Rapports financiers : 5 réflexions utiles pour transformer des données complexes en précieux leviers

Si votre société compte plusieurs divisions ou filiales — et, reconnaissons-le, c’est le cas de nombreuses entreprises —, vous avez certainement conscience de la nécessité qu’il y a pour vous à générer des rapports financiers consolidés.

L’exercice concernera souvent l’ensemble d’un groupe en vue de déterminer la santé financière de la maison-mère.

Vous savez sans doute également que ce genre de rapport peut être un casse-tête, même pour les équipes financières et experts-comptables les plus expérimentés.

Cela exige de traiter d’énormes volumes de données, souvent libellées en différentes devises et ayant trait à des territoires différents — ce qui peut être source d’erreurs et de mauvaises interprétations.

Il nous arrive fréquemment de discuter avec des spécialistes financiers de la nécessité qu’il y a pour eux de faire preuve de précision et de veiller à ce que leurs chiffres consolidés soient le reflet de la situation qu’ils veulent exposer. Ce sont là des défis souvent parfaitement tangibles.

Un autre élément aggrave encore le mal de crâne que suscitent les données. En l’occurrence, tenir compte des différents changements se produisant sur le marché — depuis l’arrivée de nouvelles réglementations ou les récentes évolutions sociales et économiques, jusqu’aux innovations et avancées technologiques. On a parfois l’impression d’avoir à peine compris la réelle signification des données que quelque chose de nouveau se produit qui vient tout bousculer.

Dans le présent article, structuré en cinq points, nous passons en revue certains de ces changements ainsi que la manière dont une bonne compréhension des enjeux peut vous faciliter la gestion des données et déboucher sur de meilleures décisions pour votre/vos entreprise(s).

A la fin de cet article de blog, vous pourrez télécharger notre guide gratuit qui vous propose 7 moyens d’optimiser votre société. De quoi faire le premier pas vers une reprise en mains de votre comptabilité d’entreprise.

1. Une plateforme partagée est un passage obligé en cas de télétravail

Impossible d’ignorer l’impact de la pandémie du coronavirus. L’un de ses effets flagrants est d’avoir fait du travail à domicile, du WFH (Working From Home), la nouvelle norme.

Il est devenu évident, tout au long de la pandémie, que le monde de la comptabilité et de la finance avait besoin des bons outils technologiques si l’on voulait que le WFH soit un succès. Des outils auxquels tout le monde ait accès, qui procurent une source centrale de données et qui garantissent l’efficacité du travail en équipe et de processus collaboratifs.

Lorsque les équipes peuvent collaborer et communiquer clairement, elles contribuent à minimiser l’impact sur le chiffre d’affaires, les bénéfices et les processus de gestion.

A l’heure du coronavirus, les entreprises sont appelées à prendre quotidiennement des décisions importantes.

Le fait de devoir travailler à un tel rythme, avec autant de changements qui se succèdent rapidement, n’a eu d’autre conséquence que de souligner la nécessité de rapports financiers précis, permettant tout simplement de dresser le bilan.

Pour les collaborateurs qui opèrent à partir de différents sites, qui travaillent de chez eux, cette situation accroît le besoin d’une plateforme partagée, à laquelle ils puissent tous accéder à distance, sur laquelle ils puissent travailler et collaborer.

Une source unique, partagée, de données précises permet à vos équipes de surveiller, d’analyser et de dresser rapidement et aisément des rapports sur la situation financière et les performances. Le tout en collaborant avec d’autres personnes au sein de votre entreprise.

Soit dit en passant, il semble que le télétravail doive s’installer à demeure — ou, tout au moins, selon un mode hybride alliant bureau et WFH — et qu’il ne soit plus considéré à l’avenir comme grevant la productivité.

Une étude de PwC, réalisée en juin 2020, révèle que 54% des directeurs financiers projettent d’adopter le télétravail comme option permanente.

