Comment s’affranchir des tableurs pour votre gestion financière

L’une des premières choses qui nous sont apparues, dès l’instant où nous avons commencé à engager le dialogue avec des sociétés, c’est qu’elles ont conscience d’avoir un problème avec l’utilisation de tableurs tels qu’Excel ou Google Spreadsheets. Mais que, souvent, elles ne comprennent pas réellement à quel point ce problème est grave.

Rien d’étonnant d’ailleurs dans la mesure où, souvent, l’addiction aux tableurs est du genre à s’insinuer sournoisement. Avant que vous ne vous en rendiez compte, vous vous appuyez presque totalement sur eux pour organiser vos finances.

Comment dès lors prendre la mesure du problème et, surtout, comment s’y attaquer ?

Dans cet article, nous nous penchons sur la manière et les raisons pour lesquelles on se laisse entraîner à utiliser des tableurs, même s’ils ne sont sans doute pas le bon outil pour la finalité recherchée, et les solutions qui s’offrent à nous.

Voici les différents aspects que nous abordons dans le présent article :

• Le cycle du changement
• Les tableurs, épée à double tranchant
• Déterminer l’ampleur du problème
• Procéder à un audit tableur
• Identifier les changements nécessaires
• Donner la priorité au changement désiré
• Conclusion : utiliser les tableurs à bon escient

Le cycle du changement

Chaque société passe par le même cycle.

Il est utile de savoir à quel stade de ce cycle vous en êtes dans la mesure où cela vous aidera à déterminer ce que vous devez faire compte tenu du stade d’évolution financière qui est le vôtre.

• Pré-contemplation : les entreprises qui n’ont pas l’intention de changer leur comportement se retrouvent souvent bloquées à ce stade. Elles ignorent qu’il y a un problème et ne veulent donc pas changer.
• Contemplation : à ce stade, les équipes ont pris conscience de l’existence d’un problème mais elles ne se sentent pas obligées de modifier quoi que ce soit. Voyez cela comme une peur de sortir de sa zone de confort.
• Préparation : l’équipe a l’intention de procéder à un changement mais ne l’a pas encore initié. On est au stade de la planification, pas encore à celui de l’exécution. Si vous n’y prenez garde, la quête de la perfection peut se muer en ennemi du passage à l’acte.
• Actions : modification active de comportements, de processus et de systèmes. Le projet bat désormais son plein.
• Maintenance : poursuite du changement, ancrage du comportement modifié et volonté de perpétuer la dynamique.
• Rechute : retour à des schémas de comportement. Vous avez mis en œuvre le changement et vous êtes satisfait de la manière dont vous en avez fait votre toute nouvelle zone de confort.

Le but de votre entreprise doit être de continuer à perpétuer cette boucle, de ne jamais rechuter et de rechercher constamment améliorations et remises à niveau.

Les tableurs, épée à double tranchant

Tous autant que nous sommes, nous aimons recourir à des tableurs parce qu’il s’agit d’un outil peu onéreux, souple et aisé à utiliser, et parce que nous ne connaissons rien d’autre.

Mais chaque argument positif s’accompagne aussi d’un volet négatif.

C’est un peu comme si les tableurs étaient une épée à double tranchant, où chaque fonction cache un yin négatif derrière un yang positif.

• Accessibilité : les tableurs sont un fabuleux outil logiciel. Leur acquisition et leur apprentissage ne présentent guère de difficultés. Il arrive toutefois que les tableurs soient trop « accessibles », permettant au moindre quidam de modifier les données, de les traiter, voire même de les pulvériser. Il arrive aussi que les tableurs soient cachés et que personne ne parvienne à les dénicher.
• Modifiabilité : ce point rejoint le précédent. Quasiment tout le monde peut éditer des tableurs. Plus ils sont complexes, plus l’exercice est périlleux. On peut certes les verrouiller mais ils risquent alors de perdre la flexibilité qui les rend justement si pratiques.
• Maintenance : les tableurs se prêtent à des opérations de maintenance mais est-ce bien le cas ? Qu’en savez-vous ? Une opération de maintenance de tableur peut s’avérer un énorme chantier alors même que l’objectif est de gagner du temps et de soulager la charge de travail.
• Sécurité : les tableurs sont transférables mais ce n’est pas vraiment une bonne idée de conserver des données confidentielles sur une clé USB. Il existe certes de nombreuses fonctions de sécurité mais, en réalité, bien peu de personnes y ont recours dans la mesure où elles sont souvent peu pratiques.
• Evolutivité : les tableurs sont évolutifs dans la mesure où vous pouvez simplement en ajouter d’autres au gré de vos besoins. Mais à mesure que votre société grandit, vous vous apercevrez que ce n’est tout simplement pas une bonne idée. Les classeurs se font de plus en plus complexes, ce qui alourdit la charge de maintenance.

