Continuous close : le temps est-il venu pour votre société de passer au temps réel ?

Une clôture continue ou ininterrompue (continuous close) correspond au processus d’actualisation quotidienne du processus comptable et à la capacité de fournir des informations financières à n’importe quel moment du cycle de déclaration mensuel.

Il s’agit là d’une philosophie qui commence seulement à s’imposer et nous serions tenté de dire que cela est essentiellement dû aux progrès accomplis du côté des systèmes actuels.

Bien que l’idée du “continuous close” soit relativement nouvelle, nous estimons qu’elle présente un grand nombre d’avantages majeurs pour les sociétés et qu’elle ne pêche que par un ou deux inconvénients aisément surmontables.

Cet article analyse les concepts sur lesquels s’appuie le continuous close ainsi que ses avantages et écueils.

Nous aborderons les sujets suivants :

• Qu’est-ce que le continuous close ?
• Les avantages du continuous close
• Le hard close n’a pas dit son dernier mot
• Le continuous close est-il source de problèmes ?
• Le continuous close est-il bon pour votre société ?
• Quelles sont les étapes à franchir pour évoluer vers du continuous close ?

Qu’est-ce que le continuous close ?

Le continuous close (comptabilité permanente ou clôture ininterrompue) désigne l’utilisation de l’automatisation et de systèmes intégrés modernes afin de veiller à ce que toutes les écritures soient effectuées immédiatement.

Le but en est simple : être sûr que la comptabilité de la société soit la plus actuelle possible à n’importe quel moment du mois.

Il nous faut toutefois ajouter ici une remarque : chaque société est différente. Du continuous close peut donc signifier différentes choses selon les entreprises.

Les systèmes traditionnels exigent souvent que différents modules soient “clos” pour le mois en cours avant l’inscription des soldes dans le grand livre. En mode continuous close, ils sont par contre immédiatement consignés.

Prenons l’exemple des factures à payer ou des créances dans un système traditionnel. Vous vous attendriez à ce que le grand livre des créanciers soit clôturé le plus près possible du premier jour et que le solde des créanciers commerciaux soit repris dans le grand livre.

Dans un système comptable moderne, les grands livres auxiliaires n’existent pas réellement sous cette forme. Une transaction qui concerne les factures à payer apparaîtra immédiatement dans les créditeurs commerciaux.

Outre cette manière de procéder des systèmes intégrés, l’automatisation sert également à l’exécution de tâches régulières tandis que la comptabilité automatisée peut aider à la saisie des données.

Il est par exemple possible de recourir à l’automatisation robotisée des processus (Robotic Process Automation, ou RPA) pour surveiller une boîte de messages entrants et pour ensuite traiter automatiquement des factures pour les comptes créditeurs.

Le but est de parvenir à une situation où vous pouvez, à tout moment, établir un compte de profits et pertes et vous rapprocher ainsi sensiblement d’une vision précise des résultats d’exploitation.

Les avantages du continuous close

Information temps réel = valeur temps réel

L’un des grands avantages d’une comptabilité perpétuellement à jour est la visibilité renforcée qu’elle confère.

Les dirigeants peuvent voir, à chaque instant, ce qui se passe précisément tandis que la comptabilité est le reflet fidèle du vécu quotidien de leur entreprise.

Cela confère également de la crédibilité puisque cela signifie que la comptabilité est largement similaire à ce à quoi ils s’attendent et qu’ils ne doivent pas attendre une éternité avant de disposer des comptes annuels qui correspondront ou non à ce qu’ils vivent.

Une visibilité temps réel sur ce qui est à l’oeuvre à chaque moment du mois est un avantage excessivement précieux pour l’entreprise dans son ensemble et a souvent pour effet de permettre au département comptable d’endosser davantage un rôle de partenaire professionnel.

Gain de temps

Rares sont encore les experts comptables qui n’ont pas tenté de réconcilier une comptabilité, couvrant ainsi des entrées qui concernent le mois écoulé ou les mois antérieurs et dont ils ne parviennent pas à se souvenir.

Repérer et rectifier des erreurs d’entrées est l’un des aspects les plus chronophages d’un processus de clôture.

Les choses deviennent nettement plus faciles lorsque les comptabilités sont réconciliées quotidiennement.

De même, le recours à des systèmes et à l’automatisation implique que des tâches manuelles standard sont effectuées en l’espace de quelques secondes, ce qui donne le temps aux collaborateurs de réellement comprendre les chiffres.

Meilleure conformité

Les secteurs régulés ont l’obligation de disposer d’une comptabilité exacte et d’en assurer une actualisation constante.

