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Neuf façons de visualiser vos données pour stimuler la croissance de votre société

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Un homme visualise ses données dans des tableaux de bord.

Comment pouvez-vous être sûr que le travail et les ressources que vous investissez dans votre société ont un impact direct sur votre croissance et sur vos résultats opérationnels ?

Vous avez pour cela besoin d’une compréhension totale de votre société. Il ne suffit pas de regarder les résultats définitifs. Il faut également cerner tout ce qui se passe en amont.

Il est déjà suffisamment difficile de parvenir à réunir ces informations, sans devoir, en plus, les interpréter pour déterminer ce qu’elles signifient. Comment éviter que la surabondance d’informations vous donne la migraine ?

Une solution existe et elle se trouve au coeur-même des logiciels comptables dernier cri.

Gérer en s’appuyant sur les données : les tableaux de bord sont la clé

La plupart d’entre nous ont déjà eu l’occasion de créer un graphique dans une application de tableur.

Il suffit de sélectionner quelques colonnes contenant des chiffres, de cliquer ensuite sur l’icône Graphiques dans la barre de fonctions et de suivre les différentes étapes. Tada ! Vous obtenez un graphique ou un camembert qui illustre les chiffres.

Les logiciels de comptabilité actuels vont un cran plus loin par le biais de tableaux de bord.

En l’espace de quelques clics, vous pouvez par exemple transposer vos comptes de pertes et profits en une série de tableaux, de graphiques attrayants et de données chiffrées significatives.

Carl Reader est écrivain, conférencier et expert dans le registre petites entreprises. Voici ce qu’il déclare : « Nous évoluons à une époque où les données et les rapports peuvent procurer le niveau de connaissances auquel seules les très grandes entreprises avaient droit voici encore quelques années. Les tableaux de bord procurent un réel changement de paradigme. Ils procurent à l’entreprise bien plus qu’une liste de chiffres et de mots. Ils traduisent les données en indicateurs aisément compréhensibles. »

« Historiquement, les comptables ont toujours vécu dans le passé, en regardant dans le rétroviseur. Aujourd’hui, ils peuvent réellement s’intéresser à ce qui se passe devant eux. C’est un changement révolutionnaire pour n’importe quelle société. »

Vos tableaux de bord peuvent refléter vos frais généraux, vos dépenses et vos pourcentages de bénéfice net, et bien d’autres choses encore.

Si les données sont présentées sous une forme attractive et abordable, il y a de fortes chances que nous les comprenions réellement — nous pouvons alors découvrir des tendances et nous faire une idée précise des mesures à prendre.

Trois raisons pour lesquelles les tableaux de bord comptables sont quelque chose de fantastique

Ce qui précède ne représente pas le seul avantage des tableaux de bord dans les logiciels comptables.

  • Live data — Savoir ce qui se passe en ce moment. Se plonger dans vos données par le biais d’un simple tableur présente une contrainte majeure, à savoir que les données sont anciennes — et que, plus souvent qu’à votre tour, c’est à vous qu’il revient de les réactualiser. Les tableaux de bord, par contre, se nourrissent de live data, de données temps réel — généralement, des KPI (key performance indicators) que vous devez surveiller. Un tableau de bord affichera toujours les données à leur stade actuel et non ce qu’il en était lorsque le tableur ou le rapport a été initialement créé.
  • Creuser plus profond – Anciennes données, nouvelles perceptions. L’un des grands avantages fréquents des tableaux de bord est leur interactivité. Ils ne sont pas simplement là pour être visualisés ! Dans une colonne, vous avez la possibilité de cliquer sur un graphique et d’en faire votre pôle d’attention. Cela peut vouloir dire que vous obtiendrez davantage d’informations, plus détaillées, sur tel ou tel chiffre. Cela peut également impliquer que la totalité du tableau de bord s’adaptera en conséquence.
  • Intelligence intégrée – Automatisme et pertinence. Les tableaux de bord sont souvent intelligents. Le logiciel connaît la nature des données, ainsi que les chiffres bruts et les autres valeurs. Un exemple : si vous créez un tableau de bord avec des chiffres de vente auxquels sont associées des implantations, il se peut que le logiciel le détecte et, d’un coup de baguette magique, affiche une carte où figurent des heat spots illustrant les données de vente. Cela signifie que vous pouvez immédiatement voir les lieux où vous vendez le plus — et les endroits qui requièrent éventuellement davantage votre attention.

Mais comment tout cela se traduit-il en avantages quotidiens, concrets, pour une petite entreprise lambda ? On peut identifier quatre effets majeurs :

  • économie de temps – ce qui vous en donne plus à consacrer à votre société ;
  • garantie d’être toujours au courant de la situation de votre société ;
  • accélération sensible de la prise de décisions grâce à des informations tangibles et exploitables ;
  • réelle visibilité et compréhension de toutes les composantes de votre entreprise.

Tout cela rend la croissance possible.

Les tableaux de bord doivent toutefois venir se greffer sur un socle commercial robuste afin de pouvoir exploiter pleinement les opportunités qui se présentent à vous et pour identifier et éviter les risques. Voici dès lors neuf domaines sur lesquels vous focaliser — chose possible en faisant un usage judicieux de votre tableau de bord comptable.

