Comment la technologie peut aider votre cabinet en période d’incertitude

Nous pouvons difficilement nous imaginer l’impact qu’aurait eu le coronavirus, il y a quelques décennies, sur le monde du travail. Aujourd’hui, la technologie est à nos côtés pour autoriser le travail à domicile — et, par conséquent, la distanciation sociale. Et cela, sans compromis de fonctionnalités.

Le cloud, en particulier, procure bien des avantages à de nombreux cabinets comptables et entreprises. Même si vous n’avez pas embrayé sur cette évolution, vous avez néanmoins la possibilité de faire pas mal de choses. Vous trouverez dans cet article divers conseils sur la manière de mettre la technologie à profit pour continuer à travailler en cette période d’incertitude.

Travailler dans le cloud

Bien des comptables — et vous en faites peut-être partie — ont déjà adopté le cloud, pour eux-mêmes et pour leurs clients. La distanciation sociale et le télétravail n’ont dès lors nécessité que de petites adaptations. Avec des logiciels comptables dans le cloud, vous vous connectez et vous travaillez de la même manière que vous soyez chez vous ou au bureau. De nombreux comptables et sociétés ont par ailleurs découvert les avantages de la téléconférence, par exemple via Microsoft Teams. Le cloud procure de très nombreux avantages sur lesquels nous braquons un instant les projecteurs:

1. Accès à partir de n’importe quel dispositif: vous vous connectez sans problème à votre logiciel comptable dans le cloud à partir de n’importe quel appareil, tel qu’une tablette, un téléphone, un ordinateur portable ou de bureau. Pratique si vous disposez déjà d’un ordinateur portable dans votre ménage ou lorsque vous désirez vous installer à un autre endroit que derrière votre bureau.
2. Accès via le navigateur: certains logiciels comptables dans le cloud vous permettent de travailler via un navigateur, du genre Chrome, Edge ou Firefox. Même de vieux PC ou ordinateurs portables supportent sans problème des navigateurs dernier cri. Vous ne devez dès lors pas investir dans du matériel onéreux pour travailler de chez vous. Voilà un bon conseil à partager également avec vos clients !
3. Collaboration: plusieurs personnes peuvent se connecter simultanément à votre logiciel cloud. Cela facilite le travail partagé à l’heure où nous devons faire preuve de flexibilité en raison du Covid-19. Même lorsque certaines tâches ne relèvent pas des attributions de collègues, il leur est néanmoins possible de les réaliser.
4. Une multitude de tâches à réaliser dans le cloud: vos tâches administratives ne sont pas les seules que vous pouvez effectuer dans le cloud. On peut citer notamment les logiciels de prise de notes afin de partager aisément des informations avec votre équipe. Ou des services de stockage dans le cloud qui peuvent remplacer (temporairement) votre serveur au bureau. La même chose est valable pour les applis de gestion de projet, pour faciliter la collaboration entre collègues lorsque vous travaillez à partir de votre domicile.

Maximiser la puissance du cloud

Les bureaux comptables bien inspirés font plus qu’utiliser simplement les technologies cloud. Ils profitent de leurs expériences pour tirer des leçons en vue de l’avenir. Nous retournerons sans nul doute au bureau mais la souplesse qu’offre le cloud peut aider votre cabinet à renforcer vos flux de travail. En voici quelques exemples…

Connexion entre votre logiciel et celui du client

En connectant votre outil à l’application cloud de votre client, vous vous octroyez un accès aisé à ses données. Ce faisant, vous ne devez pas à chaque fois courir derrière ses données mais vous pouvez au contraire analyser dynamiquement les informations financières de votre client et l’avertir à temps d’éventuels problèmes.

Liens automatisés avec la banque

Tout comme vous et votre client pouvez établir une connexion directe, il vous est également possible d’aménager une connexion entre votre logiciel et celui de votre banque. Vous gardez ainsi assurer le suivi scrupuleux des paiements entrants et sortants tandis que votre logiciel est à même de transformer rapidement les données en rapports. Vous renforcez ainsi la vision que vous avez de vos finances, chose cruciale à l’époque du coronavirus.

Automatisation

Il est important de réduire le volume de l’administration. Vous pouvez automatiser énormément de choses en ayant recours à la puissance de calcul du cloud. Profitez-en ! Le temps que vous économiserez en scannant par exemple les factures au lieu de les réencoder représente une valeur inestimable pendant cette pandémie.

Définir votre stratégie de migration vers le cloud

Si vous ne travaillez pas encore dans le cloud, la migration, actuellement, ne s’avère pas facile. Tout le monde n’a pas la tête à ça et vous n’avez par exemple pas l’opportunité d’organiser des formations individuelles. Même si, pour ces dernières, les vidéoconférences peuvent offrir une solution intéressante. Ce n’est toutefois pas une mauvaise idée de définir dès à présent votre plan de migration et de réfléchir au moment où le changement s’avèrera opportun. Passez vos outils et processus existants en revue, éventuellement de concert avec vos collaborateurs. Vérifiez quels clients sont désireux de passer au cloud et esquissez une ligne de temps.

Recourir à des applications comptables traditionnelles

Certains bureaux continuent d’utiliser d’anciens logiciels n’offrant pas de potentiels cloud. Sont-ils dès lors inutilisables lorsque vous travaillez de chez vous? Pas du tout. Un logiciel de remote desktop vous permet de vous connecter à partir d’un ordinateur externe à celui qui se trouve dans votre bureau. Cette méthode comporte toutefois de nombreux désavantages. Vous subirez notamment des lenteurs, même avec des connexions Internet rapides, et la sécurité risque de constituer un problème.

Vous découvrirez, via ce lien, un synoptique très pratique de tous les outils qui peuvent vous aider à travailler à partir de chez vous en recourant aux logiciels Sage.