Utiliser des systèmes automatisés se traduit par une réduction du nombre d’erreurs et par une visibilité accrue sur ce qui s’est produit et quand.

Le contrôle de la comptabilité en est facilité dans la mesure où il devient plus simple de comprendre quelques lignes dans un registre plutôt que de déchiffrer certains des méga-grands livres qu’il est déjà arrivé à tous les experts comptables de constituer pour la clôture mensuelle.

Satisfaction des employés

Pour de nombreuses équipes comptables, la clôture mensuelle est une épreuve qui prend des proportions épiques.

Rien ne peut être plus décourageant que de boucler une gigantesque clôture mensuelle et de devoir immédiatement se plonger dans la suivante.

Le fait d’automatiser les systèmes et de répartir la charge de travail sur l’ensemble de l’équipe tout au long du mois signifie que les personnes concernées auront du temps pour des activités qui ajoutent de la valeur au business au sens large.

Bien que certains membres de l’équipe apprécient sans doute la routine qu’implique la saisie de chiffres dans un système monolithique, plus nombreux encore seront ceux qui apprécieront l’opportunité qui leur sera donnée de s’impliquer dans les activités et de faire une réelle différence.

Prise de meilleures décisions

Récemment, le groupe de réflexion indépendant FSN a effectué une enquête qui a révélé que 86% des sociétés estimaient que leurs analyses des données ne leur apportaient pas grand-chose en termes de meilleure compréhension.

C’est là un constat remarquable si l’on considère que les analyses de données peuvent procurer d’excellentes informations qui améliorent la prise de décision à tous les échelons d’une organisation.

La raison réside en partie dans la rapidité avec laquelle les responsables obtiennent l’information. Or, le tempo s’accélère sensiblement grâce au continuous close.

Plus grande agilité opérationnelle

Les entreprises qui obtiennent plus rapidement leurs informations peuvent accélérer leurs prises de décisions. Et cela signifie qu’elles gagnent en flexibilité.

Une comptabilité à jour implique que la génération de rapports ad hoc pour la prise de décisions opérationnelles se fait quasi instantanément. Cela permet aux responsables d’agir rapidement lorsque des opportunités se présentent.

Diminution des erreurs

Accountancy Age suggère que jusqu’à 88% des tableurs comportent des erreurs. L’automatisation du processus de clôture et la tenue quotidienne des livres permettent, dans une large mesure, d’y remédier.

Il est nettement plus facile de détecter des erreurs lorsque vous procédez à une réconciliation quotidienne. Elles sont en outre plus faciles à rectifier. Il est plus simple de déterminer où le bât a blessé que de demander à quelqu’un pourquoi il a procédé, voici six semaines, à telle ou telle écriture.

Le hard close n’a pas dit son dernier mot

Avec un tel nombre d’avantages en faveur du continuous close, il serait aisé de croire que le hard close a perdu tout intérêt.

Mais ce n’est pas toujours le cas.

Bien au contraire, un hard close (pré-clôture) est un élément très important de la comptabilité et continuera d’exister même si ce n’est que sur base annuelle.

Itas constate que les entreprises ont généralement tendance à recourir à une méthode hybride, procédant à une comptabilité opérationnelle, en continu, et, en parallèle, à une pré-clôture mensuelle qui est utilisée pour ajouter des ajustements de comptabilité financière.

L’élément majeur à retenir ici est que la clôture mensuelle doit être utilisée d’une manière qui génère de la valeur pour la société. Quelle que soit la méthode qui fonctionne le mieux pour vous, c’est dès lors celle-là que vous devez privilégier.

Le continuous close est-il source de problèmes ?

Bien que cette manière de procéder puisse poser des problèmes, ceux-ci ne sont pas insurmontables.

Un premier problème vient du fait que certains systèmes plus anciens ou traditionnels ne peuvent fonctionner selon la méthode du continuous close.

Il ne faut pas y voir une critique à l’adresse de leurs auteurs. Cela tient simplement au fait que lorsque ces logiciels ont été développés, on ne pensait pas encore à une comptabilité qui soit toujours entièrement à jour ou à des rapports générés à n’importe quel moment du mois.

La réponse logique en la matière consiste à procéder à une mise à niveau vers un logiciel plus moderne qui peut contribuer au processus de continuous close au lieu d’y faire obstacle. Peut-être est-il temps de penser à investir en ce sens ?

La question suivante est celle du salaire.

Comment allez-vous gérer le processus de rapport d’une gestion mensuelle des salaires ? Cet aspect des choses représente, pour certaines sociétés, le principal poste de coûts.

Allez-vous réellement opter pour une base journalière pour ces coûts ?

