Adèle et découvrez comment elle a pris la maîtrise de ses finances

Un petit exemple à suivre… Adèle, gérante d’une petite boutique en ligne, décide de reprendre la maîtrise de ses finances. Avant qu’elle ne commence à gérer ses finances comme une pro, la société traitait 10.000 commandes de clients par an et générait des ventes à hauteur de 150.000 euros, pour un bénéfice net, après impôts, de 5.000 euros. Elle décide d’adopter une démarche proactive et identifie une opportunité pour vendre davantage à sa clientèle existante au lieu d’investir sans cesse en marketing à destination de prospects. Elle rassemble toutes les données dont elle dispose au sujet de ses clients, telles que :

• ventes par client ;
• type de produits acheté par les clients ;
• bénéfice réalisé pour chaque produit et commande.

Elle prend le contrôle en analysant, avec son comptable, chaque donnée dont elle dispose. Ils discutent des lacunes qu’elle doit combler, en particulier pour surveiller plus efficacement la fréquence et l’importance des commandes de chaque client, de telle sorte qu’elle ne doive pas en effectuer le calcul manuellement à l’aide d’un tableur. Adèle se rend ainsi compte qu’elle doit augmenter certains prix dans la mesure où ses fournisseurs en ont fait de même sans qu’elle le sache. Elle prend ses responsabilités en imaginant la manière la plus réaliste et la plus efficace de collecter les données au départ des différentes plateformes et applications qu’elle utilise et de les injecter dans le système comptable. Elle recourt à une application pour scanner les factures de fournisseurs qu’elle reçoit par la poste et sous forme de PDF elle les sauvegarde afin de ne pas les laisser s’empiler dans un carton ou dans sa boîte de messagerie. Avant de passer en mode pro, elle vendait pour 150.000 euros et réalisait un bénéfice net de 5.000 euros. Après avoir pris le contrôle de ses finances et effectué des changements ne représentant qu’un total de 5%, elle a augmenté son bénéfice net, le faisant passer à un incroyable 28.000 euros. Soit une amélioration de 468%.

Cinq étapes pour gérer vos finances comme un(e) pro

Bien que tout cela puisse décourager de prime abord, le truc est de commencer petit et de persévérer. Les petits succès finiront par se transformer en réussites majeures. Voici quelques mesures simples que vous pouvez prendre.

1. Commencez par survivre : de quoi avez-vous besoin pour survivre ?

Cela doit prendre la forme d’un chiffre précis, basé sur ce que vous dépensez réellement et non sur ce que vous pensez dépenser (il devrait faire abstraction de cette somme d’argent que vous retirez de votre société lorsque vous pensez en avoir besoin). Gérer une société est un marathon, pas un sprint. L’approche doit donc être réaliste et pérenne. Votre société doit au minimum pouvoir vendre suffisamment pour vous verser un salaire après avoir payé tous les frais et impôts.

2. Divisez pour mieux régner : ne mélangez pas les chiffres

Distinguez clairement transactions personnelles et professionnelles – cela vous facilitera grandement la gestion de vos finances. Ouvrez un compte bancaire professionnel distinct pour toutes vos transactions d’entreprise et connectez-le avec votre logiciel de comptabilité. Vous obtiendrez ainsi des données plus précises, plus rapidement, qui atterriront automatiquement au bon endroit dans votre logiciel de comptabilité. Vous aurez ainsi une vision globale actualisée chaque fois que vous en aurez besoin. Retenez que l’argent de la société fait partie intégrante de la société, pas de votre compte personnel.

3. Prenez le contrôle

Pointez les balises. Il s’agit de chiffres qui vous donnent une vision précise de ce qui se passe au sein de la société. Chaque entreprise est spécifique et les balises peuvent dépendre du type de société. Un point de départ simple consiste à rechercher les plus gros chiffres de votre société et les plus importants. En voici cinq exemples pour vous mettre sur la voie :

• Ventes : valeur totale des ventes que vous avez réalisées. Gagnez en contrôle en comprenant d’où viennent les ventes et la façon dont vous pouvez les faire augmenter.
• Coût des ventes : les coûts qui augmentent lorsque vous vendez davantage et qui diminuent lorsque vous vendez moins. Gagnez en contrôle en comprenant ce que vous pouvez faire pour les maintenir le plus bas possible. Et surveillez les effets positifs et négatifs induits par votre action.
• Frais généraux : coûts fixes que vous payez chaque mois, en dehors des ventes. Deux façons, ici, de prendre le contrôle. Tout d’abord, ne consentez que les frais qui sont absolument nécessaires. Ensuite, efforcez-vous d’obtenir les meilleures conditions possibles lorsqu’une convention peut être révisée et surveillez-les ensuite régulièrement.
• Bénéfice brut : vos ventes moins vos frais de ventes. Prenez le contrôle de vos frais de ventes afin de maximiser votre bénéfice brut. Vous pouvez encore accentuer votre contrôle en revoyant régulièrement les prix que vous demandez à vos clients et en évitant de leur consentir des réductions. Lorsque vous faites une réduction, vous sacrifiez tout simplement votre bénéfice brut si durement gagné. En fait, si vous devez (ou désirez) malgré tout accorder une réduction, vous devez être sûr(e) que vous générerez le rendement requis.

