Gestion financière de projet : 6 bonnes pratiques à suivre

De nombreuses entreprises se sont fait surprendre par l’ampleur et l’impact du coronavirus. Aucune société n’aurait pu s’y préparer. Et pourtant certaines organisations s’en sont moins bien sorties que d’autres. Si l’on se focalise sur le registre financier, on constate que les entreprises qui ont suivi les bonnes pratiques se sont retrouvées en meilleure position pour faire face à l’impact initial. Le coronavirus exige que vous connaissiez parfaitement l’état précis de vos projets. A l’heure du coronavirus, tout ralentissement sape votre stratégie d’entreprise dans la mesure où vous n’êtes pas en mesure de vérifier en temps voulu ce qui a déjà été facturé, quels sont vos coûts actuels et ce qui a déjà été livré. Le département financier doit avoir la possibilité de tout planifier, organiser, piloter et contrôler de manière souple, cohérente et responsable.

Maintenant que le confinement est levé en de nombreux endroits, c’est une bonne idée de réactiver une série de bonnes pratiques. Vérifiez si vos chefs de projet les respectent et instaurez éventuellement un certain nombre de nouvelles bonnes pratiques. Nous avons recensé pour vous six conseils vous permettant d’améliorer votre gestion financière de projet.

1. Choisissez deux à trois statistiques dont vous devez à coup sûr assurer le suivi

Vos chefs de projets ne sont pas des génies de la finance. Veillez dès lors à ce qu’ils comprennent bien les statistiques auxquelles vous recourez pour la gestion financière de vos projets. Ne vous contentez toutefois pas d’une seule statistique parce que cela pourrait avoir pour effet que vos responsables de projets n’atteignent pas tous vos objectifs financiers. Si vous ne prenez par exemple en compte que le seul chiffre d’affaires, il se peut que le bénéfice soit trop faible, ou l’inverse. Il est donc préférable d’informer vos chefs de projets au sujet des principaux indicateurs de performances (KPI).

Ils doivent par exemple comprendre comment ces KPI sont calculés. Si l’une des statistiques concerne le bénéfice, ils doivent savoir si les coûts ont été calculés pour les collaborateurs qui prestent plus de 40 heures semaine. Cela ne signifie toutefois pas que vous deviez noyer vos chefs de projets sous les indicateurs. La plupart des entreprises constatent qu’un panachage projet-bénéfice, budget vs valeur proposée et obtenue, est un moyen idéal de procurer une vision complète de la situation aux responsables. Quel que soit votre choix, le but est toujours de veiller à ce que vos responsables de projets consultent les données pertinentes de telle sorte à pouvoir prendre les bonnes décisions.

2. Consultez régulièrement vos statistiques

Une fois que vous avez défini les indicateurs qui conviennent, les consulter régulièrement doit devenir une habitude. Vous pouvez renforcer l’intérêt pour les statistiques en en faisant un point majeur lors des réunions projet. Débutez chaque réunion en consultant les statistiques avant de passer à toute autre discussion.

Les chefs de projet doivent apprendre à consulter quotidiennement leurs rapports ou leurs tableaux de bord. Ce n’est pas une mince affaire dans la mesure où ils préfèrent commencer par gérer leurs courriels ou s’affranchir de leurs tâches quotidiennes. C’est pourtant là une tâche essentielle. Une seule grosse facture d’un fournisseur ou de quelqu’un qui pratique un tarif horaire élevé suffit pour faire dérailler votre projet.

3. Donnez le bon exemple en matière d’enregistrement des temps et d’encodage des factures à payer

La pertinence de vos rapports et tableaux de bord dépend largement de celle des données sur lesquelles ils se basent. Si votre équipe attend systématiquement la fin de la semaine pour encoder les emplois du temps ou les factures, votre chef de projet naviguera à l’aveugle tout au long de la semaine. Les feuilles de temps journalières doivent être la norme mais cela n’a rien de simple. Essayez dès lors de motiver le plus possible votre équipe en donnant vous-même le bon exemple. Les choses sont un rien plus faciles pour les factures à payer dans la mesure où vous pouvez grandement automatiser les choses grâce à des intégrations logicielles.

