Dix façons de réduire les coûts du cycle de vie des actifs immobilisés

Comment qualifieriez-vous le processus de gestion de vos actifs immobilisés ? Un combat pour lister précisément et générer des rapports précis à propos de ces actifs immobilisés ? Ou un système qui, via des rapports et du prévisionnel fiables, vous permet de réduire les coûts et de profiter d’avantages fiscaux ?

Les défis d’une gestion d’actifs immobilisés basée sur tableurs

L’aide que vous apportent les tableurs et autres logiciels traditionnels n’est que relative lorsqu’il s’agit de gérer les actifs immobilisés de votre société. Gérer les versions successives est l’un des principaux défis qu’implique le recours à des tableurs pour gérer des actifs immobilisés. En raison des fréquents transferts entre collaborateurs, il est difficile de déterminer quelle version est la plus récente.

Les tableurs ne permettent aucune trace d’audit. Il vous faut noter manuellement, en regard de la dernière personne qui a ouvert le fichier et de la date de modification, la totalité des changements effectués. Cela rend les tableurs vulnérables en cas de modifications, volontaires ou involontaires, qui portent atteinte à l’intégrité des données, et cela est vrai à la fois pour de petites et pour de grandes entreprises.

Pourquoi opter pour une solution de gestion d’actifs immobiliers

Plusieurs raisons poussent les entreprises à miser sur une solution de gestion pour leurs actifs immobilisés. Parmi elles, un volume et une complexité de données allant croissant, la préservation de la sécurité et de la stabilité des données, et le fait de tirer le meilleur parti possible du temps, limité, dont disposent vos employés spécialisés.

45% des entreprises ont recours à une solution de gestion pour leurs actifs immobilisés afin de faire face à l’augmentation des volumes et de la complexité des données. Il est essentiel, pour comptabiliser chaque actif avec précision, de pouvoir recourir à des outils adéquats. De même, il est essentiel de comprendre les facteurs de risque associés à chaque actif, tout au long de son cycle de vie, afin d’identifier des opportunités d’économies insoupçonnées. Ce que vous ignorez à propos des actifs immobilisés de votre société peut lui coûter cher.

Voici dix façons de réduire les risques tout au long du cycle de vie de vos actifs immobilisés ainsi que quelques autres moyens de réaliser des économies grâce à la gestion d’actifs immobilisés.

Les opportunités d’une dépréciation d’actifs immobilisés

Selon les fonctionnalités techniques que vous procure la solution que vous utilisez, il se peut que vous passiez à côté de possibles économies lors du processus d’amortissement. Il est difficile de réduire les risques et de saisir les opportunités qui se présentent si l’on se repose sur des processus manuels dans les registres suivants :

1. Enregistrement précis de tous les actifs immobilisés

L’enregistrement de tous les actifs immobilisés devrait inclure les éléments suivants : localisation, prix et data d’achat, durée d’utilisation de l’actif, et valeur estimée à la fin du cycle de vie. Cela vous permet de récapituler les dépenses tant comptables que fiscalement déductibles.

2. Respect des règles fiscales en vigueur

Vous devriez logiquement vous concentrer sur le respect de la loi afin d’éviter des amendes. Se conformer aux exigences légales, qu’elles soient nouvelles et/ou qu’elles aient été modifiées, est un paramètre important pour réduire les risques. Le fait de vous tenir au courant des règles fiscales peut vous renseigner sur de possibles réductions fiscales et crédits en votre faveur.

Il arrive qu’un élargissement du champ d’application de certaines règles fiscales ouvre la voie à des déductions supplémentaires, par exemple, certains investissements, actifs énergétiques ou aménagements de bâtiments qui renforcent leur efficacité énergétique.

Ne pas se tenir au fait de telles évolutions serait une occasion manquée pour les nombreux types d’entreprise auxquels elles s’appliquent

3. Calculs d’amortissement précis et généralement reconnus

Si la démarche manque d’efficacité, il peut s’avérer fastidieux de jongler avec plusieurs méthodes et calculs d’amortissement correspondant à différents types d’actifs immobilisés. Les solutions de dernière génération qui automatisent les modifications fiscales améliorent la précision de l’exercice, libèrent du temps pour les employés qui pourraient dès lors le consacrer plus utilement à d’autres choses, et élimine les effets négatifs les plus courants qui pèsent sur la productivité des entreprises en croissance. L’automatisation peut également aider votre entreprise à tirer aisément parti de certaines modifications fiscales.

