Sept conseils-clé pour éviter les factures impayées et obtenir leur paiement

Des factures impayées ? La bête noire de tout chef d’entreprise ! Et recouvrer les sommes impayées constitue souvent un défi de taille. Il s’agit d’un véritable exercice de funambule où, d’une part, vous devez camper sur vos positions et, d’autre part, vous ne souhaitez pas hypothéquer la relation avec votre client. Voici sept astuces utiles pour être payé rapidement.

« On en revient toujours au simple constat que quelqu’un vous doit de l’argent », déclare Paul Donno, expert-comptable et directeur d’Accounts Online. « Vous lui avez fourni un service ou un produit. S’il est satisfait et si aucun différend ne vous oppose, il n’a aucune raison de ne pas vous payer. »

« Voici comment je vois les choses : personne ne se rend au supermarché en annonçant sa volonté de remplir son caddie et de ne payer que plusieurs mois plus tard. Dès lors, pourquoi une PME devrait-elle accepter ce genre de situation ? », ajoute-t-il.

Toutefois, il est rare que des mesures drastiques soient prises.

Voici sept conseils simples qui vous permettront d’encaisser plus rapidement des factures impayées.

1. Assurez-vous que toutes les informations pertinentes figurent sur votre facture

Il s’agit du numéro de TVA, du numéro de commande, du prix, du nombre de pièces, d’une description des articles achetés, des conditions de paiement et bien sûr du nom et de l’adresse complète tant du fournisseur que du client.

L’absence ou le caractère incomplet d’un des éléments susmentionnés est souvent à l’origine de retards de paiement. Soyez donc très strict à ce sujet : plus vous serez précis et plus vous aurez de chances d’être payé à temps.

« Une facture ne doit pas comporter trop d’informations. Par contre, faites en sorte qu’elle en contienne suffisamment », déclare Paul Donno.

« Si votre client a besoin d’un numéro de bon de commande ou d’une référence, veillez à ce que ces informations figurent sur la facture », ajoute Paul Donno. « Et assurez-vous qu’elle ne comporte aucune erreur. »

2. Mentionnez vos coordonnées bancaires sur chaque facture et sa copie

En premier lieu, nous pensons au numéro de compte (IBAN) et au code BIC. Lorsque vous proposez d’autres méthodes de paiement, par exemple PayPal, mentionnez-le très clairement sur votre facture. « Ne laissez planer aucun doute sur la manière dont vous souhaitez être payé », ajoute Paul Donno.

« Personnellement, je vous déconseille de donner la possibilité de payer par chèque », déclare-t-il. « Les chèques impliquent à la fois une charge de travail supérieure à celle d’autres solutions d’ores et déjà disponibles sur le marché et des frais plus importants. »

« Les applications modernes vous permettent d’insérer un code ou un bouton dans vos factures. Vos clients ont ainsi la possibilité de payer immédiatement. Citons par exemple les solutions Payconiq ou PayPal. De telles solutions facilitent grandement les choses. »

Conseil supplémentaire de Paul Donno : « Définissez, dès le début de votre relation avec les clients, les conditions de règlement de vos factures. Faites en sorte de convenir de modalités qui soient en accord avec votre modèle commercial. »

3. Prenez votre téléphone et parlez à vos clients

Lorsque vous devez encaisser de gros montants, nous vous conseillons, peu de temps après avoir envoyé votre facture, de téléphoner à votre client pour savoir s’il l’a bien reçue ou si tout est clair pour lui. Bien sûr, chaque facture est importante, mais lorsqu’il s’agit de plus gros montants, un contact personnel ne peut pas faire de mal pour éviter des factures impayées.

Si vous attendez que la date d’échéance de votre facture soit dépassée pour appeler votre client et pour vous entendre dire qu’il n’a pas reçu cette facture ou qu’une erreur y figure, vous risquez d’attendre trop longtemps pour toucher votre argent. Ne partez pas du principe que votre client vous contactera pour vous dire qu’une erreur figure sur votre facture ou qu’il ne l’a pas reçue. C’est rarement le cas. Vous n’avez pas le temps de passer des coups de fil ? Confiez cette tâche à une autre personne au sein de votre société afin de gagner du temps et d’alléger votre charge administrative.

