Six astuces pour lutter contre les factures impayées

Des factures impayées ? La bête noire de tout chef d’entreprise ! Et recouvrer les sommes impayées constitue souvent un défi de taille. Il s’agit d’un véritable exercice de funambule où, d’une part, vous devez camper sur vos positions et, d’autre part, vous ne souhaitez pas hypothéquer la relation avec votre client. Voici six astuces utiles pour être payé rapidement.

1. Assurez-vous que toutes les informations pertinentes figurent sur votre facture

Il s’agit du numéro de TVA, du numéro de commande, du prix, du nombre de pièces, d’une description des articles achetés, des conditions de paiement et bien sûr du nom et de l’adresse complète tant du fournisseur que du client.

L’absence ou le caractère incomplet d’un des éléments susmentionnés est souvent à l’origine de retards de paiement. Soyez donc très strict à ce sujet : plus vous serez précis et plus vous aurez de chance d’être payé à temps.

2. Mentionnez vos coordonnées bancaires sur chaque facture et sa copie

En premier lieu, nous pensons au numéro de compte (IBAN) et au code BIC. Lorsque vous proposez d’autres méthodes de paiement, par exemple PayPal, mentionnez-le très clairement sur votre facture.

Essayez de simplifier la vie de vos clients pour le paiement de vos factures. Dès que quelqu’un doit interrompre le processus de paiement pour chercher vos coordonnées bancaires, il sera moins enclin à vous payer à temps.

3. Prenez votre téléphone et parlez à vos clients

Lorsque vous devez encaisser de gros montants, nous vous conseillons, peu de temps après avoir envoyé votre facture, de téléphoner à votre client pour savoir s’il l’a bien reçue ou si tout est clair pour lui. Bien sûr, chaque facture est importante, mais lorsqu’il s’agit de plus gros montants, un contact personnel ne peut pas faire de mal pour éviter des factures impayées.

Si vous attendez que la date d’échéance de votre facture soit dépassée pour appeler votre client et vous entendre dire qu’il n’a pas reçu cette facture ou qu’une erreur y figure, vous risquez d’attendre trop longtemps pour toucher votre argent. Ne partez pas du principe que votre client vous contactera pour vous dire qu’une erreur figure sur votre facture ou qu’il n’a pas reçu de facture. C’est rarement le cas.

4. Assurez-vous de connaître votre correspondant et sa réponse

Notez à qui vous avez téléphoné et quelle était sa réponse. Lorsque vous devez à nouveau appeler parce que vous n’avez pas encore été payé, il est peut-être utile de vous référer à la date et aux détails de votre première conversation. Ainsi votre client sait que vous suivez correctement votre processus de facturation et sera moins enclin à reporter son paiement.

5. Modifiez la date d’émission de votre facturation

Lorsque vous envoyez vos factures mensuelles le premier jour du mois, changez la date de la facture à la date de la veille. Beaucoup d’entreprises rassemblent d’abord toutes leurs factures pour un mois donné et les paient ensuite en une fois. Si la date d’émission est un jour plus tôt, la facture est du mois précédent et son paiement est souvent avancé d’un mois.

6. Choisissez le bon logiciel contre des factures impayées

Il est également possible d’éviter les retards de paiement en utilisant le bon logiciel comptable. La facturation électronique et l’automatisation des paiements éliminent souvent les erreurs courantes à l’origine des retards de paiement.