L’automatisation peut s’avérer utile en la matière, étant donné que des systèmes évolués peuvent procéder à des imputations quotidiennes pour l’administration des salaires qui seront ensuite résolues dès que les paiements auront été effectués.

La consolidation représente l’un des processus les plus chronophages de la clôture mensuelle.

Dans de nombreux cas, la faute en revient à des systèmes qui ne sont pas intégrés et qui fonctionnent selon des schémas d’écritures totalement différents.

Pour contourner l’obstacle, les entreprises peuvent évoluer vers un système de production de rapports, fourni par un tiers, qui soit en mesure de gérer plusieurs structures et numéros de comptes. Ou bien elles peuvent mettre leurs systèmes à niveau et, dans le même temps, mettre à jour le plan comptable pour chaque entité individuelle.

Il se peut que les collaborateurs éprouvent des difficultés à s’adapter à la nouvelle méthode.

Les experts comptables apprennent en effet à opérer selon un agenda mensuel. Le réduire en confettis et demander aux gens de changer totalement de méthode constitue un grand changement.

Ce n’est pas là un problème nouveau, plutôt quelque chose que nous constatons régulièrement dans toutes sortes de projets.

La communication, la formation et l’adhésion de l’équipe de direction auront pour effet que les collaborateurs se sentiront davantage à l’aise avec le changement.

Des problèmes peuvent se produire lorsque vous réalisez la comptabilité de certaines choses qui correspondent traditionnellement à des adaptations mensuelles, en particulier des versements anticipés, des amortissements et des régularisations.

La réponse, ici, est de bien préciser le contenu des rapports et les raisons d’inclure ces éléments.

Si vous désirez produire un compte de profits et pertes entièrement actualisé, jusqu’au niveau EBITDA (Earnings Before Interest, Taxes, Depreciation and Amortisation), vous ne rencontrerez généralement aucun problème majeur.

Ce sera surtout le cas si chacun sait qu’il doit s’intéresser essentiellement aux comptes opérationnels et non aux comptes de gestion complets.

Il est possible d’automatiser le calcul des amortissements mais commencez par vous demander si cela en vaut la peine.

Du matériel est-il concerné ?

Si ce n’est pas le cas, reportez-le vers votre pré-clôture mensuelle.

Le continuous close est-il bon pour votre société ?

Comme nous l’avons mentionné précédemment, les implications du continuous close diffèrent souvent selon les entreprises.

Nous sommes néanmoins fermement convaincus que rares sont les sociétés qui ne retireront aucun avantage d’une adoption de ses principes et ce, dans au moins l’un ou l’autre domaine.

Automatiser des tâches manuelles répétitives est toujours une chose positive tandis que libérer du temps pour les collaborateurs afin que la société en dégage de la valeur est une aide indéniable pour l’entreprise, pour les responsables d’autres départements et pour les membres de l’équipe financière.

Le meilleur moyen de se lancer consiste à passer vos systèmes en revue et de comprendre ce que vous pouvez faire pour rapprocher vos écritures du temps réel.

Quelles sont les étapes à franchir pour évoluer vers du continuous close ?

Si vous désirez passer au continuous close au sein de votre entreprise, six étapes vous suffiront pour y parvenir.

Rappelez-vous que plus tôt vous communiquerez et expliquerez vos intentions à votre équipe pour leur souligner les avantages qu’ils en retireront, plus votre société pourra facilement adopter le continuous close.

1. Emportez l’adhésion des membres de votre équipe. Expliquez-leur votre vision et impliquez-les dès le départ.
2. Cernez correctement et documentez les processus intervenant nécessairement dans votre clôture mensuelle.
3. Identifiez les tâches qui peuvent être effectuées au niveau de la saisie — est-ce faible et réaliste ?
4. Identifiez les tâches qui, actuellement, ne peuvent pas être effectuées au point de saisie. Revêtent-elles un caractère critique pour vos rapports temps réel ? Si tel est le cas, les obstacles se situent-ils du côté des processus, des collaborateurs ou de la technologie ?
5. Elaborez un plan de transition, responsabilités comprises.
6. Lancez-vous.

Conclusion

Le continuous close présente de nombreux avantages et pourrait réellement faire économiser du temps à votre équipe financière de telle sorte qu’elle puisse se concentrer sur des tâches à valeur ajoutée.

Pour vous lancer et pour déterminer s’il s’agit là de la bonne méthode pour votre société, suivez les six étapes décrites ci-dessus et observez comment les choses se passent.

Dès l’instant où vous aurez activé vos processus de continuous close, vous vous apercevrez que les anciennes méthodes de travail appartiendront bientôt au passé.