Etapes suivantes

Nous conseillerions de ne pas voir dans une plateforme partagée une simple solution sanitaire temporaire mais plutôt de la considérer comme une solution indispensable pour se projeter vers l’avenir.

Intéressez-vous à la manière dont la technologie peut vous aider à mieux collaborer en équipe(s) ainsi qu’avec vos clients.

Dressez une liste de fonctionnalités et potentiels que vous voudriez trouver dans une plateforme partagée et prospectez le marché à la recherche de celle qui vous convient.

2. Se tourner vers la technologie mène à l’automatisation

Au-delà du télétravail, nous avons pu constater pendant la pandémie que les entreprises se tournent de plus en plus vers les technologies (pensez par exemple à Zoom, Microsoft Teams…). La transformation numérique en est bien souvent le leitmotiv.

Bien entendu, l’informatisation était déjà une tendance en plein essor dans le secteur financier. L’automatisation se généralise de plus en plus au niveau des tâches routinières, basées sur des règles.

Lors d’une enquête de Deloitte et de l’IMA datant d’août 2020, plus de 50% des professionnels de la finance et de la comptabilité avaient indiqué que l’automatisation influencerait les performances opérationnelles de leur société au cours des 12 à 24 prochains mois.

Les sociétés spécialisées dans l’analyse des données relèvent que les entreprises sont à la recherche d’une plateforme partagée qui puisse effectuer une bonne partie du travail fastidieux en matière de gestion de données financières.

Les entreprises désirent alléger leur charge de travail mensuelle — elles veulent pouvoir tout simplement cliquer et connecter différents comptes ; confier la consolidation de différentes sources de données à des algorithmes, des règles et des paramètres système ; recourir, lorsqu’elles jonglent avec plusieurs devises, à des conversions de devises intégrées ; et tirer parti de rapports prêts à l’emploi, spécifiquement conçus pour elles.

La liste des tâches automatisées est sans fin et offre un avantage énorme aux experts-comptables et équipes financières qui désirent élaborer des rapports convaincants qui soient le reflet fidèle de la situation et qui permettent d’orienter les décisions.

Ils désirent pouvoir le faire aisément, en se sentant confortés et en pouvant collaborer avec d’autres acteurs.

Etapes suivantes

Pendant que vous explorez les fonctions que vous attendez d’une plateforme partagée, profitez-en pour identifier les tâches routinières, basées sur des règles, qui peuvent être automatisées.

Pensez à ces bricolages dans les tableurs — ces actions qui exigent des louvoiements complexes ou pour lesquels un traitement manuel de données est devenu un fardeau. Vous y détecterez aisément des tâches n’attendant que d’être automatisées.

Ajoutez-les à votre liste de désidératas.

3. Une mentalité “digital first” implique des écosystèmes et des applis connexes

Le travail à domicile et l’automatisation sont sans conteste deux énormes changements qui font partie intégrante du paysage.

Toutefois, dans le contexte plus large de l’économie, on constate depuis déjà quelque temps une augmentation du nombre de personnes qui tirent un trait sur leur habituel train-train 9-5 quotidien pour lancer leur propre entreprise. L’esprit entrepreneurial suscite un regain de création d’entreprises, comme jamais auparavant.

Ces changements dans le paysage économique — en particulier dans le secteur technologique où les entreprises investissent souvent dans plusieurs jeunes sociétés ou des sociétés de capital à risque et capital d’amorçage — ont un impact sur les générations de rapports portant sur le portefeuille financier.

La consolidation financière a également une influence au niveau des entreprises et des organismes qui collaborent en vue de tirer parti des effets d’échelle — par exemple, des fonds publics pour soins de santé et cabinets vétérinaires —, des investisseurs dans des portefeuilles immobiliers, des bureaux de gestion de patrimoine ou encore des entreprises internationales actives dans plusieurs pays.

Autrement dit, un nombre croissant de propriétaires d’entreprise doivent se familiariser avec l’aptitude à collecter des données financières.