Les entreprises peuvent profiter des changements de schémas d’amortissement et laisser tomber la comptabilité portant sur des actifs qui ne sont plus utilisés. Elles évitent ainsi de devoir trop dépenser en impôts et frais d’assurances liés à ces actifs.

4. Rapports exacts pour l’administration fiscale, le grand livre, les frais d’amortissement et le prévisionnel

Des données inexactes mentionnées dans les formulaires destinés à l’administration fiscale influencent la clôture de l’exercice, les états financiers et la déclaration fiscale. De la précision dans ce registre évitera des amendes salées à votre entreprise ainsi que de funestes crevasses dans son assise financière.

Réaliser des économies en tenant vos actifs immobilisés soigneusement à jour

Dans le cas d’inventaires physiques, un rapport détaillé des actifs immobilisés en fin de cycle de vie peut apporter un intéressant éclairage sur les économies potentielles. Le fait de confier cet exercice à une solution robuste peut faciliter l’exercice de réconciliation et avoir pour résultat de réduire frais d’assurance et impôts.

5. Comptabilité précise des cessions, sorties et transferts

C’est l’endroit où des actifs-fantômes ou zombies se terrent et font flamber les coûts. De 15 à 30% des actifs immobilisés sont des actifs-fantômes. Autrement dit : des actifs inexistants. Les actifs-fantômes apparaissent dans la comptabilité mais s’avèrent impossible à dénicher. Les actifs-zombies sont eux bel et bien présents physiquement mais ne sont pas enregistrés dans la compatibilité.

Si le cycle de vie des actifs n’est pas soigneusement tenu à jour et analysé régulièrement, les entreprises peuvent aisément trimballer plusieurs dizaines d’euros d’actifs non-listés. Un système de gestion adapté vous permet d’éliminer, de mettre hors service et de transférer 10.000 actifs aussi facilement que vous le feriez avec 10 actifs.

6. Intégration de flux pour une gestion efficace des actifs immobilisés

Les formules de tableurs peuvent tomber en rade lors d’un transfert entre employés. Des erreurs au niveau des références de cellules peuvent se traduire par des valeurs inexactes. Ce genre d’erreurs peuvent aisément provoquer de sérieux problèmes.

Le fait d’effectuer une intégration avec les logiciels de comptabilité et d’achat de votre entreprise ajoute un degré supplémentaire de contrôle et de facilité que vous ne pouvez espérer des tableurs. Les données d’achat sont automatiquement transférées d’un flux opérationnel à l’autre, ce qui réduit le taux d’erreurs humaines et garantit la précision à chaque point de contact. Vous pouvez même, par exemple, associer une facture à un ou plusieurs nouveaux ordinateurs achetés.

Un système intégré pour la comptabilité et la production de rapports dédiés aux actifs immobilisés élimine le besoin de dupliquer les saisies ou d’exporter des données entre systèmes.

Levier de gestion prévisionnelle et de maîtrise des coûts en amont

En matière de gestion de vos actifs immobilisés, certaines possibilités d’économies parmi les plus conséquentes se présentent à vous avant même que l’actif en question existe…

7. Vos plans d’extension de la société ou de lancement de nouveaux projets doivent inclure des prévisions d’immobilisations

Cela permet de ne jamais perdre du vue l’imputabilité des nouveaux actifs et d’en améliorer la traçabilité à terme.

8. Définition et gestion de budgets pour tous les actifs immobilisés

La budgétisation d’actifs immobilisés ajoute une couche supplémentaire d’imputabilité et de visibilité. Cela diminue le nombre d’erreurs liées à des paiements excédentaires ou insuffisants lors de l’amortissement de ces actifs.

9. Réactualisation des coûts effectifs et comparaison dépenses-budget

Vous pouvez vous reporter à ces rapports lorsque vous planifiez des projets futurs et que vous devez établir le budget prévisionnel correspondant.

10. Gestion et contrôle adéquats de la situation de vos actifs

Les actifs devraient pouvoir passer sans encombre de la phase de planification à celle de leur mise en service et à l’étape d’amortissement.

A mesure que votre société grandit et engage davantage de collaborateurs, il deviendra nécessaire d’évoluer vers un système plus puissant et plus robuste afin de rationaliser les processus susmentionnés ainsi que bien d’autres éléments. Cela peut procurer à votre société une meilleure compréhension de ses actifs immobilisés et minimiser leur coût total de propriété, tout en simplifiant les flux opérationnels et financiers.

En gagnant en intelligence, les produits permettent de mieux gérer les actifs immobilisés, y compris à grande échelle, et autorisent dans le même temps des économies et un gain de productivité pour les personnes qui en sont responsables.