À mesure que votre entreprise évolue, la gestion correcte des finances s’avère toujours plus compliquée. Obtenir les informations adéquates exige plus de temps, planifier est difficile et prendre des décisions peut s’émailler de doutes.

Ces difficultés sont souvent imputables à votre équipe financière, non qu’elle ne soit pas assez performante, mais plutôt qu’elle soit stressée, surchargée de travail, insatisfaite et démotivée. Peu importe leur talent, vos professionnels de la finance ne pourront jamais donner le meilleur d’eux-mêmes s’ils sont dans un tel état d’esprit.

Cet article met en lumière l’ingrédient secret sur lequel vous concentrer pour aider votre équipe financière à s’épanouir et à atteindre son véritable potentiel. Cet ingrédient ? La productivité.

Les aspects suivants sont abordés :

• Les petites choses comptent

• Par ordre d’importance : productivité > bien-être > résultats
• Miser sur la qualité plutôt que sur la quantité
• Comment le cloud vous fait gagner du temps

• Conclusion

Les petites choses comptent

Par productivité, vous entendez probablement d’abord réaliser plus de travail en moins de temps. C’est effectivement un des résultats de la productivité. Cependant, la productivité présente une autre facette qui crée beaucoup plus de valeur pour votre entreprise, à savoir l’impact de la productivité sur l’expérience quotidienne de vos collaborateurs.

Envisagez-le sous cet angle : la plupart des gens passent plus de temps à travailler qu’à partager des moments en famille à la maison, à s’adonner à leurs loisirs ou à surveiller leur santé. Par conséquent, il est très important que l’expérience professionnelle soit aussi positive que possible.

Ce constat se pose pour tous les emplois, mais les fonctions financières de votre entreprise sont particulièrement exposées à la complexité et à la répétition des tâches, au stress et à l’insatisfaction. De nombreux professionnels affirment qu’ils sont quotidiennement confrontés aux facteurs suivants qui nuisent à la productivité : trop d’administration, travail en isolement et contraintes de temps irréalistes.

Une nouvelle enquête menée par Foundry montre que cette situation est très fréquente chez les professionnels de la finance. Comme l’a indiqué l’une des personnes interrogées, un auditeur travaillant dans les services financiers :

« 75% de mon travail est tout simplement monotone, comme déplacer des chiffres dans différentes feuilles de calcul. Je pense que si j’avais de meilleurs outils de reporting, ma vie serait beaucoup plus facile. »

Ce sont donc les petites choses de la journée qui comptent vraiment. Si ces tâches ne boostent pas la productivité, sont monotones et frustrantes, vos collaborateurs risquent de se frustrer. Ils pourraient même remettre en question leur objectif et envisager de quitter l’entreprise ou de chercher une autre option de carrière.

Par ordre d’importance : productivité > bien-être > résultats

Une pression inutile sur la productivité de votre équipe financière affecte aussi directement la capacité de votre entreprise à se développer et à réussir. En fait, il existe un lien étroit entre la productivité, le bien-être et les résultats.

Dès lors que leurs tâches quotidiennes sont plus difficiles que nécessaire ou qu’elles leur prennent trop de temps, vos collaborateurs commencent à souffrir et ne peuvent pas atteindre leur plein potentiel.

Imaginons deux profils de managers financiers très différents.

Brian souffre d’un burnout, il :

• trouve que de nombreuses tâches quotidiennes sont monotones et répétitives ;
• est frustré par le manque de temps pour se concentrer sur un travail utile ;
• est stressé par les retards dans l’obtention des informations nécessaires pour respecter une échéance ;
• fait l’impasse sur les pauses et le déjeuner pour terminer son travail ;
• travaille tard en raison du temps consacré aux tâches administratives ;
• s’inquiète de son travail le soir et le week-end ;
• travaille trop vite et commet des erreurs ;
• a l’impression d’être en concurrence avec les autres équipes au lieu de collaborer avec elles.

Petra joue la carte de la productivité, elle :

• aime les tâches créatives et stratégiques où elle peut exploiter son expérience et son expertise ;
• se sent épanouie lorsqu’elle sait que son travail influe sur la réussite de l’entreprise ;
• respecte facilement les délais et fournit aux chefs d’entreprise les informations nécessaires au bon moment ;
• se ménage du temps pour les pauses et le déjeuner pour se reposer et recharger ses batteries ;
• termine son travail à l’heure et apprécie les soirées en famille ;
• est mentalement présente dans sa vie personnelle ;
• ne s’inquiète pas des erreurs administratives ou du chevauchement des tâches ;
• collabore avec d’autres équipes et renforce les relations au sein de l’entreprise.