Résultat : une mentalité digital first devient un élément essentiel de la croissance de ces sociétés.

Depuis déjà quelque temps, les progrès des technologies cloud nous ont ouvert un accès à des logiciels de comptabilité financière basés dans le cloud. Ils procurent aux dirigeants d’entreprise des systèmes conviviaux et financièrement abordables pour gérer les finances de leur société.

C’est là un outil désormais apprivoisé ou qui doit l’être.

Il n’y a pas si longtemps, des sociétés qui étaient engagées dans un processus de croissance remplaçaient leur tableur, utilisé pour leurs finances, par des plateformes ERP (Enterprise Resource Planning) traditionnelles .

Elles leur procuraient une solution pour des problèmes liés à la croissance, comme par exemple des entités qui opèrent sur plusieurs territoires, l’utilisation d’autres devises, ou des activités multi-verticales ou multi-disciplinaires manquant, partiellement ou totalement, de coordination.

L’utilisation de logiciels ERP présentait un double inconvénient : ils pouvaient s’avérer extrêmement onéreux et très complexes. Et, dès lors, difficiles à implémenter.

Les entreprises devaient atteindre une certaine taille et envergure, disposer de beaucoup d’argent, avant de pouvoir investir. Ce qui était tout simplement impossible pour la plupart des entreprises.

L’avènement de la comptabilité dans le cloud a changé définitivement la situation. Il vous est désormais possible de pratiquer — résolument — le digital first.

Tout comme le télétravail, le “réflexe” numérique semble s’être installé dans la durée. Selon les constatations du rapport annuel Advanced Trends Rapport 2020/21, 77% des chefs d’entreprise déclarent que le basculement de leur organisation vers une mentalité de digital first sera l’un des héritages du Covid-19.

On constate une nette augmentation du nombre d’entreprises, tous secteurs confondus, qui ont recours à des systèmes de comptabilité dans le cloud afin de gérer les finances pour plusieurs unités opérationnelles.

Par exemple, un fonds public dédié aux soins de santé qui collabore avec plusieurs organisations ou une société de capital à risque qui gère de multiples start-ups à différents stades de développement.

Les logiciels de compatibilité dans le cloud sont une révolution pour les entreprises.

Pour améliorer encore davantage ce qu’ils proposent, il existe désormais des plateformes qui procurent une intégration parfaite avec ces logiciels. Elles peuvent fusionner plusieurs comptes d’entreprise en un seul et, ce faisant, vous permettre de générer une série de rapports financiers consolidés.

Etapes suivantes

Elargissez la perspective à l’ensemble de l’écosystème gravitant autour de votre logiciel de compatibilité dans le cloud et identifiez une appli connexe — une bonne place de marché applicative est un bon point de départ.

Gardez votre liste d’attentes à portée de main et comparez-la aux fonctions de toute appli connexe.

4. La technologie vous permet d’opérer en mode global/local

L’une des mutations les plus flagrantes que nous voyons dans le paysage économique est la manière dont une entreprise se globalise désormais en l’espace de quelques jours et non plus d’années.

Si une société veut agir rapidement, elle peut aisément faire collaborer des personnes qui opèrent en différents endroits dans le monde par le biais de plateformes partagées dans le cloud.

C’est aussi simple que cela.

Le fait est que, où que vous soyez situé dans le monde, différentes normes publiques financières sont à l’oeuvre. Aux Etats-Unis, il faut par exemple compter avec la GAAP (Generally Accepted Accounting Practice) ; en Europe, vous devez vous aligner sur la réglementation IFRS (International Financial Reporting Standards). De nombreuses autres réglementations ont cours à travers le monde.

Les entreprises qui comportent plusieurs divisions doivent veiller à disposer d’un système de rapports standardisé unique pour l’ensemble de leurs sociétés.

Elles doivent tenir compte de l’utilisation qui est faite de différentes devises et normes comptables dans d’autres pays et veiller à demeurer conformes aux évolutions constantes des réglementations.