Enfin, si vous accentuez votre contrôle sur les chiffres mentionnés ci-dessus, vous optimiserez également votre bénéfice net. Bénéfice net : bénéfice brut moins les frais généraux. Le chiffre après impôts doit au moins être égal à ce dont vous avez besoin pour survivre. En maintenant vos frais généraux le plus bas possible, vous vous garantirez un plus grand bénéfice. Vous avez la possibilité d’augmenter votre bénéfice net après impôts en déterminant chaque transaction qui, dans le cadre de votre société, réduit votre revenu imposable. Si vous ne le faites pas, vous abdiquez tout simplement votre bénéfice si durement acquis au fisc.

4. Automatisez le processus

Voyez dans la technologie un assistant à salaire réduit, très motivé et compétent qui gère vos tâches répétitives, de moindre importance. La chose que vous devez faire, c’est lui procurer quelques instructions et lancer la machine – vous pouvez ainsi vous concentrer sur le travail que vous êtes seul(e) à pouvoir faire. Pour vous mettre sur la voie, voici cinq domaines sur lesquels agir : Achats : Utilisez une appli mobile pour saisir les reçus et factures d’achat dès l’instant où vous les recevez et téléchargez les automatiquement vers votre logiciel de comptabilité. Cela vous aidera à garder le contrôle de vos coûts – et cela vous assurera de disposer de toutes les informations nécessaires pour la déclaration d’impôts. Facturation : Utilisez votre logiciel de comptabilité pour facturer bien plus efficacement. Ajoutez-y des produits et des services pour réduire la masse de travaux d’encodage qu’implique chaque facture. Utilisez le principe des factures récurrentes pour celles que vous envoyez chaque mois afin de vous faciliter encore davantage la vie. Transactions bancaires : Connectez votre compte bancaire à votre logiciel de comptabilité de telle sorte que les paiements de clients y soient automatiquement ajoutés – et procédez de même lorsque vous payez une facture d’achat. Produits et services : Créez des seuils et des quantités pour des commandes supplémentaires ; lorsque vos stocks atteindront un niveau prédéfini, vous saurez alors que vous devez passer commande auprès de votre fournisseur. Si vous êtes à la tête d’une société de service, créez des descriptions de services type pour les services les plus demandés. Vous pouvez ainsi fournir aisément une référence pour générer un devis, une estimation ou une facture. Votre solution de comptabilité vous aide également à vous tenir au courant des services les plus demandés. Production de rapports : Recourez à des rapports et à des tableaux de bord afin de surveiller en permanence la santé financière de votre entreprise. Commencez par les éléments suivants :

• rentabilité : un rapport profits et pertes — il vous permet de voir comment se portent vos bénéfices et d’avoir une vision globale des frais de vente, du bénéfice brut, des frais généraux et du nouveau bénéfice.
• le cash : votre bilan – il vous indique où se trouve actuellement votre argent. En l’occurrence, ce que vous avez en stock, ce que les clients doivent encore vous payer et ce qui est encore dû.
• ce que l’on vous doit : mauvais débiteurs – cet élément vous informe sur les montants que vous devez encore recevoir et depuis quand les paiements sont en souffrance. Vous pouvez ainsi identifier de manière précise qui vous devez relancer afin d’être payé.
• ce dont vous êtes redevable : dettes en souffrance – vous saurez ainsi lesquelles parmi vos dettes en souffrance sont échues et qui sont vos créanciers. Utilisez cet outil pour être sûr(e) de contenter vos (principaux) fournisseurs.

Les données visualisées dans des tableaux de bord sont disponibles dans des applis mobiles. C’est là une manière idéale d’avoir toujours le sentiment de garder le contrôle, même lorsque vous êtes en déplacement.

5. Refaites le bilan de ce dont vous disposez

Pour terminer, passez une nouvelle fois en revue ce dont vous disposez afin d’être sûr(e) de bien tout comprendre. Trois aspects-clé doivent être pris en considération :

• connaissance des chiffres : disposez-vous des données vous permettant de générer les chiffres qui vous permettront d’obtenir une vision précise de votre société ?
• compréhension des chiffres : comprenez-vous ce que veulent dire les chiffres et les actions qui sont nécessaires ?
• validation de ces chiffres : y a-t-il cohérence entre les chiffres et vos objectifs et vous aident-ils à passer du stade où vous en êtes aujourd’hui à ce vers quoi vous voulez aller ?

Un expert-comptable ou un comptable facilitera grandement ce processus. C’est un allié spécialisé qui vous soutient dans votre nouveau rôle de pro.

Conclusion

Nous espérons que ce qui précède vous fournira un point de départ pour déterminer ce qui fonctionne pour vous et pour votre entreprise. Le processus est évolutif. N’hésitez donc pas à procéder à des adaptations pour les choses qui ne conviennent plus. Bien que gérer vos finances puisse sembler décourageant de prime abord, cela vaut réellement la peine de prendre le temps de le faire de telle sorte qu’elles se mettent à votre service. Gérer vos finances comme un(e) pro implique que vous œuvrez davantage à la réussite de votre entreprise, que vous atteignez vos objectifs commerciaux et que vous réduisez le stress qu’implique la gestion d’une société. Et ce, alors que la satisfaction que vous ressentez à être réellement aux commandes s’accentue.