« Y a-t-il un risque de trop solliciter vos clients ? Pas s’ils vous doivent de l’argent », souligne Paul Donno. « Identifiez la personne qui est responsable du paiement des factures. Si vous facturez régulièrement, les choses seront claires. Vos clients savent que vous en assurez un suivi rigoureux. Et, après un certain temps, ils sauront ce que vous attendez d’eux – notamment des paiements réguliers. »

4. Assurez-vous de connaître votre correspondant et sa réponse

Les logiciels de comptabilité sont bien plus que des alignements de chiffres. Ils peuvent vous aider à garder une trace de tous les appels passés à telle ou telle personne et des résultats que vous en avez retirés. Lorsque vous devez à nouveau appeler parce que vous n’avez pas encore été payé, il est peut être utile de vous référer à la date et aux détails de votre première conversation. Ce faisant, votre client sait que vous suivez correctement votre processus de facturation et il sera moins enclin à reporter son paiement.

5. Modifiez la date d’émission de votre facturation

Lorsque vous envoyez vos factures mensuelles le premier jour du mois, changez la date de la facture à la date de la veille. Beaucoup d’entreprises rassemblent d’abord toutes leurs factures pour un mois donné et les paient ensuite en une fois. Si la date d’émission est un jour plus tôt, la facture est du mois précédent et son paiement est souvent avancé d’un mois.

Une facture datée du 1er avril est par exemple payée fin mai ; une facture datée du 31 mars sera par contre payée fin avril. Vous pouvez opter pour un délai de paiement de 30 jours mais la plupart des entreprises devraient s’inscrire dans un schéma de paiement à 30 jours nets.

Il est crucial de définir les délais de paiement en amont. Certains sont gravés dans le marbre et peuvent même stipuler un délai de 60 jours nets, ce qui pourrait impliquer que vous ne seriez payé que 90 jours après la date de facturation. Raison pour laquelle ce point est important.

6. Modifiez la date d’émission de votre facturation – bis

Il existe une autre astuce pour ce qui est de différer la date d’un jour. Si vous procédez par relevés de solde mensuels, faites en sorte que ce relevé soit daté du premier jour du mois suivant. Cela donnera l’impression que la facture est plus ancienne qu’elle ne l’est en réalité.

L’importance de l’avantage que vous en retirerez dépendra de la manière dont vous établirez vos relevés. Quoi qu’il en soit, veillez à envoyer des relevés de solde mensuels dans la mesure où certaines entreprises ne paient que sur base de tels relevés.

Les données figurant sur les factures ont leur importance. Faites en sorte d’en savoir suffisamment sur la manière dont votre créancier fonctionne afin de recourir à la bonne méthode.

7. Envisagez l’affacturage

Ne serait-ce pas l’idéal de confier la facture à un tiers et de le charger de son suivi ? C’est ce que font les sociétés d’affacturage (factoring). Vous devez par contre vous acquitter d’un pourcentage sur les frais totaux de facturation et vous devez disposer d’une comptabilité et de registres de crédit en bonne et due forme pour espérer entrer en ligne de compte pour de l’affacturage.

Mais attention, prévient Paul Donno, « nombreux sont ceux qui croient que les sociétés de factoring font la chasse aux dettes. Seule la société elle-même peut collecter la dette dans les règles. J’ai croisé de nombreuses sociétés qui ne tentent pas de recouvrer la dette et qui la transfèrent ensuite à la société d’affacturage. Vous devez bien comprendre ce qu’implique le service procuré et être sûr qu’il vous convient. »

Dites adieu aux factures impayées

Des technologies telles que l’e-facturation et l’automatisation éliminent pratiquement tous les facteurs qui, fréquemment, sont source de retards de paiement.

Une fonction de paiement de facture, intégrée à votre logiciel de comptabilité, contribue à résoudre les frustrations inhérentes à la gestion des paiements et simplifie le processus de paiement pour votre client. Cela signifie que les paiements vous parviennent bien plus rapidement – avec pour conséquence que l’argent rentrera plus vite.