Qui plus est, si des erreurs se glissent dans les comptes annuels en raison d’erreurs humaines, il en résultera une surcharge de travail pour les experts-comptables, les contrôleurs et les réviseurs d’entreprise. Cela coûtera à la fois du temps et de l’argent à votre société.

Dès lors, bien qu’il soit absolument nécessaire de tirer un parti optimal de la technologie, faites également en sorte que chaque système que vous implémentez ait la capacité de générer les rapports localisés dont vous avez besoin, quelle que soit la dimension internationale de vos activités.

On constate par exemple une accélération du processus d’évolution généralisée vers des initiatives tendant à numériser l’impôt et des exigences que cela implique en termes de génération de rapports en temps réel. En cause, la volonté affichée par les autorités de rationaliser les processus et de réduire l’écart fiscal. Plusieurs initiatives ont ainsi vu le jour à l’échelle mondiale.

Etapes suivantes

Vérifiez l’existence, au sein de toute plateforme de création de rapports financiers que vous envisagez d’utiliser, de fonctions de production de rapport adaptables.

Des fonctions d’information financière permettent aux experts-comptables et aux équipes financières de fournir rapidement et aisément des rapports précis et conformes aux réglementations, dans différents formats, à destination de toutes les parties concernées.

5. L’heure est à l’exploitabilité, pas uniquement aux données

On continue encore souvent de considérer la production de rapports financiers comme un moyen de jeter un regard sur ce qui s’est passé, afin de faire la synthèse des activités antérieures et d’en faire rapport.

Si vous disposez d’un système partagé, qui fait office de levier efficace pour vos collaborateurs grâce à la numérisation, à la mise à disposition de données précises, à l’allègement sensible des tâches de gestion des données — sous forme de processus automatisés et de rapports prêts à l’emploi —, tout le processus de génération de rapports s’en trouvera très certainement facilité et fluidifié. Il sera en outre nettement mieux adapté aux besoins actuels des entreprises.

N’est-ce pas formidable ? Cela nous semble en fait être une évidence. Et ce n’est qu’un début.

La création de valeur ajoutée est le fruit non seulement de la consolidation des données mais également de la mise à disposition de visualisations quasi temps réel des données et de tableaux de bord basés sur des visions pertinentes.

Cela peut s’avérer particulièrement avantageux, surtout à la lumière des exigences de production temps réel de rapports qu’imposent les diverses initiatives visant à numériser l’impôt qui se déploient partout dans le monde.

Etapes suivantes

Voyez les choses en grand.

Imaginez que vous puissiez disposer, quasiment en temps réel, sous votre nez, de toutes les informations financières contextualisées dont vous avez besoin. Ne serait-ce pas génial et la vie ne s’en trouverait-elle pas simplifiée, pour vos équipes ou lorsque vous interagissez avec les clients ?

Une plus grande compréhension aura toujours des résultats positifs pour les experts-comptables et les équipes financières.

Conclusion

Le monde change à vive allure et le rythme s’est encore accéléré au cours de l’année écoulée.

Nous vivons désormais dans un monde où le télétravail est devenu la norme — et cette option du travail à domicile perdurera probablement, aux côtés d’un mode hybride bureau/domicile.

Le cloud, des plateformes partagées, l’automatisation et une vaste palette de fonctions de production de rapports nous aident à collaborer de manière plus intelligente, où que nous soyons.

En fait, si vous disposez d’informations pertinentes, vous êtes en mesure de réellement comprendre ce qui se passe dans l’environnement de votre entreprise, qu’il s’agisse de nouvelles réglementations, de récentes évolutions sociales et économiques ou de progrès et innovations technologiques.

Même si tout change autour de vous, des informations pertinentes vous aideront à vous projeter vers l’avenir au lieu de vous contenter de réagir. Vous percevrez les changements au fur et à mesure où ils émergent et vous garderez systématiquement une longueur d’avance.