Déterminer l’ampleur du problème

Vous pensez avoir un problème, mais comment en être sûr ?

La première chose à faire est de déterminer quels sont les différents types de tableurs que vous pourriez utiliser et combien de chaque type existent réellement.

Nous classons les tableurs en six catégories différentes :

• Tableurs actifs : calculs ad hoc et analyses ponctuelles. Ce sont des classeurs que vous utilisez activement pour résoudre des problèmes.
• Rapports réguliers : rapports qui sont systématiquement répétés et produits de la même façon.
• Rapports ad hoc : solutions ponctuelles rapides qui ont pour but de répondre à une question spécifique, mais qui ne seront probablement plus réutilisées.
• Stockage de données : tableurs utilisés en guise de base de données. Pensez RGPD — ils ne sont pas aisés à consulter et pas sécurisés.
• Importations : situation où les systèmes ne sont pas réellement bien intégrés et où vous devez transférer des informations d’un système à l’autre, par exemple de la gestion des salaires vers le système financier.
• Feuilles d’activités : tableurs nécessaires à l’exécution d’un processus — notes de frais, bons de commande, etc.

Procéder à un audit tableur

L’étape suivante consiste à effectuer un “audit tableur” afin d’analyser l’ampleur du problème.

Il s’agit là d’un processus semi-formel par le biais duquel vous identifiez et classez tous les tableurs qui se trouvent sur vos disques.

Vous pouvez choisir de ne désigner qu’une seule personne pour effectuer cet audit mais il est souvent utile d’en faire un exercice collectif.

Il est par ailleurs important de souligner que le but n’est pas d’imputer les fautes à l’un ou à l’autre. Il s’agit tout simplement de comprendre ce que vous pourriez mieux faire, en tant qu’équipe.

Voici les questions à vous poser :

• intitulé de la feuille de calcul
• classification
• propriétaire
• localisation
• fréquence d’utilisation
• durée monopolisée par le processus
• importance.

Vous pouvez y ajouter d’autres questions si vous le jugez utile. Une fois cet audit réalisé, vous aurez une vision plus nette de l’envergure du problème et du type de risques que vous encourez.

Identifier les changements nécessaires

Les changements dont vous avez besoin pour vous extirper de la jungle des tableurs seront sans doute différents, non seulement d’une société à l’autre mais aussi selon les départements et selon les classeurs.

Dans de nombreux cas, il s’agit d’effectuer des changements systémiques de telle sorte que les individus ne doivent pas travailler avec un logiciel externe.
Il s’agit parfois de procéder à un changement de comportement et de pousser à l’utilisation de fonctionnalités déjà existantes. Dans d’autres cas, il s’agit de s’apercevoir qu’il ne faut en fait rien faire du tout.

Lorsque l’on se penche sur les problèmes qu’occasionnent les tableurs, diverses solutions courantes sautent aux yeux :

Utiliser des champs personnalisés ou des codes d’analyse

Ces champs personnalisés existent déjà probablement dans votre système. Le recours à des codes d’analyse sur vos données implique que les utilisateurs ne doivent pas procéder à des exportations vers des tableurs, pour ensuite devoir passer leur temps en décortications et découpages.

Utiliser des intégrations

Les intégrations entre systèmes évitent de devoir exporter des données vers un tableur, de les manipuler et, ensuite, de les importer dans un autre système.
Cela vous fera gagner énormément de temps et d’efforts et peut en outre s’effectuer très simplement.

Des applis d’automatisation

Souvent, les utilisateurs recourent à des tableurs pour exécuter des processus qu’ils ne peuvent réaliser au sein du système principal.

Le fait de recourir à des applications d’automatisation telles que Zapier supprime la nécessité d’utiliser un tableur pour effectuer manuellement des tâches souvent relativement simples.

Utiliser des fonctionnalités existantes

Nous constatons fréquemment que les utilisateurs effectuent certaines choses dans des classeurs alors qu’elles pourraient en fait être effectuées dans le cadre du système principal — à condition toutefois qu’ils sachent que cette fonctionnalité existe.

Si vous procédez par exemple à de la réconciliation de relevés bancaires en chargeant les informations dans un tableur, vérifiez ce que permet de faire votre logiciel de comptabilité ou de gestion financière existant.