1. Définissez vos objectifs et déterminez vos critères de réussite

Faites en sorte de définir des objectifs qui soient ambitieux mais concrétisables. Désirez-vous améliorer votre taux de rétention client, augmenter votre part de marché, vous lancer sur un nouveau segment de marché, ou investir en recherche et développement ? Précisez vos objectifs et faites en sorte de pouvoir les mesurer.

Recourez par ailleurs à un tableau de bord afin de surveiller régulièrement les données ayant trait à ces différents registres.

Souvent, les objectifs des sociétés sont trop vagues. Utilisez dès lors un langage bien spécifique pour décrire la preuve de la concrétisation de votre objectif. C’est cette preuve qui constituera la base de ce que vous mesurez.

2. Prévoyez des KPI pertinents

Les KPI sont la base de tout tableau de bord. Il sera facile de les vérifier régulièrement si votre tableau de bord est correctement configuré.

Faites en sorte que vos KPI soient pertinents, compte tenu des objectifs de votre société et des processus opérationnels qui doivent être améliorés pour atteindre efficacement ces objectifs.

Les KPI s’avèrent les plus efficaces lorsqu’ils sont simples sans être trop simplistes et lorsque l’équipe de direction et le personnel ont la nette sensation d’en assumer la responsabilité. Pour concrétiser une telle implication, vous pouvez partager votre tableau de bord avec tous les principaux collaborateurs, voire même avec des auxiliaires externes, tels que votre comptable. Vous pouvez même créer des tableaux de bord spéciaux, spécifiquement pour ces personnes.

3. Développez des méthodes de collecte et d’organisation des données

Mettez en oeuvre un processus vous permettant d’assurer le suivi et la réactualisation de toutes les données pertinentes. Générez régulièrement des rapports à propos des tendances qui émergent des constats posés. Veillez à ce que tous les processus opérationnels soient pris en compte dans votre collecte de données, notamment le marketing, la croissance du chiffre d’affaires, la part de marché, la qualité des produits, les effectifs, la formation et la budgétisation.

Privé de ces éléments, votre tableau de bord ne saurait refléter fidèlement ce qui se passe.

4. Tenez vos revenus à jour en les comparant à vos objectifs

Faites en sorte de tenir à jour vos revenus réels par comparaison avec vos objectifs de recettes, non pas uniquement chaque année, mais chaque mois et, si possible, chaque semaine. Des retards de paiement peuvent être particulièrement préjudiciables pour les résultats opérationnels. Vous pouvez recourir à votre tableau de bord pour tenir ces éléments à l’oeil.

Utilisez une appli de facturation mobile afin de créer des canevas de factures et d’effectuer le suivi de ce qui a été envoyé, consulté et payé. De même, acceptez des paiements via une appli bancaire.

5. Tenez vos frais à jour

C’est sans doute le seul aspect de votre société dont vous voulez éviter la croissance. En ayant une bonne vision globale de vos frais, intégrés comme tels dans votre tableau de bord, vous pouvez effectuer une projection de vos bénéfices et prendre des décisions de meilleure qualité, plus pertinentes, à propos de l’orientation à donner à vos dépenses.

6. Surveillez la concurrence

Ces données ne rentrent pas dans le cadre de votre tableau de bord comptable journalier mais n’en sont pas moins importantes.

C’est une chose de se concentrer sur vos propres KPI et vos dépenses opérationnelles mais il est absolument nécessaire d’avoir une idée précise de ce que font vos principaux concurrents. Il est évident que le piratage de leurs réseaux informatiques serait une claire violation de cybersécurité mais de nombreuses informations sont disponibles dans le domaine public. Parcourez les rapports annuels, effectuez des recherches sur Internet et lisez la presse spécialisée ainsi que les publications d’associations professionnelles.

7. Mesurez l’efficacité de votre marketing

Tout projet futur s’appuie sur des évaluations réelles. La seule manière d’améliorer vos efforts marketing est donc de tenir les résultats à jour. L’essentiel est de déterminer quelles données doivent être collectées. Vos résultats marketing peuvent être évalués au travers des ventes, de la part de marché, de la fréquentation en magasin, du nombre de demandes, du recul des plaintes et autres statistiques. Nombreuses sont celles qui peuvent être matérialisées dans un tableau de bord correctement configuré, en y ajoutant parfois des données provenant d’autres sources (par exemple via des intégrations avec Salesforce), ce qui vous procure un état des lieux quotidien.

8. Améliorez les statistiques employés

Il est crucial, pour le succès de votre société, de pouvoir compter sur des collaborateurs motivés et de grande qualité. Surveillez dès lors l’efficacité de vos méthodes de recrutement et vos niveaux de rétention, de même que la satisfaction et les performances des employés. Vous saurez alors quand recruter, quand licencier, combien vous dépensez en personnel et pour quel ROI.

9. Mettez l’information à l’oeuvre

Analysez les informations que vous avez collectées via votre tableau de bord. Tirez-en des conclusions et servez-vous-en pour formuler des recommandations.

Elaborez un plan pour identifier des opportunités afin de faire la démonstration des points forts de votre société. Si des points faibles constituent des obstacles cruciaux pour le succès de votre société, dressez un plan pour les surmonter.

Le vieil adage à propos des enseignements que vous tirez de vos erreurs peut paraître d’une terrible banalité mais il n’en demeure pas moins une vérité première lorsqu’il s’agit de la croissance de votre société.

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