4. Objectivez la progression de chaque projet en pourcentages

Le pourcentage que représentent les étapes du projet déjà franchies est indépendant du pourcentage de ce qui a déjà été facturé. C’est un pourcentage dont la plupart des entreprises n’assurent pas le suivi en raison d’agendas surchargés et de la confiance excessive qu’elles prêtent au pourcentage facturé pour assurer le suivi de la situation. Combiné à la quantité des facturations faites et à la planification de projet, ce pourcentage de l’effectué vous permet de vérifier si vous respectez l’agenda et le budget.

Lorsque vous réussissez à faire comprendre l’importance de ce pourcentage à vos chefs de projet, vous évitez des situations où vous devez encore accomplir 80% du travail avec 20% du budget… surtout si l’on tient compte du fait que les chefs de projet ont tendance à surestimer les progrès accomplis lors des premières phases. Vous pouvez leur faire perdre cette habitude en procédant au suivi du pourcentage de l’effectué en le considérant comme un paramètre-clé et en l’ajoutant à vos réunions de projet.

5. Ne laissez pas les petits prodiges enfreindre les règles

Il arrive souvent que l’on soit moins regardant vis-à-vis de quelqu’un qui remplit davantage les caisses. Toutefois, en ces temps de coronavirus, il est essentiel que chacun s’en tienne aux règles. Qui plus est, quelqu’un qui se montre performant peut ainsi démontrer aux profils plus juniors que l’on obtient de meilleurs résultats en s’en tenant aux règles. Il est essentiel de donner le bon exemple. Voilà pourquoi certaines sociétés mettent en œuvre des programmes de mentorat. Ils sont non seulement utiles pour former des responsables moins expérimentés mais ils tiennent également vos meilleurs éléments sur le droit chemin.

6. Repoussez les limites

Repousser les limites ne signifie pas nécessairement rendre les choses plus complexes ou plus chronophages. Cela implique par contre d’utiliser tous les moyens disponibles afin d’améliorer la gestion financière de vos projets. Si vous utilisez par exemple le pourcentage de l’effectué, vous êtes en mesure de calculer la valeur engrangée en la comparant au budget du projet. C’est là une analyse qui ne vous est pas étrangère si vous avez déjà travaillé pour le secteur public. Effectuez le suivi de ce que vous avez déjà dépensé, finalisé ou planifié est une démarche prospective qui aidera à garder vos projets sur les rails.

Si vous disposez d’un bon outil de gestion des ressources, vous avez alors la possibilité d’adapter l’agenda de vos équipes afin d’optimiser le degré de facturation de chaque tâche. N’oubliez surtout pas de procéder à l’évaluation des nouvelles méthodes de livraison de projet que vous avez introduites pendant la période de confinement. Vous remarquerez par exemple que les clients sont davantage ouverts à l’idée d’un accompagnement à distance, ce qui vous permet de réduire vos coûts de projet.

En guise de conclusion

D’une manière générale, vous avez tout intérêt à appliquer les bonnes pratiques en matière de gestion financière de projet. Le chef de projet joue un rôle-clé au sein de votre organisation. Il vous faut dès lors lui épargner le plus possible les soucis de gestion financière afin qu’il puisse se concentrer sur la réalisation.

Aucune entreprise ou organisation n’est semblable à une autre. Ne prenez dès lors pas les conseils ci-dessus pour argent comptant mais adaptez-les plutôt en fonction de ce qui vous est utile. La crise du coronavirus est le moment idéal pour réexaminer et pour adapter vos processus en matière de gestion financière de projet. Maintenant que le confinement est progressivement levé, les améliorations que vous aurez ainsi apportées auront pour effet de vous faire retrouver plus rapidement le cours normal des choses mais également de donner un coup d’accélérateur à votre croissance future.