Installer un nouveau système

Il s’agit sans doute là de l’une des dernières mesures à prendre étant donné qu’elle s’avère onéreuse et exige beaucoup de temps.

Ceci étant dit, il est étonnant de constater combien une rénovation système peut révolutionner la manière dont opère une équipe financière.

Des formations supplémentaires pour la production de rapports

Etrangement, ce sont de très petites choses qui peuvent inciter les individus à recourir à des tableurs pour générer des rapports.

Peut-être telle personne ne sait-elle pas comment mettre un intitulé en gras, modifier une description ou ajouter un champ calculé.

Et pourtant, une petite formation peut vous libérer de vos classeurs Rapport.

Utiliser des systèmes de gestion des frais

Il s’agit sans doute là de l’un des phénomènes les plus courants que nous rencontrons lorsque les individus font un usage excessif de tableurs.
Amener les utilisateurs à s’en servir pour produire des demandes de remboursement de frais et, souvent, pour les imprimer, se traduit par un incroyable gaspillage.

Il existe pourtant aujourd’hui de très nombreux systèmes de gestion des frais qui sont en outre particulièrement bon marché.

Nouveaux outils de génération de rapports

Des systèmes plus anciens sont parfois peu conviviaux, surtout lorsqu’il s’agit de générer des rapports. Vous ne devez pas pour autant modifier votre système pour produire de bons rapports.
De nombreuses applications modernes, proposées par des éditeurs tiers, proposent d’excellents rapports sans que vous deviez casser votre tirelire.

Revoir son plan comptable

Nous avons tous fait l’expérience d’un plan comptable qui dérape. Des comptes ajoutés, de nouveaux tableaux secondaires qui ne concordent pas ou des comptes dans le désordre.

Nettoyer un plan comptable peut faire une énorme différence en termes de volume de travail que vous devez effectuer en dehors du système principal.

Et lorsque vous l’aurez fait, vous en retirerez un énorme sentiment de bien-être.

Donner la priorité au changement désiré

Après avoir identifié les problèmes et trouvé les solutions, il peut être tentant de se lancer dans un programme massif de changement et de transformation et de tout faire en un temps record.

Mais c’est potentiellement une erreur.

Il vous faut en effet continuer à assumer les tâches habituelles. Imposer un changement total et brutal peut s’avérer incroyablement déconcertant pour votre équipe et pour vos activités en général.

N’oubliez par ailleurs pas qu’effectuer de petits projets rapides et aisés à mener à bien et qui produisent un effet visible pourra être une source de motivation pour votre équipe et pourra l’inciter à effectuer des changements plus fondamentaux et de plus grande envergure dans un avenir proche.

Voilà pourquoi nous vous proposons un plan d’action en six points vous permettant de prioriser votre programme de changement :

1. Analysez le temps économisé : déterminez les changements qui produiront les plus gros avantages.
2. Déterminez la facilité d’implémentation : un « fruit aisé à cueillir » est un candidat idéal pour devenir premier de cordée.
3. Déterminez le temps nécessaire à l’implémentation : des projets plus longs exigent davantage de planification et de ressources.
4. Balisez clairement les coûts : si quelque chose s’avère peu onéreux et rapide et offre de grands avantages, il s’impose comme une évidence.
5. Analysez le risque : pensez au risque d’un projet raté, non seulement pour l’équipe financière mais également pour la société dans son ensemble.
6. Réfléchissez aux autres conséquences : comment le changement influencera-t-il les autres départements ? vos clients ? vos fournisseurs ? votre équipe ?

Dès l’instant où vous avez confronté chaque changement à chacun de ces six critères, vous aurez une vision nettement plus précise de l’ordre selon lequel vous devez vous y attaquer.

Conclusion : utiliser les tableurs à bon escient

A la lecture de ce qui précède, vous en tirerez sans doute la conclusion que nous sommes opposés aux tableurs. Mais c’est tout le contraire.

Il s’agit d’un outil qui peut pratiquement tout faire… Et c’est bien là le problème.

Ce n’est pas parce que les tableurs peuvent tout faire qu’ils doivent être utilisés pour tout.

Si vous utilisez uniquement des tableurs pour des tâches, des calculs et des analyses ad hoc, alors vous en faites un usage optimal.

Mais si vous produisez régulièrement des rapports, en utilisant les tableurs comme un moyen d’intégrer entre eux d’autres systèmes ou, simplement, en les utilisant « parce qu’ils peuvent faire le boulot », dans ce cas, il vous faut sans doute revoir vos convictions.