La personne qui a le plus de probabilité d’aider l’entreprise à atteindre ses objectifs et à améliorer ses performances financières s’impose comme une évidence.

Lorsque vous parvenez à réduire le stress, la frustration et l’inquiétude au sein de votre équipe, vous contribuez à améliorer le bien-être de chacun de ses membres. En trouvant un meilleur équilibre, ils se sentiront mieux au travail et à la maison. De plus, ils ne seront pas frustrés par les tâches quotidiennes, mais seront encouragés à donner le meilleur d’eux-mêmes.

Aidez votre équipe à améliorer sa productivité et vous constaterez des changements significatifs au niveau de l’attitude, du moral et des performances.

Miser sur la qualité plutôt que sur la quantité

En l’absence d’une approche adéquate, l’objectif d’amélioration de la productivité peut être mal compris. La dernière chose que vous voulez, c’est que votre équipe pense que vous lui mettez la pression pour qu’elle soit performante.

Expliquez-lui clairement que vous n’essayez pas de lui imposer plus de travail. Indiquez-leur que votre objectif est de leur attribuer plus de temps afin qu’ils puissent se concentrer sur des tâches utiles et :

• plus stratégiques,
• plus créatives,
• plus satisfaisantes,
• plus percutantes,
• plus collaboratives.

Si une augmentation du nombre de tâches accomplies en découlera naturellement, il n’en reste pas moins que ce n’est pas votre seule motivation.

Comment le cloud vous fait gagner du temps

Il existe une quantité presque illimitée d’outils que vous pouvez utiliser pour créer l’univers spatio-temporel dont votre équipe financière a besoin pour améliorer son bien-être et ses performances. Depuis la pandémie, leur popularité s’est rapidement accrue et les solutions comptables dématérialisées, basées sur le cloud, permettent aux professionnels de la finance d’économiser d’innombrables heures chaque semaine.

De l’établissement des prix au reporting, en passant par la facturation et la réconciliation, de l’analyse aux prévisions, tous les aspects de la comptabilité peuvent être plus productifs grâce aux applications dématérialisées. Si les options sont nombreuses, il n’en demeure pas moins que, en général, les logiciels dans le cloud présentent un certain nombre d’avantages clés pour votre équipe financière.

1. Précision et intégrité accrues des données

Lorsque vous disposez de toutes vos données financières sur une seule plateforme cloud, tous les membres de votre équipe travaillent avec les mêmes chiffres actualisés. Une mise en forme standardisée résout tous les problèmes d’intégrité des données, et les membres de votre équipe n’ont besoin que d’une seule solution pour s’acquitter de leurs tâches.

Lorsque vous n’avez qu’une seule source de données correctes, c’est presque comme si vous deviez constamment clôturer votre année ou votre mois. En effet, il n’est pas nécessaire d’attendre une période spécifique pour mettre en concordance les données. Les utilisateurs gagnent ainsi un temps considérable qu’ils peuvent consacrer à des tâches plus complexes.

2. Supprimer les tâches manuelles

La centralisation du cloud permet à vos équipes d’automatiser complètement de nombreuses tâches manuelles en appuyant simplement sur un bouton. L’automatisation permet non seulement de gagner un temps considérable chaque jour, mais aussi d’éliminer les erreurs humaines dans des domaines tels que le reporting. Cette évolution garantit que vos analyses sont plus précises et réduit la probabilité de problèmes graves susceptibles d’être détectés par des auditeurs.

Selon le cabinet d’études Gartner, les erreurs humaines dans les entreprises financières coûtent en moyenne un peu plus de 820 000 euros par an, ce qui représente 25 000 heures de travail de correction.

3. Renforcer la sécurité et la conformité

Grâce à l’efficacité du cloud, votre équipe doit passer moins de temps à gérer la sécurité et la conformité. Parallèlement, les risques sont moins élevés.

En effet, de nombreuses solutions natives du nuage intègrent des contrôles de conformité et de sécurité dont l’accès est réservé aux seules personnes autorisées. L’automatisation est également utilisée pour déployer des mises à jour et des correctifs, et prouver aux auditeurs que vous respectez toutes les obligations. Résultat : vous économisez d’innombrables heures de travail.

Conclusion

Une équipe financière stressée ne s’épanouira jamais vraiment. En tant que dirigeant, vous devez donner à celles et ceux qui exercent une fonction décisive dans votre entreprise le temps et l’espace nécessaires.

En utilisant le cloud et en leur donnant les outils nécessaires pour travailler de manière plus productive, vous les aiderez à transformer leurs expériences quotidiennes, à améliorer leur bien-être et à exploiter leur plein potentiel.